ระดับการเขียนโค้ด: เริ่มต้น
ระยะเวลา: 20 นาที
ประเภทโปรเจ็กต์: การทำงานอัตโนมัติที่มีทริกเกอร์ที่ทำงานตามเหตุการณ์
วัตถุประสงค์
- ทําความเข้าใจว่าโซลูชันทํางานอย่างไร
- ทําความเข้าใจสิ่งที่บริการ Apps Script ทําภายในโซลูชัน
- ตั้งค่าสคริปต์
- เรียกใช้สคริปต์
เกี่ยวกับโซลูชันนี้
สำคัญ: คุณต้องเป็นผู้ดูแลระบบ Google Workspace จึงจะใช้โซลูชันนี้ได้
แชร์แหล่งข้อมูลกับพนักงานใหม่ในขั้นตอนเดียว โซลูชันนี้ใช้แบบฟอร์มใน Google ฟอร์มเพื่อเพิ่มพนักงานใหม่ลงในกลุ่มใน Google Groups การแชร์แหล่งข้อมูลกับอีเมลของกลุ่มนั้นจะช่วยให้คุณให้สิทธิ์เข้าถึงแหล่งข้อมูลที่พนักงานใหม่ต้องการได้อย่างง่ายดาย
หากคุณมีสิทธิ์เพิ่มผู้ใช้ลงในกลุ่ม คุณจะใช้โซลูชันนี้เพื่อกระจายความรับผิดชอบไปยังสมาชิกคนอื่นๆ ในทีมได้ เมื่อผู้ใช้ส่งแบบฟอร์มแล้ว ทริกเกอร์ที่ทำงานตามเหตุการณ์จะเรียกใช้สคริปต์ตามที่คุณกำหนดไว้ และเพิ่มอีเมลของบุคคลใหม่นั้นลงในกลุ่ม
คุณเปิดการแจ้งเตือนเพื่อรับอีเมลทุกครั้งที่มีคนส่งแบบฟอร์มได้ (ไม่บังคับ)
วิธีการทำงาน
เมื่อมีผู้ส่งแบบฟอร์มที่มีอีเมลของผู้ใช้และกลุ่มที่ควรเพิ่มผู้ใช้ สคริปต์จะตรวจสอบว่าบุคคลนั้นอยู่ในกลุ่มนั้นอยู่แล้วหรือไม่ หากมี ผู้ใช้จะได้รับอีเมลยืนยันว่าอยู่ในกลุ่มแล้ว ไม่เช่นนั้น สคริปต์จะเพิ่มผู้ใช้ในกลุ่มและส่งอีเมลต้อนรับให้
บริการ Apps Script
โซลูชันนี้ใช้บริการต่อไปนี้
- บริการสคริปต์ - สร้างทริกเกอร์ที่จะเรียกใช้สคริปต์ทุกครั้งที่มีผู้ส่งแบบฟอร์ม
- บริการกลุ่ม - ตรวจสอบว่าอีเมลที่ส่งในแบบฟอร์มเป็นสมาชิกของกลุ่มอยู่แล้วหรือไม่
- บริการขั้นสูงของไดเรกทอรี Admin SDK - เพิ่มอีเมลที่ส่งในแบบฟอร์มลงในกลุ่ม
- บริการส่งอีเมล - ส่งอีเมลไปยังอีเมลที่ส่งในแบบฟอร์มเพื่อยืนยันการเป็นสมาชิกกลุ่มหรือต้อนรับสมาชิกใหม่
- บริการสเปรดชีต - เพิ่มสถานะของผู้ใช้ลงในสเปรดชีตคำตอบของแบบฟอร์ม โดยสถานะจะแสดงเป็นอยู่ในกลุ่มแล้วหรือเพิ่มใหม่
- บริการเรียก URL - ดึงข้อมูลเอกสาร Google เอกสารเป็นสตริง HTML เอกสารมีเนื้อหาของอีเมลที่สคริปต์ส่ง
ข้อกำหนดเบื้องต้น
- บัญชี Google Workspace
- คุณต้องเป็น "ผู้ดูแลระบบ Google Workspace"
ตั้งค่าสคริปต์
คลิกปุ่มต่อไปนี้เพื่อคัดลอกสเปรดชีตแชร์ทรัพยากรกับผู้มาใหม่ โปรเจ็กต์ Apps Script สำหรับโซลูชันนี้แนบอยู่กับสเปรดชีต
ทำสำเนาคลิกส่วนเสริม > Apps Script
ในส่วนบริการ ให้ตรวจสอบว่ามีบริการ AdminDirectory แสดงอยู่ หากใช่ ให้ข้ามไปยังขั้นตอนที่ 6 หากไม่ใช่ ให้ไปยังขั้นตอนถัดไป
คลิกเพิ่มบริการ ข้างบริการ
ในกล่องโต้ตอบ ให้เลือก Admin SDK API แล้วคลิกเพิ่ม
ในเมนูแบบเลื่อนลงของฟังก์ชัน ให้เลือก installTrigger
คลิกเรียกใช้
ให้สิทธิ์สคริปต์เมื่อได้รับข้อความแจ้ง หากหน้าจอความยินยอมของ OAuth แสดงคำเตือนว่าแอปนี้ไม่ได้รับการยืนยัน ให้ดำเนินการต่อโดยเลือกขั้นสูง > ไปที่ {ชื่อโปรเจ็กต์} (ไม่ปลอดภัย)
สำคัญ: หากคุณเรียกใช้ฟังก์ชันนี้มากกว่า 1 ครั้ง ระบบจะสร้างทริกเกอร์หลายรายการและจะส่งอีเมลซ้ำ หากต้องการลบทริกเกอร์เพิ่มเติม ให้ทําตามขั้นตอนต่อไปนี้
- คลิกทริกเกอร์
- ข้างทริกเกอร์ ให้คลิกเพิ่มเติม
> ลบทริกเกอร์
เรียกใช้สคริปต์
- กลับไปที่สเปรดชีต แล้วคลิกเครื่องมือ > จัดการแบบฟอร์ม > ไปที่แบบฟอร์มเวอร์ชันที่เผยแพร่
- กรอกแบบฟอร์มด้วยอีเมลและกลุ่มที่คุณมีสิทธิ์จัดการการเป็นสมาชิก แล้วคลิกส่ง
- กลับไปที่สเปรดชีตและดูข้อมูลที่ป้อนในแบบฟอร์ม คอลัมน์สถานะจะแสดงว่ามีการเพิ่มอีเมลของคุณหรือเป็นสมาชิกของกลุ่มอยู่แล้ว
- ตรวจสอบอีเมลเพื่อดูอีเมลต้อนรับหรือการยืนยันการเป็นสมาชิกกลุ่ม
ผู้ร่วมให้ข้อมูล
ตัวอย่างนี้ได้รับการดูแลโดย Google ด้วยความช่วยเหลือจากผู้เชี่ยวชาญด้านการพัฒนาซอฟต์แวร์ของ Google