แชร์ทรัพยากรกับพนักงานใหม่

ระดับการเขียนโค้ด: ผู้เริ่มต้น
ระยะเวลา: 20 นาที
ประเภทโปรเจ็กต์: การทำงานอัตโนมัติที่มีทริกเกอร์ที่ขับเคลื่อนด้วยเหตุการณ์

วัตถุประสงค์

  • ทำความเข้าใจสิ่งที่โซลูชันใช้
  • ทำความเข้าใจสิ่งที่บริการ Apps Script ทำภายในโซลูชัน
  • ตั้งค่าสคริปต์
  • เรียกใช้สคริปต์

เกี่ยวกับโซลูชันนี้

สำคัญ: คุณต้องเป็นผู้ดูแลระบบ Google Workspace จึงจะใช้โซลูชันนี้ได้

แชร์ทรัพยากรกับพนักงานใหม่ในขั้นตอนเดียว โซลูชันนี้ใช้แบบฟอร์มใน Google ฟอร์มเพื่อเพิ่มพนักงานใหม่ไปยังกลุ่มใน Google Groups การแชร์ทรัพยากรด้วยอีเมลของกลุ่มนั้นทำให้พนักงานใหม่มีสิทธิ์เข้าถึงทรัพยากรที่ต้องการได้อย่างง่ายดาย

หากมีสิทธิ์เพิ่มผู้ใช้ในกลุ่ม คุณจะใช้โซลูชันนี้เพื่อกระจายความรับผิดชอบไปยังสมาชิกคนอื่นๆ ในทีมได้ เมื่อผู้ใช้ส่งแบบฟอร์ม ทริกเกอร์ที่ขับเคลื่อนด้วยเหตุการณ์จะเรียกใช้สคริปต์ตามคุณ และเพิ่มอีเมลของบุคคลใหม่ลงในกลุ่ม

นอกจากนี้ คุณยังเปิดการแจ้งเตือนเพื่อรับอีเมลทุกครั้งที่มีคนส่งแบบฟอร์มได้

การสาธิตการเพิ่มผู้ใช้ลงใน Google Group จาก Google ฟอร์ม

วิธีการทำงาน

เมื่อมีคนส่งแบบฟอร์มที่มีอีเมลของผู้ใช้และกลุ่มที่ควรเพิ่มผู้ใช้ สคริปต์จะตรวจสอบว่าบุคคลนั้นอยู่ในกลุ่มนั้นแล้วหรือไม่ ถ้าเพิ่ม ผู้ใช้จะได้รับอีเมลยืนยันว่าอยู่ในกลุ่มอยู่แล้ว ไม่เช่นนั้น สคริปต์จะเพิ่มผู้ใช้ลงในกลุ่มและส่งอีเมลต้อนรับไปให้ผู้ใช้

บริการ Apps Script

โซลูชันนี้ใช้บริการต่อไปนี้

  • บริการสคริปต์ – สร้างทริกเกอร์ที่เริ่มการทำงานของสคริปต์ทุกครั้งที่มีคนส่งแบบฟอร์ม
  • บริการ Groups - ตรวจสอบว่าอีเมลที่ส่งในแบบฟอร์มเป็นสมาชิกของกลุ่มอยู่แล้วหรือไม่
  • บริการขั้นสูงสำหรับไดเรกทอรี Admin SDK - เพิ่มอีเมลที่ส่งในแบบฟอร์มให้กลุ่ม
  • บริการอีเมล ส่งอีเมลไปยังที่อยู่อีเมลที่ส่งในแบบฟอร์มเพื่อยืนยันการเป็นสมาชิกกลุ่มหรือต้อนรับเข้าสู่กลุ่ม
  • บริการสเปรดชีต - เพิ่มสถานะของผู้ใช้ในสเปรดชีตการตอบกลับแบบฟอร์ม สถานะจะเป็นอยู่ในกลุ่มแล้วหรือเพิ่มใหม่
  • บริการเรียก URL - ดึงข้อมูลเอกสาร Google เอกสารเป็นสตริง HTML เอกสารมีเนื้อหาของอีเมลที่สคริปต์ส่ง

ข้อกำหนดเบื้องต้น

ตั้งค่าสคริปต์

  1. คลิกปุ่มต่อไปนี้เพื่อคัดลอกสเปรดชีตแชร์ทรัพยากรกับพนักงานใหม่ โครงการ Apps Script สำหรับโซลูชันนี้แนบอยู่กับสเปรดชีต
    ทำสำเนา

  2. คลิกส่วนขยาย > Apps Script

  3. ในส่วน Services ให้ตรวจสอบว่าบริการ AdminDirectory อยู่ในรายการแล้ว หากใช่ ให้ข้ามไปยังขั้นตอนที่ 6 หากไม่ใช่ ให้ไปยังขั้นตอนถัดไป

  4. ถัดจากบริการ ให้คลิกเพิ่มบริการ

  5. เลือก Admin SDK API ในกล่องโต้ตอบ แล้วคลิกเพิ่ม

  6. เลือก installTrigger ในเมนูแบบเลื่อนลงของฟังก์ชัน

  7. คลิกเรียกใช้

  8. เมื่อได้รับข้อความแจ้ง ให้ให้สิทธิ์สคริปต์ หากหน้าจอความยินยอมของ OAuth แสดงคำเตือน แอปนี้ไม่ได้รับการยืนยัน ให้ดำเนินการต่อโดยเลือกขั้นสูง > ไปที่ {Project Name} (ไม่ปลอดภัย)

สำคัญ: หากเรียกใช้ฟังก์ชันนี้มากกว่า 1 ครั้ง จะสร้างทริกเกอร์หลายรายการและจะส่งอีเมลซ้ำ หากต้องการลบทริกเกอร์เพิ่มเติม ให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้

  1. คลิกทริกเกอร์
  2. ข้างทริกเกอร์ ให้คลิกเพิ่มเติม > ลบทริกเกอร์

เรียกใช้สคริปต์

  1. กลับไปที่สเปรดชีตและคลิกเครื่องมือ > จัดการแบบฟอร์ม > ไปที่แบบฟอร์มออนไลน์
  2. กรอกอีเมลของคุณและกลุ่มที่คุณมีสิทธิ์ในการจัดการการเป็นสมาชิก แล้วคลิกส่ง
  3. กลับไปที่สเปรดชีตและดูรายการแบบฟอร์ม คอลัมน์สถานะจะแสดงว่าที่อยู่อีเมลของคุณได้รับการเพิ่มในหรือเป็นสมาชิกกลุ่มแล้ว
  4. ตรวจสอบอีเมลเพื่อหาอีเมลต้อนรับหรือการยืนยันการเป็นสมาชิกกลุ่ม

ผู้ร่วมให้ข้อมูล

ตัวอย่างนี้ดูแลโดย Google ด้วยความช่วยเหลือจากผู้เชี่ยวชาญด้านนักพัฒนาซอฟต์แวร์ของ Google

ขั้นตอนถัดไป