Yeni işe alınanlarla kaynak paylaşın

Kodlama seviyesi: Yeni başlayan
Süre: 20 dakika
Proje türü: Etkinlik odaklı tetikleyici içeren otomasyon

Hedefler

  • Çözümün ne işe yaradığını anlayın.
  • Apps Script hizmetlerinin çözümde ne yaptığını anlayın.
  • Komut dosyasını ayarlayın.
  • Komut dosyasını çalıştırın.

Bu çözüm hakkında

Önemli: Bu çözümü kullanmak için Google Workspace yöneticisi olmanız gerekir.

Kaynakları yeni çalışanlarla tek adımda paylaşın. Bu çözüm, Google Gruplar'daki bir gruba yeni çalışanlar eklemek için Google Formlar'da bir form kullanır. Kaynakları bu grubun adresiyle paylaşarak yeni işe alınanlara ihtiyaç duydukları kaynaklara kolayca erişim verebilirsiniz.

Bir gruba kullanıcı ekleme izniniz varsa bu çözümü kullanarak sorumluluğu ekibinizin diğer üyelerine dağıtabilirsiniz. Kullanıcı formu gönderdiğinde, etkinlik odaklı tetikleyici komut dosyasını sizin adınıza çalıştırır ve yeni kullanıcının e-posta adresini gruba ekler.

Dilerseniz bir kullanıcı formu her gönderdiğinde e-posta almak için bildirimleri etkinleştirebilirsiniz.

Google Formlar'dan Google Gruplar'a kullanıcı ekleme demosu

İşleyiş şekli

Bir kullanıcı, bir kullanıcının e-posta adresini ve kullanıcının eklenmesi gereken grubu içeren bir form gönderdiğinde komut dosyası, kullanıcının o gruba zaten ait olup olmadığını kontrol eder. Bu durumda kullanıcıya, zaten grupta olduğunu onaylayan bir e-posta gönderilir. Aksi takdirde komut dosyası kullanıcıyı gruba ekler ve kullanıcıya bir karşılama e-postası gönderir.

Apps Komut Dosyası hizmetleri

Bu çözüm aşağıdaki hizmetleri kullanır:

  • Komut dosyası hizmeti: Kullanıcılar her form gönderdiğinde komut dosyasını tetikleyen tetikleyiciyi oluşturur.
  • Gruplar hizmeti: Formda gönderilen e-postanın grubun üyesi olup olmadığını kontrol eder.
  • Yönetici SDK'sı Directory gelişmiş hizmeti: Formda gönderilen e-postayı gruba ekler.
  • Posta hizmeti: Formda gönderilen e-posta adresine, grup üyeliğini onaylamak veya gruba hoş geldiniz demek için bir e-posta gönderir.
  • E-tablo hizmeti: Kullanıcının durumunu form yanıtları e-tablosuna ekler. Durum Zaten grupta veya Yeni eklendi şeklindedir.
  • URL getirme hizmeti: Bir Google Dokümanlar belgesini HTML dizesi olarak getirir. Belge, komut dosyasının gönderdiği e-postanın içeriğini içerir.

Ön koşullar

Komut dosyasını ayarlama

  1. Kaynakları yeni işe alınanlarla paylaşma e-tablosunu kopyalamak için aşağıdaki düğmeyi tıklayın. Bu çözümün Apps Komut Dosyası projesi e-tabloya eklenir.
    Kopya oluştur

  2. Uzantılar > Apps Komut Dosyası'nı tıklayın.

  3. Hizmetler bölümünde AdminDirectory hizmetinin listelendiğinden emin olun. Öyleyse 6. adıma geçin. Aksi takdirde sonraki adıma geçin.

  4. Hizmetler'in yanındaki Hizmet ekle'yi tıklayın.

  5. İletişim kutusunda Admin SDK API'yi seçin ve Ekle'yi tıklayın.

  6. İşlev açılır listesinde installTrigger'ı seçin.

  7. Çalıştır'ı tıklayın.

  8. İstendiğinde komut dosyasını yetkilendirin. OAuth izin ekranında Bu uygulama doğrulanmadı uyarısı gösteriliyorsa Gelişmiş > {Proje Adı}'na git (güvenli değil)'i seçerek devam edin.

Önemli: Bu işlevi birden fazla kez çalıştırırsanız birden fazla tetikleyici oluşturulur ve yinelenen e-postalar gönderilir. Fazladan tetikleyicileri silmek için aşağıdaki adımları uygulayın:

  1. Tetikleyiciler'i tıklayın.
  2. Tetikleyicinin yanındaki Diğer > Tetikleyiciyi sil'i tıklayın.

Komut dosyasını çalıştırma

  1. E-tabloya dönüp Araçlar > Formu yönet > Canlı forma git'i tıklayın.
  2. Formu e-posta adresiniz ve üyeliğini yönetme izniniz olan bir grupla doldurup Gönder'i tıklayın.
  3. E-tabloya dönüp form girişini görüntüleyin. Durum sütunu, e-posta adresinizin gruba eklenip eklenmediğini veya grubun üyesi olup olmadığını gösterir.
  4. Hoş geldiniz e-postası veya grup üyeliğinizin onayını almak için e-postanızı kontrol edin.

Katkıda bulunanlar

Bu örnek, Google Geliştirici Uzmanları'nın yardımıyla Google tarafından yönetilir.

Sonraki adımlar