Yeni işe alınanlarla kaynak paylaşın
Koleksiyonlar ile düzeninizi koruyun
İçeriği tercihlerinize göre kaydedin ve kategorilere ayırın.
Kodlama düzeyi: Başlangıç
Süre: 20 dakika
Proje türü: Etkinliğe dayalı tetikleyici ile otomasyon
Hedefler
- Çözümün ne işe yaradığını anlayın.
- Apps Komut Dosyası hizmetlerinin çözümdeki işlevlerini anlama.
- Komut dosyasını ayarlayın.
- Komut dosyasını çalıştırın.
Bu çözüm hakkında
Önemli: Bu çözümü kullanmak için Google Workspace yöneticisi olmanız gerekir.
Yeni çalışanlarla kaynakları tek adımda paylaşın. Bu çözüm, Google Gruplar'daki bir gruba yeni çalışanlar eklemek için Google Formlar'da bir form kullanır. Kaynakları bu grubun adresiyle paylaşarak yeni çalışanlara ihtiyaç duydukları kaynaklara kolayca erişim izni verebilirsiniz.
Bir gruba kullanıcı ekleme izniniz varsa sorumluluğu ekibinizin diğer üyelerine dağıtmak için bu çözümü kullanabilirsiniz. Kullanıcılar formu gönderdiğinde, etkinliğe dayalı tetikleyici komut dosyasını sizin adınıza çalıştırır ve yeni kişinin e-posta adresini gruba ekler.
İsteğe bağlı olarak, bir kullanıcı formu her gönderdiğinde e-posta almak için bildirimleri etkinleştirebilirsiniz.
İşleyiş şekli
Bir kullanıcı, kullanıcının e-posta adresini ve eklenmesi gereken grubu içeren bir form gönderdiğinde komut dosyası, kullanıcının bu gruba zaten üye olup olmadığını kontrol eder. Bu durumda kullanıcı, gruba zaten üye olduğunu onaylayan bir e-posta alır. Aksi takdirde, komut dosyası kullanıcıyı gruba ekler ve kullanıcıya bir karşılama e-postası gönderir.
Apps Komut Dosyası hizmetleri
Bu çözümde aşağıdaki hizmetler kullanılır:
- Komut dosyası hizmeti: Bir kullanıcı her form gönderdiğinde komut dosyasını tetikleyen tetikleyiciyi oluşturur.
- Gruplar hizmeti: Formda gönderilen e-posta adresinin grubun üyesi olup olmadığını kontrol eder.
- Yönetici SDK'sı Directory gelişmiş hizmeti: Formda gönderilen e-postayı gruba ekler.
- Posta hizmeti: Formda gönderilen e-posta adresine, grup üyeliğini onaylaması veya gruba hoş geldiniz mesajı göndermek için bir e-posta gönderir.
- E-tablo hizmeti: Kullanıcının durumunu form yanıtları e-tablosuna ekler. Durum Zaten grupta veya Yeni eklendi'dir.
- URL getirme hizmeti: Google Dokümanlar dokümanını HTML dizesi olarak getirir. Dokümanda, komut dosyasının gönderdiği e-postanın içeriği yer alıyor.
Ön koşullar
Komut dosyasını ayarlama
Yeni çalışanlarla kaynak paylaşma elektronik tablosunu kopyalamak için aşağıdaki düğmeyi tıklayın. Bu çözümün Apps Komut Dosyası projesi, e-tabloya eklenir.
Kopya oluştur
Uzantılar > Apps Komut Dosyası'nı tıklayın.
Hizmetler bölümünde AdminDirectory hizmetinin listelendiğinden emin olun. Öyleyse 6. adıma geçin. Değilse bir sonraki adıma geçin.
Hizmetler'in yanındaki Hizmet ekle'yi add tıklayın.
İletişim kutusunda Admin SDK API'yi seçin ve Ekle'yi tıklayın.
İşlev açılır listesinde installTrigger'ı seçin.
Çalıştır'ı tıklayın.
İstendiğinde komut dosyasını yetkilendirin.
OAuth kullanıcı rızası ekranında Bu uygulama doğrulanmadı uyarısı gösteriliyorsa Gelişmiş >
{Proje Adı} adlı projeye git (güvenli değil)'i seçerek devam edin.
Önemli: Bu işlevi birden fazla kez çalıştırırsanız birden çok tetikleyici oluşturulur ve e-postalar yinelenerek gönderilir. Ek tetikleyicileri silmek için aşağıdaki adımları uygulayın:
- Tetikleyiciler'i
tıklayın.
- Tetikleyicinin yanında Diğer
> Tetikleyiciyi sil'i tıklayın.
Komut dosyasını çalıştırma
- E-tabloya dönüp Araçlar
> Formu yönet
> Canlı forma git'i tıklayın.
- Formu e-posta adresinizle ve üyeliklerini yönetme izninizin olduğu bir grupla doldurup Gönder'i tıklayın.
- E-tabloya dönüp form girişini görüntüleyin. Durum sütununda, e-posta adresinizin gruba eklenip eklenmediği veya grubun üyesi olup olmadığı gösterilir.
- E-postanızı kontrol ederek karşılama e-postası veya grup üyeliğinizin onaylandığına dair e-posta olup olmadığına bakın.
Katkıda bulunanlar
Bu örnek, Google Geliştirici Uzmanları'nın yardımıyla Google tarafından yönetilir.
Sonraki adımlar
Aksi belirtilmediği sürece bu sayfanın içeriği Creative Commons Atıf 4.0 Lisansı altında ve kod örnekleri Apache 2.0 Lisansı altında lisanslanmıştır. Ayrıntılı bilgi için Google Developers Site Politikaları'na göz atın. Java, Oracle ve/veya satış ortaklarının tescilli ticari markasıdır.
Son güncelleme tarihi: 2025-08-31 UTC.
[null,null,["Son güncelleme tarihi: 2025-08-31 UTC."],[[["\u003cp\u003eThis solution allows Google Workspace administrators to easily share resources with new employees by automatically adding them to a Google Group.\u003c/p\u003e\n"],["\u003cp\u003eThe script uses an event-driven trigger to add new employees to a group when their information is submitted via a Google Form.\u003c/p\u003e\n"],["\u003cp\u003eThe script utilizes various Apps Script services including Groups, Admin SDK Directory, Mail, and Spreadsheet to manage group memberships and communicate with users.\u003c/p\u003e\n"],["\u003cp\u003eSetup requires copying a spreadsheet, enabling the AdminDirectory service, and authorizing the script to run.\u003c/p\u003e\n"],["\u003cp\u003eRunning the script involves submitting a form with the new employee's email and desired group, triggering the automatic addition and email notifications.\u003c/p\u003e\n"]]],["This solution automates sharing resources with new hires using Google Workspace. It utilizes a Google Form submission to trigger a script that adds new employees to a specified Google Group. The script checks for existing membership, adds the user if necessary, and sends either a welcome or confirmation email. It leverages Apps Script services, including Script, Groups, Admin SDK Directory, Mail, Spreadsheet, and URL Fetch to manage triggers, check group membership, add users, send emails, and update form response spreadsheet with user status.\n"],null,["# Share resources with new hires\n\n**Coding level** : Beginner \n\n**Duration** : 20 minutes \n\n**Project type** : Automation with an [event-driven trigger](/apps-script/guides/triggers/installable#event-driven_triggers)\n\nObjectives\n----------\n\n- Understand what the solution does.\n- Understand what the Apps Script services do within the solution.\n- Set up the script.\n- Run the script.\n\nAbout this solution\n-------------------\n\n**Important**: You must be a Google Workspace Administrator to use this\nsolution.\n\nShare resources with incoming employees in one step. This solution uses a form\nin Google Forms to add new employees to a group in Google Groups. By sharing\nresources with that group's address, you can easily give new hires access to the\nresources they need.\n\nIf you have permission to add users to a group, you can use this solution to\ndistribute the responsibility to other members of your team. When they submit\nthe form, the event-driven trigger runs the script as you and adds the new\nperson's email to the group.\n\nOptionally, you can turn on notifications to [get an email every time someone\nsubmits the form](https://support.google.com/a/users/answer/9308874).\n\n### How it works\n\nWhen someone submits a form with a user's email and the group the user should be\nadded to, the script checks whether or not the person already belongs to that\ngroup. If they do, the user receives an email confirming that they're already in\nthe group. Otherwise, the script adds the user to the group and sends them a\nwelcome email.\n\n### Apps Script services\n\nThis solution uses the following services:\n\n- [Script service](/apps-script/reference/script)--Creates the trigger that fires the script each time someone submits a form.\n- [Groups service](/apps-script/reference/groups)--Checks whether the email submitted on the form is already a member of the group.\n- [Admin SDK Directory advanced service](/apps-script/advanced/admin-sdk-directory)--Adds the email submitted on the form to the group.\n- [Mail service](/apps-script/reference/mail)--Sends an email to the email address submitted on the form to either confirm their group membership or welcome them to the group.\n- [Spreadsheet service](/apps-script/reference/spreadsheet)--Adds the user's status to the form responses spreadsheet. The status is either **Already in\n group** or **Newly added**.\n- [URL Fetch service](/apps-script/reference/url-fetch)--Fetches a Google Docs document as an HTML string. The document contains the content of the email that the script sends.\n\nPrerequisites\n-------------\n\n- A [Google Workspace account](https://workspace.google.com/features/)\n- You must be a Google Workspace Administrator\n\nSet up the script\n-----------------\n\n1. Click the following button to copy the **Share resources with new hires**\n spreadsheet. The Apps Script\n project for this solution is attached to the spreadsheet.\n\n [Make a copy](https://docs.google.com/spreadsheets/d/1IK9nIanIOxInnvUtaY9lsXHAqokkA9xqcC43VRxQ-fo/copy?usp=sharing)\n\n2. Click **Extensions** \\\u003e **Apps Script**.\n\n3. Under **Services** , make sure the **AdminDirectory** service is\n listed. If it is, skip to step 6. If it's not, continue to the next step.\n\n4. Next to **Services** , click Add a service add.\n\n5. In the dialog, select **Admin SDK API** and click **Add**.\n\n6. In the function dropdown, select **installTrigger**.\n\n7. Click **Run**.\n\n8. When prompted, authorize the script.\n If the OAuth consent screen displays the warning, **This app isn't verified** ,\n continue by selecting **Advanced** \\\u003e\n **Go to {Project Name} (unsafe)**.\n\n**Important**: If you run this function more than once, it generates multiple\ntriggers and will send duplicate emails. To delete extra triggers, take the\nfollowing steps:\n\n1. Click **Triggers** .\n2. Next to the trigger, click More \\\u003e **Delete trigger**.\n\nRun the script\n--------------\n\n1. Return to the spreadsheet and click **Tools** \\\u003e **Manage form** \\\u003e **Go to live form**.\n2. Fill out the form with your email address and a group that you have permission to manage the membership for and click **Submit**.\n3. Return to the spreadsheet and view the form entry. The status column shows whether your email address was added to or already a member of the group.\n4. Check your email for either a welcome email or confirmation of your group membership.\n\nContributors\n------------\n\nThis sample is maintained by Google with the help of Google Developer Experts.\n\nNext steps\n----------\n\n- [Event-driven triggers](/apps-script/guides/triggers/installable#event-driven_triggers)\n- [Extend Google Sheets](/apps-script/guides/sheets)"]]
