與新進員工共用資源

程式設計程度：初學者
時間：20 分鐘
專案類型：使用事件驅動觸發事件的自動化動作

目標

  • 瞭解解決方案的功能。
  • 瞭解 Apps Script 服務在解決方案中的作用。
  • 設定指令碼。
  • 執行指令碼。

認識這項解決方案

重要事項：您必須是 Google Workspace 管理員，才能使用這項解決方案。

只需一個步驟，即可與新進員工分享資源。這項解決方案會使用 Google 表單中的表單，將新員工加入 Google 網路論壇中的群組。只要將資源分享給該群組的地址，就能輕鬆讓新進員工存取所需的資源。

如果您有權將使用者新增至群組，可以使用這項解決方案將責任分配給團隊中的其他成員。當使用者提交表單時，事件驅動觸發事件會代替您執行指令碼，並將新使用者的電子郵件地址新增至群組。

您可以選擇開啟通知功能，在有人提交表單時收到電子郵件通知。

透過 Google 表單將使用者加入 Google 群組的示範

運作方式

當使用者提交表單時，系統會在表單中提供使用者的電子郵件地址，以及使用者應加入的群組，並由指令碼檢查使用者是否已屬於該群組。如果是，使用者會收到電子郵件，確認他們已加入群組。否則，指令碼會將使用者加入群組，並傳送歡迎電子郵件給他們。

Apps Script 服務

本解決方案會使用下列服務：

  • 指令碼服務：建立觸發條件，在有人提交表單時啟動指令碼。
  • 群組服務：檢查表單中提交的電子郵件地址是否已是群組成員。
  • Admin SDK Directory 進階服務：將表單中提交的電子郵件新增至群組。
  • 郵件服務：將電子郵件傳送至表單中提交的電子郵件地址，確認他們的群組成員資格，或歡迎他們加入群組。
  • 試算表服務：將使用者的狀態新增至表單回覆試算表。狀態為「已加入群組」或「新加入」。
  • 網址擷取服務：擷取 Google 文件文件做為 HTML 字串。這份文件包含指令碼傳送的電子郵件內容。

必要條件

設定指令碼

  1. 按一下下方按鈕，複製「與新進員工分享資源」試算表。這個解決方案的 Apps Script 專案已附加至試算表。
    「建立副本」

  2. 依序按一下「Extensions」>「Apps Script」。

  3. 在「Services」下方，確認「AdminDirectory」服務是否列出。如果是的話，請跳至步驟 6。如果不是，請繼續進行下一個步驟。

  4. 按一下「服務」旁的「新增服務」圖示 。

  5. 在對話方塊中選取「Admin SDK API」，然後按一下「新增」。

  6. 在函式下拉式選單中，選取「installTrigger」installTrigger。

  7. 按一下「執行」。

  8. 出現提示時，請授權執行指令碼。如果 OAuth 同意畫面顯示「This app isn't verified」警告，請依序選取「Advanced」「Go to {Project Name} (unsafe)」(前往「{Project Name}」(不安全))。

重要事項：如果您執行這個函式不只一次，系統會產生多個觸發事件，並傳送重複的電子郵件。如要刪除額外觸發條件，請按照下列步驟操作：

  1. 按一下「觸發條件」圖示 。
  2. 依序按一下觸發條件旁的「更多」圖示 >「刪除觸發條件」。

執行指令碼

  1. 返回試算表，然後依序點選「工具」>「管理表單」>「前往即時表單」。
  2. 填寫表單，並輸入你的電子郵件地址和你有權管理會員資格的群組，然後按一下「提交」。
  3. 返回試算表並查看表單輸入內容。「狀態」欄會顯示您的電子郵件地址是否已加入群組，或是否已是群組成員。
  4. 請查看電子郵件，確認是否收到歡迎電子郵件或群組成員確認信。

貢獻者

這個範例是由 Google 維護，並由 Google 開發人員專家提供協助。

後續步驟