সংগ্রহ করুন & কর্মীদের কাছ থেকে টাইমশীট পর্যালোচনা করুন

কোডিং স্তর : শিক্ষানবিস
সময়কাল : ১৫ মিনিট
প্রকল্পের ধরণ : একটি কাস্টম মেনু সহ অটোমেশন

উদ্দেশ্য

• সমাধানটি কী করে তা বুঝুন।
• সমাধানের মধ্যে অ্যাপস স্ক্রিপ্ট পরিষেবাগুলি কী করে তা বুঝুন।
• স্ক্রিপ্ট সেট আপ করুন।
• স্ক্রিপ্টটি চালান।

এই সমাধান সম্পর্কে

গুগল ফর্মের সাহায্যে একটি ফর্ম ব্যবহার করে কর্মীদের সাপ্তাহিক টাইমশিট সংগ্রহ করুন। গুগল শিট থেকে, কর্মীদের বেতন গণনা করুন, তাদের টাইমশিট অনুমোদন বা বাতিল করুন এবং তাদের অনুমোদনের স্থিতি সম্পর্কে অবহিত করে ইমেল পাঠান।

কিভাবে এটা কাজ করে

স্ক্রিপ্টটি একটি ফর্ম তৈরি করে এবং প্রতিক্রিয়াগুলিকে স্প্রেডশিটের সাথে লিঙ্ক করে। স্ক্রিপ্টটি ফর্ম প্রতিক্রিয়া শিটে কলাম যুক্ত করে যা কর্মীদের মোট ঘন্টা এবং সাপ্তাহিক বেতন গণনা করে। একবার একটি টাইমশিট পর্যালোচনা করা হলে, স্ক্রিপ্টটি কর্মচারীকে অনুমোদনের স্থিতি ইমেল করে।

অ্যাপস স্ক্রিপ্ট পরিষেবা

এই সমাধানটি নিম্নলিখিত পরিষেবাগুলি ব্যবহার করে:

• স্প্রেডশিট পরিষেবা - ফর্ম প্রতিক্রিয়া গ্রহণ করে এবং অনুমোদন পরিচালনা করার জন্য শীটে কলাম লেখে।
• ফর্ম পরিষেবা - কর্মীদের সাপ্তাহিক টাইমশিট প্রবেশ করার জন্য একটি ফর্ম তৈরি করে।
• মেইল পরিষেবা - কর্মীদের ইমেল পাঠায় যাতে তাদের টাইমশিট অনুমোদিত হয় কি না তা জানানো হয়।

পূর্বশর্ত

এই নমুনাটি ব্যবহার করার জন্য, আপনার নিম্নলিখিত পূর্বশর্তগুলি প্রয়োজন:

• একটি Google অ্যাকাউন্ট (Google Workspace অ্যাকাউন্টের জন্য প্রশাসকের অনুমোদনের প্রয়োজন হতে পারে)।
• ইন্টারনেট অ্যাক্সেস সহ একটি ওয়েব ব্রাউজার।

স্ক্রিপ্ট সেট আপ করুন

অ্যাপস স্ক্রিপ্ট প্রজেক্ট তৈরি করুন

1. কালেক্ট অ্যান্ড রিভিউ টাইমশিট নমুনা স্প্রেডশিটের একটি কপি তৈরি করতে নিম্নলিখিত বোতামে ক্লিক করুন। এই সমাধানের জন্য অ্যাপস স্ক্রিপ্ট প্রকল্পটি স্প্রেডশিটের সাথে সংযুক্ত করা হয়েছে।
   একটি কপি তৈরি করুন
2. আপনার কপি করা স্প্রেডশিটে, টাইমশিট > ফর্ম সেটআপ ক্লিক করুন। এই কাস্টম মেনুটি প্রদর্শিত হওয়ার জন্য আপনাকে পৃষ্ঠাটি রিফ্রেশ করতে হতে পারে।

3. অনুরোধ করা হলে, স্ক্রিপ্টটি অনুমোদন করুন। যদি OAuth সম্মতি স্ক্রিনে "This app is not verified" সতর্কতা প্রদর্শিত হয়, তাহলে Advanced > Go to {Project Name} (unsafe) নির্বাচন করে এগিয়ে যান।

4. স্ক্রিপ্টটি অনুমোদন করার পরে, আবার টাইমশিট > ফর্ম সেটআপে ক্লিক করুন।

ডেটা যোগ করুন

1. টুলস > ফর্ম পরিচালনা করুন > লাইভ ফর্মে যান ক্লিক করুন।
2. পরীক্ষার তথ্য সহ ফর্মটি পূরণ করুন এবং জমা দিন।

স্ক্রিপ্টটি চালান

1. স্প্রেডশিটে ফিরে যান।
2. ফর্ম রেসপন্স শিট থেকে, টাইমশিট > কলাম সেটআপ এ ক্লিক করুন।
3. অনুমোদন কলামে, আপনার নমুনা প্রতিক্রিয়াগুলিকে অনুমোদিত বা অনুমোদিত নয় হিসাবে চিহ্নিত করুন।
4. টাইমশিট > কর্মীদের অবহিত করুন -এ ক্লিক করুন।
5. আপনি অনুমোদন বা প্রত্যাখ্যানের ইমেল পেয়েছেন কিনা তা নিশ্চিত করতে আপনার ইমেল চেক করুন।

কোডটি পর্যালোচনা করুন

এই সমাধানের জন্য অ্যাপস স্ক্রিপ্ট কোড পর্যালোচনা করতে, নীচের "সোর্স কোড দেখুন" এ ক্লিক করুন:

সোর্স কোড দেখুন

কোড.জিএস

সমাধান/অটোমেশন/টাইমশিট/কোড.জেএস

GitHub-এ দেখুন

// To learn how to use this script, refer to the documentation:
// https://developers.google.com/apps-script/samples/automations/timesheets

/*
Copyright 2022 Google LLC

Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
you may not use this file except in compliance with the License.
You may obtain a copy of the License at

    https://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
See the License for the specific language governing permissions and
limitations under the License.
*/

// Global variables representing the index of certain columns.
const COLUMN_NUMBER = {
  EMAIL: 2,
  HOURS_START: 4,
  HOURS_END: 8,
  HOURLY_PAY: 9,
  TOTAL_HOURS: 10,
  CALC_PAY: 11,
  APPROVAL: 12,
  NOTIFY: 13,
};

// Global variables:
const APPROVED_EMAIL_SUBJECT = "Weekly Timesheet APPROVED";
const REJECTED_EMAIL_SUBJECT = "Weekly Timesheet NOT APPROVED";
const APPROVED_EMAIL_MESSAGE = "Your timesheet has been approved.";
const REJECTED_EMAIL_MESSAGE = "Your timesheet has not been approved.";

/**
 * Creates the menu item "Timesheets" for user to run scripts on drop-down.
 */
function onOpen() {
  const ui = SpreadsheetApp.getUi();
  ui.createMenu("Timesheets")
    .addItem("Form setup", "setUpForm")
    .addItem("Column setup", "columnSetup")
    .addItem("Notify employees", "checkApprovedStatusToNotify")
    .addToUi();
}

/**
 * Adds "WEEKLY PAY" column with calculated values using array formulas.
 * Adds an "APPROVAL" column at the end of the sheet, containing
 * drop-down menus to either approve/disapprove employee timesheets.
 * Adds a "NOTIFIED STATUS" column indicating whether or not an
 * employee has yet been e mailed.
 */
function columnSetup() {
  const sheet = SpreadsheetApp.getActiveSheet();
  const lastCol = sheet.getLastColumn();
  const lastRow = sheet.getLastRow();
  const frozenRows = sheet.getFrozenRows();
  const beginningRow = frozenRows + 1;
  const numRows = lastRow - frozenRows;

  // Calls helper functions to add new columns.
  addCalculatePayColumn(sheet, beginningRow);
  addApprovalColumn(sheet, beginningRow, numRows);
  addNotifiedColumn(sheet, beginningRow, numRows);
}

/**
 * Adds TOTAL HOURS and CALCULATE PAY columns and automatically calculates
 * every employee's weekly pay.
 *
 * @param {Object} sheet Spreadsheet object of current sheet.
 * @param {Integer} beginningRow Index of beginning row.
 */
function addCalculatePayColumn(sheet, beginningRow) {
  sheet.insertColumnAfter(COLUMN_NUMBER.HOURLY_PAY);
  sheet.getRange(1, COLUMN_NUMBER.TOTAL_HOURS).setValue("TOTAL HOURS");
  sheet.getRange(1, COLUMN_NUMBER.CALC_PAY).setValue("WEEKLY PAY");

  // Calculates weekly total hours.
  sheet
    .getRange(beginningRow, COLUMN_NUMBER.TOTAL_HOURS)
    .setFormula("=ArrayFormula(D2:D+E2:E+F2:F+G2:G+H2:H)");
  // Calculates weekly pay.
  sheet
    .getRange(beginningRow, COLUMN_NUMBER.CALC_PAY)
    .setFormula("=ArrayFormula(I2:I * J2:J)");
}

/**
 * Adds an APPROVAL column allowing managers to approve/
 * disapprove of each employee's timesheet.
 *
 * @param {Object} sheet Spreadsheet object of current sheet.
 * @param {Integer} beginningRow Index of beginning row.
 * @param {Integer} numRows Number of rows currently in use.
 */
function addApprovalColumn(sheet, beginningRow, numRows) {
  sheet.insertColumnAfter(COLUMN_NUMBER.CALC_PAY);
  sheet.getRange(1, COLUMN_NUMBER.APPROVAL).setValue("APPROVAL");

  // Make sure approval column is all drop-down menus.
  const approvalColumnRange = sheet.getRange(
    beginningRow,
    COLUMN_NUMBER.APPROVAL,
    numRows,
    1,
  );
  const dropdownValues = ["APPROVED", "NOT APPROVED", "IN PROGRESS"];
  const rule = SpreadsheetApp.newDataValidation()
    .requireValueInList(dropdownValues)
    .build();
  approvalColumnRange.setDataValidation(rule);
  approvalColumnRange.setValue("IN PROGRESS");
}

/**
 * Adds a NOTIFIED column allowing managers to see which employees
 * have/have not yet been notified of their approval status.
 *
 * @param {Object} sheet Spreadsheet object of current sheet.
 * @param {Integer} beginningRow Index of beginning row.
 * @param {Integer} numRows Number of rows currently in use.
 */
function addNotifiedColumn(sheet, beginningRow, numRows) {
  sheet.insertColumnAfter(COLUMN_NUMBER.APPROVAL); // global
  sheet.getRange(1, COLUMN_NUMBER.APPROVAL + 1).setValue("NOTIFIED STATUS");

  // Make sure notified column is all drop-down menus.
  const notifiedColumnRange = sheet.getRange(
    beginningRow,
    COLUMN_NUMBER.APPROVAL + 1,
    numRows,
    1,
  );
  const dropdownValues = ["NOTIFIED", "PENDING"];
  const rule = SpreadsheetApp.newDataValidation()
    .requireValueInList(dropdownValues)
    .build();
  notifiedColumnRange.setDataValidation(rule);
  notifiedColumnRange.setValue("PENDING");
}

/**
 * Sets the notification status to NOTIFIED for employees
 * who have received a notification email.
 *
 * @param {Object} sheet Current Spreadsheet.
 * @param {Object} notifiedValues Array of notified values.
 * @param {Integer} i Current status in the for loop.
 * @parma {Integer} beginningRow Row where iterations began.
 */
function updateNotifiedStatus(sheet, notifiedValues, i, beginningRow) {
  // Update notification status.
  notifiedValues[i][0] = "NOTIFIED";
  sheet.getRange(i + beginningRow, COLUMN_NUMBER.NOTIFY).setValue("NOTIFIED");
}

/**
 * Checks the approval status of every employee, and calls helper functions
 * to notify employees via email & update their notification status.
 */
function checkApprovedStatusToNotify() {
  const sheet = SpreadsheetApp.getActiveSheet();
  const lastRow = sheet.getLastRow();
  const lastCol = sheet.getLastColumn();
  // lastCol here is the NOTIFIED column.
  const frozenRows = sheet.getFrozenRows();
  const beginningRow = frozenRows + 1;
  const numRows = lastRow - frozenRows;

  // Gets ranges of email, approval, and notified values for every employee.
  const emailValues = sheet
    .getRange(beginningRow, COLUMN_NUMBER.EMAIL, numRows, 1)
    .getValues();
  const approvalValues = sheet
    .getRange(beginningRow, COLUMN_NUMBER.APPROVAL, lastRow - frozenRows, 1)
    .getValues();
  const notifiedValues = sheet
    .getRange(beginningRow, COLUMN_NUMBER.NOTIFY, numRows, 1)
    .getValues();

  // Traverses through employee's row.
  for (let i = 0; i < numRows; i++) {
    // Do not notify twice.
    if (notifiedValues[i][0] === "NOTIFIED") {
      continue;
    }
    const emailAddress = emailValues[i][0];
    const approvalValue = approvalValues[i][0];

    // Sends notifying emails & update status.
    if (approvalValue === "IN PROGRESS") {
    } else if (approvalValue === "APPROVED") {
      MailApp.sendEmail(
        emailAddress,
        APPROVED_EMAIL_SUBJECT,
        APPROVED_EMAIL_MESSAGE,
      );
      updateNotifiedStatus(sheet, notifiedValues, i, beginningRow);
    } else if (approvalValue === "NOT APPROVED") {
      MailApp.sendEmail(
        emailAddress,
        REJECTED_EMAIL_SUBJECT,
        REJECTED_EMAIL_MESSAGE,
      );
      updateNotifiedStatus(sheet, notifiedValues, i, beginningRow);
    }
  }
}

/**
 * Set up the Timesheets Responses form, & link the form's trigger to
 * send manager an email when a new request is submitted.
 */
function setUpForm() {
  const sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  if (sheet.getFormUrl()) {
    const msg = "Form already exists. Unlink the form and try again.";
    SpreadsheetApp.getUi().alert(msg);
    return;
  }

  // Create the form.
  const form = FormApp.create("Weekly Timesheets")
    .setCollectEmail(true)
    .setDestination(FormApp.DestinationType.SPREADSHEET, sheet.getId())
    .setLimitOneResponsePerUser(false);
  form.addTextItem().setTitle("Employee Name:").setRequired(true);
  form.addTextItem().setTitle("Monday Hours:").setRequired(true);
  form.addTextItem().setTitle("Tuesday Hours:").setRequired(true);
  form.addTextItem().setTitle("Wednesday Hours:").setRequired(true);
  form.addTextItem().setTitle("Thursday Hours:").setRequired(true);
  form.addTextItem().setTitle("Friday Hours:").setRequired(true);
  form.addTextItem().setTitle("HourlyWage:").setRequired(true);

  // Set up on form submit trigger.
  ScriptApp.newTrigger("onFormSubmit").forForm(form).onFormSubmit().create();
}

/**
 * Handle new form submissions to trigger the workflow.
 *
 * @param {Object} event Form submit event
 */
function onFormSubmit(event) {
  const response = getResponsesByName(event.response);

  // Load form responses into a new row.
  const row = [
    "New",
    "",
    response["Emoloyee Email:"],
    response["Employee Name:"],
    response["Monday Hours:"],
    response["Tuesday Hours:"],
    response["Wednesday Hours:"],
    response["Thursday Hours:"],
    response["Friday Hours:"],
    response["Hourly Wage:"],
  ];
  const sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  sheet.appendRow(row);
}

/**
 * Converts a form response to an object keyed by the item titles. Allows easier
 * access to response values.
 *
 * @param {FormResponse} response
 * @return {Object} Form values keyed by question title
 */
function getResponsesByName(response) {
  const initialValue = {
    email: response.getRespondentEmail(),
    timestamp: response.getTimestamp(),
  };
  return response.getItemResponses().reduce((obj, itemResponse) => {
    const key = itemResponse.getItem().getTitle();
    obj[key] = itemResponse.getResponse();
    return obj;
  }, initialValue);
}

অবদানকারীরা

এই নমুনাটি গুগল ডেভেলপার বিশেষজ্ঞদের সহায়তায় গুগল দ্বারা রক্ষণাবেক্ষণ করা হয়।

পরবর্তী পদক্ষেপ

• Google Workspace-এ কাস্টম মেনু
• গুগল শিট প্রসারিত করুন