במדריכים האלה מוסבר איך להרחיב את הפונקציונליות של Google Workspace Studio על ידי יצירת שלבים מותאמים אישית שניתן להריץ בתהליכי עבודה.
כדי להתחיל, פועלים לפי המדריך למתחילים יצירת שלב של מחשבון באמצעות Apps Script.
בעזרת Flows, משתמשי Google Workspace יכולים ליצור תהליכים אוטומטיים למשימות בשירותים שונים, על ידי שילוב של סדרת שלבים בלי לכתוב קוד. כשמרחיבים את התהליכים, המשתמשים יכולים להוסיף את הפונקציות של האפליקציה שלכם כשלבים.
לדוגמה, משתמשים יכולים לתעדף שאלות נכנסות של לקוחות ולהקצות אותן באמצעות זרימת עבודה שמבצעת את הפעולות הבאות:
- מקבלים אימייל מלקוח.
- נותנים הנחיה ל-Gemini למיין את האימייל.
- יצירת משימה למעקב אחרי צוות המכירות או צוות התמיכה.
מושגים ב-Workspace Studio
המונחים והמושגים הבאים מגדירים את הרכיבים העיקריים של Workspace Studio:
- Flows
- משתמשים יוצרים רצפים של פעולות ב-Workspace Studio כדי להפוך משימות לאוטומטיות ב-Google Workspace ומחוצה לו. לרצפי הפעולות יש אינטגרציה עמוקה עם המערכת, מודעות להקשר והם יכולים להשתמש ב-AI.
- שלב
- שלב יחיד בתהליך אוטומטי של זרימה. בעצם, מדובר במשימה אחת ברצף של משימות שמתבצעות אחרי אירוע התחלתי. כל שלב פועל באופן סינכרוני, כלומר הוא משלים את הפעולה שלו לפני שמתחיל השלב הבא ברצף. המשתמשים מגדירים את סדר השלבים, כך שהם יכולים להתאים אישית את הרצף הלוגי של המשימות. לשלבים יכולים להיות קלט ופלט, אבל הם לא חובה. דוגמאות לשלבים: 'שליחת אימייל', 'פרסום במרחב ב-Chat' ו'שאילת שאלה ל-Gemini'. השלבים יכולים לכלול משימות מחוץ ל-Google Workspace, כמו יצירת ליד במערכת CRM.
- משתנה קלט משתני הקלט
- מתקבלים בשלבים. המשתמש מגדיר את משתני הקלט בכרטיס ההגדרות של השלב בזמן שהוא מגדיר את השלב. לדוגמה, איסוף של כתובת אימייל, תאריך ושעה או פרומפט ל-Gemini.
- משתנה בפלט
- משתני פלט מוחזרים על ידי שלבים, ואפשר לשלוח אותם לשלב אחר. לדוגמה, משתמשים במשתנה פלט כדי להעביר כתובת אימייל לשלב אחר שמשתמש בה כדי לציין את הנמען של אימייל.
- משתנה דינמי
- משתנה שהנתונים שלו יכולים להיקבע רק כשהמשתמש מגדיר את התהליך. לדוגמה, ב-Google Forms יש שאלות ותשובות שונות. אי אפשר לקבוע את מספר השאלות והתשובות (ואת התוכן שלהן) עד שטופס ספציפי מתחיל זרימה. משתנים דינמיים יכולים לעזור במקרה הזה.
- משאב בהתאמה אישית
- מבנה נתונים מותאם אישית שאפשר להגדיר כדי לקבץ כמה משתנים יחד. לדוגמה, כדי ליצור ליד במערכת לניהול קשרי לקוחות (CRM), מעבירים משאב בהתאמה אישית שמכיל כתובת אימייל, כתובת ופרטים אישיים.
- כרטיס
אבן בניין לממשקי משתמש בתוספים. כרטיסים תומכים בפריסה מוגדרת, ברכיבי ממשק משתמש אינטראקטיביים כמו כפתורים ובמדיה עשירה כמו תמונות. לכרטיסים יש תכונות מיוחדות ליצירת תהליכי עבודה:
-
IncludeVariables: מאפיין שמאפשר הכללה של משתנים דינמיים. -
Type: הגדרה של סוג הנתונים שמשתני הקלט צפויים לקבל.
-
- יומן פעילות
תיאור של מה שקורה כשמריצים תהליך עבודה. כברירת מחדל, יומני הפעילות כוללים את השם של הפעולה הראשונה או של השלב שהוגדרו באופן סטטי במניפסט. אפשר גם לספק יומני פעילות בהתאמה אישית.
מה אפשר ליצור
הרצפים מבוססים על פלטפורמת התוספים ב-Google Workspace. אם כבר יש לכם תוסף, אתם יכולים להרחיב את הפונקציונליות שלו כך שתכלול זרימות. לשם כך, צריך לעדכן את המניפסט שלו כך שיכלול קטע שספציפי לזרימות.
אם אתם מתחילים מאפס, כדאי לעיין במדריך למתחילים יצירת שלב של מחשבון באמצעות Apps Script.
לאחר מכן, קוראים את המדריכים האלה כדי להמשיך בהתאמה האישית של שלב בתהליך:
- איך יוצרים שלב
- משתני קלט
- אימות משתנה קלט
- משתני פלט
- הגדרת משאב בהתאמה אישית
- משתנים דינמיים
- איך יוצרים כרטיס הגדרות
- רישום פעילות ושגיאות ביומן
- אובייקטים של אירועים ב-Workspace Studio