Quản trị viên Google Workspace có thể sử dụng 94 chỉ số cấp tổ chức và 70 chỉ số cấp người dùng để hiểu rõ hơn về tệp chia sẻ cả bên trong và bên ngoài miền, cũng như chi tiết về việc tiếp nhận của người dùng Google Drive, Tài liệu, Trang tính và Trang trình bày. Các chỉ số mới phản ánh hành vi thực tế của người dùng và tham chiếu chéo dễ dàng hơn trong công cụ Kiểm tra Drive.
Thông tin tóm tắt về nội dung cập nhật
Ngoài việc thêm các chỉ số bao gồm nhiều chi tiết hơn về việc chia sẻ của người dùng, chúng tôi đã đã thêm các chỉ số khác để bao gồm các hành vi khác:
- Chỉ số về người thực hiện – người thực hiện hành động trên tệp.
- Chỉ số mức độ hiển thị—hữu ích cho việc báo cáo bảo mật và định nghĩa cập nhật. Giờ đây, các chỉ số về khả năng hiển thị sẽ được phân biệt giữa chia sẻ tệp với người dùng nội bộ hoặc người dùng bên ngoài. Hãy xem Định nghĩa về chế độ hiển thị bên dưới để biết thông tin chi tiết.
- Các chỉ số về tình hình sử dụng – cộng tác viên, người tiêu dùng, nhà sáng tạo và người chia sẻ. Xem phần Chỉ số về khả năng sử dụng ở bên dưới.
- Chỉ số người dùng hoạt động trong 1, 7 và 30 ngày.
- Chỉ số Delta—đơn giản hoá việc tính toán kết quả
thay đổi về hiển thị khi một tệp được chia sẻ hoặc được tạo, cũng như số lượng
mục được sở hữu nói chung. Ví dụ:
- Tệp nhận được các thay đổi bổ sung về quyền, nhưng vẫn giữ nguyên được chia sẻ nội bộ, tính là 1 tệp được chia sẻ nội bộ nhưng 0 đối với delta cho các tệp được chia sẻ nội bộ.
- Một tệp được chia sẻ ra bên ngoài và được thay đổi thành được chia sẻ riêng tư sẽ tạo ra -1 cho delta được chia sẻ bên ngoài và +1 cho chỉ số delta được chia sẻ riêng tư.
Chỉ số về chủ sở hữu và người thực hiện
Có thể phân chia hai loại chỉ số thành quan điểm của chủ sở hữu và người thực hiện:
num_owned_items– hoạt động của mục, được nhóm theo chủ sở hữu trong đó, miền nơi hoạt động xảy ra bởi bất kỳ người dùng nào, nội bộ hoặc bên ngoàinum_items– hoạt động của mục, được nhóm theo người dùng trong miền, trên tệp do bất kỳ ai sở hữu, nội bộ hoặc bên ngoài
Trước đây, các danh mục chỉ số này chỉ áp dụng cho hoạt động và quyền sở hữu trong miền. Giờ đây, các quy tắc này áp dụng cho hoạt động trên tệp của bất kỳ ai và quyền sở hữu tệp của bất kỳ ai, cho dù nội bộ hoặc bên ngoài miền.
Chỉ số về chủ sở hữu
Biểu đồ dưới đây minh hoạ các chỉ số về chủ sở hữu của num_owned_items_viewed,
hiển thị số lượng tệp theo chủ sở hữu trong miền mà mọi người đã xem, nội bộ hay bên ngoài
đối với miền.
Chỉ số về đối tượng thực hiện
Sơ đồ dưới đây minh hoạ các chỉ số tác nhân cho num_items_viewed, trong đó cho biết
số tệp mà người dùng miền thuộc quyền sở hữu của bất kỳ ai, nội bộ hoặc bên ngoài đã xem
đối với miền.
Định nghĩa về chế độ hiển thị
Trước đây, nếu người dùng chia sẻ tệp với một cá nhân, tệp đó sẽ được xác định là "Được chia sẻ riêng tư", bất kể người dùng là bên ngoài hay nội bộ miền. Giờ đây, các tệp được chia sẻ được xác định là "Chia sẻ nội bộ" và "Được chia sẻ ra bên ngoài". "Riêng tư" hiện chỉ áp dụng cho các tệp không bao giờ được chia sẻ.
| Cập nhật chỉ số về khả năng hiển thị | Chỉ số về khả năng hiển thị trước đây |
|---|---|
| visibility_private: Chỉ chủ sở hữu. | visibility_private: Chủ sở hữu cũng như người dùng được cấp riêng quyền truy cập. |
| visibility_shared_internally: Chỉ những người dùng/nhóm trong đó miền của chủ sở hữu. | <không> |
| visibility_anyone_in_domain_with_link: Bất kỳ ai trong có liên kết có thể truy cập. | visibility_people_at_domain_with_link: Bất kỳ người dùng nào trong miền có đường liên kết trực tiếp có thể truy cập. |
| visibility_anyone_in_domain: Bất kỳ ai trong miền đều có thể tìm và truy cập. Public_in_the_domain trước đó. | visibility_people_at_domain: Bất kỳ người dùng nào trong miền có thể truy cập. Người dùng trong miền cũng có thể tìm thấy tệp bằng tính năng tìm kiếm miền trong trình đơn Tìm kiếm nâng cao, |
| shared_externally: Người dùng/nhóm bên ngoài miền của chủ sở hữu có thể truy cập. | <không> |
| anyone_with_link: Bất kỳ ai có đường liên kết đều có thể truy cập. Mọi người_có_đường liên kết trước đó. | anyone_with_link: Bất kỳ ai ở trong hoặc ngoài miền có đường liên kết trực tiếp có thể truy cập. |
| công khai: Có thể xuất hiện trong kết quả tìm kiếm và bất kỳ ai tìm thấy địa chỉ web của tệp đều có thể truy cập tệp. | công khai: Có thể xuất hiện trong kết quả tìm kiếm và bất kỳ ai tìm thấy địa chỉ web của tệp đều có thể truy cập tệp. |
Thứ tự hiển thị
Tuỳ thuộc vào chế độ cài đặt cách chia sẻ, một tệp có thể có nhiều hiển thị. Ví dụ: một tệp có thể có các thông tin sau:
- được chia sẻ với người dùng trong miền của chủ sở hữu—
shared_internally - được chia sẻ với người dùng bên ngoài miền của chủ sở hữu—
shared_externally - được chia sẻ công khai—
public
Khi tính toán chỉ số, chỉ giá trị chế độ hiển thị được xem xét, vì vậy tệp trong ví dụ này sẽ là được coi là công khai. Thứ tự hiển thị là thứ tự được liệt kê trong bảng định nghĩa về mức độ hiển thị ở trên, đi từ thấp nhất ("riêng tư") đến cao nhất ("công khai").
Chỉ số về tình hình sử dụng
Chúng tôi đã tạo các chỉ số tổng hợp tiện lợi dựa trên ý kiến phản hồi của bạn. Những thông tin trợ giúp này bạn hiểu việc sử dụng và tương tác của Drive trong miền của mình.
- num_creators
- Số người dùng trong miền tạo tệp, bao gồm cả những người sáng tạo tạo tệp của riêng họ và đang tải nội dung lên. Không bao gồm các sự kiện khác loại bổ sung như UNTRASH và quyền sở hữu chuyển.
- num_collaborators
- Số người dùng miền chỉnh sửa hoặc nhận xét/đề xuất/đánh dấu việc cần làm trên tệp, nhưng chỉ trên những tệp không có của bạn.
- num_consumers
- Số người dùng trong miền đang xem tệp. Không bao gồm việc in hoặc xem trước.
- num_sharers
- Số người dùng miền đã thay đổi cài đặt chia sẻ để mang tính cộng tác nhiều hơn so với trước đây. Các sự kiện hiển thị có liên quan bao gồm: thay đổi chế độ hiển thị tệp thành cấp công khai hơn hoặc thêm nhiều người dùng/nhóm khác ngay cả khi mức độ hiển thị giữ nguyên hoặc thậm chí giảm (chẳng hạn như thay đổi từ bất kỳ ai trong miền thành bất kỳ ai trong miền có đường liên kết). Các tệp đã thực hiện thao tác sẽ được tính bất kể quyền sở hữu miền của tệp. Các yêu cầu chuyển nhượng quyền sở hữu cũng được bao gồm.
So sánh các thay đổi
Có sự khác biệt về cách tính toán chỉ số trong những thay đổi này, vì vậy, hãy xem lại các ghi chú cũng như Các vấn đề chính dưới đây để biết thông tin chi tiết có liên quan. Phần này tập trung vào liên kết giữa chỉ số cũ và mới, vì vậy, bạn có thể so sánh các thay đổi từ chỉ số trước đó mà bạn sử dụng trong báo cáo. Để xem danh sách tất cả các chỉ số mới, xem Google Drive Các chỉ số của tổ chức và Google Drive Chỉ số người dùng.
Các chỉ số được thay thế
Bảng này cho biết các chỉ số singleton được thay thế bằng các chỉ số mới, với các định nghĩa nhấn mạnh sự khác biệt. Phạm vi là từ ngày bắt đầu báo cáo cho tất cả các chỉ số.
| Đã thay đổi một chỉ số | |
|---|---|
Hiện tại num_owned_items_with_visibility_public_delta Số mục trong tài khoản của người dùng có quyền truy cập công khai đã thay đổi, để tăng hoặc giảm quyền riêng tư. |
Không dùng nữa num_docs_with_visibility_public Số lượng mục trong tài khoản của tổ chức mà người dùng có thể xem bất kỳ ai trên web vào ngày báo cáo. |
|
Hiện tại num_owned_items_with_visibility_anyone_with_link_delta Số mục trong tài khoản của người dùng mà bất kỳ ai có liên kết đều có quyền truy cập thay đổi để tăng hoặc giảm quyền riêng tư. |
Không dùng nữa num_docs_with_visibility_anyone_with_link Số mục trong tài khoản của tổ chức có chế độ hiển thị đã thay đổi thành bất kỳ ai có liên kết vào ngày báo cáo. |
Hiện tại num_owned_items_with_visibility_shared_externally_delta Số lượng mục trong tài khoản của người dùng mà quyền truy cập của người dùng/nhóm bên ngoài miền đã thay đổi, nhằm tăng hoặc giảm quyền riêng tư. |
Không dùng nữa num_docs_shared_outside_domain Số mục không công khai trong tài khoản miền của người dùng hoặc hiển thị với bất kỳ ai có liên kết nhưng được chia sẻ rõ ràng với người dùng hoặc nhóm bên ngoài miền cho đến ngày báo cáo. |
Hiện tại num_owned_items_with_visibility_anyone_in_domain_delta Số lượng mục trong tài khoản của người dùng mà quyền truy cập của bất kỳ ai trong miền đã thay đổi nhằm tăng hoặc giảm quyền riêng tư. |
Không dùng nữa num_docs_with_visibility_people_at_domain Số lượng mục trong tài khoản của tổ chức mà người dùng có thể xem bất kỳ ai trong miền vào ngày báo cáo. |
Hiện tại num_owned_items_with_visibility_anyone_in_domain_with_link_delta Số lượng mục trong tài khoản của người dùng đã thay đổi quyền truy cập (để tăng hoặc giảm quyền riêng tư) đối với bất kỳ ai trong miền có đường liên kết. |
Không dùng nữa num_docs_with_visibility_people_at_domain_with_link Số lượng mục trong tài khoản của tổ chức mà người dùng có thể xem bất kỳ ai trong miền có đường liên kết đến tài liệu vào ngày báo cáo. |
Hiện tại num_owned_items_delta Số lượng mục hoặc danh mục mục cụ thể trong tài khoản của người dùng đã thay đổi quyền sở hữu, nhằm mục đích tăng hoặc giảm quyền sở hữu tệp. |
Không dùng nữa num_docs Số lượng mục hoặc danh mục mục cụ thể trong tài khoản của người dùng không có trong Thùng rác trên ngày báo cáo. |
Hiện tại num_owned_items_edited Số lượng mục hoặc danh mục mục cụ thể trong tài khoản của người dùng đã được chỉnh sửa vào ngày tạo báo cáo. Nhiều lần chỉnh sửa cùng một tệp chỉ được tính một lần cho mỗi tệp. |
Không dùng nữa num_docs_edited Số lượng mục hoặc danh mục mục cụ thể trong tài khoản của người dùng được chỉnh sửa vào ngày báo cáo. |
Hiện tại num_owned_items_viewed Số mục thuộc sở hữu của người dùng/khách hàng đã được xem vào ngày báo cáo (bất kỳ ai). Nhiều chế độ xem của cùng một tệp chỉ được tính một lần cho mỗi tệp. |
Không dùng nữa num_docs_viewed Số lượng mặt hàng hoặc danh mục mặt hàng cụ thể trong tài khoản của người dùng đã được xem vào ngày báo cáo. |
Phương pháp tính toán mới
Bảng sau đây cung cấp mối liên kết giữa các chỉ số cũ và cách tính chỉ số mới, trình bày cách bạn có thể sử dụng các phép tính đơn giản để thu được giá trị bằng các chỉ số mới tương tự như các chỉ số hiện có trong các chỉ số không được dùng nữa.
| Cách tính chỉ số mới | |
|---|---|
| Tính toán mức thay thế
num_owned_items_delta – num_owned_items_with_visibility_private_delta |
Chỉ số không dùng nữa num_shared_docs Số mục* trong tài khoản của người dùng được chia sẻ rõ ràng với người dùng/nhóm hoặc các mục không riêng tư vào ngày báo cáo. * bao gồm tài liệu văn bản, bản vẽ, biểu mẫu, bản trình bày, bảng tính và tệp đã tải lên |
Tính toán mức thay thế num_owned_items_with_visibility_private_delta + num_owned_items_with_visibility_shared_internally_delta + num_owned_items_with_visibility_shared_externally_delta |
Chỉ số không dùng nữa num_docs_with_visibility_private Số lượng mục được nêu rõ ràng trong tài khoản của tổ chức được chia sẻ với người dùng/nhóm hoặc riêng tư vào ngày báo cáo. Lưu ý rằng cột "riêng tư" định nghĩa hiện đã được tách riêng vào các tệp đã được chuyển thành riêng tư và các tệp đã được thay đổi thành được chia sẻ rõ ràng với các cá nhân cả trong nội bộ lẫn bên ngoài miền. |
Tính toán mức thay thế num_owned_items_with_visibility_public_delta + num_owned_items_with_visibility_anyone_with_link_delta + num_owned_items_with_visibility_shared_externally_delta |
Chỉ số không dùng nữa num_docs_externally_visible Số mục trong tài khoản miền của người dùng hiển thị với những người bên ngoài miền. |
Tính toán mức thay thế num_owned_items_with_visibility_anyone_in_domain_delta + num_owned_items_with_visibility_anyone_in_domain_with_link_delta + num_owned_items_with_visibility_shared_internally_delta + num_owned_items_with_visibility_private_delta |
Chỉ số không dùng nữa num_docs_internally_visible Số mục trong tài khoản của người dùng chỉ hiển thị cho mọi người bên trong miền. |
Đã xoá các chỉ số
Các chỉ số sau đây không có đường dẫn di chuyển nên sẽ không được hỗ trợ sau Tháng 4 năm 2018. Các chỉ số cũ hơn này theo dõi tổng số tệp, trong khi các tệp theo dõi thay đổi về tổng số tệp cho khoảng thời gian báo cáo.
| Các chỉ số đã ngừng hoạt động | |
|---|---|
| num_docs_not_edited_for_Nmonths | Số lượng Tài liệu trong tài khoản của người dùng chưa được chỉnh sửa trong 90 ngày qua. |
| num_docs_not_viewed_for_Nmonths | Số lượng Tài liệu trong tài khoản của người dùng chưa được xem trong 90 ngày qua. |
| last_interaction_time | Thời điểm người dùng sử dụng lần cuối đã xem hoặc chỉnh sửa bất kỳ Tài liệu nào. Ngày nằm trong Ví dụ: định dạng RFC 3339 2010-10-28T10:26:35.000Z. |
Các vấn đề chính cần lưu ý
- Số liệu thống kê tổng hợp không bao gồm hoạt động tính toán cho tệp bộ nhớ dùng chung, vì chúng là thuộc sở hữu của miền chứ không phải thuộc sở hữu của người dùng cá nhân.
- Các chỉ số được tính toán cho mọi người dùng trong miền, bất kể giấy phép.
- Một số phép tính chỉ số mang lại các con số khác nhau:
- Số lượt xem và số lượt chỉnh sửa: cách tính toán lượt xem và chỉ số chỉnh sửa trước đây có sự khác biệt từ đó cho chế độ xem và chỉ số chỉnh sửa hiện tại. Phiên bản hiện tại khớp với thông tin kiểm tra của Drive nhật ký cho bất kỳ nội dung nào được tính là một lượt xem hoặc một lượt chỉnh sửa.
- Số người dùng đang hoạt động: kết quả tính toán trước đây về số người dùng đang hoạt động chỉ được coi là chế độ xem hoặc chỉnh sửa dưới dạng hoạt động, trong khi cách tính hiện tại bao gồm tất cả các hoạt động khác đối với một mục, chẳng hạn như chỉnh sửa hoặc xoá. Do đó, các chỉ số hiện tại cũng tính các chỉ số đang hoạt động người dùng khác nhau.
- Chế độ hiển thị bên ngoài: kết quả tính toán trước không chính xác. Dòng điện phép tính toán sẽ tính một tệp là được chia sẻ ra bên ngoài nếu nhóm được chia sẻ tệp sẽ cho phép người dùng bên ngoài.