Quản trị viên Google Workspace có thể sử dụng 94 chỉ số ở cấp tổ chức và 70 chỉ số ở cấp người dùng để có thông tin chi tiết hơn về việc chia sẻ tệp cả trong và ngoài miền, cũng như thông tin chi tiết về việc người dùng sử dụng Google Drive, Tài liệu, Trang tính và Trang trình bày. Các chỉ số mới phản ánh hành vi thực tế của người dùng và dễ dàng tham chiếu chéo với Nhật ký kiểm tra Drive.
Thông tin tóm tắt về nội dung cập nhật
Ngoài việc thêm các chỉ số bao gồm nhiều thông tin chi tiết hơn về hoạt động chia sẻ của người dùng, chúng tôi đã thêm nhiều chỉ số khác để bao gồm các hành vi bổ sung:
- Chỉ số về người thực hiện – người thực hiện hành động trên một tệp.
- Chỉ số về khả năng hiển thị – hữu ích cho báo cáo bảo mật và có định nghĩa mới. Giờ đây, các chỉ số về mức khả năng hiển thị sẽ phân biệt giữa trường hợp một người nào đó chia sẻ tệp với người dùng nội bộ hoặc người dùng bên ngoài. Hãy xem Định nghĩa về chế độ hiển thị để biết thông tin chi tiết.
- Chỉ số về mức độ sử dụng – người cộng tác, người tiêu dùng, nhà sáng tạo và người chia sẻ. Hãy xem Các chỉ số về mức độ sử dụng để biết thông tin chi tiết.
- Chỉ số người dùng đang hoạt động trong 1, 7 và 30 ngày.
- Chỉ số về mức thay đổi – đơn giản hoá việc tính toán mức thay đổi về khả năng hiển thị khi một tệp được chia sẻ hoặc tạo, cũng như số lượng mục mà người dùng sở hữu nói chung. Ví dụ:
- Một tệp nhận được các thay đổi về quyền bổ sung nhưng vẫn được chia sẻ nội bộ sẽ được tính là 1 tệp được chia sẻ nội bộ nhưng không được tính vào mức chênh lệch cho các tệp được chia sẻ nội bộ.
- Một tệp được chia sẻ ra bên ngoài và thay đổi thành chia sẻ riêng tư sẽ tạo ra -1 cho mức thay đổi được chia sẻ ra bên ngoài và +1 cho chỉ số mức thay đổi được chia sẻ riêng tư.
Chỉ số về chủ sở hữu và diễn viên
Có thể phân đoạn 2 loại chỉ số theo góc độ của chủ sở hữu và diễn viên:
num_owned_items– hoạt động trên mục, được nhóm theo chủ sở hữu trong miền mà người dùng (nội bộ hoặc bên ngoài) thực hiện hoạt độngnum_items– hoạt động của mục, được nhóm theo người dùng trong miền, trên các tệp thuộc quyền sở hữu của bất kỳ ai, nội bộ hoặc bên ngoài
Trước đây, các danh mục chỉ số này chỉ áp dụng cho hoạt động và quyền sở hữu trong miền. Giờ đây, các quy tắc này áp dụng cho hoạt động trên tệp của bất kỳ ai và quyền sở hữu tệp của bất kỳ ai, cho dù là người dùng nội bộ hay bên ngoài miền.
Chỉ số của chủ sở hữu
Sơ đồ sau minh hoạ các chỉ số về chủ sở hữu cho num_owned_items_viewed, cho biết số lượng tệp theo chủ sở hữu trong miền mà bất kỳ ai (nội bộ hoặc bên ngoài miền) đã xem.
Chỉ số về người thực hiện
Sơ đồ sau đây minh hoạ các chỉ số về tác nhân cho num_items_viewed, cho biết số lượng tệp mà một người dùng trong miền đã xem, bất kể tệp đó thuộc quyền sở hữu của ai, dù là người dùng nội bộ hay bên ngoài miền.
Định nghĩa về khả năng hiển thị
Trước đây, nếu người dùng chia sẻ tệp với một cá nhân, thì tệp đó sẽ được xác định là "Được chia sẻ riêng tư", bất kể người dùng đó có phải là người dùng bên ngoài hay bên trong miền hay không. Giờ đây, các tệp được chia sẻ sẽ được xác định là "Được chia sẻ nội bộ" và "Được chia sẻ ra bên ngoài". Chế độ "Riêng tư" hiện chỉ áp dụng cho những tệp không bao giờ được chia sẻ.
| Chỉ số khả năng hiển thị mới | Chỉ số khả năng hiển thị trước đây |
|---|---|
| visibility_private: Chỉ chủ sở hữu. | visibility_private: Chủ sở hữu, cũng như người dùng và nhóm được cấp quyền truy cập cụ thể. |
| visibility_shared_internally: Chỉ người dùng/nhóm trong miền của chủ sở hữu. | <none> |
| visibility_anyone_in_domain_with_link: Bất kỳ ai có đường liên kết trong miền đều có thể truy cập. | visibility_people_at_domain_with_link: Bất kỳ người dùng nào trong miền có đường liên kết trực tiếp đều có thể truy cập. |
| visibility_anyone_in_domain: Bất kỳ ai trong miền đều có thể tìm thấy và truy cập. Trước đây là public_in_the_domain. | visibility_people_at_domain: Mọi người dùng trong miền đều có thể truy cập. Người dùng trong miền cũng có thể tìm thấy tệp bằng cách sử dụng lựa chọn tìm kiếm theo miền trong trình đơn Tìm kiếm nâng cao, |
| shared_externally: Người dùng/nhóm bên ngoài miền của chủ sở hữu có thể truy cập. | <none> |
| anyone_with_link: Bất kỳ ai có đường liên kết đều có thể truy cập. Những người có liên kết trước đây. | anyone_with_link: Bất kỳ ai ở bên trong hoặc bên ngoài miền có đường liên kết trực tiếp đều có thể truy cập. |
| công khai: Có thể xuất hiện trong kết quả tìm kiếm và bất kỳ ai tìm thấy địa chỉ web của tệp đều có thể truy cập vào tệp đó. | công khai: Có thể xuất hiện trong kết quả tìm kiếm và bất kỳ ai tìm thấy địa chỉ web của tệp đều có thể truy cập vào tệp đó. |
Thứ tự hiển thị
Tuỳ thuộc vào cài đặt cách chia sẻ, một tệp có thể có nhiều chế độ hiển thị áp dụng được. Ví dụ: một tệp có thể có nội dung sau:
- được chia sẻ với người dùng trong miền của chủ sở hữu –
shared_internally - được chia sẻ với người dùng bên ngoài miền của chủ sở hữu –
shared_externally - chia sẻ công khai –
public
Khi tính toán các chỉ số, chỉ khả năng hiển thị cao nhất được xem xét, vì vậy, tệp trong ví dụ này sẽ được coi là công khai. Thứ tự hiển thị là thứ tự được liệt kê trong bảng định nghĩa về khả năng hiển thị, từ thấp nhất ("riêng tư") đến cao nhất ("công khai").
Chỉ số về mức độ sử dụng
Chúng tôi đã tạo các chỉ số tổng hợp thuận tiện dựa trên ý kiến phản hồi của bạn. Những chỉ số này giúp bạn nắm được mức độ sử dụng và tương tác của Drive trong miền của mình.
- num_creators
- Số lượng người dùng trong miền tạo tệp – bao gồm cả những nhà sáng tạo tạo tệp của riêng họ và tải nội dung lên. Không bao gồm các sự kiện thuộc loại bổ sung khác như UNTRASH và chuyển quyền sở hữu.
- num_collaborators
- Số người dùng trong miền chỉnh sửa hoặc nhận xét/đề xuất/đánh dấu việc cần làm trên tệp, nhưng chỉ trên những tệp mà họ không sở hữu.
- num_consumers
- Số người dùng trong miền xem tệp. Không bao gồm hoạt động in hoặc xem trước.
- num_sharers
- Số người dùng trong miền đã thay đổi cài đặt cách chia sẻ để có thể cộng tác nhiều hơn so với trước đây. Các sự kiện hiển thị có liên quan bao gồm: thay đổi chế độ hiển thị tệp thành chế độ công khai hơn hoặc thêm nhiều người dùng/nhóm hơn ngay cả khi chế độ hiển thị vẫn giữ nguyên hoặc thậm chí giảm xuống (chẳng hạn như thay đổi từ bất kỳ ai trong miền thành bất kỳ ai trong miền có đường liên kết). Các tệp được xử lý sẽ được tính bất kể quyền sở hữu miền của tệp. Yêu cầu chuyển nhượng quyền sở hữu cũng được bao gồm.
So sánh các thay đổi
Những thay đổi này có sự khác biệt trong cách tính chỉ số, vì vậy, hãy xem xét các ghi chú cũng như Vấn đề chính để biết thông tin chi tiết có liên quan. Phần này tập trung vào việc liên kết giữa các chỉ số cũ và mới, nhờ đó, bạn có thể so sánh những thay đổi so với các chỉ số trước đây mà bạn đã sử dụng trong báo cáo. Để xem danh sách tất cả các chỉ số mới, hãy xem Chỉ số về tổ chức trên Google Drive và Chỉ số về người dùng trên Google Drive.
Chỉ số được thay thế
Bảng này cho thấy những chỉ số đơn lẻ được thay thế bằng các chỉ số mới, trong đó định nghĩa nhấn mạnh sự khác biệt. Phạm vi là từ ngày bắt đầu báo cáo đến ngày kết thúc cho tất cả các chỉ số.
| Thay đổi các chỉ số riêng lẻ | |
|---|---|
Hiện tại num_owned_items_with_visibility_public_delta Số lượng mục trong tài khoản của người dùng mà quyền truy cập công khai đã thay đổi, có thể là tăng hoặc giảm quyền riêng tư. |
Không dùng nữa num_docs_with_visibility_public Số lượng mặt hàng trong tài khoản của tổ chức mà mọi người trên web có thể xem vào ngày báo cáo. |
|
Hiện tại num_owned_items_with_visibility_anyone_with_link_delta Số lượng mục trong tài khoản của người dùng mà quyền truy cập của bất kỳ ai có đường liên kết đã thay đổi, tăng hoặc giảm quyền riêng tư. |
Không dùng nữa num_docs_with_visibility_anyone_with_link Số lượng mục trong tài khoản của tổ chức mà khả năng hiển thị đã thay đổi thành bất kỳ ai có đường liên kết vào ngày báo cáo. |
Hiện tại num_owned_items_with_visibility_shared_externally_delta Số lượng mục trong tài khoản của người dùng mà quyền truy cập đã thay đổi đối với người dùng/nhóm bên ngoài miền, có thể là tăng hoặc giảm quyền riêng tư. |
Không dùng nữa num_docs_shared_outside_domain Số lượng mục trong tài khoản miền của người dùng không công khai hoặc không hiển thị cho bất kỳ ai có đường liên kết, nhưng được chia sẻ rõ ràng với người dùng hoặc nhóm bên ngoài miền cho đến ngày báo cáo. |
Hiện tại num_owned_items_with_visibility_anyone_in_domain_delta Số lượng mục trong tài khoản của người dùng mà quyền truy cập của bất kỳ ai trong miền đã thay đổi, tăng hoặc giảm quyền riêng tư. |
Không dùng nữa num_docs_with_visibility_people_at_domain Số lượng mục trong tài khoản của tổ chức mà bất kỳ ai trong miền đều có thể xem vào ngày báo cáo. |
Hiện tại num_owned_items_with_visibility_anyone_in_domain_with_link_delta Số lượng mục trong tài khoản của người dùng mà quyền truy cập đã thay đổi (tăng hoặc giảm quyền riêng tư) đối với bất kỳ ai trong miền có đường liên kết. |
Không dùng nữa num_docs_with_visibility_people_at_domain_with_link Số lượng mục trong tài khoản của tổ chức mà bất kỳ ai trong miền có đường liên kết đến tài liệu đều có thể xem vào ngày báo cáo. |
Hiện tại num_owned_items_delta Số lượng mặt hàng hoặc danh mục mặt hàng cụ thể trong tài khoản của người dùng mà quyền sở hữu đã thay đổi, có thể tăng hoặc giảm quyền sở hữu tệp. |
Không dùng nữa num_docs Số lượng mục hoặc danh mục cụ thể của các mục trong tài khoản của người dùng không nằm trong Thùng rác vào ngày báo cáo. |
Hiện tại num_owned_items_edited Số lượng mặt hàng hoặc danh mục mặt hàng cụ thể trong tài khoản của người dùng đã được chỉnh sửa vào ngày báo cáo. Nhiều lần chỉnh sửa cùng một tệp chỉ được tính một lần cho mỗi tệp. |
Không dùng nữa num_docs_edited Số lượng mặt hàng hoặc danh mục mặt hàng cụ thể trong tài khoản của người dùng được chỉnh sửa vào ngày báo cáo. |
Hiện tại num_owned_items_viewed Số lượng mặt hàng thuộc sở hữu của người dùng/khách hàng mà người dùng/khách hàng đã xem vào ngày báo cáo (bởi bất kỳ ai). Nhiều lượt xem cùng một tệp chỉ được tính một lần cho mỗi tệp. |
Không dùng nữa num_docs_viewed Số lượng mặt hàng hoặc danh mục mặt hàng cụ thể trong tài khoản của người dùng được xem vào ngày báo cáo. |
Phép tính mới
Bảng sau đây cung cấp thông tin về mối liên hệ giữa các chỉ số cũ và cách tính chỉ số mới, cho biết cách bạn có thể sử dụng các phép tính để nhận được các giá trị bằng chỉ số mới tương tự như các giá trị có trong chỉ số không dùng nữa.
| Cách tính toán chỉ số mới | |
|---|---|
| Cách tính giá trị thay thế
num_owned_items_delta – num_owned_items_with_visibility_private_delta |
Chỉ số không dùng nữa num_shared_docs Số lượng mục* trong tài khoản của người dùng được chia sẻ rõ ràng với người dùng/nhóm hoặc các mục không phải là mục riêng tư vào ngày báo cáo. * bao gồm tài liệu văn bản, bản vẽ, biểu mẫu, bản trình bày, bảng tính và tệp đã tải lên |
Cách tính giá trị thay thế num_owned_items_with_visibility_private_delta + num_owned_items_with_visibility_shared_internally_delta + num_owned_items_with_visibility_shared_externally_delta |
Chỉ số không dùng nữa num_docs_with_visibility_private Số lượng mục trong tài khoản của tổ chức được chia sẻ rõ ràng với người dùng/nhóm hoặc là riêng tư vào ngày báo cáo. Xin lưu ý rằng định nghĩa "riêng tư" hiện được tách thành các tệp đã được thay đổi thành riêng tư và các tệp đã được thay đổi thành được chia sẻ rõ ràng với các cá nhân cả trong và ngoài miền. |
Cách tính giá trị thay thế num_owned_items_with_visibility_public_delta + num_owned_items_with_visibility_anyone_with_link_delta + num_owned_items_with_visibility_shared_externally_delta |
Chỉ số không dùng nữa num_docs_externally_visible Số lượng mục trong tài khoản miền của người dùng mà những người bên ngoài miền có thể thấy. |
Cách tính giá trị thay thế num_owned_items_with_visibility_anyone_in_domain_delta + num_owned_items_with_visibility_anyone_in_domain_with_link_delta + num_owned_items_with_visibility_shared_internally_delta + num_owned_items_with_visibility_private_delta |
Chỉ số không dùng nữa num_docs_internally_visible Số lượng mặt hàng trong tài khoản của người dùng mà chỉ những người trong miền mới nhìn thấy. |
Các chỉ số đã bị xoá
Các chỉ số sau đây không có đường dẫn di chuyển và sẽ không được hỗ trợ sau tháng 4 năm 2018. Các chỉ số cũ này theo dõi tổng số tệp, trong khi các chỉ số mới theo dõi sự thay đổi về tổng số tệp cho khoảng thời gian báo cáo.
| Các chỉ số ngừng hoạt động | |
|---|---|
| num_docs_not_edited_for_Nmonths | Số lượng tài liệu trong tài khoản của người dùng không được chỉnh sửa trong 90 ngày qua. |
| num_docs_not_viewed_for_Nmonths | Số lượng tài liệu trong tài khoản của người dùng chưa được xem trong 90 ngày qua. |
| last_interaction_time | Thời gian người dùng xem hoặc chỉnh sửa bất kỳ tài liệu nào gần đây nhất. Ngày ở định dạng RFC 3339, ví dụ: 2010-10-28T10:26:35.000Z. |
Những vấn đề chính cần lưu ý
- Số liệu thống kê tổng hợp không bao gồm các phép tính cho tệp trong bộ nhớ dùng chung, vì các tệp này thuộc quyền sở hữu của miền, chứ không phải của từng người dùng.
- Các chỉ số được tính cho mọi người dùng trong miền, bất kể họ có giấy phép hay không.
- Một số chỉ số được tính theo nhiều cách:
- Xem và chỉnh sửa: cách tính trước đây của chỉ số xem và chỉnh sửa khác với cách tính của chỉ số xem và chỉnh sửa hiện tại. Phiên bản hiện tại khớp với nhật ký kiểm tra của Drive đối với mọi nội dung được tính là lượt xem hoặc lượt chỉnh sửa.
- Người dùng đang hoạt động: các phép tính trước đây về người dùng đang hoạt động chỉ coi lượt xem hoặc lượt chỉnh sửa là hoạt động, trong khi phép tính hiện tại bao gồm cả tất cả các hoạt động khác trên một mục, chẳng hạn như chỉnh sửa hoặc xoá. Do đó, các chỉ số hiện tại cũng tính số người dùng đang hoạt động theo cách khác.
- Khả năng hiển thị bên ngoài: cách tính trước đây không chính xác. Cách tính hiện tại sẽ coi một tệp là được chia sẻ ra bên ngoài nếu nhóm mà tệp đó được chia sẻ cho phép người dùng bên ngoài.