会議でのセッションへの登録を作成する

コーディング レベル: 初級
所要時間: 5 分
プロジェクトの種類: カスタム メニューイベント ドリブン トリガーを使用した自動化

目標

  • ソリューションの機能を理解します。
  • Apps Script サービスがソリューション内でどのように機能するかを理解する。
  • スクリプトを設定します。
  • スクリプトを実行します。

このソリューションについて

エンドツーエンドのイベント登録システムを作成する。会議などのイベントが予定されている場合は、会議セッション用に新しいカレンダーを設定し、登録フォームを作成して、パーソナライズされた旅行プランを参加者に自動的にメールで送信できます。

スプレッドシートからフォームとカレンダーに移行される情報

仕組み

このソリューションでは、Google スプレッドシートのカスタム メニューを使用して、自動イベント登録システムを実装します。このスクリプトは、スプレッドシートのスプレッドシートにリストされている会議のイベントを含むカレンダーを作成します。次に、スクリプトは、参加者が登録できるイベントのリストを含むフォームを作成します。参加者がフォームに記入すると、このスクリプトが参加者をカレンダーの予定に追加し、旅程をメールで送信します。

Apps Script サービス

このソリューションでは、次のサービスを使用します。

  • スプレッドシート サービス - 他のサービスにイベント情報を提供します。
  • カレンダー サービス - 予定用の新しいカレンダーの作成、カレンダーへの予定の追加、登録した予定への参加者の追加を行います。
  • プロパティ サービス - カレンダー サービスによって作成されたカレンダーの ID を保存します。ユーザーがカスタムの [会議] メニューから [会議を設定] をクリックすると、プロパティ サービスは、カレンダー ID プロパティが存在するかどうかを確認することで、イベント登録システムがすでにセットアップされているかどうかを確認します。これにより、フォームとカレンダーの重複を回避できます。
  • フォーム サービス - スプレッドシートの情報からフォームを作成し、参加者がセッションに登録できるようにします。
  • スクリプト サービス - 参加者がフォームに記入したときに配信されるトリガーを作成します。
  • ドキュメント サービス - 参加者が登録するイベントのイベント情報を取得し、イベントのリストを新しいドキュメントに追加します。このスクリプトによって、参加者にドキュメントの編集権限が付与されます。
  • メールサービス - 旅程ドキュメントを参加者にメールで送信します。

前提条件

このサンプルを使用するには、次の前提条件を満たす必要があります。

  • Google アカウント(Google Workspace アカウントには管理者の承認が必要になる場合があります)。
  • インターネットにアクセスできるウェブブラウザ。

スクリプトを設定する

  1. 次のボタンをクリックすると、カンファレンスのセッションへの登録登録を作成するのサンプル スプレッドシートのコピーが作成されます。このソリューションの Apps Script プロジェクトは、スプレッドシートに添付されています。
    コピーを作成
  2. [会議] > [会議を設定] をクリックします。このカスタム メニューを表示するには、ページの更新が必要になる場合があります。
  3. プロンプトが表示されたら、スクリプトを承認します。 OAuth 同意画面に「このアプリは確認されていません」という警告が表示された場合は、[詳細設定] > [{プロジェクト名} に移動(安全でない)] を選択します。

  4. もう一度 [会議] > [会議を設定] をクリックします。

スクリプトを実行する

  1. [ツール] > [フォームを管理] > [実際のフォームに移動] をクリックします。
  2. フォームに記入して送信します。
  3. calendar.google.com にアクセスします。
  4. 左側の [Conference Calendar] の横にあるチェックボックスがオンになっていることを確認します。
  5. 登録したイベントの日付に移動し、参加者として追加されていることを確認します。

(省略可)ソリューションをリセットする

このソリューションをもう一度試す場合、または独自のイベント情報を使用するようにカスタマイズする場合は、最初にスクリプトを実行したときに設定されたアイテムの一部をリセットする必要があります。ソリューションをリセットする手順を表示するには、下の [ソリューションをリセット] をクリックします。

ソリューションをリセットする

ステップ 1: 保存済みスクリプトのプロパティをリセットする

スクリプトを複数回実行しようとすると、「Your conference is already set. Google ドライブで登録フォームをご覧ください。 これは、会議カレンダーが作成されると、カレンダー ID がスクリプト プロパティとして格納されるためです。スクリプトを実行すると、カレンダー ID プロパティがすでに存在しているかどうかがチェックされ、存在する場合は実行を停止します。

既存のカレンダー ID プロパティを削除する方法は次のとおりです。

  1. スプレッドシートで、[拡張機能] > [Apps Script] をクリックします。
  2. Apps Script エディタで、関数のプルダウン リストから resetProperties を選択し、[実行] をクリックします。

ステップ 2: 会議カレンダーを削除する

スクリプトが実行されるたびに新しいカレンダーが作成されます。作成された元のカレンダーを保持するには、以下の手順を行います。

  1. calendar.google.com にアクセスします。
  2. [会議カレンダー] の横にある [会議カレンダーのオプション] > [設定と共有] をクリックします。
  3. 設定の一番下までスクロールし、[削除] をクリックします。

ステップ 3: フォーム送信トリガーを削除する

このスクリプトは、実行するたびにフォーム送信のトリガーを作成します。複数のトリガーによってメールが重複しないようにするには、元のトリガーを削除します。手順は次のとおりです。

  1. スプレッドシートで、[拡張機能] > [Apps Script] をクリックします。
  2. Apps Script プロジェクトの左側の [トリガー] をクリックします。
  3. トリガーの横にあるその他アイコン > [トリガーを削除] をクリックします。

スクリプトを実行するたびに新しいフォームが作成されます。スプレッドシートとフォームのリンクを解除して削除する手順は次のとおりです。

  1. スプレッドシートで、[フォームの回答] シートを右クリックし、[フォームのリンクを解除] > [OK] をクリックします。
  2. [フォームの回答] シートを再度右クリックし、[削除] > [OK] をクリックします。
  3. forms.google.com にアクセスします。
  4. [会議フォーム] を右クリックし、[削除] > [ゴミ箱に移動] をクリックします。

ソリューションをリセットしたら、独自のデータを追加するか、引き続きサンプルデータを使用してスクリプトを再実行します。

コードを確認する

このソリューションの Apps Script コードを確認するには、下の [ソースコードを表示] をクリックします。

ソースコードを表示

Code.gs

solutions/automations/event-session-signup/Code.js
// To learn how to use this script, refer to the documentation:
// https://developers.google.com/apps-script/samples/automations/event-session-signup

/*
Copyright 2022 Google LLC

Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
you may not use this file except in compliance with the License.
You may obtain a copy of the License at

    https://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
See the License for the specific language governing permissions and
limitations under the License.
*/

/**
 * Inserts a custom menu when the spreadsheet opens.
 */
function onOpen() {
  SpreadsheetApp.getUi().createMenu('Conference')
      .addItem('Set up conference', 'setUpConference_')
      .addToUi();
}

/**
 * Uses the conference data in the spreadsheet to create
 * Google Calendar events, a Google Form, and a trigger that allows the script
 * to react to form responses.
 */
function setUpConference_() {
  let scriptProperties = PropertiesService.getScriptProperties();
  if (scriptProperties.getProperty('calId')) {
    Browser.msgBox('Your conference is already set up. Look in Google Drive for your'
                   + ' sign-up form!');
                   return;
  }
  let ss = SpreadsheetApp.getActive();
  let sheet = ss.getSheetByName('Conference Setup');
  let range = sheet.getDataRange();
  let values = range.getValues();
  setUpCalendar_(values, range);
  setUpForm_(ss, values);
  ScriptApp.newTrigger('onFormSubmit').forSpreadsheet(ss).onFormSubmit()
      .create();
}

/**
 * Creates a Google Calendar with events for each conference session in the
 * spreadsheet, then writes the event IDs to the spreadsheet for future use.
 * @param {Array<string[]>} values Cell values for the spreadsheet range.
 * @param {Range} range A spreadsheet range that contains conference data.
 */
function setUpCalendar_(values, range) {
  let cal = CalendarApp.createCalendar('Conference Calendar');
  // Start at 1 to skip the header row.
  for (let i = 1; i < values.length; i++) {
    let session = values[i];
    let title = session[0];
    let start = joinDateAndTime_(session[1], session[2]);
    let end = joinDateAndTime_(session[1], session[3]);
    let options = {location: session[4], sendInvites: true};
    let event = cal.createEvent(title, start, end, options)
        .setGuestsCanSeeGuests(false);
    session[5] = event.getId();
  }
  range.setValues(values);

  // Stores the ID for the Calendar, which is needed to retrieve events by ID.
  let scriptProperties = PropertiesService.getScriptProperties();
  scriptProperties.setProperty('calId', cal.getId());
}

/**
 * Creates a single Date object from separate date and time cells.
 *
 * @param {Date} date A Date object from which to extract the date.
 * @param {Date} time A Date object from which to extract the time.
 * @return {Date} A Date object representing the combined date and time.
 */
function joinDateAndTime_(date, time) {
  date = new Date(date);
  date.setHours(time.getHours());
  date.setMinutes(time.getMinutes());
  return date;
}

/**
 * Creates a Google Form that allows respondents to select which conference
 * sessions they would like to attend, grouped by date and start time in the
 * caller's time zone.
 *
 * @param {Spreadsheet} ss The spreadsheet that contains the conference data.
 * @param {Array<String[]>} values Cell values for the spreadsheet range.
 */
function setUpForm_(ss, values) {
  // Group the sessions by date and time so that they can be passed to the form.
  let schedule = {};
  // Start at 1 to skip the header row.
  for (let i = 1; i < values.length; i++) {
    let session = values[i];
    let day = session[1].toLocaleDateString();
    let time = session[2].toLocaleTimeString();
    if (!schedule[day]) {
      schedule[day] = {};
    }
    if (!schedule[day][time]) {
      schedule[day][time] = [];
    }
    schedule[day][time].push(session[0]);
  }

  // Creates the form and adds a multiple-choice question for each timeslot.
  let form = FormApp.create('Conference Form');
  form.setDestination(FormApp.DestinationType.SPREADSHEET, ss.getId());
  form.addTextItem().setTitle('Name').setRequired(true);
  form.addTextItem().setTitle('Email').setRequired(true);
  Object.keys(schedule).forEach(function(day) {
    let header = form.addSectionHeaderItem().setTitle('Sessions for ' + day);
    Object.keys(schedule[day]).forEach(function(time) {
      let item = form.addMultipleChoiceItem().setTitle(time + ' ' + day)
          .setChoiceValues(schedule[day][time]);
    });
  });
}

/**
 * Sends out calendar invitations and a
 * personalized Google Docs itinerary after a user responds to the form.
 *
 * @param {Object} e The event parameter for form submission to a spreadsheet;
 *     see https://developers.google.com/apps-script/understanding_events
 */
function onFormSubmit(e) {
  let user = {name: e.namedValues['Name'][0], email: e.namedValues['Email'][0]};

  // Grab the session data again so that we can match it to the user's choices.
  let response = [];
  let values = SpreadsheetApp.getActive().getSheetByName('Conference Setup')
      .getDataRange().getValues();
  for (let i = 1; i < values.length; i++) {
    let session = values[i];
    let title = session[0];
    let day = session[1].toLocaleDateString();
    let time = session[2].toLocaleTimeString();
    let timeslot = time + ' ' + day;

    // For every selection in the response, find the matching timeslot and title
    // in the spreadsheet and add the session data to the response array.
    if (e.namedValues[timeslot] && e.namedValues[timeslot] == title) {
      response.push(session);
    }
  }
  sendInvites_(user, response);
  sendDoc_(user, response);
}

/**
 * Add the user as a guest for every session he or she selected.
 * @param {object} user An object that contains the user's name and email.
 * @param {Array<String[]>} response An array of data for the user's session choices.
 */
function sendInvites_(user, response) {
  let id = ScriptProperties.getProperty('calId');
  let cal = CalendarApp.getCalendarById(id);
  for (let i = 0; i < response.length; i++) {
    cal.getEventSeriesById(response[i][5]).addGuest(user.email);
  }
}

/**
 * Creates and shares a personalized Google Doc that shows the user's itinerary.
 * @param {object} user An object that contains the user's name and email.
 * @param {Array<string[]>} response An array of data for the user's session choices.
 */
function sendDoc_(user, response) {
  let doc = DocumentApp.create('Conference Itinerary for ' + user.name)
      .addEditor(user.email);
  let body = doc.getBody();
  let table = [['Session', 'Date', 'Time', 'Location']];
  for (let i = 0; i < response.length; i++) {
    table.push([response[i][0], response[i][1].toLocaleDateString(),
      response[i][2].toLocaleTimeString(), response[i][4]]);
  }
  body.insertParagraph(0, doc.getName())
      .setHeading(DocumentApp.ParagraphHeading.HEADING1);
  table = body.appendTable(table);
  table.getRow(0).editAsText().setBold(true);
  doc.saveAndClose();

  // Emails a link to the Doc as well as a PDF copy.
  MailApp.sendEmail({
    to: user.email,
    subject: doc.getName(),
    body: 'Thanks for registering! Here\'s your itinerary: ' + doc.getUrl(),
    attachments: doc.getAs(MimeType.PDF),
  });
}

/**
 * Removes the calId script property so that the 'setUpConference_()' can be run again.
 */
function resetProperties(){
  let scriptProperties = PropertiesService.getScriptProperties();
  scriptProperties.deleteAllProperties();
}

作成・変更者

このサンプルは、Google Developer Experts の支援により Google によって管理されています。

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