إنشاء جدول أعمال للاجتماعات

مستوى الترميز: مبتدئ
المدة: 15 دقيقة
نوع المشروع: التشغيل الآلي باستخدام مشغّل يستند إلى الأحداث

الأهداف

• فهم وظيفة الحل
• فهم وظيفة خدمات "برمجة تطبيقات Google" في إطار الحل
• إعداد النص البرمجي
• تشغيل النص البرمجي

لمحة عن هذا الحل

يمكنك إنشاء مستندات جدول الأعمال تلقائيًا في "مستندات Google" وإرفاقها باجتماعات "تقويم Google".

آلية العمل

ينشئ النص البرمجي نموذج مستند لجدول الأعمال. عند تعديل التقويم، يتحقّق النص البرمجي مما إذا كانت أي أحداث تملكها تتضمّن "#agenda" في الوصف. إذا كان التصنيف متوفرًا، ينشئ النص البرمجي نسخة من النموذج ويضيفها إلى حدث التقويم ويشاركها مع الحاضرين في الحدث.

خدمات "برمجة تطبيقات Google"

يستخدم هذا الحل الخدمات التالية:

• خدمة Google Drive: تتحقّق مما إذا كان مستند النموذج متوفرًا. إذا لم يكن متوفرًا، ينشئ النص البرمجي مجلدًا جديدًا لمستند النموذج وينشئ نسخة من مستند النموذج لكل جدول أعمال جديد.
• خدمة المستندات: تنشئ نموذج جدول الأعمال.
• خدمة "تقويم Google": تتحقّق من الأحداث التي تحمل التصنيف "#agenda" وتعدِّل وصف الحدث باستخدام رابط يؤدي إلى مستند جدول الأعمال.
• الخدمة الأساسية: تستخدم الفئة Session للحصول على البريد الإلكتروني للمستخدم. يساعد ذلك في إنشاء المشغّل للمستخدم الحالي.
• خدمة النصوص البرمجية: تنشئ مشغّلاً يتم تشغيله عند حدوث أي تغيير في تقويم المستخدم.

المتطلبات الأساسية

لاستخدام هذا النموذج، يجب استيفاء المتطلبات الأساسية التالية:

• حساب Google (قد تتطلب حسابات Google Workspace موافقة المشرف)
• متصفّح ويب يمكنه الوصول إلى الإنترنت

إعداد النص البرمجي

1. انقر على الزر التالي لفتح نموذج مشروع إنشاء جدول أعمال للاجتماعات في "برمجة تطبيقات Google":

   فتح المشروع

2. انقر على نظرة عامة .

3. في صفحة النظرة العامة، انقر على إنشاء نسخة .

4. في مشروعك الذي تم نسخه، اختَر setUp من القائمة المنسدلة للدالة.

5. انقر على تشغيل.

6. امنح الإذن للنصّ البرمجي عندما يُطلب منك ذلك. <<../_snippets/oauth.md>>

تشغيل النص البرمجي

1. افتح تقويم Google.
2. أنشئ حدثًا جديدًا أو عدِّل حدثًا حاليًا.
3. في الوصف، أضِف #agenda واحفظ الحدث.
4. تحقَّق من بريدك الإلكتروني بحثًا عن إشعار عبر البريد الإلكتروني يفيد بأنّه تمت مشاركة مستند معك، أو أعِد تحميل "تقويم Google" وانقر على الحدث مرة أخرى للاطّلاع على الرابط المؤدي إلى مستند جدول الأعمال.

سيتلقّى جميع الحاضرين الإشعار عبر البريد الإلكتروني لعرض جدول الأعمال. يمنح النص البرمجي الحاضرين إذن التعديل، ولكن يمكنك تعديل النص البرمجي لتعديل أذونات مستند جدول الأعمال للحاضرين.

مراجعة الرمز البرمجي

لمراجعة رمز "برمجة تطبيقات Google" لهذا الحل، انقر على عرض رمز المصدر:

عرض رمز المصدر

Code.gs

solutions/automations/agenda-maker/Code.js

عرض على GitHub

// To learn how to use this script, refer to the documentation:
// https://developers.google.com/apps-script/samples/automations/agenda-maker

/*
Copyright 2022 Google LLC

Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
you may not use this file except in compliance with the License.
You may obtain a copy of the License at

    https://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
See the License for the specific language governing permissions and
limitations under the License.
*/

/**
 * Checks if the folder for Agenda docs exists, and creates it if it doesn't.
 *
 * @return {*} Drive folder ID for the app.
 */
function checkFolder() {
  const folders = DriveApp.getFoldersByName("Agenda Maker - App");
  // Finds the folder if it exists
  while (folders.hasNext()) {
    const folder = folders.next();
    if (
      folder.getDescription() ===
        "Apps Script App - Do not change this description" &&
      folder.getOwner().getEmail() === Session.getActiveUser().getEmail()
    ) {
      return folder.getId();
    }
  }
  // If the folder doesn't exist, creates one
  const folder = DriveApp.createFolder("Agenda Maker - App");
  folder.setDescription("Apps Script App - Do not change this description");
  return folder.getId();
}

/**
 * Finds the template agenda doc, or creates one if it doesn't exist.
 */
function getTemplateId(folderId) {
  const folder = DriveApp.getFolderById(folderId);
  const files = folder.getFilesByName("Agenda TEMPLATE##");

  // If there is a file, returns the ID.
  while (files.hasNext()) {
    const file = files.next();
    return file.getId();
  }

  // Otherwise, creates the agenda template.
  // You can adjust the default template here
  const doc = DocumentApp.create("Agenda TEMPLATE##");
  const body = doc.getBody();

  body
    .appendParagraph("##Attendees##")
    .setHeading(DocumentApp.ParagraphHeading.HEADING1)
    .editAsText()
    .setBold(true);
  body.appendParagraph(" ").editAsText().setBold(false);

  body
    .appendParagraph("Overview")
    .setHeading(DocumentApp.ParagraphHeading.HEADING1)
    .editAsText()
    .setBold(true);
  body.appendParagraph(" ");
  body.appendParagraph("- Topic 1: ").editAsText().setBold(true);
  body.appendParagraph(" ").editAsText().setBold(false);
  body.appendParagraph("- Topic 2: ").editAsText().setBold(true);
  body.appendParagraph(" ").editAsText().setBold(false);
  body.appendParagraph("- Topic 3: ").editAsText().setBold(true);
  body.appendParagraph(" ").editAsText().setBold(false);

  body
    .appendParagraph("Next Steps")
    .setHeading(DocumentApp.ParagraphHeading.HEADING1)
    .editAsText()
    .setBold(true);
  body.appendParagraph("- Takeaway 1: ").editAsText().setBold(true);
  body.appendParagraph("- Responsible: ").editAsText().setBold(false);
  body.appendParagraph("- Accountable: ");
  body.appendParagraph("- Consult: ");
  body.appendParagraph("- Inform: ");
  body.appendParagraph(" ");
  body.appendParagraph("- Takeaway 2: ").editAsText().setBold(true);
  body.appendParagraph("- Responsible: ").editAsText().setBold(false);
  body.appendParagraph("- Accountable: ");
  body.appendParagraph("- Consult: ");
  body.appendParagraph("- Inform: ");
  body.appendParagraph(" ");
  body.appendParagraph("- Takeaway 3: ").editAsText().setBold(true);
  body.appendParagraph("- Responsible: ").editAsText().setBold(false);
  body.appendParagraph("- Accountable: ");
  body.appendParagraph("- Consult: ");
  body.appendParagraph("- Inform: ");

  doc.saveAndClose();

  folder.addFile(DriveApp.getFileById(doc.getId()));

  return doc.getId();
}

/**
 * When there is a change to the calendar, searches for events that include "#agenda"
 * in the decrisption.
 *
 */
function onCalendarChange() {
  // Gets recent events with the #agenda tag
  const now = new Date();
  const events = CalendarApp.getEvents(
    now,
    new Date(now.getTime() + 2 * 60 * 60 * 1000000),
    { search: "#agenda" },
  );

  const folderId = checkFolder();
  const templateId = getTemplateId(folderId);

  const folder = DriveApp.getFolderById(folderId);

  // Loops through any events found
  for (i = 0; i < events.length; i++) {
    const event = events[i];

    // Confirms whether the event has the #agenda tag
    let description = event.getDescription();
    if (description.search("#agenda") === -1) continue;

    // Only works with events created by the owner of this calendar
    if (event.isOwnedByMe()) {
      // Creates a new document from the template for an agenda for this event
      const newDoc = DriveApp.getFileById(templateId).makeCopy();
      newDoc.setName(`Agenda for ${event.getTitle()}`);

      const file = DriveApp.getFileById(newDoc.getId());
      folder.addFile(file);

      const doc = DocumentApp.openById(newDoc.getId());
      const body = doc.getBody();

      // Fills in the template with information about the attendees from the
      // calendar event
      const conf = body.findText("##Attendees##");
      if (conf) {
        const ref = conf.getStartOffset();

        for (const i in event.getGuestList()) {
          const guest = event.getGuestList()[i];

          body.insertParagraph(ref + 2, guest.getEmail());
        }
        body.replaceText("##Attendees##", "Attendees");
      }

      // Replaces the tag with a link to the agenda document
      const agendaUrl = `https://docs.google.com/document/d/${newDoc.getId()}`;
      description = description.replace(
        "#agenda",
        `<a href=${agendaUrl}>Agenda Doc</a>`,
      );
      event.setDescription(description);

      // Invites attendees to the Google doc so they automatically receive access to the agenda
      newDoc.addEditor(newDoc.getOwner());

      for (const i in event.getGuestList()) {
        const guest = event.getGuestList()[i];

        newDoc.addEditor(guest.getEmail());
      }
    }
  }
  return;
}

/**
 * Creates an event-driven trigger that fires whenever there's a change to the calendar.
 */
function setUp() {
  const email = Session.getActiveUser().getEmail();
  ScriptApp.newTrigger("onCalendarChange")
    .forUserCalendar(email)
    .onEventUpdated()
    .create();
}

</section>

التعديلات

يمكنك تعديل النموذج بقدر ما تريد ليناسب احتياجاتك. في ما يلي بعض التغييرات الاختيارية التي يمكنك إجراؤها.

تعديل أذونات مستند جدول الأعمال للحاضرين

يمنح النص البرمجي الحاضرين إذن التعديل. إذا كنت تريد حصر الأذونات على العرض فقط، استبدِل طريقة addEditor بطريقة addViewer في الجزء التالي من الرمز البرمجي:

     for (let i in event.getGuestList()) {
       let guest = event.getGuestList()[i];

       newDoc.addEditor(guest.getEmail());

تعديل نموذج مستند جدول الأعمال

لتعديل نموذج مستند جدول الأعمال، اتّبِع الخطوات التالية:

1. بعد إنشاء جدول الأعمال الأول في حدث تقويم، افتح Google Drive.
2. افتح المجلد الذي يحمل الاسم Agenda Maker - App.
3. افتح مستند Agenda TEMPLATE## وأدخِل التعديلات.

المساهمون

تم إنشاء هذا النموذج من قِبل Jeremy Glassenberg، وهو استشاري في إدارة المنتجات واستراتيجية المنصات. يمكنك التواصل مع Jeremy على Twitter @jglassenberg.

تتولّى Google صيانة هذا النموذج بمساعدة خبراء التطوير في Google.

الخطوات التالية

• المشغّلات المستندة إلى الأحداث
• مرجع خدمة "تقويم Google"