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Créez un ordre du jour pour vos réunions

Niveau de programmation : débutant
Durée : 15 minutes
Type de projet : automatisation avec un déclencheur événementiel

Objectifs

Comprendre ce que fait la solution
Comprendre le rôle des services Apps Script dans la solution
Configurez le script.
Exécutez le script.

À propos de cette solution

Créez automatiquement des documents d'ordre du jour dans Google Docs et joignez-les à vos réunions Google Agenda.

Capture d'écran d'un agenda ajouté à un événement d'agenda

Fonctionnement

Le script crée un modèle de document d'ordre du jour. Lorsque vous mettez à jour votre agenda, le script vérifie si la description de l'un de vos événements contient "#ordredujour". Le cas échéant, le script crée une copie du modèle, l'ajoute à l'événement d'agenda et le partage avec les participants.

Services Apps Script

Cette solution utilise les services suivants :

Service Drive : vérifie si le document modèle existe et, dans le cas contraire, crée un dossier pour le document modèle. Crée une copie du document modèle pour chaque nouvel ordre du jour.
Service Documents : crée le modèle d'ordre du jour.
Service d'agenda : recherche les événements comportant le tag "#agenda" et met à jour leur description en y ajoutant un lien vers le document de l'agenda.
Service de base : utilise la classe Session pour obtenir l'adresse e-mail de l'utilisateur. Cela permet de créer le déclencheur pour l'utilisateur actuel.
Service de script : crée un déclencheur qui se déclenche chaque fois que l'agenda de l'utilisateur est modifié.

Prérequis

Pour utiliser cet exemple, vous devez remplir les conditions préalables suivantes :

Un compte Google (l'approbation de l'administrateur peut être nécessaire pour les comptes Google Workspace).
Un navigateur Web avec accès à Internet.

Configurer le script

Cliquez sur le bouton ci-dessous pour ouvrir l'exemple de projet Apps Script Créer un ordre du jour pour les réunions.
Ouvrir le projet
Cliquez sur Vue d'ensemble .
Sur la page "Présentation", cliquez sur Créer une copie .
Dans le projet que vous avez copié, sélectionnez setUp dans le menu déroulant des fonctions.
Cliquez sur Exécuter.
Lorsque vous y êtes invité, autorisez le script. Si l'écran de consentement OAuth affiche l'avertissement Cette application n'est pas validée, poursuivez en sélectionnant Avancé > Accéder à {Nom du projet} (non sécurisé).

Exécuter le script

Ouvrez Google Agenda.
Créez un événement ou modifiez-en un.
Dans la description, ajoutez #agenda, puis enregistrez l'événement.
Consultez vos e-mails pour voir si vous avez reçu une notification indiquant qu'un document a été partagé avec vous. Vous pouvez également actualiser l'agenda et cliquer de nouveau sur l'événement pour afficher le lien vers le document de l'agenda.

Tous les participants reçoivent une notification par e-mail pour consulter l'agenda. Le script autorise les participants à modifier le document, mais vous pouvez le modifier pour mettre à jour les autorisations d'accès des participants au document de l'ordre du jour.

Examiner le code

Pour consulter le code Apps Script de cette solution, cliquez sur Afficher le code source ci-dessous :

Afficher le code source

Code.gs

solutions/automations/agenda-maker/Code.js

Afficher sur GitHub

// To learn how to use this script, refer to the documentation:
// https://developers.google.com/apps-script/samples/automations/agenda-maker

/*
Copyright 2022 Google LLC

Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
you may not use this file except in compliance with the License.
You may obtain a copy of the License at

    https://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
See the License for the specific language governing permissions and
limitations under the License.
*/

/**
 * Checks if the folder for Agenda docs exists, and creates it if it doesn't.
 *
 * @return {*} Drive folder ID for the app.
 */
function checkFolder() {
  const folders = DriveApp.getFoldersByName('Agenda Maker - App');
  // Finds the folder if it exists
  while (folders.hasNext()) {
    let folder = folders.next();
    if (
      folder.getDescription() ==
        'Apps Script App - Do not change this description' &&
      folder.getOwner().getEmail() == Session.getActiveUser().getEmail()
    ) {
      return folder.getId();
    }
  }
  // If the folder doesn't exist, creates one
  let folder = DriveApp.createFolder('Agenda Maker - App');
  folder.setDescription('Apps Script App - Do not change this description');
  return folder.getId();
}

/**
 * Finds the template agenda doc, or creates one if it doesn't exist.
 */
function getTemplateId(folderId) {
  const folder = DriveApp.getFolderById(folderId);
  const files = folder.getFilesByName('Agenda TEMPLATE##');

  // If there is a file, returns the ID.
  while (files.hasNext()) {
    const file = files.next();
    return file.getId();
  }

  // Otherwise, creates the agenda template.
  // You can adjust the default template here
  const doc = DocumentApp.create('Agenda TEMPLATE##');
  const body = doc.getBody();

  body
      .appendParagraph('##Attendees##')
      .setHeading(DocumentApp.ParagraphHeading.HEADING1)
      .editAsText()
      .setBold(true);
  body.appendParagraph(' ').editAsText().setBold(false);

  body
      .appendParagraph('Overview')
      .setHeading(DocumentApp.ParagraphHeading.HEADING1)
      .editAsText()
      .setBold(true);
  body.appendParagraph(' ');
  body.appendParagraph('- Topic 1: ').editAsText().setBold(true);
  body.appendParagraph(' ').editAsText().setBold(false);
  body.appendParagraph('- Topic 2: ').editAsText().setBold(true);
  body.appendParagraph(' ').editAsText().setBold(false);
  body.appendParagraph('- Topic 3: ').editAsText().setBold(true);
  body.appendParagraph(' ').editAsText().setBold(false);

  body
      .appendParagraph('Next Steps')
      .setHeading(DocumentApp.ParagraphHeading.HEADING1)
      .editAsText()
      .setBold(true);
  body.appendParagraph('- Takeaway 1: ').editAsText().setBold(true);
  body.appendParagraph('- Responsible: ').editAsText().setBold(false);
  body.appendParagraph('- Accountable: ');
  body.appendParagraph('- Consult: ');
  body.appendParagraph('- Inform: ');
  body.appendParagraph(' ');
  body.appendParagraph('- Takeaway 2: ').editAsText().setBold(true);
  body.appendParagraph('- Responsible: ').editAsText().setBold(false);
  body.appendParagraph('- Accountable: ');
  body.appendParagraph('- Consult: ');
  body.appendParagraph('- Inform: ');
  body.appendParagraph(' ');
  body.appendParagraph('- Takeaway 3: ').editAsText().setBold(true);
  body.appendParagraph('- Responsible: ').editAsText().setBold(false);
  body.appendParagraph('- Accountable: ');
  body.appendParagraph('- Consult: ');
  body.appendParagraph('- Inform: ');

  doc.saveAndClose();

  folder.addFile(DriveApp.getFileById(doc.getId()));

  return doc.getId();
}

/**
 * When there is a change to the calendar, searches for events that include "#agenda"
 * in the decrisption.
 *
 */
function onCalendarChange() {
  // Gets recent events with the #agenda tag
  const now = new Date();
  const events = CalendarApp.getEvents(
      now,
      new Date(now.getTime() + 2 * 60 * 60 * 1000000),
      {search: '#agenda'},
  );

  const folderId = checkFolder();
  const templateId = getTemplateId(folderId);

  const folder = DriveApp.getFolderById(folderId);

  // Loops through any events found
  for (i = 0; i < events.length; i++) {
    const event = events[i];

    // Confirms whether the event has the #agenda tag
    let description = event.getDescription();
    if (description.search('#agenda') == -1) continue;

    // Only works with events created by the owner of this calendar
    if (event.isOwnedByMe()) {
      // Creates a new document from the template for an agenda for this event
      const newDoc = DriveApp.getFileById(templateId).makeCopy();
      newDoc.setName('Agenda for ' + event.getTitle());

      const file = DriveApp.getFileById(newDoc.getId());
      folder.addFile(file);

      const doc = DocumentApp.openById(newDoc.getId());
      const body = doc.getBody();

      // Fills in the template with information about the attendees from the
      // calendar event
      const conf = body.findText('##Attendees##');
      if (conf) {
        const ref = conf.getStartOffset();

        for (let i in event.getGuestList()) {
          let guest = event.getGuestList()[i];

          body.insertParagraph(ref + 2, guest.getEmail());
        }
        body.replaceText('##Attendees##', 'Attendees');
      }

      // Replaces the tag with a link to the agenda document
      const agendaUrl = 'https://docs.google.com/document/d/' + newDoc.getId();
      description = description.replace(
          '#agenda',
          '<a href=' + agendaUrl + '>Agenda Doc</a>',
      );
      event.setDescription(description);

      // Invites attendees to the Google doc so they automatically receive access to the agenda
      newDoc.addEditor(newDoc.getOwner());

      for (let i in event.getGuestList()) {
        let guest = event.getGuestList()[i];

        newDoc.addEditor(guest.getEmail());
      }
    }
  }
  return;
}

/**
 * Creates an event-driven trigger that fires whenever there's a change to the calendar.
 */
function setUp() {
  let email = Session.getActiveUser().getEmail();
  ScriptApp.newTrigger("onCalendarChange").forUserCalendar(email).onEventUpdated().create();
}

Modifications

Vous pouvez modifier l'échantillon autant que vous le souhaitez pour l'adapter à vos besoins. Vous trouverez ci-dessous quelques modifications facultatives que vous pouvez apporter.

Modifier les autorisations d'accès à l'ordre du jour pour les participants

Le script accorde aux participants l'autorisation de modifier le document. Si vous souhaitez limiter les autorisations à la consultation uniquement, remplacez la méthode addEditor par la méthode addViewer dans la partie suivante du code :

     for (let i in event.getGuestList()) {
       let guest = event.getGuestList()[i];

       newDoc.addEditor(guest.getEmail());

Modifier le modèle de document d'agenda

Pour mettre à jour le modèle de document d'agenda, procédez comme suit :

Après avoir créé votre premier agenda dans un événement d'agenda, ouvrez Google Drive.
Ouvrez le dossier Agenda Maker - App.
Ouvrez le document Agenda TEMPLATE## et apportez les modifications souhaitées.

Contributeurs

Cet exemple a été créé par Jeremy Glassenberg, consultant en gestion de produits et stratégie de plate-forme. Retrouvez Jeremy sur Twitter : @jglassenberg.

Cet exemple est géré par Google avec l'aide des Google Developer Experts.

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