会議の議題を作成する

コーディングレベル: 初級
所要時間: 15 分
プロジェクトタイプ: イベントドリブントリガーによる自動化

目標

ソリューションの機能を理解します。
ソリューション内で Apps Script サービスが何を行うかを理解します。
スクリプトを設定します。
スクリプトを実行します。

このソリューションについて

Google ドキュメントで議事録ドキュメントを自動的に作成し、Google カレンダーの会議に添付します。

Google カレンダーの予定に添付された議題のドキュメント

仕組み

このスクリプトは、議題のドキュメントテンプレートを作成します。カレンダーを更新すると、スクリプトは、所有しているイベントの説明に「#agenda」が含まれているかどうかを確認します。タグが存在する場合、スクリプトはテンプレートのコピーを作成し、カレンダーの予定に追加して、予定の参加者と共有します。

Google Apps Script サービス

このソリューションでは、次のサービスを使用します。

Google ドライブサービス: テンプレートドキュメントが存在するかどうかを確認します。存在しない場合は、スクリプトによってテンプレートドキュメント用の新しいフォルダが作成され、新しい議題ごとにテンプレートドキュメントのコピーが作成されます。
ドキュメントサービス: 議題テンプレートを作成します。
カレンダーサービス: 「#agenda」タグが付いた予定をチェックし、予定の説明を議事録ドキュメントへのリンクで更新します。
ベースサービス: Session クラスを使用してユーザーのメールアドレスを取得します。これにより、現在のユーザーのトリガーが作成されます。
スクリプトサービス: ユーザーのカレンダーが変更されるたびに実行されるトリガーを作成します。

前提条件

このサンプルを使用するには、次の前提条件を満たしている必要があります。

Google アカウント（Google Workspace アカウントの場合、管理者の承認が必要となる可能性があります）。
インターネットにアクセスできるウェブブラウザ。

スクリプトを設定する

次のボタンをクリックして、サンプル Make an agenda for meetings Apps Script プロジェクトを開きます。

プロジェクトを開く
[概要] をクリックします。
概要ページで、[コピーを作成] をクリックします。
コピーしたプロジェクトの関数プルダウンで、[setUp] を選択します。
[実行] をクリックします。
メッセージが表示されたら、スクリプトを承認します。<<../_snippets/oauth.md>>

スクリプトを実行する

カレンダーを開きます。
新しい予定を作成するか、既存の予定を編集します。
説明に #agenda を追加して、予定を保存します。
ドキュメントが共有されたことを知らせるメールが届いていないか確認するか、カレンダーを更新してイベントをもう一度クリックすると、議題ドキュメントへのリンクが表示されます。

参加者全員に、議題を表示するためのメール通知が届きます。このスクリプトでは、参加者に編集権限が付与されますが、スクリプトを編集して参加者の議題ドキュメントの権限を更新できます。

コードを確認する

このソリューションの Apps Script コードを確認するには、[ソースコードを表示] をクリックします。

ソースコードを表示

コード.gs

solutions/automations/agenda-maker/Code.js

GitHub で表示

// To learn how to use this script, refer to the documentation:
// https://developers.google.com/apps-script/samples/automations/agenda-maker

/*
Copyright 2022 Google LLC

Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
you may not use this file except in compliance with the License.
You may obtain a copy of the License at

    https://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
See the License for the specific language governing permissions and
limitations under the License.
*/

/**
 * Checks if the folder for Agenda docs exists, and creates it if it doesn't.
 *
 * @return {*} Drive folder ID for the app.
 */
function checkFolder() {
  const folders = DriveApp.getFoldersByName("Agenda Maker - App");
  // Finds the folder if it exists
  while (folders.hasNext()) {
    const folder = folders.next();
    if (
      folder.getDescription() ===
        "Apps Script App - Do not change this description" &&
      folder.getOwner().getEmail() === Session.getActiveUser().getEmail()
    ) {
      return folder.getId();
    }
  }
  // If the folder doesn't exist, creates one
  const folder = DriveApp.createFolder("Agenda Maker - App");
  folder.setDescription("Apps Script App - Do not change this description");
  return folder.getId();
}

/**
 * Finds the template agenda doc, or creates one if it doesn't exist.
 */
function getTemplateId(folderId) {
  const folder = DriveApp.getFolderById(folderId);
  const files = folder.getFilesByName("Agenda TEMPLATE##");

  // If there is a file, returns the ID.
  while (files.hasNext()) {
    const file = files.next();
    return file.getId();
  }

  // Otherwise, creates the agenda template.
  // You can adjust the default template here
  const doc = DocumentApp.create("Agenda TEMPLATE##");
  const body = doc.getBody();

  body
    .appendParagraph("##Attendees##")
    .setHeading(DocumentApp.ParagraphHeading.HEADING1)
    .editAsText()
    .setBold(true);
  body.appendParagraph(" ").editAsText().setBold(false);

  body
    .appendParagraph("Overview")
    .setHeading(DocumentApp.ParagraphHeading.HEADING1)
    .editAsText()
    .setBold(true);
  body.appendParagraph(" ");
  body.appendParagraph("- Topic 1: ").editAsText().setBold(true);
  body.appendParagraph(" ").editAsText().setBold(false);
  body.appendParagraph("- Topic 2: ").editAsText().setBold(true);
  body.appendParagraph(" ").editAsText().setBold(false);
  body.appendParagraph("- Topic 3: ").editAsText().setBold(true);
  body.appendParagraph(" ").editAsText().setBold(false);

  body
    .appendParagraph("Next Steps")
    .setHeading(DocumentApp.ParagraphHeading.HEADING1)
    .editAsText()
    .setBold(true);
  body.appendParagraph("- Takeaway 1: ").editAsText().setBold(true);
  body.appendParagraph("- Responsible: ").editAsText().setBold(false);
  body.appendParagraph("- Accountable: ");
  body.appendParagraph("- Consult: ");
  body.appendParagraph("- Inform: ");
  body.appendParagraph(" ");
  body.appendParagraph("- Takeaway 2: ").editAsText().setBold(true);
  body.appendParagraph("- Responsible: ").editAsText().setBold(false);
  body.appendParagraph("- Accountable: ");
  body.appendParagraph("- Consult: ");
  body.appendParagraph("- Inform: ");
  body.appendParagraph(" ");
  body.appendParagraph("- Takeaway 3: ").editAsText().setBold(true);
  body.appendParagraph("- Responsible: ").editAsText().setBold(false);
  body.appendParagraph("- Accountable: ");
  body.appendParagraph("- Consult: ");
  body.appendParagraph("- Inform: ");

  doc.saveAndClose();

  folder.addFile(DriveApp.getFileById(doc.getId()));

  return doc.getId();
}

/**
 * When there is a change to the calendar, searches for events that include "#agenda"
 * in the decrisption.
 *
 */
function onCalendarChange() {
  // Gets recent events with the #agenda tag
  const now = new Date();
  const events = CalendarApp.getEvents(
    now,
    new Date(now.getTime() + 2 * 60 * 60 * 1000000),
    { search: "#agenda" },
  );

  const folderId = checkFolder();
  const templateId = getTemplateId(folderId);

  const folder = DriveApp.getFolderById(folderId);

  // Loops through any events found
  for (i = 0; i < events.length; i++) {
    const event = events[i];

    // Confirms whether the event has the #agenda tag
    let description = event.getDescription();
    if (description.search("#agenda") === -1) continue;

    // Only works with events created by the owner of this calendar
    if (event.isOwnedByMe()) {
      // Creates a new document from the template for an agenda for this event
      const newDoc = DriveApp.getFileById(templateId).makeCopy();
      newDoc.setName(`Agenda for ${event.getTitle()}`);

      const file = DriveApp.getFileById(newDoc.getId());
      folder.addFile(file);

      const doc = DocumentApp.openById(newDoc.getId());
      const body = doc.getBody();

      // Fills in the template with information about the attendees from the
      // calendar event
      const conf = body.findText("##Attendees##");
      if (conf) {
        const ref = conf.getStartOffset();

        for (const i in event.getGuestList()) {
          const guest = event.getGuestList()[i];

          body.insertParagraph(ref + 2, guest.getEmail());
        }
        body.replaceText("##Attendees##", "Attendees");
      }

      // Replaces the tag with a link to the agenda document
      const agendaUrl = `https://docs.google.com/document/d/${newDoc.getId()}`;
      description = description.replace(
        "#agenda",
        `<a href=${agendaUrl}>Agenda Doc</a>`,
      );
      event.setDescription(description);

      // Invites attendees to the Google doc so they automatically receive access to the agenda
      newDoc.addEditor(newDoc.getOwner());

      for (const i in event.getGuestList()) {
        const guest = event.getGuestList()[i];

        newDoc.addEditor(guest.getEmail());
      }
    }
  }
  return;
}

/**
 * Creates an event-driven trigger that fires whenever there's a change to the calendar.
 */
function setUp() {
  const email = Session.getActiveUser().getEmail();
  ScriptApp.newTrigger("onCalendarChange")
    .forUserCalendar(email)
    .onEventUpdated()
    .create();
}

</section>

修正

サンプルは、必要に応じて自由に編集できます。以下に、変更可能なオプションをいくつか示します。

参加者の議題ドキュメントの権限を更新する

スクリプトは、参加者に編集権限を付与します。権限を閲覧のみに制限する場合は、コードの次の部分で addEditor メソッドを addViewer メソッドに置き換えます。

     for (let i in event.getGuestList()) {
       let guest = event.getGuestList()[i];

       newDoc.addEditor(guest.getEmail());

議題ドキュメントテンプレートを編集する

議題ドキュメントテンプレートを更新する手順は次のとおりです。

カレンダーの予定で最初のアジェンダを作成したら、Google ドライブを開きます。
[Agenda Maker - App] というフォルダを開きます。
Agenda TEMPLATE## ドキュメントを開き、編集します。

寄稿者

このサンプルは、プロダクトマネジメントとプラットフォーム戦略コンサルタントの Jeremy Glassenberg が作成しました。Jeremy の Twitter アカウントは @jglassenberg です。

このサンプルは、Google デベロッパーエキスパートの協力を得て Google が管理しています。

会議の議題を作成する コレクションでコンテンツを整理 必要に応じて、コンテンツの保存と分類を行います。

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