Toplantılar için ajanda oluşturma

Kodlama düzeyi: Başlangıç
Süre: 15 dakika
Proje türü: Etkinliğe dayalı tetikleyici ile otomasyon

Hedefler

• Çözümün ne işe yaradığını anlayın.
• Apps Komut Dosyası hizmetlerinin çözümde ne yaptığını anlayın.
• Komut dosyasını ayarlayın.
• Komut dosyasını çalıştırın.

Bu çözüm hakkında

Google Dokümanlar'da otomatik olarak gündem belgeleri oluşturup Google Takvim toplantılarınıza ekleyebilirsiniz.

İşleyiş şekli

Komut dosyası, gündem için bir doküman şablonu oluşturur. Takviminizi güncellediğinizde komut dosyası, sahibi olduğunuz etkinliklerin açıklamasında "#agenda" ifadesinin yer alıp almadığını kontrol eder. Etiket varsa komut dosyası, şablonun bir kopyasını oluşturur, kopyayı takvim etkinliğine ekler ve etkinlik katılımcılarıyla paylaşır.

Google Apps Komut Dosyası hizmetleri

Bu çözümde aşağıdaki hizmetler kullanılır:

• Google Drive hizmeti: Şablon dokümanının mevcut olup olmadığını kontrol eder. Aksi takdirde komut dosyası, şablon dokümanı için yeni bir klasör oluşturur ve her yeni gündem için şablon dokümanının bir kopyasını oluşturur.
• Doküman hizmeti: Ajanda şablonunu oluşturur.
• Takvim hizmeti: "#agenda" etiketiyle etkinlikleri kontrol eder ve etkinlik açıklamasını gündem dokümanının bağlantısıyla günceller.
• Temel hizmet: Kullanıcının e-posta adresini almak için Session sınıfını kullanır. Bu, mevcut kullanıcı için tetikleyici oluşturmaya yardımcı olur.
• Script hizmeti: Kullanıcının takviminde değişiklik olduğunda çalışan bir tetikleyici oluşturur.

Ön koşullar

Bu örneği kullanmak için aşağıdaki ön koşulları karşılamanız gerekir:

• Google Hesabı (Google Workspace hesapları için yönetici onayı gerekebilir).
• İnternete erişimi olan bir web tarayıcısı.

Komut dosyasını ayarlama

1. Örnek Toplantılar için gündem oluşturma Apps Komut Dosyası projesini açmak için aşağıdaki düğmeyi tıklayın:

   Projeyi açın

2. Genel bakış'ı tıklayın.

3. Genel bakış sayfasında Kopyasını oluştur'u tıklayın.

4. Kopyalanan projenizde, işlev açılır listesinde setUp'ı seçin.

5. Çalıştır'ı tıklayın.

6. İstendiğinde komut dosyasını yetkilendirin. <<../_snippets/oauth.md>>

Komut dosyasını çalıştırma

1. Takvim'i açın.
2. Yeni bir etkinlik oluşturun veya mevcut bir etkinliği düzenleyin.
3. Açıklamaya #agenda ekleyin ve etkinliği kaydedin.
4. Sizinle paylaşılan bir doküman hakkında e-posta bildirimi için e-postanızı kontrol edin veya Takvim'i yenileyip gündem dokümanının bağlantısını görmek için etkinliği tekrar tıklayın.

Tüm katılımcılar, gündemi görüntülemek için e-posta bildirimi alır. Komut dosyası, katılımcılara düzenleme izni verir ancak komut dosyasını düzenleyerek katılımcılar için gündem dokümanı izinlerini güncelleyebilirsiniz.

Kodu inceleme

Bu çözümün Apps Komut Dosyası kodunu incelemek için Kaynak kodu görüntüle'yi tıklayın:

Kaynak kodu göster

Code.gs

solutions/automations/agenda-maker/Code.js

GitHub'da göster

// To learn how to use this script, refer to the documentation:
// https://developers.google.com/apps-script/samples/automations/agenda-maker

/*
Copyright 2022 Google LLC

Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
you may not use this file except in compliance with the License.
You may obtain a copy of the License at

    https://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
See the License for the specific language governing permissions and
limitations under the License.
*/

/**
 * Checks if the folder for Agenda docs exists, and creates it if it doesn't.
 *
 * @return {*} Drive folder ID for the app.
 */
function checkFolder() {
  const folders = DriveApp.getFoldersByName("Agenda Maker - App");
  // Finds the folder if it exists
  while (folders.hasNext()) {
    const folder = folders.next();
    if (
      folder.getDescription() ===
        "Apps Script App - Do not change this description" &&
      folder.getOwner().getEmail() === Session.getActiveUser().getEmail()
    ) {
      return folder.getId();
    }
  }
  // If the folder doesn't exist, creates one
  const folder = DriveApp.createFolder("Agenda Maker - App");
  folder.setDescription("Apps Script App - Do not change this description");
  return folder.getId();
}

/**
 * Finds the template agenda doc, or creates one if it doesn't exist.
 */
function getTemplateId(folderId) {
  const folder = DriveApp.getFolderById(folderId);
  const files = folder.getFilesByName("Agenda TEMPLATE##");

  // If there is a file, returns the ID.
  while (files.hasNext()) {
    const file = files.next();
    return file.getId();
  }

  // Otherwise, creates the agenda template.
  // You can adjust the default template here
  const doc = DocumentApp.create("Agenda TEMPLATE##");
  const body = doc.getBody();

  body
    .appendParagraph("##Attendees##")
    .setHeading(DocumentApp.ParagraphHeading.HEADING1)
    .editAsText()
    .setBold(true);
  body.appendParagraph(" ").editAsText().setBold(false);

  body
    .appendParagraph("Overview")
    .setHeading(DocumentApp.ParagraphHeading.HEADING1)
    .editAsText()
    .setBold(true);
  body.appendParagraph(" ");
  body.appendParagraph("- Topic 1: ").editAsText().setBold(true);
  body.appendParagraph(" ").editAsText().setBold(false);
  body.appendParagraph("- Topic 2: ").editAsText().setBold(true);
  body.appendParagraph(" ").editAsText().setBold(false);
  body.appendParagraph("- Topic 3: ").editAsText().setBold(true);
  body.appendParagraph(" ").editAsText().setBold(false);

  body
    .appendParagraph("Next Steps")
    .setHeading(DocumentApp.ParagraphHeading.HEADING1)
    .editAsText()
    .setBold(true);
  body.appendParagraph("- Takeaway 1: ").editAsText().setBold(true);
  body.appendParagraph("- Responsible: ").editAsText().setBold(false);
  body.appendParagraph("- Accountable: ");
  body.appendParagraph("- Consult: ");
  body.appendParagraph("- Inform: ");
  body.appendParagraph(" ");
  body.appendParagraph("- Takeaway 2: ").editAsText().setBold(true);
  body.appendParagraph("- Responsible: ").editAsText().setBold(false);
  body.appendParagraph("- Accountable: ");
  body.appendParagraph("- Consult: ");
  body.appendParagraph("- Inform: ");
  body.appendParagraph(" ");
  body.appendParagraph("- Takeaway 3: ").editAsText().setBold(true);
  body.appendParagraph("- Responsible: ").editAsText().setBold(false);
  body.appendParagraph("- Accountable: ");
  body.appendParagraph("- Consult: ");
  body.appendParagraph("- Inform: ");

  doc.saveAndClose();

  folder.addFile(DriveApp.getFileById(doc.getId()));

  return doc.getId();
}

/**
 * When there is a change to the calendar, searches for events that include "#agenda"
 * in the decrisption.
 *
 */
function onCalendarChange() {
  // Gets recent events with the #agenda tag
  const now = new Date();
  const events = CalendarApp.getEvents(
    now,
    new Date(now.getTime() + 2 * 60 * 60 * 1000000),
    { search: "#agenda" },
  );

  const folderId = checkFolder();
  const templateId = getTemplateId(folderId);

  const folder = DriveApp.getFolderById(folderId);

  // Loops through any events found
  for (i = 0; i < events.length; i++) {
    const event = events[i];

    // Confirms whether the event has the #agenda tag
    let description = event.getDescription();
    if (description.search("#agenda") === -1) continue;

    // Only works with events created by the owner of this calendar
    if (event.isOwnedByMe()) {
      // Creates a new document from the template for an agenda for this event
      const newDoc = DriveApp.getFileById(templateId).makeCopy();
      newDoc.setName(`Agenda for ${event.getTitle()}`);

      const file = DriveApp.getFileById(newDoc.getId());
      folder.addFile(file);

      const doc = DocumentApp.openById(newDoc.getId());
      const body = doc.getBody();

      // Fills in the template with information about the attendees from the
      // calendar event
      const conf = body.findText("##Attendees##");
      if (conf) {
        const ref = conf.getStartOffset();

        for (const i in event.getGuestList()) {
          const guest = event.getGuestList()[i];

          body.insertParagraph(ref + 2, guest.getEmail());
        }
        body.replaceText("##Attendees##", "Attendees");
      }

      // Replaces the tag with a link to the agenda document
      const agendaUrl = `https://docs.google.com/document/d/${newDoc.getId()}`;
      description = description.replace(
        "#agenda",
        `<a href=${agendaUrl}>Agenda Doc</a>`,
      );
      event.setDescription(description);

      // Invites attendees to the Google doc so they automatically receive access to the agenda
      newDoc.addEditor(newDoc.getOwner());

      for (const i in event.getGuestList()) {
        const guest = event.getGuestList()[i];

        newDoc.addEditor(guest.getEmail());
      }
    }
  }
  return;
}

/**
 * Creates an event-driven trigger that fires whenever there's a change to the calendar.
 */
function setUp() {
  const email = Session.getActiveUser().getEmail();
  ScriptApp.newTrigger("onCalendarChange")
    .forUserCalendar(email)
    .onEventUpdated()
    .create();
}

</section>

Değişiklikler

Örneği ihtiyaçlarınıza uyacak şekilde istediğiniz kadar düzenleyebilirsiniz. Aşağıda, yapabileceğiniz birkaç isteğe bağlı değişiklik verilmiştir.

Katılımcılar için gündem dokümanı izinlerini güncelleme

Komut dosyası, katılımcılara düzenleme izni veriyor. İzinleri yalnızca görüntüleme ile sınırlamak istiyorsanız kodun aşağıdaki bölümünde addEditor yöntemini addViewer yöntemiyle değiştirin:

     for (let i in event.getGuestList()) {
       let guest = event.getGuestList()[i];

       newDoc.addEditor(guest.getEmail());

Gündem dokümanı şablonunu düzenleme

Gündem belgesi şablonunu güncellemek için aşağıdaki adımları uygulayın:

1. Takvim etkinliğinde ilk gündeminizi oluşturduktan sonra Google Drive'ı açın.
2. Agenda Maker - App adlı klasörü açın.
3. Agenda TEMPLATE## dokümanını açın ve düzenlemelerinizi yapın.

Katkıda bulunanlar

Bu örnek, Ürün Yönetimi ve Platform Stratejisi Danışmanı Jeremy Glassenberg tarafından oluşturulmuştur. Jeremy'yi Twitter'da @jglassenberg hesabından takip edebilirsiniz.

Bu örnek, Google Geliştirici Uzmanları'nın yardımıyla Google tarafından yönetilir.

Sonraki adımlar

• Etkinliğe dayalı tetikleyiciler
• Takvim hizmeti referansı