Toplantılar için ajanda oluşturma

Kodlama seviyesi: Yeni başlayan
Süre: 15 dakika
Proje türü: Etkinliğe dayalı tetikleyici içeren otomasyon

Hedefler

• Çözümün ne yaptığını anlayın.
• Apps Script hizmetlerinin çözümde ne yaptığını anlayın.
• Komut dosyasını ayarlayın.
• Komut dosyasını çalıştırın.

Bu çözüm hakkında

Google Dokümanlar'da otomatik olarak gündem dokümanı oluşturup bunları Google Takvim toplantılarınıza ekleyebilirsiniz.

İşleyiş şekli

Komut dosyası, gündem için bir doküman şablonu oluşturur. Takviminizi güncellediğinizde komut dosyası, sahip olduğunuz etkinliklerin açıklamasında "#agenda" ifadesinin bulunup bulunmadığını kontrol eder. Etiket varsa komut dosyası şablonun bir kopyasını oluşturur, takvim etkinliğine ekler ve etkinlik katılımcılarıyla paylaşır.

Apps Komut Dosyası hizmetleri

Bu çözüm aşağıdaki hizmetleri kullanır:

• Drive hizmeti: Şablon doküman var olup olmadığını kontrol eder ve yoksa şablon dokümanı için yeni bir klasör oluşturur. Her yeni gündem için şablon dokümanından bir kopya oluşturur.
• Doküman hizmeti: Gündem şablonunu oluşturur.
• Takvim hizmeti: "#agenda" etiketine sahip etkinlikleri kontrol eder ve etkinlik açıklamasını gündem belgesinin bağlantısıyla günceller.
• Temel hizmet: Kullanıcının e-posta adresini almak için Session sınıfını kullanır. Bu, mevcut kullanıcı için tetikleyicinin oluşturulmasına yardımcı olur.
• Komut dosyası hizmeti: Kullanıcının takviminde her değişiklik olduğunda tetiklenen bir tetikleyici oluşturur.

Ön koşullar

Bu örneği kullanmak için aşağıdaki ön koşullara ihtiyacınız vardır:

• Google Hesabı (Google Workspace hesapları için yönetici onayı gerekebilir).
• İnternete erişimi olan bir web tarayıcısı.

Komut dosyasını ayarlama

1. Toplantı gündemi oluşturma konulu örnek Apps Script projesini açmak için aşağıdaki düğmeyi tıklayın.
   Projeyi açma
2. Genel Bakış'ı tıklayın.
3. Genel bakış sayfasında Kopya oluştur'u tıklayın.
4. Kopyalanan projenizde, işlev açılır menüsünden setUp'u seçin.
5. Çalıştır'ı tıklayın.
6. İstendiğinde komut dosyasını yetkilendirin. OAuth izin ekranında Bu uygulama doğrulanmadı uyarısı gösteriliyorsa Gelişmiş > {Proje Adı}'na git (güvenli değil)'i seçerek devam edin.

Komut dosyasını çalıştırma

1. Google Takvim'i açın.
2. Yeni bir etkinlik oluşturun veya mevcut bir etkinliği düzenleyin.
3. Açıklamaya #agenda ekleyin ve etkinliği kaydedin.
4. Sizinle paylaşılan bir dokümanla ilgili e-posta bildirimi olup olmadığını kontrol edin veya takvimi yenileyin ve gündem dokümanının bağlantısını görmek için etkinliği tekrar tıklayın.

Tüm katılımcılar, gündemi görüntülemelerini isteyen bir e-posta bildirimi alır. Komut dosyası, katılımcılara düzenleme izni verir ancak katılımcılar için gündem dokümanı izinlerini güncellemek üzere komut dosyasını düzenleyebilirsiniz.

Kodu inceleme

Bu çözümün Apps Komut Dosyası kodunu incelemek için aşağıdaki Kaynak kodunu görüntüle'yi tıklayın:

Kaynak kodu göster

Code.gs

solutions/automations/agenda-maker/Code.js

GitHub'da göster

// To learn how to use this script, refer to the documentation:
// https://developers.google.com/apps-script/samples/automations/agenda-maker

/*
Copyright 2022 Google LLC

Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
you may not use this file except in compliance with the License.
You may obtain a copy of the License at

    https://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
See the License for the specific language governing permissions and
limitations under the License.
*/

/**
 * Checks if the folder for Agenda docs exists, and creates it if it doesn't.
 *
 * @return {*} Drive folder ID for the app.
 */
function checkFolder() {
  const folders = DriveApp.getFoldersByName('Agenda Maker - App');
  // Finds the folder if it exists
  while (folders.hasNext()) {
    let folder = folders.next();
    if (
      folder.getDescription() ==
        'Apps Script App - Do not change this description' &&
      folder.getOwner().getEmail() == Session.getActiveUser().getEmail()
    ) {
      return folder.getId();
    }
  }
  // If the folder doesn't exist, creates one
  let folder = DriveApp.createFolder('Agenda Maker - App');
  folder.setDescription('Apps Script App - Do not change this description');
  return folder.getId();
}

/**
 * Finds the template agenda doc, or creates one if it doesn't exist.
 */
function getTemplateId(folderId) {
  const folder = DriveApp.getFolderById(folderId);
  const files = folder.getFilesByName('Agenda TEMPLATE##');

  // If there is a file, returns the ID.
  while (files.hasNext()) {
    const file = files.next();
    return file.getId();
  }

  // Otherwise, creates the agenda template.
  // You can adjust the default template here
  const doc = DocumentApp.create('Agenda TEMPLATE##');
  const body = doc.getBody();

  body
      .appendParagraph('##Attendees##')
      .setHeading(DocumentApp.ParagraphHeading.HEADING1)
      .editAsText()
      .setBold(true);
  body.appendParagraph(' ').editAsText().setBold(false);

  body
      .appendParagraph('Overview')
      .setHeading(DocumentApp.ParagraphHeading.HEADING1)
      .editAsText()
      .setBold(true);
  body.appendParagraph(' ');
  body.appendParagraph('- Topic 1: ').editAsText().setBold(true);
  body.appendParagraph(' ').editAsText().setBold(false);
  body.appendParagraph('- Topic 2: ').editAsText().setBold(true);
  body.appendParagraph(' ').editAsText().setBold(false);
  body.appendParagraph('- Topic 3: ').editAsText().setBold(true);
  body.appendParagraph(' ').editAsText().setBold(false);

  body
      .appendParagraph('Next Steps')
      .setHeading(DocumentApp.ParagraphHeading.HEADING1)
      .editAsText()
      .setBold(true);
  body.appendParagraph('- Takeaway 1: ').editAsText().setBold(true);
  body.appendParagraph('- Responsible: ').editAsText().setBold(false);
  body.appendParagraph('- Accountable: ');
  body.appendParagraph('- Consult: ');
  body.appendParagraph('- Inform: ');
  body.appendParagraph(' ');
  body.appendParagraph('- Takeaway 2: ').editAsText().setBold(true);
  body.appendParagraph('- Responsible: ').editAsText().setBold(false);
  body.appendParagraph('- Accountable: ');
  body.appendParagraph('- Consult: ');
  body.appendParagraph('- Inform: ');
  body.appendParagraph(' ');
  body.appendParagraph('- Takeaway 3: ').editAsText().setBold(true);
  body.appendParagraph('- Responsible: ').editAsText().setBold(false);
  body.appendParagraph('- Accountable: ');
  body.appendParagraph('- Consult: ');
  body.appendParagraph('- Inform: ');

  doc.saveAndClose();

  folder.addFile(DriveApp.getFileById(doc.getId()));

  return doc.getId();
}

/**
 * When there is a change to the calendar, searches for events that include "#agenda"
 * in the decrisption.
 *
 */
function onCalendarChange() {
  // Gets recent events with the #agenda tag
  const now = new Date();
  const events = CalendarApp.getEvents(
      now,
      new Date(now.getTime() + 2 * 60 * 60 * 1000000),
      {search: '#agenda'},
  );

  const folderId = checkFolder();
  const templateId = getTemplateId(folderId);

  const folder = DriveApp.getFolderById(folderId);

  // Loops through any events found
  for (i = 0; i < events.length; i++) {
    const event = events[i];

    // Confirms whether the event has the #agenda tag
    let description = event.getDescription();
    if (description.search('#agenda') == -1) continue;

    // Only works with events created by the owner of this calendar
    if (event.isOwnedByMe()) {
      // Creates a new document from the template for an agenda for this event
      const newDoc = DriveApp.getFileById(templateId).makeCopy();
      newDoc.setName('Agenda for ' + event.getTitle());

      const file = DriveApp.getFileById(newDoc.getId());
      folder.addFile(file);

      const doc = DocumentApp.openById(newDoc.getId());
      const body = doc.getBody();

      // Fills in the template with information about the attendees from the
      // calendar event
      const conf = body.findText('##Attendees##');
      if (conf) {
        const ref = conf.getStartOffset();

        for (let i in event.getGuestList()) {
          let guest = event.getGuestList()[i];

          body.insertParagraph(ref + 2, guest.getEmail());
        }
        body.replaceText('##Attendees##', 'Attendees');
      }

      // Replaces the tag with a link to the agenda document
      const agendaUrl = 'https://docs.google.com/document/d/' + newDoc.getId();
      description = description.replace(
          '#agenda',
          '<a href=' + agendaUrl + '>Agenda Doc</a>',
      );
      event.setDescription(description);

      // Invites attendees to the Google doc so they automatically receive access to the agenda
      newDoc.addEditor(newDoc.getOwner());

      for (let i in event.getGuestList()) {
        let guest = event.getGuestList()[i];

        newDoc.addEditor(guest.getEmail());
      }
    }
  }
  return;
}

/**
 * Creates an event-driven trigger that fires whenever there's a change to the calendar.
 */
function setUp() {
  let email = Session.getActiveUser().getEmail();
  ScriptApp.newTrigger("onCalendarChange").forUserCalendar(email).onEventUpdated().create();
}

Değişiklikler

Sana Özel bölümündeki içeriği ihtiyaçlarınıza göre istediğiniz kadar düzenleyebilirsiniz. Aşağıda, yapabileceğiniz birkaç isteğe bağlı değişiklik verilmiştir.

Katılımcılar için gündem dokümanı izinlerini güncelleme

Komut dosyası, katılımcılara düzenleme izni verir. İzinleri yalnızca görüntülemeyle sınırlamak istiyorsanız kodun aşağıdaki bölümünde addEditor yöntemini addViewer yöntemiyle değiştirin:

     for (let i in event.getGuestList()) {
       let guest = event.getGuestList()[i];

       newDoc.addEditor(guest.getEmail());

Gündem dokümanı şablonunu düzenleme

Gündem dokümanı şablonunu güncellemek için aşağıdaki adımları uygulayın:

1. Takvim etkinliğinde ilk gündeminizi oluşturduktan sonra Google Drive'ı açın.
2. Agenda Maker - App adlı klasörü açın.
3. Gündem TEMPLATE## dokümanlarını açıp düzenlemelerinizi yapın.

Katkıda bulunanlar

Bu örnek, Ürün Yönetimi ve Platform Stratejisi Danışmanı Jeremy Glassenberg tarafından oluşturulmuştur. Jeremy'yi Twitter'da @jglassenberg hesabından bulabilirsiniz.

Bu örnek, Google Geliştirici Uzmanları'nın yardımıyla Google tarafından yönetilir.

Sonraki adımlar

• Etkinlik odaklı tetikleyiciler
• Takvim hizmeti referansı