רמת קידוד: מתחילים
משך: 15 דקות
סוג הפרויקט: אוטומציה עם תפריט מותאם אישית
מטרות
- להבין מה הפתרון עושה.
- הסבר על הפעולות של שירותי Apps Script בתוך הפתרון.
- מגדירים את הסקריפט.
- מריצים את הסקריפט.
מידע על הפתרון הזה
כדי לחסוך זמן ולצמצם את השגיאות שנובעות מהעתקה והדבקה ידניות, אפשר לייבא תוכן ממספר מסמכים למסמך ראשי אחד באופן אוטומטי.
הפתרון הזה מתמקד בצבירה של דוחות סטטוס של פרויקטים, אבל אפשר לערוך אותו בהתאם לצרכים שלכם.
איך זה עובד
הסקריפט יוצר תיקייה לאחסון המסמכים שמהם רוצים לייבא תוכן, ומסמך תבנית שמשמש להתחלת הייבוא. הסקריפט כולל גם פונקציות ליצירת מסמכים לדוגמה כדי להדגים את הפתרון הזה.
כשמשתמש בוחר באפשרות ייבוא סיכומים בתפריט המותאם אישית, הסקריפט מקבל את כל קובצי Docs בתיקייה ומעבד כל אחד מהם. הסקריפט מחפש מחרוזת ספציפית וסוג כותרת ספציפי כדי לזהות את טקסט הסיכום שצריך להעתיק. אחרי שהטקסט מועתק, הסקריפט משנה את צבע הטקסט של מחרוזת המזהה כדי לצמצם את הכפילויות. התסריט מדביק את הסיכומים למסמך הראשי, כל אחד בטבלה נפרדת עם תא אחד.
שירותי Apps Script
הפתרון הזה משתמש בשירותים הבאים:
- שירות ניהול מסמכים – יצירת התבנית ומסמכי המקור לדוגמה. הפונקציה עוברת על כל מסמך המקור ומחפשת סיכומי פרויקטים חדשים לייבוא. ייבוא הסיכומים למסמך הראשי.
מעדכן את מסמכי המקור כדי למנוע ייבוא של סיכומים יותר מפעם אחת.
- שירות Drive – יצירת תיקייה לאחסון מסמכי המקור. הוספת מסמך התבנית ומסמכי מקור לדוגמה לתיקייה.
- שירות כלי עזר – הפורמט של התאריך שהסקריפט מוסיף למסמך הראשי בכל פעם שהסקריפט מייבא סיכומים מהמסמכים המקוריים.
- Base service – השירות משתמש בכיתה
Session כדי לקבל את אזור הזמן של הסקריפט. הסקריפט משתמש באזור הזמן כשמוסיף את תאריך הייבוא למסמך הראשי.
דרישות מוקדמות
כדי להשתמש בדוגמה הזו, צריך את הדרישות המוקדמות הבאות:
- חשבון Google (יכול להיות שחשבונות Google Workspace ידרשו אישור אדמין).
- דפדפן אינטרנט עם גישה לאינטרנט.
הגדרת הסקריפט
לוחצים על הלחצן שלמטה כדי ליצור עותק של המסמך תוכן מצטבר.
יצירת עותק
מריצים את הסקריפט
הפעלת הדגמה עם מסמכים לדוגמה
- לוחצים על ייבוא סיכומים > הגדרה
> הרצת הגדרת הדגמה עם מסמכים לדוגמה.
יכול להיות שתצטרכו לרענן את הדף כדי שהתפריט המותאם אישית יופיע.
כשמוצגת בקשה, מאשרים את הסקריפט.
אם במסך ההסכמה ל-OAuth מוצגת האזהרה This app isn't verified, ממשיכים על ידי בחירה באפשרות Advanced >
Go to {Project Name} (unsafe).
לוחצים שוב על ייבוא סיכומים > הגדרה
> הרצת ההגדרה של הדגמה עם מסמכים לדוגמה.
כשמוצגת בקשה, מעתיקים את כתובת ה-URL של התיקייה ב-Drive לשימוש בשלב מאוחר יותר.
לוחצים על אישור.
לוחצים על ייבוא סיכומים > ייבוא סיכומים.
כשמופיעה בקשה, לוחצים על OK.
בודקים את סיכומי הפרויקטים שיובאו מהמסמכים לדוגמה.
הוספה וייבוא של סיכום
- בכרטיסייה חדשה בדפדפן, מדביקים את כתובת ה-URL של התיקייה כדי לפתוח את התיקייה סטטוס הפרויקט.
- פותחים את הקובץ Project ABC.
- כדי ליצור סיכום חדש לייבוא, מוסיפים את התוכן הבא לסוף המסמך:
- מקלידים
Summary ומגדירים את סגנון הטקסט בתור Heading 3.
- יש להוסיף טבלה בגודל 1x1 ישירות מתחת ל-
Summary. מוודאים שאין שורות ריקות בין Summary לבין הטבלה.
- בטבלה, מקלידים
Hello world!.
- חוזרים למסמך הראשי ולוחצים על ייבוא סיכומים
> ייבוא סיכומים.
- כשמופיעה בקשה, לוחצים על OK.
- הייבוא האחרון מופיע בסוף המסמך.
בדיקת הקוד
כדי לבדוק את הקוד של Apps Script לפתרון הזה, לוחצים על הצגת קוד המקור בהמשך:
הצגת קוד המקור
Setup.gs
/**
* Copyright 2022 Google LLC
*
* Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
* you may not use this file except in compliance with the License.
* You may obtain a copy of the License at
*
* http://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0
*
* Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
* distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
* WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
* See the License for the specific language governing permissions and
* limitations under the License.
*/
/**
* This file contains functions that create the template and sample documents.
*/
/**
* Runs full setup configuration, with option to include samples.
*
* Called from menu & setupWithSamples()
*
* @param {boolean} includeSamples - Optional, if true creates samples files. *
*/
function setupConfig(includeSamples) {
// Gets folder to store documents in.
const folder = getFolderByName_(PROJECT_FOLDER_NAME)
let msg =
`\nDrive Folder for Documents: '${PROJECT_FOLDER_NAME}'
\nURL: \n${folder.getUrl()}`
// Creates sample documents for testing.
// Remove sample document creation and add your own process as needed.
if (includeSamples) {
let filesCreated = 0;
for (let doc of samples.documents) {
filesCreated += createGoogleDoc(doc, folder, true);
}
msg += `\n\nFiles Created: ${filesCreated}`
}
const ui = DocumentApp.getUi();
ui.alert(`${APP_TITLE} [Setup]`, msg, ui.ButtonSet.OK);
}
/**
* Creates a single document instance in the application folder.
* Includes import settings already created [Heading | Keywords | Table]
*
* Called from menu.
*/
function createSampleFile() {
// Creates a new Google Docs document.
const templateName = `[Template] ${APP_TITLE}`;
const doc = DocumentApp.create(templateName);
const docId = doc.getId();
const msg = `\nDocument created: '${templateName}'
\nURL: \n${doc.getUrl()}`
// Adds template content to the body.
const body = doc.getBody();
body.setText(templateName);
body.getParagraphs()[0].setHeading(DocumentApp.ParagraphHeading.TITLE);
body.appendParagraph('Description').setHeading(DocumentApp.ParagraphHeading.HEADING1);
body.appendParagraph('');
const dateString = Utilities.formatDate(new Date(), Session.getScriptTimeZone(), 'MMMM dd, yyyy');
body.appendParagraph(`${FIND_TEXT_KEYWORDS} - ${dateString}`).setHeading(APP_STYLE);
body.appendTable().appendTableRow().appendTableCell('TL;DR');
body.appendParagraph("");
// Gets folder to store documents in.
const folder = getFolderByName_(PROJECT_FOLDER_NAME)
// Moves document to application folder.
DriveApp.getFileById(docId).moveTo(folder);
const ui = DocumentApp.getUi();
ui.alert(`${APP_TITLE} [Template]`, msg, ui.ButtonSet.OK);
}
/**
* Configures application for demonstration by setting it up with sample documents.
*
* Called from menu | Calls setupConfig with option set to true.
*/
function setupWithSamples() {
setupConfig(true)
}
/**
* Sample document names and demo content.
* {object} samples[]
*/
const samples = {
'documents': [
{
'name': 'Project GHI',
'description': 'Google Workspace Add-on inventory review.',
'content': 'Reviewed all of the currently in-use and proposed Google Workspace Add-ons. Will perform an assessment on how we can reduce overlap, reduce licensing costs, and limit security exposures. \n\nNext week\'s goal is to report findings back to the Corp Ops team.'
},
{
'name': 'Project DEF',
'description': 'Improve IT networks within the main corporate building.',
'content': 'Primarily focused on 2nd thru 5th floors in the main corporate building evaluating the network infrastructure. Benchmarking tests were performed and results are being analyzed. \n\nWill submit all findings, analysis, and recommendations next week for committee review.'
},
{
'name': 'Project ABC',
'description': 'Assess existing Google Chromebook inventory and recommend upgrades where necessary.',
'content': 'Concluded a pilot program with the Customer Service department to perform inventory and update inventory records with Chromebook hardware, Chrome OS versions, and installed apps. \n\nScheduling a work plan and seeking necessary go-forward approvals for next week.'
},
],
'common': 'This sample document is configured to work with the Import summaries custom menu. For the import to work, the source documents used must contain a specific keyword (currently set to "Summary"). The keyword must reside in a paragraph with a set style (currently set to "Heading 3") that is directly followed by a single-cell table. The table contains the contents to be imported into the primary document.\n\nWhile those rules might seem precise, it\'s how the application programmatically determines what content is meant to be imported and what can be ignored. Once a summary has been imported, the script updates the heading font to a new color (currently set to Green, hex \'#2e7d32\') to ensure the app ignores it in future imports. You can change these settings in the Apps Script code.'
}
/**
* Creates a sample document in application folder.
* Includes import settings already created [Heading | Keywords | Table].
* Inserts demo data from samples[].
*
* Called from menu.
*/
function createGoogleDoc(document, folder, duplicate) {
// Checks for duplicates.
if (!duplicate) {
// Doesn't create file of same name if one already exists.
if (folder.getFilesByName(document.name).hasNext()) {
return 0 // File not created.
}
}
// Creates a new Google Docs document.
const doc = DocumentApp.create(document.name).setName(document.name);
const docId = doc.getId();
// Adds boilerplate content to the body.
const body = doc.getBody();
body.setText(document.name);
body.getParagraphs()[0].setHeading(DocumentApp.ParagraphHeading.TITLE);
body.appendParagraph("Description").setHeading(DocumentApp.ParagraphHeading.HEADING1);
body.appendParagraph(document.description);
body.appendParagraph("Usage Instructions").setHeading(DocumentApp.ParagraphHeading.HEADING1);
body.appendParagraph(samples.common);
const dateString = Utilities.formatDate(new Date(), Session.getScriptTimeZone(), 'MMMM dd, yyyy');
body.appendParagraph(`${FIND_TEXT_KEYWORDS} - ${dateString}`).setHeading(APP_STYLE);
body.appendTable().appendTableRow().appendTableCell(document.content);
body.appendParagraph("");
// Moves document to application folder.
DriveApp.getFileById(docId).moveTo(folder);
// Returns if successfully created.
return 1
}
תורמים
Google שומרת על הדוגמה הזו בעזרת מומחי הפיתוח של Google.
השלבים הבאים
