コーディング レベル: 初級
所要時間: 15 分
プロジェクトの種類: カスタム メニューを使用した自動化
目標
- ソリューションの機能について理解する。
- ソリューション内での Apps Script サービスの役割を理解する。
- スクリプトを設定します。
- スクリプトを実行します。
このソリューションについて
手動でコピーして貼り付ける手間を省き、エラーを減らすには、複数のドキュメントから 1 つのメイン ドキュメントにコンテンツを自動的にインポートします。このソリューションはプロジェクトのステータス レポートの集計に重点を置いていますが、ニーズに合わせて編集できます。
仕組み
このスクリプトにより、コンテンツのインポート元となるドキュメントを保存するフォルダと、インポートを開始するテンプレート ドキュメントが作成されます。このスクリプトには、このソリューションをデモするためのサンプル ドキュメントを作成する関数も含まれています。
ユーザーがカスタム メニューから [概要をインポート] を選択すると、スクリプトはフォルダ内のすべてのドキュメント ファイルを取得し、それぞれを反復処理します。スクリプトは、特定の文字列と見出しの種類を探して、コピーする必要がある概要テキストを特定します。テキストがコピーされると、スクリプトは重複を軽減するために識別子文字列のテキストの色を変更します。このスクリプトは、要約をメイン ドキュメントに貼り付けます。各要約は 1 つのセルの表に表示されます。
Apps Script サービス
このソリューションでは、次のサービスを使用します。
- ドキュメント サービス - テンプレートとサンプルのソースドキュメントを作成します。各ソースドキュメントを反復処理し、インポートする新しいプロジェクトの概要を探します。概要をメインのドキュメントにインポートします。概要が複数回インポートされないように、ソースドキュメントを更新します。
- ドライブ サービス - ソースドキュメントを保存するフォルダを作成します。テンプレート ドキュメントとサンプルのソースドキュメントをフォルダに追加します。
- ユーティリティ サービス - スクリプトがソースドキュメントから概要をインポートするたびに、スクリプトがメイン ドキュメントに追加する日付をフォーマットします。
- ベースサービス -
Session クラスを使用して、スクリプトのタイムゾーンを取得します。このスクリプトは、インポートの日付をメイン ドキュメントに追加するときにタイムゾーンを使用します。
前提条件
このサンプルを使用するには、次の前提条件を満たしている必要があります。
- Google アカウント（Google Workspace アカウントの場合、管理者の承認が必要となる可能性があります）。
- インターネットに接続できるウェブブラウザ。
スクリプトを設定する
下のボタンをクリックして、コンテンツを統合するドキュメントのコピーを作成します。
コピーを作成
スクリプトを実行する
サンプル ドキュメントを使用してデモを実行する
- [概要をインポート] > [設定] > [サンプル ドキュメントを使用してデモ設定を実行] をクリックします。このカスタム メニューが表示されない場合は、ページを更新してください。
プロンプトが表示されたら、スクリプトを承認します。OAuth 同意画面に [このアプリは確認されていません] という警告が表示された場合は、[詳細] > [{プロジェクト名} に移動（安全でない）] を選択して続行します。
[概要をインポート] > [設定] > [サンプル ドキュメントを使用してデモ設定を実行] をもう一度クリックします。
プロンプトが表示されたら、ドライブ フォルダの URL をコピーして、次の手順で使用します。
[OK] をクリックします。
[概要をインポート] > [概要をインポート] をクリックします。
画面の指示に沿って [OK] をクリックします。
サンプル ドキュメントからインポートされたプロジェクトの概要を確認します。
要約を追加、インポートする
- 新しいブラウザタブでフォルダの URL を貼り付け、[プロジェクトのステータス] フォルダを開きます。
- Project ABC ファイルを開きます。
- ドキュメントの末尾に次の内容を追加して、インポートする新しい概要を作成します。
Summary と入力し、テキスト スタイルを [見出し 3] に設定します。Summary のすぐ下に 1 x 1 の表を挿入します。Summary とテーブルの間に空行がないことを確認します。- テーブルに「
Hello world!」と入力します。
- メインのドキュメントに戻り、[概要をインポート] > [概要をインポート] をクリックします。
- 画面の指示に沿って [OK] をクリックします。
- ドキュメントの最後にある最新のインポートを確認します。
コードを確認する
このソリューションの Apps Script コードを確認するには、下の [ソースコードを表示] をクリックします。
ソースコードを表示
Setup.gs
/**
* Copyright 2022 Google LLC
*
* Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
* you may not use this file except in compliance with the License.
* You may obtain a copy of the License at
*
* http://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0
*
* Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
* distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
* WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
* See the License for the specific language governing permissions and
* limitations under the License.
*/
/**
* This file contains functions that create the template and sample documents.
*/
/**
* Runs full setup configuration, with option to include samples.
*
* Called from menu & setupWithSamples()
*
* @param {boolean} includeSamples - Optional, if true creates samples files. *
*/
function setupConfig(includeSamples) {
// Gets folder to store documents in.
const folder = getFolderByName_(PROJECT_FOLDER_NAME)
let msg =
`\nDrive Folder for Documents: '${PROJECT_FOLDER_NAME}'
\nURL: \n${folder.getUrl()}`
// Creates sample documents for testing.
// Remove sample document creation and add your own process as needed.
if (includeSamples) {
let filesCreated = 0;
for (let doc of samples.documents) {
filesCreated += createGoogleDoc(doc, folder, true);
}
msg += `\n\nFiles Created: ${filesCreated}`
}
const ui = DocumentApp.getUi();
ui.alert(`${APP_TITLE} [Setup]`, msg, ui.ButtonSet.OK);
}
/**
* Creates a single document instance in the application folder.
* Includes import settings already created [Heading | Keywords | Table]
*
* Called from menu.
*/
function createSampleFile() {
// Creates a new Google Docs document.
const templateName = `[Template] ${APP_TITLE}`;
const doc = DocumentApp.create(templateName);
const docId = doc.getId();
const msg = `\nDocument created: '${templateName}'
\nURL: \n${doc.getUrl()}`
// Adds template content to the body.
const body = doc.getBody();
body.setText(templateName);
body.getParagraphs()[0].setHeading(DocumentApp.ParagraphHeading.TITLE);
body.appendParagraph('Description').setHeading(DocumentApp.ParagraphHeading.HEADING1);
body.appendParagraph('');
const dateString = Utilities.formatDate(new Date(), Session.getScriptTimeZone(), 'MMMM dd, yyyy');
body.appendParagraph(`${FIND_TEXT_KEYWORDS} - ${dateString}`).setHeading(APP_STYLE);
body.appendTable().appendTableRow().appendTableCell('TL;DR');
body.appendParagraph("");
// Gets folder to store documents in.
const folder = getFolderByName_(PROJECT_FOLDER_NAME)
// Moves document to application folder.
DriveApp.getFileById(docId).moveTo(folder);
const ui = DocumentApp.getUi();
ui.alert(`${APP_TITLE} [Template]`, msg, ui.ButtonSet.OK);
}
/**
* Configures application for demonstration by setting it up with sample documents.
*
* Called from menu | Calls setupConfig with option set to true.
*/
function setupWithSamples() {
setupConfig(true)
}
/**
* Sample document names and demo content.
* {object} samples[]
*/
const samples = {
'documents': [
{
'name': 'Project GHI',
'description': 'Google Workspace Add-on inventory review.',
'content': 'Reviewed all of the currently in-use and proposed Google Workspace Add-ons. Will perform an assessment on how we can reduce overlap, reduce licensing costs, and limit security exposures. \n\nNext week\'s goal is to report findings back to the Corp Ops team.'
},
{
'name': 'Project DEF',
'description': 'Improve IT networks within the main corporate building.',
'content': 'Primarily focused on 2nd thru 5th floors in the main corporate building evaluating the network infrastructure. Benchmarking tests were performed and results are being analyzed. \n\nWill submit all findings, analysis, and recommendations next week for committee review.'
},
{
'name': 'Project ABC',
'description': 'Assess existing Google Chromebook inventory and recommend upgrades where necessary.',
'content': 'Concluded a pilot program with the Customer Service department to perform inventory and update inventory records with Chromebook hardware, Chrome OS versions, and installed apps. \n\nScheduling a work plan and seeking necessary go-forward approvals for next week.'
},
],
'common': 'This sample document is configured to work with the Import summaries custom menu. For the import to work, the source documents used must contain a specific keyword (currently set to "Summary"). The keyword must reside in a paragraph with a set style (currently set to "Heading 3") that is directly followed by a single-cell table. The table contains the contents to be imported into the primary document.\n\nWhile those rules might seem precise, it\'s how the application programmatically determines what content is meant to be imported and what can be ignored. Once a summary has been imported, the script updates the heading font to a new color (currently set to Green, hex \'#2e7d32\') to ensure the app ignores it in future imports. You can change these settings in the Apps Script code.'
}
/**
* Creates a sample document in application folder.
* Includes import settings already created [Heading | Keywords | Table].
* Inserts demo data from samples[].
*
* Called from menu.
*/
function createGoogleDoc(document, folder, duplicate) {
// Checks for duplicates.
if (!duplicate) {
// Doesn't create file of same name if one already exists.
if (folder.getFilesByName(document.name).hasNext()) {
return 0 // File not created.
}
}
// Creates a new Google Docs document.
const doc = DocumentApp.create(document.name).setName(document.name);
const docId = doc.getId();
// Adds boilerplate content to the body.
const body = doc.getBody();
body.setText(document.name);
body.getParagraphs()[0].setHeading(DocumentApp.ParagraphHeading.TITLE);
body.appendParagraph("Description").setHeading(DocumentApp.ParagraphHeading.HEADING1);
body.appendParagraph(document.description);
body.appendParagraph("Usage Instructions").setHeading(DocumentApp.ParagraphHeading.HEADING1);
body.appendParagraph(samples.common);
const dateString = Utilities.formatDate(new Date(), Session.getScriptTimeZone(), 'MMMM dd, yyyy');
body.appendParagraph(`${FIND_TEXT_KEYWORDS} - ${dateString}`).setHeading(APP_STYLE);
body.appendTable().appendTableRow().appendTableCell(document.content);
body.appendParagraph("");
// Moves document to application folder.
DriveApp.getFileById(docId).moveTo(folder);
// Returns if successfully created.
return 1
}
寄稿者
このサンプルは、Google デベロッパー エキスパートの協力を得て Google によって管理されています。
次のステップ
