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Niveau de codage: Débutant
Durée: 15 minutes
Type de projet: Automatisation avec un menu personnalisé et un déclencheur basé sur les événements

Objectifs

Comprendre ce que la solution fait
Comprendre ce que font les services Apps Script dans la solution
Configurez le script.
Exécutez le script.

À propos de cette solution

Créez automatiquement des brouillons de réponses par e-mail aux commentaires reçus via Google Forms. Cette solution se concentre sur les commentaires des élèves sur le cours, mais vous pouvez l'appliquer à tout cas d'utilisation pour lequel vous recevez des commentaires via Google Forms.

Réponses envoyées à partir de Gmail après l'envoi d'un formulaire

Fonctionnement

Le script installe un déclencheur basé sur les événements qui s'exécute chaque fois qu'un utilisateur envoie un formulaire. À chaque envoi de formulaire, le script crée un brouillon d'e-mail dans Gmail. L'e-mail est adressé à la personne qui a envoyé le formulaire. Il inclut les réponses au formulaire et un message de remerciement générique. Vous pouvez modifier l'e-mail avant de l'envoyer.

Services Apps Script

Cette solution utilise les services suivants:

Service de script : installe le déclencheur basé sur les événements qui se déclenche lorsqu'un utilisateur envoie un formulaire.
Service de feuille de calcul : envoie les réponses au formulaire à Gmail.
Service Gmail : crée le brouillon d'e-mail avec le message de remerciement et les réponses aux formulaires.

Prérequis

Pour utiliser cet exemple, vous devez remplir les conditions préalables suivantes:

Un compte Google (l'approbation de l'administrateur peut être nécessaire pour les comptes Google Workspace).
Un navigateur Web avec accès à Internet

Configurer le script

Cliquez sur le bouton suivant pour créer une copie de l'exemple de feuille de calcul Répondre aux commentaires. Le projet Apps Script de cette solution est joint à la feuille de calcul.
Créer une copie

Exécuter le script

Cliquez sur Outil de réponse aux formulaires > Activer la création automatique de réponses. Vous devrez peut-être actualiser la page pour que ce menu personnalisé s'affiche.
Lorsque vous y êtes invité, autorisez le script. Si l'écran d'autorisation OAuth affiche l'avertissement Cette application n'est pas validée, sélectionnez Avancé > Accéder à {nom du projet} (non sécurisé).
Cliquez sur Outil de réponse aux formulaires > Activer la création automatique de brouillons de réponses.
Cliquez sur Outils > Gérer le formulaire > Accéder au formulaire en direct.
Remplissez le formulaire, puis cliquez sur Envoyer.
Ouvrez Gmail et vérifiez vos brouillons. Vous devriez avoir une nouvelle version avec la réponse au formulaire.

Examiner le code

Pour consulter le code Apps Script de cette solution, cliquez sur Afficher le code source ci-dessous:

Afficher le code source

Code.gs

solutions/automations/course-feedback-response/Code.js

Afficher sur GitHub

// To learn how to use this script, refer to the documentation:
// https://developers.google.com/apps-script/samples/automations/course-feedback-response

/*
Copyright 2022 Google LLC

Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
you may not use this file except in compliance with the License.
You may obtain a copy of the License at

    https://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
See the License for the specific language governing permissions and
limitations under the License.
*/

/**
 * Creates custom menu for user to run scripts.
 */
function onOpen() {
  let ui = SpreadsheetApp.getUi();
  ui.createMenu('Form Reply Tool')
      .addItem('Enable auto draft replies', 'installTrigger')
      .addToUi();
}

/**
 * Installs a trigger on the Spreadsheet for when a Form response is submitted.
 */
function installTrigger() {
  ScriptApp.newTrigger('onFormSubmit')
      .forSpreadsheet(SpreadsheetApp.getActive())
      .onFormSubmit()
      .create();
}

/**
 * Creates a draft email for every response on a form
 *
 * @param {Object} event - Form submit event
 */
function onFormSubmit(e) {
  let responses = e.namedValues;

  // parse form response data
  let timestamp = responses.Timestamp[0];
  let email = responses['Email address'][0].trim();

  // create email body
  let emailBody = createEmailBody(responses);

  // create draft email
  createDraft(timestamp, email, emailBody);
}

/**
 * Creates email body and includes feedback from Google Form.
 *
 * @param {string} responses - The form response data
 * @return {string} - The email body as an HTML string
 */
function createEmailBody(responses) {
  // parse form response data
  let name = responses.Name[0].trim();
  let industry = responses['What industry do you work in?'][0];
  let source = responses['How did you find out about this course?'][0];
  let rating = responses['On a scale of 1 - 5 how would you rate this course?'][0];
  let productFeedback = responses['What could be different to make it a 5 rating?'][0];
  let otherFeedback = responses['Any other feedback?'][0];

  // create email body
  let htmlBody = 'Hi ' + name + ',<br><br>' +
    'Thanks for responding to our course feedback questionnaire.<br><br>' +
      'It\'s really useful to us to help improve this course.<br><br>' +
        'Have a great day!<br><br>' +
          'Thanks,<br>' +
            'Course Team<br><br>' +
              '****************************************************************<br><br>' +
                '<i>Your feedback:<br><br>' +
                  'What industry do you work in?<br><br>' +
                    industry + '<br><br>' +
                      'How did you find out about this course?<br><br>' +
                        source + '<br><br>' +
                          'On a scale of 1 - 5 how would you rate this course?<br><br>' +
                            rating + '<br><br>' +
                              'What could be different to make it a 5 rating?<br><br>' +
                                productFeedback + '<br><br>' +
                                  'Any other feedback?<br><br>' +
                                    otherFeedback + '<br><br></i>';

  return htmlBody;
}

/**
 * Create a draft email with the feedback
 *
 * @param {string} timestamp Timestamp for the form response
 * @param {string} email Email address from the form response
 * @param {string} emailBody The email body as an HTML string
 */
function createDraft(timestamp, email, emailBody) {
  console.log('draft email create process started');

  // create subject line
  let subjectLine = 'Thanks for your course feedback! ' + timestamp;

  // create draft email
  GmailApp.createDraft(
      email,
      subjectLine,
      '',
      {
        htmlBody: emailBody,
      }
  );
}

Contributeurs

Cet exemple a été créé par Ben Collins, éducateur sur benlcollins.com et expert Google pour les développeurs.

Retrouvez Ben sur Twitter : @benlcollins.
Lisez le blog de Ben.

Cet exemple est géré par Google avec l'aide des experts Google pour les développeurs.