কর্মীদের ব্যক্তিগতকৃত প্রশংসা শংসাপত্র পাঠান

কোডিং স্তর : শিক্ষানবিস
সময়কাল : 15 মিনিট
প্রকল্পের ধরন : একটি কাস্টম মেনু সহ অটোমেশন

উদ্দেশ্য

  • বুঝুন সমাধান কি করে।
  • সমাধানের মধ্যে অ্যাপস স্ক্রিপ্ট পরিষেবাগুলি কী করে তা বুঝুন।
  • আপনার পরিবেশ সেট আপ করুন।
  • স্ক্রিপ্ট সেট আপ করুন।
  • স্ক্রিপ্ট চালান।

এই সমাধান সম্পর্কে

Google পত্রকগুলিতে কর্মচারী ডেটা সহ Google স্লাইড কর্মচারী শংসাপত্র টেমপ্লেট স্বয়ংক্রিয়ভাবে কাস্টমাইজ করুন, তারপর Gmail ব্যবহার করে শংসাপত্রগুলি পাঠান৷

কর্মচারী শংসাপত্র তৈরি

এটা কিভাবে কাজ করে

স্ক্রিপ্টটি স্লাইড থেকে কর্মচারী শংসাপত্র উপস্থাপনা টেমপ্লেট এবং কর্মচারীর বিবরণ সহ একটি শীট স্প্রেডশীট ব্যবহার করে। স্ক্রিপ্ট টেমপ্লেট অনুলিপি করে এবং স্প্রেডশীট থেকে ডেটা দিয়ে স্থানধারকদের প্রতিস্থাপন করে। একবার স্ক্রিপ্ট প্রতিটি কর্মচারীর জন্য একটি স্লাইড তৈরি করে, এটি প্রতিটি পৃথক স্লাইডকে পিডিএফ সংযুক্তি হিসাবে বের করে এবং কর্মীদের কাছে শংসাপত্র পাঠায়।

অ্যাপস স্ক্রিপ্ট পরিষেবা

এই সমাধানটি নিম্নলিখিত পরিষেবাগুলি ব্যবহার করে:

  • ড্রাইভ পরিষেবা - স্লাইড কর্মচারী শংসাপত্রের টেমপ্লেট অনুলিপি করে৷
  • স্প্রেডশীট পরিষেবা - কর্মচারীর বিবরণ প্রদান করে এবং তালিকাভুক্ত প্রতিটি কর্মচারীর অবস্থা আপডেট করে।
  • স্লাইড পরিষেবা - স্প্রেডশীট থেকে কর্মচারী ডেটা দিয়ে উপস্থাপনায় স্থানধারকদের প্রতিস্থাপন করে।
  • Gmail পরিষেবা - পিডিএফ হিসাবে পৃথক স্লাইডগুলি পায় এবং সেগুলি কর্মীদের কাছে পাঠায়৷

পূর্বশর্ত

এই নমুনা ব্যবহার করতে, আপনার নিম্নলিখিত পূর্বশর্ত প্রয়োজন:

  • একটি Google অ্যাকাউন্ট (Google Workspace অ্যাকাউন্টের জন্য অ্যাডমিনিস্ট্রেটরের অনুমোদনের প্রয়োজন হতে পারে)।
  • ইন্টারনেট অ্যাক্সেস সহ একটি ওয়েব ব্রাউজার।

আপনার পরিবেশ সেট আপ করুন

  1. কর্মচারী শংসাপত্র স্লাইড টেমপ্লেটের একটি অনুলিপি করতে নিম্নলিখিত বোতামে ক্লিক করুন৷
    একটি কপি করুন

  2. পরবর্তী ধাপে ব্যবহারের জন্য আপনার উপস্থাপনা আইডি নোট করুন। আপনি URL এ আইডি খুঁজে পেতে পারেন:

    https://docs.google.com/presentation/d/ PRESENTATION_ID /edit

  3. ড্রাইভে, শংসাপত্রগুলি ধরে রাখতে একটি নতুন ফোল্ডার তৈরি করুন৷

  4. পরবর্তী ধাপে ব্যবহারের জন্য আপনার ফোল্ডার আইডি নোট করুন। আপনি URL-এ ID খুঁজে পেতে পারেন: https://drive.google.com/drive/folders/ FOLDER_ID

স্ক্রিপ্ট সেট আপ করুন

  1. কর্মচারী শংসাপত্রের নমুনা স্প্রেডশীটের একটি অনুলিপি করতে নীচের বোতামে ক্লিক করুন৷ এই সমাধানের জন্য অ্যাপস স্ক্রিপ্ট প্রকল্পটি স্প্রেডশীটের সাথে সংযুক্ত রয়েছে৷
    একটি কপি করুন

  2. স্প্রেডশীটে, এক্সটেনশন > অ্যাপস স্ক্রিপ্টে ক্লিক করে অ্যাপস স্ক্রিপ্ট প্রকল্পটি খুলুন।

  3. slideTemplateId ভেরিয়েবলের জন্য, PRESENTATION_ID প্রতিস্থাপন করুন PRESENTATION_ID আপনার উপস্থাপনার আইডি সহ।

  4. tempFolderId ভেরিয়েবলের জন্য, FOLDER_ID প্রতিস্থাপন করুন FOLDER_ID আপনার ফোল্ডারের আইডি দিয়ে।

  5. Save এ ক্লিক করুন সেভ আইকন .

স্ক্রিপ্ট চালান

  1. স্প্রেডশীটে ফিরে যান এবং প্রশংসা > শংসাপত্র তৈরি করুন ক্লিক করুন। এই কাস্টম মেনু প্রদর্শিত হওয়ার জন্য আপনাকে পৃষ্ঠাটি রিফ্রেশ করতে হতে পারে।

  2. অনুরোধ করা হলে, স্ক্রিপ্ট অনুমোদন করুন. যদি OAuth সম্মতি স্ক্রীন সতর্কতা প্রদর্শন করে, এই অ্যাপটি যাচাই করা হয়নি , তাহলে Advanced > Go to {Project Name} (অনিরাপদ) নির্বাচন করে চালিয়ে যান।

  3. প্রশংসা ক্লিক করুন > আবার শংসাপত্র তৈরি করুন ।

  4. একবার সমস্ত সারির স্ট্যাটাস কলাম তৈরিতে আপডেট হয়ে গেলে, প্রশংসা > সার্টিফিকেট পাঠান ক্লিক করুন।

কোড পর্যালোচনা করুন

এই সমাধানের জন্য অ্যাপস স্ক্রিপ্ট কোড পর্যালোচনা করতে, নীচের উৎস কোড দেখুন ক্লিক করুন:

সোর্স কোড দেখুন

Code.gs

solutions/automations/employee-certificate/Code.js
// To learn how to use this script, refer to the documentation:
// https://developers.google.com/apps-script/samples/automations/employee-certificate

/*
Copyright 2022 Google LLC

Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
you may not use this file except in compliance with the License.
You may obtain a copy of the License at

    https://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
See the License for the specific language governing permissions and
limitations under the License.
*/

const slideTemplateId = 'PRESENTATION_ID';
const tempFolderId = 'FOLDER_ID'; // Create an empty folder in Google Drive

/**
 * Creates a custom menu "Appreciation" in the spreadsheet
 * with drop-down options to create and send certificates
 */
function onOpen() {
  const ui = SpreadsheetApp.getUi();
  ui.createMenu('Appreciation')
      .addItem('Create certificates', 'createCertificates')
      .addSeparator()
      .addItem('Send certificates', 'sendCertificates')
      .addToUi();
}

/**
 * Creates a personalized certificate for each employee
 * and stores every individual Slides doc on Google Drive
 */
function createCertificates() {
  // Load the Google Slide template file
  const template = DriveApp.getFileById(slideTemplateId);

  // Get all employee data from the spreadsheet and identify the headers
  const sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getActiveSheet();
  const values = sheet.getDataRange().getValues();
  const headers = values[0];
  const empNameIndex = headers.indexOf('Employee Name');
  const dateIndex = headers.indexOf('Date');
  const managerNameIndex = headers.indexOf('Manager Name');
  const titleIndex = headers.indexOf('Title');
  const compNameIndex = headers.indexOf('Company Name');
  const empEmailIndex = headers.indexOf('Employee Email');
  const empSlideIndex = headers.indexOf('Employee Slide');
  const statusIndex = headers.indexOf('Status');

  // Iterate through each row to capture individual details
  for (let i = 1; i < values.length; i++) {
    const rowData = values[i];
    const empName = rowData[empNameIndex];
    const date = rowData[dateIndex];
    const managerName = rowData[managerNameIndex];
    const title = rowData[titleIndex];
    const compName = rowData[compNameIndex];

    // Make a copy of the Slide template and rename it with employee name
    const tempFolder = DriveApp.getFolderById(tempFolderId);
    const empSlideId = template.makeCopy(tempFolder).setName(empName).getId();
    const empSlide = SlidesApp.openById(empSlideId).getSlides()[0];

    // Replace placeholder values with actual employee related details
    empSlide.replaceAllText('Employee Name', empName);
    empSlide.replaceAllText('Date', 'Date: ' + Utilities.formatDate(date, Session.getScriptTimeZone(), 'MMMM dd, yyyy'));
    empSlide.replaceAllText('Your Name', managerName);
    empSlide.replaceAllText('Title', title);
    empSlide.replaceAllText('Company Name', compName);

    // Update the spreadsheet with the new Slide Id and status
    sheet.getRange(i + 1, empSlideIndex + 1).setValue(empSlideId);
    sheet.getRange(i + 1, statusIndex + 1).setValue('CREATED');
    SpreadsheetApp.flush();
  }
}

/**
 * Send an email to each individual employee
 * with a PDF attachment of their appreciation certificate
 */
function sendCertificates() {
  // Get all employee data from the spreadsheet and identify the headers
  const sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getActiveSheet();
  const values = sheet.getDataRange().getValues();
  const headers = values[0];
  const empNameIndex = headers.indexOf('Employee Name');
  const dateIndex = headers.indexOf('Date');
  const managerNameIndex = headers.indexOf('Manager Name');
  const titleIndex = headers.indexOf('Title');
  const compNameIndex = headers.indexOf('Company Name');
  const empEmailIndex = headers.indexOf('Employee Email');
  const empSlideIndex = headers.indexOf('Employee Slide');
  const statusIndex = headers.indexOf('Status');

  // Iterate through each row to capture individual details
  for (let i = 1; i < values.length; i++) {
    const rowData = values[i];
    const empName = rowData[empNameIndex];
    const date = rowData[dateIndex];
    const managerName = rowData[managerNameIndex];
    const title = rowData[titleIndex];
    const compName = rowData[compNameIndex];
    const empSlideId = rowData[empSlideIndex];
    const empEmail = rowData[empEmailIndex];

    // Load the employee's personalized Google Slide file
    const attachment = DriveApp.getFileById(empSlideId);

    // Setup the required parameters and send them the email
    const senderName = 'CertBot';
    const subject = empName + ', you\'re awesome!';
    const body = 'Please find your employee appreciation certificate attached.' +
    '\n\n' + compName + ' team';
    GmailApp.sendEmail(empEmail, subject, body, {
      attachments: [attachment.getAs(MimeType.PDF)],
      name: senderName
    });

    // Update the spreadsheet with email status
    sheet.getRange(i + 1, statusIndex + 1).setValue('SENT');
    SpreadsheetApp.flush();
  }
}

অবদানকারী

এই নমুনাটি তৈরি করেছেন সৌরভ চোরারিয়া, ব্লগার এবং গুগল ডেভেলপার এক্সপার্ট।

  • টুইটারে সৌরভকে খুঁজুন @schoraria911 ।
  • সৌরভের ব্লগ পড়ুন।

এই নমুনা Google ডেভেলপার বিশেষজ্ঞদের সাহায্যে Google দ্বারা রক্ষণাবেক্ষণ করা হয়।

পরবর্তী পদক্ষেপ