Envoyez des certificats d'appréciation personnalisés aux employés

Niveau de programmation : Débutant
Durée : 15 minutes
Type de projet : Automatisation avec un menu personnalisé

Objectifs

  • Comprendre le fonctionnement de la solution.
  • Comprendre le rôle des services Apps Script dans la solution.
  • Configurer votre environnement.
  • Configurer le script.
  • Exécuter le script.

À propos de cette solution

Personnalisez automatiquement le modèle de certificat d'employé Google Slides avec les données des employés dans Google Sheets, puis envoyez les certificats à l'aide de Gmail.

Processus automatisé de création de certificats pour les employés

Fonctionnement

Le script utilise le modèle de présentation de certificat d'employé de Slides et une feuille de calcul Sheets contenant les informations sur les employés. Le script copie le modèle et remplace les espaces réservés par les données de la feuille de calcul. Une fois que le script a créé une diapositive pour chaque employé, il extrait chaque diapositive individuelle en tant que pièce jointe PDF et envoie les certificats aux employés.

Services Apps Script

Cette solution utilise les services suivants :

  • Service Google Drive : copie le modèle de certificat d'employé Slides.
  • Service Spreadsheet : fournit les informations sur les employés et met à jour l'état de chaque employé listé.
  • Service Slides : remplace les espaces réservés de la présentation par les données des employés issues de la feuille de calcul.
  • Service Gmail : récupère les diapositives individuelles au format PDF et les envoie aux employés.

Prérequis

Pour utiliser cet exemple, vous devez répondre aux prérequis suivants :

  • Un compte Google (l'approbation de l'administrateur peut être nécessaire pour les comptes Google Workspace).
  • Un navigateur Web avec accès à Internet.

Configurer votre environnement

  1. Cliquez sur le bouton suivant pour copier le modèle Slides Employee certificates (Certificats d'employé).

Créer une copie

  1. Notez l'ID de votre présentation pour l'utiliser lors d'une prochaine étape. Vous trouverez l'ID dans l'URL :

    https://docs.google.com/presentation/d/PRESENTATION_ID/edit

  2. Dans Drive, créez un dossier pour stocker les certificats.

  3. Notez l'ID de votre dossier pour l'utiliser lors d'une prochaine étape. Vous trouverez l' ID dans l'URL : https://drive.google.com/drive/folders/FOLDER_ID

Configurer le script

  1. Cliquez sur le bouton suivant pour copier l'exemple de feuille de calcul Sheets Employee certificates (Certificats d'employé). Le projet Apps Script de cette solution est associé à la feuille de calcul :

    Créer une copie

  2. Dans la feuille de calcul, ouvrez le projet Apps Script en cliquant sur Extensions > Apps Script.

  3. Pour la variable slideTemplateId, remplacez PRESENTATION_ID par l'ID de votre présentation.

  4. Pour la variable tempFolderId, remplacez FOLDER_ID par l'ID de votre dossier.

  5. Cliquez sur Enregistrer Icône Enregistrer dans l'éditeur de script Apps Script.

Exécuter le script

  1. Revenez à la feuille de calcul et cliquez sur Appreciation > Create certificates (Remerciements > Créer des certificats). Vous devrez peut-être actualiser la page pour que ce menu personnalisé s'affiche.
  2. Lorsque vous y êtes invité, autorisez les scripts. <<../_snippets/oauth.md>>
  3. Cliquez à nouveau sur Appreciation > Create certificates (Remerciements > Créer des certificats).
  4. Une fois que la colonne d'état de toutes les lignes a été mise à jour sur Created (Créé), cliquez sur Appreciation > Send certificates (Remerciements > Envoyer des certificats).

Examiner le code

Pour examiner le code Apps Script de cette solution, cliquez sur View source code :

Afficher le code source

Code.gs

solutions/automations/employee-certificate/Code.js
// To learn how to use this script, refer to the documentation:
// https://developers.google.com/apps-script/samples/automations/employee-certificate

/*
Copyright 2022 Google LLC

Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
you may not use this file except in compliance with the License.
You may obtain a copy of the License at

    https://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
See the License for the specific language governing permissions and
limitations under the License.
*/

const slideTemplateId = "PRESENTATION_ID";
const tempFolderId = "FOLDER_ID"; // Create an empty folder in Google Drive

/**
 * Creates a custom menu "Appreciation" in the spreadsheet
 * with drop-down options to create and send certificates
 */
function onOpen() {
  const ui = SpreadsheetApp.getUi();
  ui.createMenu("Appreciation")
    .addItem("Create certificates", "createCertificates")
    .addSeparator()
    .addItem("Send certificates", "sendCertificates")
    .addToUi();
}

/**
 * Creates a personalized certificate for each employee
 * and stores every individual Slides doc on Google Drive
 */
function createCertificates() {
  // Load the Google Slide template file
  const template = DriveApp.getFileById(slideTemplateId);

  // Get all employee data from the spreadsheet and identify the headers
  const sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getActiveSheet();
  const values = sheet.getDataRange().getValues();
  const headers = values[0];
  const empNameIndex = headers.indexOf("Employee Name");
  const dateIndex = headers.indexOf("Date");
  const managerNameIndex = headers.indexOf("Manager Name");
  const titleIndex = headers.indexOf("Title");
  const compNameIndex = headers.indexOf("Company Name");
  const empEmailIndex = headers.indexOf("Employee Email");
  const empSlideIndex = headers.indexOf("Employee Slide");
  const statusIndex = headers.indexOf("Status");

  // Iterate through each row to capture individual details
  for (let i = 1; i < values.length; i++) {
    const rowData = values[i];
    const empName = rowData[empNameIndex];
    const date = rowData[dateIndex];
    const managerName = rowData[managerNameIndex];
    const title = rowData[titleIndex];
    const compName = rowData[compNameIndex];

    // Make a copy of the Slide template and rename it with employee name
    const tempFolder = DriveApp.getFolderById(tempFolderId);
    const empSlideId = template.makeCopy(tempFolder).setName(empName).getId();
    const empSlide = SlidesApp.openById(empSlideId).getSlides()[0];

    // Replace placeholder values with actual employee related details
    empSlide.replaceAllText("Employee Name", empName);
    empSlide.replaceAllText(
      "Date",
      `Date: ${Utilities.formatDate(
        date,
        Session.getScriptTimeZone(),
        "MMMM dd, yyyy",
      )}`,
    );
    empSlide.replaceAllText("Your Name", managerName);
    empSlide.replaceAllText("Title", title);
    empSlide.replaceAllText("Company Name", compName);

    // Update the spreadsheet with the new Slide Id and status
    sheet.getRange(i + 1, empSlideIndex + 1).setValue(empSlideId);
    sheet.getRange(i + 1, statusIndex + 1).setValue("CREATED");
    SpreadsheetApp.flush();
  }
}

/**
 * Send an email to each individual employee
 * with a PDF attachment of their appreciation certificate
 */
function sendCertificates() {
  // Get all employee data from the spreadsheet and identify the headers
  const sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getActiveSheet();
  const values = sheet.getDataRange().getValues();
  const headers = values[0];
  const empNameIndex = headers.indexOf("Employee Name");
  const dateIndex = headers.indexOf("Date");
  const managerNameIndex = headers.indexOf("Manager Name");
  const titleIndex = headers.indexOf("Title");
  const compNameIndex = headers.indexOf("Company Name");
  const empEmailIndex = headers.indexOf("Employee Email");
  const empSlideIndex = headers.indexOf("Employee Slide");
  const statusIndex = headers.indexOf("Status");

  // Iterate through each row to capture individual details
  for (let i = 1; i < values.length; i++) {
    const rowData = values[i];
    const empName = rowData[empNameIndex];
    const date = rowData[dateIndex];
    const managerName = rowData[managerNameIndex];
    const title = rowData[titleIndex];
    const compName = rowData[compNameIndex];
    const empSlideId = rowData[empSlideIndex];
    const empEmail = rowData[empEmailIndex];

    // Load the employee's personalized Google Slide file
    const attachment = DriveApp.getFileById(empSlideId);

    // Setup the required parameters and send them the email
    const senderName = "CertBot";
    const subject = `${empName}, you're awesome!`;
    const body = `Please find your employee appreciation certificate attached.\n\n${compName} team`;
    GmailApp.sendEmail(empEmail, subject, body, {
      attachments: [attachment.getAs(MimeType.PDF)],
      name: senderName,
    });

    // Update the spreadsheet with email status
    sheet.getRange(i + 1, statusIndex + 1).setValue("SENT");
    SpreadsheetApp.flush();
  }
}
 
</section>

Contributeurs

Cet exemple a été créé par Sourabh Choraria, blogueur et Google Developer Expert.

Cet exemple est géré par Google avec l'aide des Experts Google Developers.

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