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カスタマイズした感謝証明書を従業員に送信する

コーディングレベル: 初級
所要時間: 15 分
プロジェクトタイプ: カスタムメニューを使用した自動化

目標

ソリューションの機能について理解する。
ソリューション内での Apps Script サービスの役割を理解する。
環境をセットアップする。
スクリプトを設定します。
スクリプトを実行します。

このソリューションについて

Google スプレッドシートの社員データを使用して Google スライドの社員証テンプレートを自動的にカスタマイズし、Gmail を使用して証明書を送信します。

社員証の作成

仕組み

このスクリプトでは、スライドから社員証のプレゼンテーションテンプレートと、社員の詳細を含むスプレッドシートを使用します。このスクリプトはテンプレートをコピーし、プレースホルダをスプレッドシートのデータに置き換えます。スクリプトが各従業員のスライドを作成すると、各スライドを PDF 添付ファイルとして抽出し、証明書を従業員に送信します。

Apps Script サービス

このソリューションでは、次のサービスを使用します。

ドライブサービス - スライドの社員証明書テンプレートをコピーします。
スプレッドシートサービス - 従業員の詳細を提供し、リスト内の各従業員のステータスを更新します。
スライドサービス - プレゼンテーションのプレースホルダをスプレッドシートの社員データに置き換えます。
Gmail サービス - 個々のスライドを PDF として取得し、従業員に送信します。

前提条件

このサンプルを使用するには、次の前提条件を満たしている必要があります。

Google アカウント（Google Workspace アカウントの場合、管理者の承認が必要となる可能性があります）。
インターネットに接続できるウェブブラウザ。

環境の設定

次のボタンをクリックして、社員証明書のスライドテンプレートのコピーを作成します。
コピーを作成
プレゼンテーション ID をメモします。これは後のステップで使用します。ID は URL で確認できます。

https://docs.google.com/presentation/d/PRESENTATION_ID/edit
ドライブで、証明書を保存する新しいフォルダを作成します。
フォルダ ID をメモします。これは後のステップで使用します。ID は URL で確認できます。 https://drive.google.com/drive/folders/FOLDER_ID

スクリプトを設定する

下のボタンをクリックして、社員証明書のサンプルスプレッドシートのコピーを作成します。このソリューションの Apps Script プロジェクトがスプレッドシートに添付されています。
コピーを作成
スプレッドシートで、[拡張機能] > [Apps Script] をクリックして、Apps Script プロジェクトを開きます。
slideTemplateId 変数の PRESENTATION_ID は、プレゼンテーションの ID に置き換えます。
tempFolderId 変数の FOLDER_ID は、フォルダの ID に置き換えます。
[保存] をクリックします。

スクリプトを実行する

スプレッドシートに戻り、[感謝の気持ち] > [証明書を作成] をクリックします。このカスタムメニューが表示されない場合は、ページを更新してください。
プロンプトが表示されたら、スクリプトを承認します。OAuth 同意画面に [このアプリは確認されていません] という警告が表示された場合は、[詳細] > [{プロジェクト名} に移動（安全でない）] を選択して続行します。
[Appreciation] > [Create certificates] をもう一度クリックします。
すべての行のステータス列が [作成済み] に更新されたら、[感謝の気持ち] > [証明書を送信] をクリックします。

コードを確認する

このソリューションの Apps Script コードを確認するには、下の [ソースコードを表示] をクリックします。

ソースコードを表示

コード.gs

solutions/automations/employee-certificate/Code.js

GitHub で表示

// To learn how to use this script, refer to the documentation:
// https://developers.google.com/apps-script/samples/automations/employee-certificate

/*
Copyright 2022 Google LLC

Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
you may not use this file except in compliance with the License.
You may obtain a copy of the License at

    https://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
See the License for the specific language governing permissions and
limitations under the License.
*/

const slideTemplateId = 'PRESENTATION_ID';
const tempFolderId = 'FOLDER_ID'; // Create an empty folder in Google Drive

/**
 * Creates a custom menu "Appreciation" in the spreadsheet
 * with drop-down options to create and send certificates
 */
function onOpen() {
  const ui = SpreadsheetApp.getUi();
  ui.createMenu('Appreciation')
      .addItem('Create certificates', 'createCertificates')
      .addSeparator()
      .addItem('Send certificates', 'sendCertificates')
      .addToUi();
}

/**
 * Creates a personalized certificate for each employee
 * and stores every individual Slides doc on Google Drive
 */
function createCertificates() {
  // Load the Google Slide template file
  const template = DriveApp.getFileById(slideTemplateId);

  // Get all employee data from the spreadsheet and identify the headers
  const sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getActiveSheet();
  const values = sheet.getDataRange().getValues();
  const headers = values[0];
  const empNameIndex = headers.indexOf('Employee Name');
  const dateIndex = headers.indexOf('Date');
  const managerNameIndex = headers.indexOf('Manager Name');
  const titleIndex = headers.indexOf('Title');
  const compNameIndex = headers.indexOf('Company Name');
  const empEmailIndex = headers.indexOf('Employee Email');
  const empSlideIndex = headers.indexOf('Employee Slide');
  const statusIndex = headers.indexOf('Status');

  // Iterate through each row to capture individual details
  for (let i = 1; i < values.length; i++) {
    const rowData = values[i];
    const empName = rowData[empNameIndex];
    const date = rowData[dateIndex];
    const managerName = rowData[managerNameIndex];
    const title = rowData[titleIndex];
    const compName = rowData[compNameIndex];

    // Make a copy of the Slide template and rename it with employee name
    const tempFolder = DriveApp.getFolderById(tempFolderId);
    const empSlideId = template.makeCopy(tempFolder).setName(empName).getId();
    const empSlide = SlidesApp.openById(empSlideId).getSlides()[0];

    // Replace placeholder values with actual employee related details
    empSlide.replaceAllText('Employee Name', empName);
    empSlide.replaceAllText('Date', 'Date: ' + Utilities.formatDate(date, Session.getScriptTimeZone(), 'MMMM dd, yyyy'));
    empSlide.replaceAllText('Your Name', managerName);
    empSlide.replaceAllText('Title', title);
    empSlide.replaceAllText('Company Name', compName);

    // Update the spreadsheet with the new Slide Id and status
    sheet.getRange(i + 1, empSlideIndex + 1).setValue(empSlideId);
    sheet.getRange(i + 1, statusIndex + 1).setValue('CREATED');
    SpreadsheetApp.flush();
  }
}

/**
 * Send an email to each individual employee
 * with a PDF attachment of their appreciation certificate
 */
function sendCertificates() {
  // Get all employee data from the spreadsheet and identify the headers
  const sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getActiveSheet();
  const values = sheet.getDataRange().getValues();
  const headers = values[0];
  const empNameIndex = headers.indexOf('Employee Name');
  const dateIndex = headers.indexOf('Date');
  const managerNameIndex = headers.indexOf('Manager Name');
  const titleIndex = headers.indexOf('Title');
  const compNameIndex = headers.indexOf('Company Name');
  const empEmailIndex = headers.indexOf('Employee Email');
  const empSlideIndex = headers.indexOf('Employee Slide');
  const statusIndex = headers.indexOf('Status');

  // Iterate through each row to capture individual details
  for (let i = 1; i < values.length; i++) {
    const rowData = values[i];
    const empName = rowData[empNameIndex];
    const date = rowData[dateIndex];
    const managerName = rowData[managerNameIndex];
    const title = rowData[titleIndex];
    const compName = rowData[compNameIndex];
    const empSlideId = rowData[empSlideIndex];
    const empEmail = rowData[empEmailIndex];

    // Load the employee's personalized Google Slide file
    const attachment = DriveApp.getFileById(empSlideId);

    // Setup the required parameters and send them the email
    const senderName = 'CertBot';
    const subject = empName + ', you\'re awesome!';
    const body = 'Please find your employee appreciation certificate attached.' +
    '\n\n' + compName + ' team';
    GmailApp.sendEmail(empEmail, subject, body, {
      attachments: [attachment.getAs(MimeType.PDF)],
      name: senderName
    });

    // Update the spreadsheet with email status
    sheet.getRange(i + 1, statusIndex + 1).setValue('SENT');
    SpreadsheetApp.flush();
  }
}

寄稿者

このサンプルは、ブロガーで Google デベロッパーエキスパートの Sourabh Choraria 氏が作成しました。

Sourabh の Twitter アカウントは @schoraria911 です。
Sourabh のブログを読む。

このサンプルは、Google デベロッパーエキスパートの協力を得て Google によって管理されています。

次のステップ

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