Gérer les demandes d'équipement des nouveaux employés

Niveau de programmation : Débutant
Durée : 10 minutes
Type de projet : Automatisation avec un déclencheur basé sur les événements et un déclencheur temporel

Objectifs

  • Comprendre le fonctionnement de la solution.
  • Comprendre le rôle des services Apps Script dans la solution.
  • Configurer le script.
  • Exécuter le script.

À propos de cette solution

Les nouveaux employés ont généralement besoin d'un accès au système et d'équipement de la part de l'équipe IT. Pour gérer ces demandes, vous pouvez créer un formulaire avec Google Forms afin que les utilisateurs indiquent les accès et les appareils dont ils ont besoin. Une fois que l'équipe IT a traité la demande et mis à jour son état, les demandeurs reçoivent une notification par e-mail.

Formulaire Google pour les demandes d'équipement des nouveaux employés.

Fonctionnement

Le script crée un formulaire de demande d'équipement. Vous pouvez personnaliser les éléments du formulaire dans le code de l'exemple de script. Lorsqu'un utilisateur envoie le formulaire, le script envoie une notification par e-mail au point de contact désigné pour les demandes. Une fois que l'état de la demande dans la feuille de calcul est passé à "Terminé", le script envoie un e-mail de confirmation à la personne qui a envoyé le formulaire.

Services Apps Script

Cette solution utilise les services suivants :

  • Service Forms : crée le formulaire pour les demandes IT.
  • Service Spreadsheet : vérifie si le formulaire de demande existe déjà pour éviter les doublons. Gère les réponses du formulaire en les déplaçant vers les feuilles En attente et Terminées selon les besoins.
  • Service Mail : crée et envoie les e-mails de demande et de notification de traitement.
  • Service Script : crée les déclencheurs. L'un s'exécute lorsqu'un formulaire est envoyé, et l'autre s'exécute toutes les cinq minutes pour vérifier si l'état d'une demande est marqué comme "Terminé".

Prérequis

Pour utiliser cet exemple, vous devez remplir les prérequis suivants :

  • Un compte Google (l'approbation de l'administrateur peut être nécessaire pour les comptes Google Workspace).
  • Un navigateur Web avec accès à Internet.

Configurer le script

Pour configurer le script, procédez comme suit.

Créer le projet Apps Script

  1. Cliquez sur le bouton suivant pour créer une copie de la feuille de calcul Gérer les demandes d'équipement des employés. Le projet Apps Script de cette solution est joint à la feuille de calcul :

    Créer une copie

  2. Cliquez sur Extensions > Apps Script.

  3. À côté de la variable REQUEST_NOTIFICATION_EMAIL, remplacez l'exemple d'e-mail par votre adresse e-mail.

  4. Cliquez sur Enregistrer Enregistrer un projet dans l'éditeur Apps Script.

Configurer la feuille de calcul

  1. Revenez à la feuille de calcul, puis cliquez sur Demandes d'équipement > Configurer. Vous devrez peut-être actualiser la page pour que ce menu personnalisé s'affiche.
  2. Lorsque vous y êtes invité, autorisez les scripts. <<../_snippets/oauth.md>>
  3. Cliquez à nouveau sur Demandes d'équipement > Configurer.

Exécuter le script

  1. Cliquez sur Outils > Gérer le formulaire > Accéder au formulaire en ligne.
  2. Remplissez le formulaire, puis envoyez-le.
  3. Consultez vos e-mails pour voir si vous avez reçu une notification concernant la demande d'équipement.
  4. Revenez à la feuille de calcul et, dans la feuille Demandes en attente , remplacez l'état de la demande par Terminé.
  5. Dans les cinq minutes, le script envoie un autre e-mail pour vous informer que la demande a été traitée. Le script déplace la demande de la feuille Demandes en attente vers la feuille Demandes terminées.

Examiner le code

Pour examiner le code Apps Script de cette solution, cliquez sur Afficher le code source :

Afficher le code source

Code.gs

solutions/automations/equipment-requests/Code.js
// To learn how to use this script, refer to the documentation:
// https://developers.google.com/apps-script/samples/automations/equipment-requests

/*
Copyright 2022 Google LLC

Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
you may not use this file except in compliance with the License.
You may obtain a copy of the License at

    https://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
See the License for the specific language governing permissions and
limitations under the License.
*/

// Update this variable with the email address you want to send equipment requests to.
const REQUEST_NOTIFICATION_EMAIL = "request_intake@example.com";

// Update the following variables with your own equipment options.
const AVAILABLE_LAPTOPS = [
  '15" high Performance Laptop (OS X)',
  '15" high Performance Laptop (Windows)',
  '15" high performance Laptop (Linux)',
  '13" lightweight laptop (Windows)',
];
const AVAILABLE_DESKTOPS = [
  "Standard workstation (Windows)",
  "Standard workstation (Linux)",
  "High performance workstation (Windows)",
  "High performance workstation (Linux)",
  "Mac Pro (OS X)",
];
const AVAILABLE_MONITORS = ['Single 27"', 'Single 32"', 'Dual 24"'];

// Form field titles, used for creating the form and as keys when handling
// responses.
/**
 * Adds a custom menu to the spreadsheet.
 */
function onOpen() {
  SpreadsheetApp.getUi()
    .createMenu("Equipment requests")
    .addItem("Set up", "setup_")
    .addItem("Clean up", "cleanup_")
    .addToUi();
}

/**
 * Creates the form and triggers for the workflow.
 */
function setup_() {
  const ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  if (ss.getFormUrl()) {
    const msg = "Form already exists. Unlink the form and try again.";
    SpreadsheetApp.getUi().alert(msg);
    return;
  }
  const form = FormApp.create("Equipment Requests")
    .setCollectEmail(true)
    .setDestination(FormApp.DestinationType.SPREADSHEET, ss.getId())
    .setLimitOneResponsePerUser(false);
  form.addTextItem().setTitle("Employee name").setRequired(true);
  form.addTextItem().setTitle("Desk location").setRequired(true);
  form.addDateItem().setTitle("Due date").setRequired(true);
  form.addListItem().setTitle("Laptop").setChoiceValues(AVAILABLE_LAPTOPS);
  form.addListItem().setTitle("Desktop").setChoiceValues(AVAILABLE_DESKTOPS);
  form.addListItem().setTitle("Monitor").setChoiceValues(AVAILABLE_MONITORS);

  // Hide the raw form responses.
  for (const sheet of ss.getSheets()) {
    if (sheet.getFormUrl() === ss.getFormUrl()) {
      sheet.hideSheet();
    }
  }
  // Start workflow on each form submit
  ScriptApp.newTrigger("onFormSubmit_").forForm(form).onFormSubmit().create();
  // Archive completed items every 5m.
  ScriptApp.newTrigger("processCompletedItems_")
    .timeBased()
    .everyMinutes(5)
    .create();
}

/**
 * Cleans up the project (stop triggers, form submission, etc.)
 */
function cleanup_() {
  const formUrl = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getFormUrl();
  if (!formUrl) {
    return;
  }
  for (const trigger of ScriptApp.getProjectTriggers()) {
    ScriptApp.deleteTrigger(trigger);
  }
  FormApp.openByUrl(formUrl).deleteAllResponses().setAcceptingResponses(false);
}

/**
 * Handles new form submissions to trigger the workflow.
 *
 * @param {Object} event - Form submit event
 */
function onFormSubmit_(event) {
  const response = mapResponse_(event.response);
  sendNewEquipmentRequestEmail_(response);
  const equipmentDetails = Utilities.formatString(
    "%s\n%s\n%s",
    response.Laptop,
    response.Desktop,
    response.Monitor,
  );
  const row = [
    "New",
    "",
    response["Due date"],
    response["Employee name"],
    response["Desk location"],
    equipmentDetails,
    response.email,
  ];
  const ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  const sheet = ss.getSheetByName("Pending requests");
  sheet.appendRow(row);
}

/**
 * Sweeps completed and cancelled requests, notifying the requestors and archiving them
 * to the completed sheet.
 *
 * @param {Object} event
 */
function processCompletedItems_() {
  const ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  const pending = ss.getSheetByName("Pending requests");
  const completed = ss.getSheetByName("Completed requests");
  const rows = pending.getDataRange().getValues();
  for (let i = rows.length; i >= 2; i--) {
    const row = rows[i - 1];
    const status = row[0];
    if (status === "Completed" || status === "Cancelled") {
      pending.deleteRow(i);
      completed.appendRow(row);
      console.log(`Deleted row: ${i}`);
      sendEquipmentRequestCompletedEmail_({
        "Employee name": row[3],
        "Desk location": row[4],
        email: row[6],
      });
    }
  }
}

/**
 * Sends an email notification that a new equipment request has been submitted.
 *
 * @param {Object} request - Request details
 */
function sendNewEquipmentRequestEmail_(request) {
  const template = HtmlService.createTemplateFromFile(
    "new-equipment-request.html",
  );
  template.request = request;
  template.sheetUrl = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getUrl();
  const msg = template.evaluate();
  MailApp.sendEmail({
    to: REQUEST_NOTIFICATION_EMAIL,
    subject: "New equipment request",
    htmlBody: msg.getContent(),
  });
}

/**
 * Sends an email notifying the requestor that the request is complete.
 *
 * @param {Object} request - Request details
 */
function sendEquipmentRequestCompletedEmail_(request) {
  const template = HtmlService.createTemplateFromFile("request-complete.html");
  template.request = request;
  const msg = template.evaluate();
  MailApp.sendEmail({
    to: request.email,
    subject: "Equipment request completed",
    htmlBody: msg.getContent(),
  });
}

/**
 * Converts a form response to an object keyed by the item titles. Allows easier
 * access to response values.
 *
 * @param {FormResponse} response
 * @return {Object} Form values keyed by question title
 */
function mapResponse_(response) {
  const initialValue = {
    email: response.getRespondentEmail(),
    timestamp: response.getTimestamp(),
  };
  return response.getItemResponses().reduce((obj, itemResponse) => {
    const key = itemResponse.getItem().getTitle();
    obj[key] = itemResponse.getResponse();
    return obj;
  }, initialValue);
}
 
</section>
<section>
  <h3>new-equipment-request.html</h3>
solutions/automations/equipment-requests/new-equipment-request.html
<!DOCTYPE html>
<!--
 Copyright 2022 Google LLC

 Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
 you may not use this file except in compliance with the License.
 You may obtain a copy of the License at

      http://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

 Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
 distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
 WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
 See the License for the specific language governing permissions and
 limitations under the License.
-->

<html>
  <body>
    <p>
    A new equipment request has been made by <?= request.email ?>.
    </p>

    <p>
    Employee name: <?= request['Employee name'] ?><br/>
    Desk location name: <?= request['Desk location'] ?><br/>
    Due date: <?= request['Due date'] ?><br/>
    Laptop model: <?= request['Laptop'] ?><br/>
    Desktop model: <?= request['Desktop'] ?><br/>
    Monitor(s): <?= request['Monitor'] ?><br/>
    </p>

    See <a href="<?= sheetUrl ?>">the spreadsheet</a> to take or assign this item.
  </body>
</html>
 
</section>
<section>
  <h3>request-complete.html</h3>
solutions/automations/equipment-requests/request-complete.html
<!DOCTYPE html>
<!--
 Copyright 2022 Google LLC

 Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
 you may not use this file except in compliance with the License.
 You may obtain a copy of the License at

      http://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

 Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
 distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
 WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
 See the License for the specific language governing permissions and
 limitations under the License.
-->

<html>
  <body>
    <p>
    An equipment request has been completed.
    </p>

    <p>
    Employee name: <?= request['Employee name'] ?><br/>
    Desk location name: <?= request['Desk location'] ?><br/>
    </p>
  </body>
</html>
 
</section>

Contributeurs

Cet exemple est géré par Google avec l'aide de Google Developer Experts.

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