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Gérer les demandes d'équipement des nouveaux employés

Niveau de codage: Débutant
Durée: 10 minutes
Type de projet: Automatisation avec un déclencheur basé sur des événements et un déclencheur basé sur le temps

Objectifs

Comprendre ce que la solution fait
Comprendre ce que font les services Apps Script dans la solution.
Configurez le script.
Exécutez le script.

À propos de cette solution

Les nouveaux employés ont généralement besoin de l'aide de l'équipe IT pour accéder au système et obtenir l'équipement nécessaire. Pour gérer ces demandes, vous pouvez créer un formulaire avec Google Forms afin que les utilisateurs indiquent les accès et les appareils dont les employés ont besoin. Une fois que l'équipe IT a traité la demande et mis à jour son état, les demandeurs reçoivent une notification par e-mail.

Capture d'écran du formulaire de demande d'équipement

Fonctionnement

Le script crée un formulaire de demande d'équipement. Vous pouvez personnaliser les éléments du formulaire dans le code de l'exemple de script. Lorsqu'un utilisateur envoie le formulaire, le script envoie une notification par e-mail au point de contact désigné pour les demandes. Une fois l'état de la demande dans la feuille de calcul défini sur "Terminé", le script envoie un e-mail de confirmation à la personne qui a envoyé le formulaire.

Services Apps Script

Cette solution utilise les services suivants:

Service Forms : crée le formulaire pour les demandes IT.
Service de feuille de calcul : vérifie si le formulaire de demande existe déjà pour éviter les doublons. Gère les réponses aux formulaires en les déplaçant vers les feuilles En attente et Terminé si nécessaire.
Service de messagerie : crée et envoie les e-mails de demande et de notification de fin.
Service de script : crée les déclencheurs. L'un se déclenche lorsqu'un formulaire est envoyé, et l'autre toutes les cinq minutes pour vérifier si l'état d'une demande est marqué comme "Terminé".

Prérequis

Pour utiliser cet exemple, vous devez remplir les conditions préalables suivantes:

Un compte Google (l'approbation de l'administrateur peut être nécessaire pour les comptes Google Workspace).
Un navigateur Web avec accès à Internet

Configurer le script

Créer le projet Apps Script

Cliquez sur le bouton suivant pour créer une copie de la feuille de calcul Gérer les demandes d'équipement des employés. Le projet Apps Script de cette solution est joint à la feuille de calcul.
Créer une copie
Cliquez sur Extensions > Apps Script.
À côté de la variable REQUEST_NOTIFICATION_EMAIL, remplacez l'exemple d'e-mail par votre adresse e-mail.
Cliquez sur Enregistrer .

Configurer la feuille de calcul

Revenez à la feuille de calcul, puis cliquez sur Demandes d'équipement > Configurer. Vous devrez peut-être actualiser la page pour que ce menu personnalisé s'affiche.
Lorsque vous y êtes invité, autorisez le script. Si l'écran d'autorisation OAuth affiche l'avertissement Cette application n'est pas validée, sélectionnez Avancé > Accéder à {Nom du projet} (non sécurisé).
Cliquez sur Demandes d'équipement > Configurer à nouveau.

Exécuter le script

Cliquez sur Outils > Gérer le formulaire > Accéder au formulaire en direct.
Remplissez et envoyez le formulaire.
Vérifiez dans votre messagerie si vous avez reçu une notification concernant la demande d'équipement.
Revenez à la feuille de calcul et, dans la feuille Demandes en attente, définissez l'état de la demande sur Terminé.
Dans un délai de cinq minutes, le script envoie un autre e-mail vous informant que la demande a été traitée. Le script déplace la requête de la feuille Demandes en attente vers la feuille Demandes terminées.

Examiner le code

Pour consulter le code Apps Script de cette solution, cliquez sur Afficher le code source ci-dessous:

Afficher le code source

Code.gs

solutions/automations/equipment-requests/Code.js

Afficher sur GitHub

// To learn how to use this script, refer to the documentation:
// https://developers.google.com/apps-script/samples/automations/equipment-requests

/*
Copyright 2022 Google LLC

Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
you may not use this file except in compliance with the License.
You may obtain a copy of the License at

    https://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
See the License for the specific language governing permissions and
limitations under the License.
*/

// Update this variable with the email address you want to send equipment requests to.
const REQUEST_NOTIFICATION_EMAIL = 'request_intake@example.com';

// Update the following variables with your own equipment options.
const AVAILABLE_LAPTOPS = [
  '15" high Performance Laptop (OS X)',
  '15" high Performance Laptop (Windows)',
  '15" high performance Laptop (Linux)',
  '13" lightweight laptop (Windows)',
];
const AVAILABLE_DESKTOPS = [
  'Standard workstation (Windows)',
  'Standard workstation (Linux)',
  'High performance workstation (Windows)',
  'High performance workstation (Linux)',
  'Mac Pro (OS X)',
];
const AVAILABLE_MONITORS = [
  'Single 27"',
  'Single 32"',
  'Dual 24"',
];

// Form field titles, used for creating the form and as keys when handling
// responses.
/**
 * Adds a custom menu to the spreadsheet.
 */
function onOpen() {
  SpreadsheetApp.getUi().createMenu('Equipment requests')
      .addItem('Set up', 'setup_')
      .addItem('Clean up', 'cleanup_')
      .addToUi();
}

/**
 * Creates the form and triggers for the workflow.
 */
function setup_() {
  let ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  if (ss.getFormUrl()) {
    let msg = 'Form already exists. Unlink the form and try again.';
    SpreadsheetApp.getUi().alert(msg);
    return;
  }
  let form = FormApp.create('Equipment Requests')
      .setCollectEmail(true)
      .setDestination(FormApp.DestinationType.SPREADSHEET, ss.getId())
      .setLimitOneResponsePerUser(false);
  form.addTextItem().setTitle('Employee name').setRequired(true);
  form.addTextItem().setTitle('Desk location').setRequired(true);
  form.addDateItem().setTitle('Due date').setRequired(true);
  form.addListItem().setTitle('Laptop').setChoiceValues(AVAILABLE_LAPTOPS);
  form.addListItem().setTitle('Desktop').setChoiceValues(AVAILABLE_DESKTOPS);
  form.addListItem().setTitle('Monitor').setChoiceValues(AVAILABLE_MONITORS);

  // Hide the raw form responses.
  ss.getSheets().forEach(function(sheet) {
    if (sheet.getFormUrl() == ss.getFormUrl()) {
      sheet.hideSheet();
    }
  });
  // Start workflow on each form submit
  ScriptApp.newTrigger('onFormSubmit_')
      .forForm(form)
      .onFormSubmit()
      .create();
  // Archive completed items every 5m.
  ScriptApp.newTrigger('processCompletedItems_')
      .timeBased()
      .everyMinutes(5)
      .create();
}

/**
 * Cleans up the project (stop triggers, form submission, etc.)
 */
function cleanup_() {
  let formUrl = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getFormUrl();
  if (!formUrl) {
    return;
  }
  ScriptApp.getProjectTriggers().forEach(function(trigger) {
    ScriptApp.deleteTrigger(trigger);
  });
  FormApp.openByUrl(formUrl)
      .deleteAllResponses()
      .setAcceptingResponses(false);
}

/**
 * Handles new form submissions to trigger the workflow.
 *
 * @param {Object} event - Form submit event
 */
function onFormSubmit_(event) {
  let response = mapResponse_(event.response);
  sendNewEquipmentRequestEmail_(response);
  let equipmentDetails = Utilities.formatString('%s\n%s\n%s',
      response['Laptop'],
      response['Desktop'],
      response['Monitor']);
  let row = ['New',
    '',
    response['Due date'],
    response['Employee name'],
    response['Desk location'],
    equipmentDetails,
    response['email']];
  let ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  let sheet = ss.getSheetByName('Pending requests');
  sheet.appendRow(row);
}

/**
 * Sweeps completed and cancelled requests, notifying the requestors and archiving them
 * to the completed sheet.
 *
 * @param {Object} event
 */
function processCompletedItems_() {
  let ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  let pending = ss.getSheetByName('Pending requests');
  let completed = ss.getSheetByName('Completed requests');
  let rows = pending.getDataRange().getValues();
    for (let i = rows.length; i >= 2; i--) {
      let row = rows[i -1];
      let status = row[0];
      if (status === 'Completed' || status == 'Cancelled') {
          pending.deleteRow(i);
          completed.appendRow(row);
          console.log("Deleted row: " + i);
          sendEquipmentRequestCompletedEmail_({
            'Employee name': row[3],
            'Desk location': row[4],
            'email': row[6],
          });
        }
      };
}

/**
 * Sends an email notification that a new equipment request has been submitted.
 *
 * @param {Object} request - Request details
 */
function sendNewEquipmentRequestEmail_(request) {
  let template = HtmlService.createTemplateFromFile('new-equipment-request.html');
  template.request = request;
  template.sheetUrl = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getUrl();
  let msg = template.evaluate();
  MailApp.sendEmail({
    to: REQUEST_NOTIFICATION_EMAIL,
    subject: 'New equipment request',
    htmlBody: msg.getContent(),
  });
}

/**
 * Sends an email notifying the requestor that the request is complete.
 *
 * @param {Object} request - Request details
 */
function sendEquipmentRequestCompletedEmail_(request) {
  let template = HtmlService.createTemplateFromFile('request-complete.html');
  template.request = request;
  let msg = template.evaluate();
  MailApp.sendEmail({
    to: request.email,
    subject: 'Equipment request completed',
    htmlBody: msg.getContent(),
  });
}

/**
 * Converts a form response to an object keyed by the item titles. Allows easier
 * access to response values.
 *
 * @param {FormResponse} response
 * @return {Object} Form values keyed by question title
 */
function mapResponse_(response) {
  let initialValue = {
    email: response.getRespondentEmail(),
    timestamp: response.getTimestamp(),
  };
  return response.getItemResponses().reduce(function(obj, itemResponse) {
    let key = itemResponse.getItem().getTitle();
    obj[key] = itemResponse.getResponse();
    return obj;
  }, initialValue);
}

new-equipment-request.html

solutions/automations/equipment-requests/new-equipment-request.html

Afficher sur GitHub

<!DOCTYPE html>
<!--
 Copyright 2022 Google LLC

 Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
 you may not use this file except in compliance with the License.
 You may obtain a copy of the License at

      http://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

 Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
 distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
 WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
 See the License for the specific language governing permissions and
 limitations under the License.
-->

<html>
  <body>
    <p>
    A new equipment request has been made by <?= request.email ?>.
    </p>

    <p>
    Employee name: <?= request['Employee name'] ?><br/>
    Desk location name: <?= request['Desk location'] ?><br/>
    Due date: <?= request['Due date'] ?><br/>
    Laptop model: <?= request['Laptop'] ?><br/>
    Desktop model: <?= request['Desktop'] ?><br/>
    Monitor(s): <?= request['Monitor'] ?><br/>
    </p>

    See <a href="<?= sheetUrl ?>">the spreadsheet</a> to take or assign this item.
  </body>
</html>

request-complete.html

solutions/automations/equipment-requests/request-complete.html

Afficher sur GitHub

<!DOCTYPE html>
<!--
 Copyright 2022 Google LLC

 Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
 you may not use this file except in compliance with the License.
 You may obtain a copy of the License at

      http://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

 Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
 distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
 WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
 See the License for the specific language governing permissions and
 limitations under the License.
-->

<html>
  <body>
    <p>
    An equipment request has been completed.
    </p>

    <p>
    Employee name: <?= request['Employee name'] ?><br/>
    Desk location name: <?= request['Desk location'] ?><br/>
    </p>
  </body>
</html>

Contributeurs

Cet exemple est géré par Google avec l'aide des experts Google pour les développeurs.

Gérer les demandes d'équipement des nouveaux employés

Objectifs

À propos de cette solution

Fonctionnement

Services Apps Script

Prérequis

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new-equipment-request.html

request-complete.html

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