ניהול בקשות חדשות לציוד לעובדים

רמת הקידוד: מתחילים
משך: 10 דקות
סוג הפרויקט: אוטומציה עם טריגר מבוסס-אירוע וטריגר מבוסס-זמן

מטרות

להבין מה הפתרון עושה.
הסבר על הפעולות של שירותי Apps Script בפתרון.
מגדירים את הסקריפט.
מריצים את הסקריפט.

מידע על הפתרון הזה

עובדים חדשים בדרך כלל צריכים גישה למערכת וציוד מה-IT. כדי לנהל את הבקשות האלה, אפשר ליצור טופס באמצעות Google Forms שבו המשתמשים יכולים לציין את הגישה והמכשירים שהעובדים צריכים. אחרי שמחלקת ה-IT תשלים את הבקשה ותעדכן את הסטטוס שלה, שולחי הבקשה יקבלו התראה באימייל.

טופס Google לבקשות ציוד לעובדים חדשים.

איך זה עובד

הסקריפט יוצר טופס בקשה לציוד. אתם יכולים להתאים אישית את הפריטים בטופס באמצעות הקוד של סקריפט לדוגמה. כשמישהו שולח את הטופס, הסקריפט שולח התראה באימייל לאיש הקשר שמוגדר לטיפול בבקשות. אחרי שהסטטוס של הבקשה בגיליון האלקטרוני משתנה ל'הושלם', הסקריפט שולח אישור באימייל לאדם ששלח את הטופס.

שירותי Apps Script

הפתרון הזה משתמש בשירותים הבאים:

שירות Forms: יוצר את הטופס לבקשות IT.
שירות הגיליונות האלקטרוניים: בודק אם טופס הבקשה כבר קיים כדי למנוע כפילויות. הסקריפט מנהל את התשובות בטופס על ידי העברה של התשובות לגיליונות בהמתנה והושלמו לפי הצורך.
שירות האימייל: יוצר ושולח את בקשת האישור ואת האימיילים עם ההתראות על סיום התהליך.
שירות הסקריפט: יוצר את הטריגרים. אחד מהם פועל כששולחים טופס, והשני פועל כל חמש דקות כדי לבדוק אם הסטטוס של בקשה מסוימת מסומן כ'הושלם'.

דרישות מוקדמות

כדי להשתמש בדוגמה הזו, אתם צריכים לעמוד בדרישות המוקדמות הבאות:

חשבון Google (יכול להיות שחשבונות Google Workspace ידרשו אישור אדמין).
דפדפן אינטרנט עם גישה לאינטרנט.

הגדרת הסקריפט

כדי להגדיר את הסקריפט:

יצירת פרויקט Apps Script

כדי ליצור עותק של הגיליון האלקטרוני Manage employee equipment requests, לוחצים על הלחצן הבא. פרויקט Apps Script של הפתרון הזה מצורף לגיליון האלקטרוני:

יצירת עותק
לוחצים על תוספים > Apps Script.
לצד המשתנה REQUEST_NOTIFICATION_EMAIL, מחליפים את כתובת האימייל לדוגמה בכתובת האימייל שלכם.
לוחצים על סמל השמירה .

הגדרת הגיליון האלקטרוני

חוזרים לגיליון האלקטרוני ולוחצים על בקשות לציוד > הגדרה. יכול להיות שתצטרכו לרענן את הדף כדי שהתפריט המותאם אישית יופיע.
כשמוצגת בקשה, מאשרים את הסקריפט. <<../_snippets/oauth.md>>
לוחצים על בקשות לציוד > הגדרה שוב.

הפעלת הסקריפט

לוחצים על כלים > ניהול הטופס > מעבר לטופס הפעיל.
ממלאים את הטופס ושולחים אותו.
כדאי לבדוק אם קיבלתם התראה באימייל לגבי בקשת הציוד.
חוזרים לגיליון האלקטרוני ובגיליון בקשות בהמתנה משנים את הסטטוס של הבקשה להושלם.
תוך 5 דקות, הסקריפט שולח אימייל נוסף שמודיע שהבקשה הושלמה. הסקריפט מעביר את הבקשה מהגיליון בקשות בהמתנה לגיליון בקשות שהושלמו.

בדיקת הקוד

כדי לבדוק את קוד Apps Script של הפתרון הזה, לוחצים על הצגת קוד המקור:

הצגת קוד המקור

Code.gs

solutions/automations/equipment-requests/Code.js

הצגת הקוד ב-GitHub

// To learn how to use this script, refer to the documentation:
// https://developers.google.com/apps-script/samples/automations/equipment-requests

/*
Copyright 2022 Google LLC

Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
you may not use this file except in compliance with the License.
You may obtain a copy of the License at

    https://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
See the License for the specific language governing permissions and
limitations under the License.
*/

// Update this variable with the email address you want to send equipment requests to.
const REQUEST_NOTIFICATION_EMAIL = "request_intake@example.com";

// Update the following variables with your own equipment options.
const AVAILABLE_LAPTOPS = [
  '15" high Performance Laptop (OS X)',
  '15" high Performance Laptop (Windows)',
  '15" high performance Laptop (Linux)',
  '13" lightweight laptop (Windows)',
];
const AVAILABLE_DESKTOPS = [
  "Standard workstation (Windows)",
  "Standard workstation (Linux)",
  "High performance workstation (Windows)",
  "High performance workstation (Linux)",
  "Mac Pro (OS X)",
];
const AVAILABLE_MONITORS = ['Single 27"', 'Single 32"', 'Dual 24"'];

// Form field titles, used for creating the form and as keys when handling
// responses.
/**
 * Adds a custom menu to the spreadsheet.
 */
function onOpen() {
  SpreadsheetApp.getUi()
    .createMenu("Equipment requests")
    .addItem("Set up", "setup_")
    .addItem("Clean up", "cleanup_")
    .addToUi();
}

/**
 * Creates the form and triggers for the workflow.
 */
function setup_() {
  const ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  if (ss.getFormUrl()) {
    const msg = "Form already exists. Unlink the form and try again.";
    SpreadsheetApp.getUi().alert(msg);
    return;
  }
  const form = FormApp.create("Equipment Requests")
    .setCollectEmail(true)
    .setDestination(FormApp.DestinationType.SPREADSHEET, ss.getId())
    .setLimitOneResponsePerUser(false);
  form.addTextItem().setTitle("Employee name").setRequired(true);
  form.addTextItem().setTitle("Desk location").setRequired(true);
  form.addDateItem().setTitle("Due date").setRequired(true);
  form.addListItem().setTitle("Laptop").setChoiceValues(AVAILABLE_LAPTOPS);
  form.addListItem().setTitle("Desktop").setChoiceValues(AVAILABLE_DESKTOPS);
  form.addListItem().setTitle("Monitor").setChoiceValues(AVAILABLE_MONITORS);

  // Hide the raw form responses.
  for (const sheet of ss.getSheets()) {
    if (sheet.getFormUrl() === ss.getFormUrl()) {
      sheet.hideSheet();
    }
  }
  // Start workflow on each form submit
  ScriptApp.newTrigger("onFormSubmit_").forForm(form).onFormSubmit().create();
  // Archive completed items every 5m.
  ScriptApp.newTrigger("processCompletedItems_")
    .timeBased()
    .everyMinutes(5)
    .create();
}

/**
 * Cleans up the project (stop triggers, form submission, etc.)
 */
function cleanup_() {
  const formUrl = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getFormUrl();
  if (!formUrl) {
    return;
  }
  for (const trigger of ScriptApp.getProjectTriggers()) {
    ScriptApp.deleteTrigger(trigger);
  }
  FormApp.openByUrl(formUrl).deleteAllResponses().setAcceptingResponses(false);
}

/**
 * Handles new form submissions to trigger the workflow.
 *
 * @param {Object} event - Form submit event
 */
function onFormSubmit_(event) {
  const response = mapResponse_(event.response);
  sendNewEquipmentRequestEmail_(response);
  const equipmentDetails = Utilities.formatString(
    "%s\n%s\n%s",
    response.Laptop,
    response.Desktop,
    response.Monitor,
  );
  const row = [
    "New",
    "",
    response["Due date"],
    response["Employee name"],
    response["Desk location"],
    equipmentDetails,
    response.email,
  ];
  const ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  const sheet = ss.getSheetByName("Pending requests");
  sheet.appendRow(row);
}

/**
 * Sweeps completed and cancelled requests, notifying the requestors and archiving them
 * to the completed sheet.
 *
 * @param {Object} event
 */
function processCompletedItems_() {
  const ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  const pending = ss.getSheetByName("Pending requests");
  const completed = ss.getSheetByName("Completed requests");
  const rows = pending.getDataRange().getValues();
  for (let i = rows.length; i >= 2; i--) {
    const row = rows[i - 1];
    const status = row[0];
    if (status === "Completed" || status === "Cancelled") {
      pending.deleteRow(i);
      completed.appendRow(row);
      console.log(`Deleted row: ${i}`);
      sendEquipmentRequestCompletedEmail_({
        "Employee name": row[3],
        "Desk location": row[4],
        email: row[6],
      });
    }
  }
}

/**
 * Sends an email notification that a new equipment request has been submitted.
 *
 * @param {Object} request - Request details
 */
function sendNewEquipmentRequestEmail_(request) {
  const template = HtmlService.createTemplateFromFile(
    "new-equipment-request.html",
  );
  template.request = request;
  template.sheetUrl = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getUrl();
  const msg = template.evaluate();
  MailApp.sendEmail({
    to: REQUEST_NOTIFICATION_EMAIL,
    subject: "New equipment request",
    htmlBody: msg.getContent(),
  });
}

/**
 * Sends an email notifying the requestor that the request is complete.
 *
 * @param {Object} request - Request details
 */
function sendEquipmentRequestCompletedEmail_(request) {
  const template = HtmlService.createTemplateFromFile("request-complete.html");
  template.request = request;
  const msg = template.evaluate();
  MailApp.sendEmail({
    to: request.email,
    subject: "Equipment request completed",
    htmlBody: msg.getContent(),
  });
}

/**
 * Converts a form response to an object keyed by the item titles. Allows easier
 * access to response values.
 *
 * @param {FormResponse} response
 * @return {Object} Form values keyed by question title
 */
function mapResponse_(response) {
  const initialValue = {
    email: response.getRespondentEmail(),
    timestamp: response.getTimestamp(),
  };
  return response.getItemResponses().reduce((obj, itemResponse) => {
    const key = itemResponse.getItem().getTitle();
    obj[key] = itemResponse.getResponse();
    return obj;
  }, initialValue);
}

</section>
<section>
  <h3>new-equipment-request.html</h3>

solutions/automations/equipment-requests/new-equipment-request.html

הצגת הקוד ב-GitHub

<!DOCTYPE html>
<!--
 Copyright 2022 Google LLC

 Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
 you may not use this file except in compliance with the License.
 You may obtain a copy of the License at

      http://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

 Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
 distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
 WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
 See the License for the specific language governing permissions and
 limitations under the License.
-->

<html>
  <body>
    <p>
    A new equipment request has been made by <?= request.email ?>.
    </p>

    <p>
    Employee name: <?= request['Employee name'] ?><br/>
    Desk location name: <?= request['Desk location'] ?><br/>
    Due date: <?= request['Due date'] ?><br/>
    Laptop model: <?= request['Laptop'] ?><br/>
    Desktop model: <?= request['Desktop'] ?><br/>
    Monitor(s): <?= request['Monitor'] ?><br/>
    </p>

    See <a href="<?= sheetUrl ?>">the spreadsheet</a> to take or assign this item.
  </body>
</html>

</section>
<section>
  <h3>request-complete.html</h3>

solutions/automations/equipment-requests/request-complete.html

הצגת הקוד ב-GitHub

<!DOCTYPE html>
<!--
 Copyright 2022 Google LLC

 Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
 you may not use this file except in compliance with the License.
 You may obtain a copy of the License at

      http://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

 Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
 distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
 WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
 See the License for the specific language governing permissions and
 limitations under the License.
-->

<html>
  <body>
    <p>
    An equipment request has been completed.
    </p>

    <p>
    Employee name: <?= request['Employee name'] ?><br/>
    Desk location name: <?= request['Desk location'] ?><br/>
    </p>
  </body>
</html>

</section>

תורמים

הדוגמה הזו מתוחזקת על ידי Google בעזרת Google Developer Experts.

ניהול בקשות חדשות לציוד לעובדים קל לארגן דפים בעזרת אוספים אפשר לשמור ולסווג תוכן על סמך ההעדפות שלך.

מטרות

מידע על הפתרון הזה

איך זה עובד

שירותי Apps Script

דרישות מוקדמות

הגדרת הסקריפט

יצירת פרויקט Apps Script

הגדרת הגיליון האלקטרוני

הפעלת הסקריפט

בדיקת הקוד

הצגת קוד המקור

Code.gs

תורמים

השלבים הבאים

ניהול בקשות חדשות לציוד לעובדים