רמת קידוד: מתחילים
משך: 10 דקות
סוג הפרויקט: אוטומציה עם טריגר מבוסס-אירוע וטריגר מבוסס-זמן
מטרות
- להבין מה הפתרון עושה.
- הסבר על הפעולות של שירותי Apps Script בתוך הפתרון.
- מגדירים את הסקריפט.
- מריצים את הסקריפט.
מידע על הפתרון הזה
בדרך כלל, עובדים חדשים צריכים לקבל גישה למערכת וציוד מה-IT. כדי לנהל את הבקשות האלה, אפשר ליצור טופס ב-Google Forms שבו המשתמשים יוכלו לציין את הגישה והמכשירים שהעובדים צריכים. אחרי שהבקשה תטופל על ידי מחלקת ה-IT והסטטוס שלה יתעדכן, מגיש הבקשה יקבל התראה באימייל.
איך זה עובד
הסקריפט יוצר טופס בקשה לציוד. אפשר להתאים אישית את הפריטים בטופס בקוד של הסקריפט לדוגמה. כשמישהו שולח את הטופס, הסקריפט שולח התראה באימייל לנקודת הקשר הייעודית לטיפול בבקשות. אחרי שסטטוס הבקשה בגיליון האלקטרוני ישתנה ל'הושלמה', הסקריפט ישלח הודעת אישור באימייל לאדם ששלח את הטופס.
שירותי Apps Script
הפתרון הזה משתמש בשירותים הבאים:
- שירות טפסים – יצירת הטופס לבקשות IT.
- שירות גיליון אלקטרוני – השירות בודק אם טופס הבקשה כבר קיים כדי למנוע כפילויות. מנהל את התשובות מהטופס על ידי העברה שלהן לפי הצורך אל הגיליונות בהמתנה והושלמה.
- שירות אימייל – יצירת הודעות האימייל של הבקשה וההודעה על השלמת הבקשה ושליחתן.
- שירות הסקריפט – יוצר את הטריגרים. אחד מופעל כששולחים טופס, והשני מופעל כל חמש דקות כדי לבדוק אם הסטטוס של בקשה מסוימת מסומן כ'הושלמה'.
דרישות מוקדמות
כדי להשתמש בדוגמה הזו, צריך את הדרישות המוקדמות הבאות:
- חשבון Google (יכול להיות שחשבונות Google Workspace ידרשו אישור אדמין).
- דפדפן אינטרנט עם גישה לאינטרנט.
הגדרת הסקריפט
יצירת פרויקט Apps Script
- לוחצים על הלחצן הבא כדי ליצור עותק של הגיליון האלקטרוני ניהול בקשות של ציוד לעובדים. פרויקט Apps Script של הפתרון הזה מצורף לגיליון האלקטרוני.
יצירת עותק
- לוחצים על תוספים >
Apps Script.
- לצד המשתנה
REQUEST_NOTIFICATION_EMAIL, מחליפים את כתובת האימייל לדוגמה בכתובת האימייל שלכם.
- לוחצים על סמל השמירה
.
הגדרת הגיליון האלקטרוני
- חוזרים אל הגיליון האלקטרוני ולוחצים על בקשות ציוד
> הגדרה. יכול להיות שתצטרכו לרענן את הדף כדי שהתפריט המותאם אישית יופיע.
כשמוצגת בקשה, מאשרים את הסקריפט.
אם במסך ההסכמה ל-OAuth מוצגת האזהרה This app isn't verified, ממשיכים על ידי בחירה באפשרות Advanced >
Go to {Project Name} (unsafe).
לוחצים על בקשות ציוד
> הגדרה שוב.
מריצים את הסקריפט
- לוחצים על כלים > ניהול טופס
> כניסה לטופס הפעיל.
- ממלאים את הטופס ושולחים אותו.
- בודקים באימייל אם קיבלתם התראה לגבי הבקשה לציוד.
- חוזרים לגיליון האלקטרוני ובגיליון בקשות בהמתנה משנים את סטטוס הבקשה להושלמה.
- תוך 5 דקות, תישלח אליכם הודעת אימייל נוספת מהסקריפט על כך שהבקשה הושלמה. הסקריפט מעביר את הבקשה מהגיליון Pending requests לגיליון Completed requests.
בדיקת הקוד
כדי לבדוק את הקוד של Apps Script לפתרון הזה, לוחצים על הצגת קוד המקור בהמשך:
הצגת קוד המקור
Code.gs
// To learn how to use this script, refer to the documentation:
// https://developers.google.com/apps-script/samples/automations/equipment-requests
/*
Copyright 2022 Google LLC
Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
you may not use this file except in compliance with the License.
You may obtain a copy of the License at
https://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0
Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
See the License for the specific language governing permissions and
limitations under the License.
*/
// Update this variable with the email address you want to send equipment requests to.
const REQUEST_NOTIFICATION_EMAIL = 'request_intake@example.com';
// Update the following variables with your own equipment options.
const AVAILABLE_LAPTOPS = [
'15" high Performance Laptop (OS X)',
'15" high Performance Laptop (Windows)',
'15" high performance Laptop (Linux)',
'13" lightweight laptop (Windows)',
];
const AVAILABLE_DESKTOPS = [
'Standard workstation (Windows)',
'Standard workstation (Linux)',
'High performance workstation (Windows)',
'High performance workstation (Linux)',
'Mac Pro (OS X)',
];
const AVAILABLE_MONITORS = [
'Single 27"',
'Single 32"',
'Dual 24"',
];
// Form field titles, used for creating the form and as keys when handling
// responses.
/**
* Adds a custom menu to the spreadsheet.
*/
function onOpen() {
SpreadsheetApp.getUi().createMenu('Equipment requests')
.addItem('Set up', 'setup_')
.addItem('Clean up', 'cleanup_')
.addToUi();
}
/**
* Creates the form and triggers for the workflow.
*/
function setup_() {
let ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
if (ss.getFormUrl()) {
let msg = 'Form already exists. Unlink the form and try again.';
SpreadsheetApp.getUi().alert(msg);
return;
}
let form = FormApp.create('Equipment Requests')
.setCollectEmail(true)
.setDestination(FormApp.DestinationType.SPREADSHEET, ss.getId())
.setLimitOneResponsePerUser(false);
form.addTextItem().setTitle('Employee name').setRequired(true);
form.addTextItem().setTitle('Desk location').setRequired(true);
form.addDateItem().setTitle('Due date').setRequired(true);
form.addListItem().setTitle('Laptop').setChoiceValues(AVAILABLE_LAPTOPS);
form.addListItem().setTitle('Desktop').setChoiceValues(AVAILABLE_DESKTOPS);
form.addListItem().setTitle('Monitor').setChoiceValues(AVAILABLE_MONITORS);
// Hide the raw form responses.
ss.getSheets().forEach(function(sheet) {
if (sheet.getFormUrl() == ss.getFormUrl()) {
sheet.hideSheet();
}
});
// Start workflow on each form submit
ScriptApp.newTrigger('onFormSubmit_')
.forForm(form)
.onFormSubmit()
.create();
// Archive completed items every 5m.
ScriptApp.newTrigger('processCompletedItems_')
.timeBased()
.everyMinutes(5)
.create();
}
/**
* Cleans up the project (stop triggers, form submission, etc.)
*/
function cleanup_() {
let formUrl = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getFormUrl();
if (!formUrl) {
return;
}
ScriptApp.getProjectTriggers().forEach(function(trigger) {
ScriptApp.deleteTrigger(trigger);
});
FormApp.openByUrl(formUrl)
.deleteAllResponses()
.setAcceptingResponses(false);
}
/**
* Handles new form submissions to trigger the workflow.
*
* @param {Object} event - Form submit event
*/
function onFormSubmit_(event) {
let response = mapResponse_(event.response);
sendNewEquipmentRequestEmail_(response);
let equipmentDetails = Utilities.formatString('%s\n%s\n%s',
response['Laptop'],
response['Desktop'],
response['Monitor']);
let row = ['New',
'',
response['Due date'],
response['Employee name'],
response['Desk location'],
equipmentDetails,
response['email']];
let ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
let sheet = ss.getSheetByName('Pending requests');
sheet.appendRow(row);
}
/**
* Sweeps completed and cancelled requests, notifying the requestors and archiving them
* to the completed sheet.
*
* @param {Object} event
*/
function processCompletedItems_() {
let ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
let pending = ss.getSheetByName('Pending requests');
let completed = ss.getSheetByName('Completed requests');
let rows = pending.getDataRange().getValues();
for (let i = rows.length; i >= 2; i--) {
let row = rows[i -1];
let status = row[0];
if (status === 'Completed' || status == 'Cancelled') {
pending.deleteRow(i);
completed.appendRow(row);
console.log("Deleted row: " + i);
sendEquipmentRequestCompletedEmail_({
'Employee name': row[3],
'Desk location': row[4],
'email': row[6],
});
}
};
}
/**
* Sends an email notification that a new equipment request has been submitted.
*
* @param {Object} request - Request details
*/
function sendNewEquipmentRequestEmail_(request) {
let template = HtmlService.createTemplateFromFile('new-equipment-request.html');
template.request = request;
template.sheetUrl = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getUrl();
let msg = template.evaluate();
MailApp.sendEmail({
to: REQUEST_NOTIFICATION_EMAIL,
subject: 'New equipment request',
htmlBody: msg.getContent(),
});
}
/**
* Sends an email notifying the requestor that the request is complete.
*
* @param {Object} request - Request details
*/
function sendEquipmentRequestCompletedEmail_(request) {
let template = HtmlService.createTemplateFromFile('request-complete.html');
template.request = request;
let msg = template.evaluate();
MailApp.sendEmail({
to: request.email,
subject: 'Equipment request completed',
htmlBody: msg.getContent(),
});
}
/**
* Converts a form response to an object keyed by the item titles. Allows easier
* access to response values.
*
* @param {FormResponse} response
* @return {Object} Form values keyed by question title
*/
function mapResponse_(response) {
let initialValue = {
email: response.getRespondentEmail(),
timestamp: response.getTimestamp(),
};
return response.getItemResponses().reduce(function(obj, itemResponse) {
let key = itemResponse.getItem().getTitle();
obj[key] = itemResponse.getResponse();
return obj;
}, initialValue);
}
new-equipment-request.html
תורמים
Google שומרת על הדוגמה הזו בעזרת מומחי הפיתוח של Google.
השלבים הבאים
