উৎপন্ন করুন & Google পত্রক থেকে PDF পাঠান

কোডিং স্তর : শিক্ষানবিস
সময়কাল : 15 মিনিট
প্রকল্পের ধরন : একটি কাস্টম মেনু সহ অটোমেশন

উদ্দেশ্য

• বুঝুন সমাধান কি করে।
• সমাধানের মধ্যে অ্যাপস স্ক্রিপ্ট পরিষেবাগুলি কী করে তা বুঝুন।
• স্ক্রিপ্ট সেট আপ করুন।
• স্ক্রিপ্ট চালান।

এই সমাধান সম্পর্কে

একটি Google পত্রক স্প্রেডশীটে শীট থেকে তথ্য সহ স্বয়ংক্রিয়ভাবে PDF তৈরি করুন৷ একবার পিডিএফ তৈরি হয়ে গেলে, আপনি সেগুলিকে সরাসরি পত্রক থেকে ইমেল করতে পারেন। এই সমাধানটি কাস্টম ইনভয়েস তৈরির উপর ফোকাস করে, তবে আপনি আপনার প্রয়োজন অনুসারে টেমপ্লেট এবং স্ক্রিপ্ট আপডেট করতে পারেন।

এটা কিভাবে কাজ করে

স্ক্রিপ্ট পিডিএফ তৈরি করতে একটি টেমপ্লেট হিসাবে চালান টেমপ্লেট শীট ব্যবহার করে। টেমপ্লেটের নির্দিষ্ট কক্ষগুলি পূরণ করতে অন্যান্য পত্রক থেকে তথ্য সংগ্রহ করা হয়। পিডিএফগুলি ইমেল করতে, স্ক্রিপ্টটি পিডিএফ লিঙ্ক এবং সংশ্লিষ্ট ইমেল ঠিকানা পেতে চালান শীটের মাধ্যমে পুনরাবৃত্তি করে। স্ক্রিপ্ট একটি জেনেরিক ইমেল বিষয় এবং বডি তৈরি করে এবং পাঠানোর আগে পিডিএফ সংযুক্ত করে।

অ্যাপস স্ক্রিপ্ট পরিষেবা

এই সমাধানটি নিম্নলিখিত পরিষেবাগুলি ব্যবহার করে:

• স্প্রেডশীট পরিষেবা - চালান পিডিএফ তৈরি এবং ইমেল তৈরি করার জন্য সমস্ত তথ্য সরবরাহ করে। কোনো ব্যবহারকারী কাস্টম মেনুতে রিসেট টেমপ্লেট ক্লিক করলে টেমপ্লেট থেকে ডেটা সাফ করে।
• ইউটিলিটি পরিষেবা - প্রতিটি চালানে সঠিক তথ্য যোগ করা হয়েছে তা নিশ্চিত করতে প্রতিটি গ্রাহকের মাধ্যমে পুনরাবৃত্তি করার সময় sleep() পদ্ধতির সাথে স্ক্রিপ্টটিকে বিরতি দেয়।
• URL আনয়ন পরিষেবা - একটি পিডিএফ-এ চালান টেমপ্লেট শীট রপ্তানি করে।
• স্ক্রিপ্ট পরিষেবা - স্প্রেডশীট অ্যাক্সেস করতে URL আনয়ন পরিষেবাকে অনুমোদন করে৷
• ড্রাইভ পরিষেবা - রপ্তানি করা PDFগুলির জন্য একটি ফোল্ডার তৈরি করে৷ ইমেলের সাথে পিডিএফ ফাইল সংযুক্ত করে।
• জিমেইল পরিষেবা - ইমেল তৈরি করে এবং পাঠায়।

পূর্বশর্ত

এই নমুনা ব্যবহার করতে, আপনার নিম্নলিখিত পূর্বশর্ত প্রয়োজন:

• একটি Google অ্যাকাউন্ট (Google Workspace অ্যাকাউন্টের জন্য অ্যাডমিনিস্ট্রেটরের অনুমোদনের প্রয়োজন হতে পারে)।
• ইন্টারনেট অ্যাক্সেস সহ একটি ওয়েব ব্রাউজার।

স্ক্রিপ্ট সেট আপ করুন

1. Google পত্রক স্প্রেডশীট থেকে জেনারেট এবং পিডিএফ পাঠাতে অনুলিপি করতে নিম্নলিখিত বোতামে ক্লিক করুন। এই সমাধানের জন্য অ্যাপস স্ক্রিপ্ট প্রকল্পটি স্প্রেডশীটের সাথে সংযুক্ত রয়েছে৷
   একটি কপি করুন

2. এক্সটেনশন > অ্যাপস স্ক্রিপ্টে ক্লিক করুন।

3. Code.gs ফাইলে, নিম্নলিখিত ভেরিয়েবল আপডেট করুন:

   1. EMAIL_OVERRIDE কে true সেট করুন৷
   2. আপনার ইমেল ঠিকানায় EMAIL_ADDRESS_OVERRIDE সেট করুন।

4. Save এ ক্লিক করুন .

স্ক্রিপ্ট চালান

1. স্প্রেডশীটে ফিরে যান এবং জেনারেট এবং পিডিএফ পাঠান > প্রসেস ইনভয়েস ক্লিক করুন।

2. অনুরোধ করা হলে, স্ক্রিপ্ট অনুমোদন করুন. যদি OAuth সম্মতি স্ক্রীন সতর্কতা প্রদর্শন করে, এই অ্যাপটি যাচাই করা হয়নি , তাহলে Advanced > Go to {Project Name} (অনিরাপদ) নির্বাচন করে চালিয়ে যান।

3. জেনারেট এ ক্লিক করুন এবং PDF পাঠান > প্রসেস ইনভয়েস আবার করুন।

4. পিডিএফ দেখতে, ইনভয়েস শীটে স্যুইচ করুন এবং ইনভয়েস লিঙ্ক কলামের লিঙ্কগুলিতে ক্লিক করুন।

5. জেনারেট এবং পিডিএফ পাঠান > ইমেল পাঠাতে ক্লিক করুন।

6. ইমেল এবং সংযুক্ত PDF পর্যালোচনা করতে আপনার ইমেল চেক করুন. যেহেতু আপনি পূর্ববর্তী বিভাগে EMAIL_OVERRIDE true হিসাবে সেট করেছেন, স্ক্রিপ্টটি EMAIL_ADDRESS_OVERRIDE এর জন্য আপনার নির্দিষ্ট করা ইমেল ঠিকানায় সমস্ত ইমেল পাঠায়। আপনি যদি EMAIL_OVERRIDE কে মিথ্যাতে সেট করেন, স্ক্রিপ্টটি গ্রাহক শীটে তালিকাভুক্ত ইমেল ঠিকানাগুলিতে ইমেল পাঠায়৷

7. (ঐচ্ছিক) ইনভয়েস টেমপ্লেট শীট থেকে ডেটা সাফ করতে, জেনারেট করুন এবং PDF পাঠান > টেমপ্লেট রিসেট করুন ক্লিক করুন।

কোড পর্যালোচনা করুন

এই সমাধানের জন্য অ্যাপস স্ক্রিপ্ট কোড পর্যালোচনা করতে, নীচের উৎস কোড দেখুন ক্লিক করুন:

সোর্স কোড দেখুন

Code.gs

solutions/automations/generate-pdfs/Code.js

GitHub এ দেখুন

// To learn how to use this script, refer to the documentation:
// https://developers.google.com/apps-script/samples/automations/generate-pdfs

/*
Copyright 2022 Google LLC

Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
you may not use this file except in compliance with the License.
You may obtain a copy of the License at

    https://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
See the License for the specific language governing permissions and
limitations under the License.
*/

// TODO: To test this solution, set EMAIL_OVERRIDE to true and set EMAIL_ADDRESS_OVERRIDE to your email address.
const EMAIL_OVERRIDE = false;
const EMAIL_ADDRESS_OVERRIDE = '[e-mail]';

// Application constants
const APP_TITLE = 'Generate and send PDFs';
const OUTPUT_FOLDER_NAME = "Customer PDFs";
const DUE_DATE_NUM_DAYS = 15

// Sheet name constants. Update if you change the names of the sheets.
const CUSTOMERS_SHEET_NAME = 'Customers';
const PRODUCTS_SHEET_NAME = 'Products';
const TRANSACTIONS_SHEET_NAME = 'Transactions';
const INVOICES_SHEET_NAME = 'Invoices';
const INVOICE_TEMPLATE_SHEET_NAME = 'Invoice Template';

// Email constants
const EMAIL_SUBJECT = 'Invoice Notification';
const EMAIL_BODY = 'Hello!\rPlease see the attached PDF document.';


/**
 * Iterates through the worksheet data populating the template sheet with 
 * customer data, then saves each instance as a PDF document.
 * 
 * Called by user via custom menu item.
 */
function processDocuments() {
  const ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  const customersSheet = ss.getSheetByName(CUSTOMERS_SHEET_NAME);
  const productsSheet = ss.getSheetByName(PRODUCTS_SHEET_NAME);
  const transactionsSheet = ss.getSheetByName(TRANSACTIONS_SHEET_NAME);
  const invoicesSheet = ss.getSheetByName(INVOICES_SHEET_NAME);
  const invoiceTemplateSheet = ss.getSheetByName(INVOICE_TEMPLATE_SHEET_NAME);

  // Gets data from the storage sheets as objects.
  const customers = dataRangeToObject(customersSheet);
  const products = dataRangeToObject(productsSheet);
  const transactions = dataRangeToObject(transactionsSheet);

  ss.toast('Creating Invoices', APP_TITLE, 1);
  const invoices = [];

  // Iterates for each customer calling createInvoiceForCustomer routine.
  customers.forEach(function (customer) {
    ss.toast(`Creating Invoice for ${customer.customer_name}`, APP_TITLE, 1);
    let invoice = createInvoiceForCustomer(
      customer, products, transactions, invoiceTemplateSheet, ss.getId());
    invoices.push(invoice);
  });
  // Writes invoices data to the sheet.
  invoicesSheet.getRange(2, 1, invoices.length, invoices[0].length).setValues(invoices);
}

/**
 * Processes each customer instance with passed in data parameters.
 * 
 * @param {object} customer - Object for the customer
 * @param {object} products - Object for all the products
 * @param {object} transactions - Object for all the transactions
 * @param {object} invoiceTemplateSheet - Object for the invoice template sheet
 * @param {string} ssId - Google Sheet ID     
 * Return {array} of instance customer invoice data
 */
function createInvoiceForCustomer(customer, products, transactions, templateSheet, ssId) {
  let customerTransactions = transactions.filter(function (transaction) {
    return transaction.customer_name == customer.customer_name;
  });

  // Clears existing data from the template.
  clearTemplateSheet();

  let lineItems = [];
  let totalAmount = 0;
  customerTransactions.forEach(function (lineItem) {
    let lineItemProduct = products.filter(function (product) {
      return product.sku_name == lineItem.sku;
    })[0];
    const qty = parseInt(lineItem.licenses);
    const price = parseFloat(lineItemProduct.price).toFixed(2);
    const amount = parseFloat(qty * price).toFixed(2);
    lineItems.push([lineItemProduct.sku_name, lineItemProduct.sku_description, '', qty, price, amount]);
    totalAmount += parseFloat(amount);
  });

  // Generates a random invoice number. You can replace with your own document ID method.
  const invoiceNumber = Math.floor(100000 + Math.random() * 900000);

  // Calulates dates.
  const todaysDate = new Date().toDateString()
  const dueDate = new Date(Date.now() + 1000 * 60 * 60 * 24 * DUE_DATE_NUM_DAYS).toDateString()

  // Sets values in the template.
  templateSheet.getRange('B10').setValue(customer.customer_name)
  templateSheet.getRange('B11').setValue(customer.address)
  templateSheet.getRange('F10').setValue(invoiceNumber)
  templateSheet.getRange('F12').setValue(todaysDate)
  templateSheet.getRange('F14').setValue(dueDate)
  templateSheet.getRange(18, 2, lineItems.length, 6).setValues(lineItems);

  // Cleans up and creates PDF.
  SpreadsheetApp.flush();
  Utilities.sleep(500); // Using to offset any potential latency in creating .pdf
  const pdf = createPDF(ssId, templateSheet, `Invoice#${invoiceNumber}-${customer.customer_name}`);
  return [invoiceNumber, todaysDate, customer.customer_name, customer.email, '', totalAmount, dueDate, pdf.getUrl(), 'No'];
}

/**
* Resets the template sheet by clearing out customer data.
* You use this to prepare for the next iteration or to view blank
* the template for design.
* 
* Called by createInvoiceForCustomer() or by the user via custom menu item.
*/
function clearTemplateSheet() {

  const ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  const templateSheet = ss.getSheetByName(INVOICE_TEMPLATE_SHEET_NAME);
  // Clears existing data from the template.
  const rngClear = templateSheet.getRangeList(['B10:B11', 'F10', 'F12', 'F14']).getRanges()
  rngClear.forEach(function (cell) {
    cell.clearContent();
  });
  // This sample only accounts for six rows of data 'B18:G24'. You can extend or make dynamic as necessary.
  templateSheet.getRange(18, 2, 7, 6).clearContent();
}

/**
 * Creates a PDF for the customer given sheet.
 * @param {string} ssId - Id of the Google Spreadsheet
 * @param {object} sheet - Sheet to be converted as PDF
 * @param {string} pdfName - File name of the PDF being created
 * @return {file object} PDF file as a blob
 */
function createPDF(ssId, sheet, pdfName) {
  const fr = 0, fc = 0, lc = 9, lr = 27;
  const url = "https://docs.google.com/spreadsheets/d/" + ssId + "/export" +
    "?format=pdf&" +
    "size=7&" +
    "fzr=true&" +
    "portrait=true&" +
    "fitw=true&" +
    "gridlines=false&" +
    "printtitle=false&" +
    "top_margin=0.5&" +
    "bottom_margin=0.25&" +
    "left_margin=0.5&" +
    "right_margin=0.5&" +
    "sheetnames=false&" +
    "pagenum=UNDEFINED&" +
    "attachment=true&" +
    "gid=" + sheet.getSheetId() + '&' +
    "r1=" + fr + "&c1=" + fc + "&r2=" + lr + "&c2=" + lc;

  const params = { method: "GET", headers: { "authorization": "Bearer " + ScriptApp.getOAuthToken() } };
  const blob = UrlFetchApp.fetch(url, params).getBlob().setName(pdfName + '.pdf');

  // Gets the folder in Drive where the PDFs are stored.
  const folder = getFolderByName_(OUTPUT_FOLDER_NAME);

  const pdfFile = folder.createFile(blob);
  return pdfFile;
}


/**
 * Sends emails with PDF as an attachment.
 * Checks/Sets 'Email Sent' column to 'Yes' to avoid resending.
 * 
 * Called by user via custom menu item.
 */
function sendEmails() {
  const ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  const invoicesSheet = ss.getSheetByName(INVOICES_SHEET_NAME);
  const invoicesData = invoicesSheet.getRange(1, 1, invoicesSheet.getLastRow(), invoicesSheet.getLastColumn()).getValues();
  const keysI = invoicesData.splice(0, 1)[0];
  const invoices = getObjects(invoicesData, createObjectKeys(keysI));
  ss.toast('Emailing Invoices', APP_TITLE, 1);
  invoices.forEach(function (invoice, index) {

    if (invoice.email_sent != 'Yes') {
      ss.toast(`Emailing Invoice for ${invoice.customer}`, APP_TITLE, 1);

      const fileId = invoice.invoice_link.match(/[-\w]{25,}(?!.*[-\w]{25,})/)
      const attachment = DriveApp.getFileById(fileId);

      let recipient = invoice.email;
      if (EMAIL_OVERRIDE) {
        recipient = EMAIL_ADDRESS_OVERRIDE
      }

      GmailApp.sendEmail(recipient, EMAIL_SUBJECT, EMAIL_BODY, {
        attachments: [attachment.getAs(MimeType.PDF)],
        name: APP_TITLE
      });
      invoicesSheet.getRange(index + 2, 9).setValue('Yes');
    }
  });
}

/**
 * Helper function that turns sheet data range into an object. 
 * 
 * @param {SpreadsheetApp.Sheet} sheet - Sheet to process
 * Return {object} of a sheet's datarange as an object 
 */
function dataRangeToObject(sheet) {
  const dataRange = sheet.getRange(1, 1, sheet.getLastRow(), sheet.getLastColumn()).getValues();
  const keys = dataRange.splice(0, 1)[0];
  return getObjects(dataRange, createObjectKeys(keys));
}

/**
 * Utility function for mapping sheet data to objects.
 */
function getObjects(data, keys) {
  let objects = [];
  for (let i = 0; i < data.length; ++i) {
    let object = {};
    let hasData = false;
    for (let j = 0; j < data[i].length; ++j) {
      let cellData = data[i][j];
      if (isCellEmpty(cellData)) {
        continue;
      }
      object[keys[j]] = cellData;
      hasData = true;
    }
    if (hasData) {
      objects.push(object);
    }
  }
  return objects;
}
// Creates object keys for column headers.
function createObjectKeys(keys) {
  return keys.map(function (key) {
    return key.replace(/\W+/g, '_').toLowerCase();
  });
}
// Returns true if the cell where cellData was read from is empty.
function isCellEmpty(cellData) {
  return typeof (cellData) == "string" && cellData == "";
}

Menu.gs

solutions/automations/generate-pdfs/Menu.js

GitHub এ দেখুন

/**
 * Copyright 2022 Google LLC
 *
 * Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
 * you may not use this file except in compliance with the License.
 * You may obtain a copy of the License at
 *
 *      http://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0
 *
 * Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
 * distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
 * WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
 * See the License for the specific language governing permissions and
 * limitations under the License.
 */

/**
 * @OnlyCurrentDoc
 *
 * The above comment specifies that this automation will only
 * attempt to read or modify the spreadsheet this script is bound to.
 * The authorization request message presented to users reflects the
 * limited scope.
 */

/**
 * Creates a custom menu in the Google Sheets UI when the document is opened.
 *
 * @param {object} e The event parameter for a simple onOpen trigger.
 */
function onOpen(e) {

const menu = SpreadsheetApp.getUi().createMenu(APP_TITLE)
  menu
    .addItem('Process invoices', 'processDocuments')
    .addItem('Send emails', 'sendEmails')
    .addSeparator()
    .addItem('Reset template', 'clearTemplateSheet')
    .addToUi();
}

Utility.gs

solutions/automations/generate-pdfs/Utilities.js

GitHub এ দেখুন

/**
 * Copyright 2022 Google LLC
 *
 * Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
 * you may not use this file except in compliance with the License.
 * You may obtain a copy of the License at
 *
 *      http://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0
 *
 * Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
 * distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
 * WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
 * See the License for the specific language governing permissions and
 * limitations under the License.
 */

/**
 * Returns a Google Drive folder in the same location 
 * in Drive where the spreadsheet is located. First, it checks if the folder
 * already exists and returns that folder. If the folder doesn't already
 * exist, the script creates a new one. The folder's name is set by the
 * "OUTPUT_FOLDER_NAME" variable from the Code.gs file.
 *
 * @param {string} folderName - Name of the Drive folder. 
 * @return {object} Google Drive Folder
 */
function getFolderByName_(folderName) {

  // Gets the Drive Folder of where the current spreadsheet is located.
  const ssId = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getId();
  const parentFolder = DriveApp.getFileById(ssId).getParents().next();

  // Iterates the subfolders to check if the PDF folder already exists.
  const subFolders = parentFolder.getFolders();
  while (subFolders.hasNext()) {
    let folder = subFolders.next();

    // Returns the existing folder if found.
    if (folder.getName() === folderName) {
      return folder;
    }
  }
  // Creates a new folder if one does not already exist.
  return parentFolder.createFolder(folderName)
    .setDescription(`Created by ${APP_TITLE} application to store PDF output files`);
}

/**
 * Test function to run getFolderByName_.
 * @prints a Google Drive FolderId.
 */
function test_getFolderByName() {

  // Gets the PDF folder in Drive.
  const folder = getFolderByName_(OUTPUT_FOLDER_NAME);

  console.log(`Name: ${folder.getName()}\rID: ${folder.getId()}\rDescription: ${folder.getDescription()}`)
  // To automatically delete test folder, uncomment the following code:
  // folder.setTrashed(true);
}

অবদানকারী

এই নমুনা Google ডেভেলপার বিশেষজ্ঞদের সাহায্যে Google দ্বারা রক্ষণাবেক্ষণ করা হয়।

পরবর্তী পদক্ষেপ

• Google Workspace-এ কাস্টম মেনু
• Google পত্রক প্রসারিত করুন