Partager des ressources avec les nouvelles recrues
Restez organisé à l'aide des collections
Enregistrez et classez les contenus selon vos préférences.
Niveau de programmation : débutant
Durée : 20 minutes
Type de projet : automatisation avec un déclencheur événementiel
Objectifs
- Comprendre ce que fait la solution
- Comprendre le rôle des services Apps Script dans la solution
- Configurez le script.
- Exécutez le script.
À propos de cette solution
Important : Vous devez être administrateur Google Workspace pour utiliser cette solution.
Partagez des ressources avec les nouveaux employés en une seule étape. Cette solution utilise un formulaire Google Forms pour ajouter de nouveaux employés à un groupe Google Groupes. En partageant des ressources avec l'adresse de ce groupe, vous pouvez facilement donner aux nouvelles recrues l'accès aux ressources dont elles ont besoin.
Si vous êtes autorisé à ajouter des utilisateurs à un groupe, vous pouvez utiliser cette solution pour répartir les responsabilités entre les membres de votre équipe. Lorsqu'il envoie le formulaire, le déclencheur événementiel exécute le script en votre nom et ajoute l'adresse e-mail de la nouvelle personne au groupe.
Si vous le souhaitez, vous pouvez activer les notifications pour recevoir un e-mail chaque fois qu'une personne envoie le formulaire.
Fonctionnement
Lorsqu'une personne envoie un formulaire avec l'adresse e-mail d'un utilisateur et le groupe auquel il doit être ajouté, le script vérifie si la personne appartient déjà à ce groupe. Si c'est le cas, l'utilisateur reçoit un e-mail lui confirmant qu'il fait déjà partie du groupe. Sinon, le script ajoute l'utilisateur au groupe et lui envoie un e-mail de bienvenue.
Services Apps Script
Cette solution utilise les services suivants :
- Service de script : crée le déclencheur qui active le script chaque fois qu'un utilisateur envoie un formulaire.
- Service Groupes : vérifie si l'adresse e-mail indiquée dans le formulaire est déjà membre du groupe.
- Service avancé Directory du SDK Admin : ajoute l'adresse e-mail indiquée dans le formulaire au groupe.
- Service de messagerie : envoie un e-mail à l'adresse e-mail indiquée dans le formulaire pour confirmer l'appartenance de l'utilisateur au groupe ou l'accueillir dans le groupe.
- Service de feuille de calcul : ajoute l'état de l'utilisateur à la feuille de calcul des réponses au formulaire. L'état est Déjà dans le groupe ou Ajouté récemment.
- Service de récupération d'URL : récupère un document Google Docs sous forme de chaîne HTML. Le document contient le contenu de l'e-mail que le script envoie.
Prérequis
Configurer le script
Cliquez sur le bouton suivant pour copier la feuille de calcul Partager des ressources avec les nouvelles recrues. Le projet Apps Script de cette solution est associé à la feuille de calcul.
Créer une copie
Cliquez sur Extensions > Apps Script.
Sous Services, assurez-vous que le service AdminDirectory est listé. Si oui, passez directement à l'étape 6. Si ce n'est pas le cas, passez à l'étape suivante.
À côté de Services, cliquez sur Ajouter un service add.
Dans la boîte de dialogue, sélectionnez API Admin SDK, puis cliquez sur Ajouter.
Dans le menu déroulant des fonctions, sélectionnez installTrigger.
Cliquez sur Exécuter.
Lorsque vous y êtes invité, autorisez le script.
Si l'écran de consentement OAuth affiche l'avertissement Cette application n'est pas validée, poursuivez en sélectionnant Avancé >
Accéder à {Nom du projet} (non sécurisé).
Important : Si vous exécutez cette fonction plusieurs fois, elle génère plusieurs déclencheurs et envoie des e-mails en double. Pour supprimer des déclencheurs supplémentaires, procédez comme suit :
- Cliquez sur Déclencheurs
.
- À côté du déclencheur, cliquez sur Plus
> Supprimer le déclencheur.
Exécuter le script
- Revenez à la feuille de calcul, puis cliquez sur Outils
> Gérer le formulaire
> Accéder au formulaire en direct.
- Remplissez le formulaire en indiquant votre adresse e-mail et un groupe pour lequel vous êtes autorisé à gérer les membres, puis cliquez sur Envoyer.
- Revenez à la feuille de calcul et affichez la réponse au formulaire. La colonne "État" indique si votre adresse e-mail a été ajoutée au groupe ou si vous en êtes déjà membre.
- Consultez vos e-mails pour voir si vous avez reçu un e-mail de bienvenue ou une confirmation de votre adhésion au groupe.
Contributeurs
Cet exemple est géré par Google avec l'aide des Google Developer Experts.
Étapes suivantes
Sauf indication contraire, le contenu de cette page est régi par une licence Creative Commons Attribution 4.0, et les échantillons de code sont régis par une licence Apache 2.0. Pour en savoir plus, consultez les Règles du site Google Developers. Java est une marque déposée d'Oracle et/ou de ses sociétés affiliées.
Dernière mise à jour le 2025/08/31 (UTC).
[null,null,["Dernière mise à jour le 2025/08/31 (UTC)."],[[["\u003cp\u003eThis solution allows Google Workspace administrators to easily share resources with new employees by automatically adding them to a Google Group.\u003c/p\u003e\n"],["\u003cp\u003eThe script uses an event-driven trigger to add new employees to a group when their information is submitted via a Google Form.\u003c/p\u003e\n"],["\u003cp\u003eThe script utilizes various Apps Script services including Groups, Admin SDK Directory, Mail, and Spreadsheet to manage group memberships and communicate with users.\u003c/p\u003e\n"],["\u003cp\u003eSetup requires copying a spreadsheet, enabling the AdminDirectory service, and authorizing the script to run.\u003c/p\u003e\n"],["\u003cp\u003eRunning the script involves submitting a form with the new employee's email and desired group, triggering the automatic addition and email notifications.\u003c/p\u003e\n"]]],["This solution automates sharing resources with new hires using Google Workspace. It utilizes a Google Form submission to trigger a script that adds new employees to a specified Google Group. The script checks for existing membership, adds the user if necessary, and sends either a welcome or confirmation email. It leverages Apps Script services, including Script, Groups, Admin SDK Directory, Mail, Spreadsheet, and URL Fetch to manage triggers, check group membership, add users, send emails, and update form response spreadsheet with user status.\n"],null,["# Share resources with new hires\n\n**Coding level** : Beginner \n\n**Duration** : 20 minutes \n\n**Project type** : Automation with an [event-driven trigger](/apps-script/guides/triggers/installable#event-driven_triggers)\n\nObjectives\n----------\n\n- Understand what the solution does.\n- Understand what the Apps Script services do within the solution.\n- Set up the script.\n- Run the script.\n\nAbout this solution\n-------------------\n\n**Important**: You must be a Google Workspace Administrator to use this\nsolution.\n\nShare resources with incoming employees in one step. This solution uses a form\nin Google Forms to add new employees to a group in Google Groups. By sharing\nresources with that group's address, you can easily give new hires access to the\nresources they need.\n\nIf you have permission to add users to a group, you can use this solution to\ndistribute the responsibility to other members of your team. When they submit\nthe form, the event-driven trigger runs the script as you and adds the new\nperson's email to the group.\n\nOptionally, you can turn on notifications to [get an email every time someone\nsubmits the form](https://support.google.com/a/users/answer/9308874).\n\n### How it works\n\nWhen someone submits a form with a user's email and the group the user should be\nadded to, the script checks whether or not the person already belongs to that\ngroup. If they do, the user receives an email confirming that they're already in\nthe group. Otherwise, the script adds the user to the group and sends them a\nwelcome email.\n\n### Apps Script services\n\nThis solution uses the following services:\n\n- [Script service](/apps-script/reference/script)--Creates the trigger that fires the script each time someone submits a form.\n- [Groups service](/apps-script/reference/groups)--Checks whether the email submitted on the form is already a member of the group.\n- [Admin SDK Directory advanced service](/apps-script/advanced/admin-sdk-directory)--Adds the email submitted on the form to the group.\n- [Mail service](/apps-script/reference/mail)--Sends an email to the email address submitted on the form to either confirm their group membership or welcome them to the group.\n- [Spreadsheet service](/apps-script/reference/spreadsheet)--Adds the user's status to the form responses spreadsheet. The status is either **Already in\n group** or **Newly added**.\n- [URL Fetch service](/apps-script/reference/url-fetch)--Fetches a Google Docs document as an HTML string. The document contains the content of the email that the script sends.\n\nPrerequisites\n-------------\n\n- A [Google Workspace account](https://workspace.google.com/features/)\n- You must be a Google Workspace Administrator\n\nSet up the script\n-----------------\n\n1. Click the following button to copy the **Share resources with new hires**\n spreadsheet. The Apps Script\n project for this solution is attached to the spreadsheet.\n\n [Make a copy](https://docs.google.com/spreadsheets/d/1IK9nIanIOxInnvUtaY9lsXHAqokkA9xqcC43VRxQ-fo/copy?usp=sharing)\n\n2. Click **Extensions** \\\u003e **Apps Script**.\n\n3. Under **Services** , make sure the **AdminDirectory** service is\n listed. If it is, skip to step 6. If it's not, continue to the next step.\n\n4. Next to **Services** , click Add a service add.\n\n5. In the dialog, select **Admin SDK API** and click **Add**.\n\n6. In the function dropdown, select **installTrigger**.\n\n7. Click **Run**.\n\n8. When prompted, authorize the script.\n If the OAuth consent screen displays the warning, **This app isn't verified** ,\n continue by selecting **Advanced** \\\u003e\n **Go to {Project Name} (unsafe)**.\n\n**Important**: If you run this function more than once, it generates multiple\ntriggers and will send duplicate emails. To delete extra triggers, take the\nfollowing steps:\n\n1. Click **Triggers** .\n2. Next to the trigger, click More \\\u003e **Delete trigger**.\n\nRun the script\n--------------\n\n1. Return to the spreadsheet and click **Tools** \\\u003e **Manage form** \\\u003e **Go to live form**.\n2. Fill out the form with your email address and a group that you have permission to manage the membership for and click **Submit**.\n3. Return to the spreadsheet and view the form entry. The status column shows whether your email address was added to or already a member of the group.\n4. Check your email for either a welcome email or confirmation of your group membership.\n\nContributors\n------------\n\nThis sample is maintained by Google with the help of Google Developer Experts.\n\nNext steps\n----------\n\n- [Event-driven triggers](/apps-script/guides/triggers/installable#event-driven_triggers)\n- [Extend Google Sheets](/apps-script/guides/sheets)"]]
