Partager des ressources avec les nouvelles recrues

Niveau de codage: Débutant
Durée: 20 minutes
Type de projet: Automatisation avec un déclencheur basé sur les événements

Objectifs

  • Comprendre ce que la solution fait
  • Comprendre ce que font les services Apps Script dans la solution.
  • Configurez le script.
  • Exécutez le script.

À propos de cette solution

Important: Vous devez être administrateur Google Workspace pour utiliser cette solution.

Partagez des ressources avec les nouveaux employés en une seule étape. Cette solution utilise un formulaire dans Google Forms pour ajouter de nouveaux employés à un groupe dans Google Groups. En partageant des ressources avec l'adresse de ce groupe, vous pouvez facilement donner aux nouveaux employés accès aux ressources dont ils ont besoin.

Si vous êtes autorisé à ajouter des utilisateurs à un groupe, vous pouvez utiliser cette solution pour répartir la responsabilité entre les autres membres de votre équipe. Lorsqu'il envoie le formulaire, le déclencheur basé sur les événements exécute le script en votre nom et ajoute l'adresse e-mail de la nouvelle personne au groupe.

Vous pouvez également activer les notifications pour recevoir un e-mail chaque fois qu'un utilisateur envoie le formulaire.

Démonstration de l'ajout d'un utilisateur à un groupe Google depuis Google Forms

Fonctionnement

Lorsqu'une personne envoie un formulaire avec l'adresse e-mail d'un utilisateur et le groupe auquel il doit être ajouté, le script vérifie si cette personne appartient déjà à ce groupe. Si c'est le cas, l'utilisateur reçoit un e-mail lui confirmant qu'il fait déjà partie du groupe. Sinon, le script ajoute l'utilisateur au groupe et lui envoie un e-mail de bienvenue.

Services Apps Script

Cette solution utilise les services suivants:

  • Service de script : crée le déclencheur qui exécute le script chaque fois qu'un utilisateur envoie un formulaire.
  • Service Groups : vérifie si l'adresse e-mail fournie dans le formulaire est déjà membre du groupe.
  • Service avancé du répertoire du SDK Admin : ajoute l'adresse e-mail fournie dans le formulaire au groupe.
  • Service de messagerie : envoie un e-mail à l'adresse e-mail indiquée sur le formulaire pour confirmer l'adhésion au groupe ou pour souhaiter la bienvenue au membre.
  • Service de feuille de calcul : ajoute l'état de l'utilisateur à la feuille de calcul des réponses aux formulaires. L'état est Déjà dans un groupe ou Nouveau.
  • Service de récupération d'URL : récupère un document Google Docs en tant que chaîne HTML. Le document contient le contenu de l'e-mail envoyé par le script.

Prérequis

Configurer le script

  1. Cliquez sur le bouton suivant pour copier la feuille de calcul Partager des ressources avec les nouveaux employés. Le projet Apps Script de cette solution est joint à la feuille de calcul.
    Créer une copie

  2. Cliquez sur Extensions > Apps Script.

  3. Sous Services, assurez-vous que le service AdminDirectory est listé. Si c'est le cas, passez directement à l'étape 6. Si ce n'est pas le cas, passez à l'étape suivante.

  4. À côté de Services, cliquez sur Ajouter un service .

  5. Dans la boîte de dialogue, sélectionnez API SDK Admin, puis cliquez sur Ajouter.

  6. Dans le menu déroulant des fonctions, sélectionnez installTrigger.

  7. Cliquez sur Exécuter.

  8. Lorsque vous y êtes invité, autorisez le script. Si l'écran d'autorisation OAuth affiche l'avertissement Cette application n'est pas validée, sélectionnez Avancé > Accéder à {Nom du projet} (non sécurisé).

Important: Si vous exécutez cette fonction plusieurs fois, elle génère plusieurs déclencheurs et envoie des e-mails en double. Pour supprimer des déclencheurs supplémentaires, procédez comme suit:

  1. Cliquez sur Déclencheurs .
  2. À côté du déclencheur, cliquez sur Plus  > Supprimer le déclencheur.

Exécuter le script

  1. Revenez à la feuille de calcul, puis cliquez sur Outils > Gérer le formulaire > Accéder au formulaire en ligne.
  2. Remplissez le formulaire en indiquant votre adresse e-mail et un groupe pour lequel vous êtes autorisé à gérer l'adhésion, puis cliquez sur Envoyer.
  3. Revenez à la feuille de calcul et affichez la saisie du formulaire. La colonne "État" indique si votre adresse e-mail a été ajoutée au groupe ou si elle en est déjà membre.
  4. Consultez votre boîte de réception pour recevoir un e-mail de bienvenue ou une confirmation de votre adhésion au groupe.

Contributeurs

Cet exemple est géré par Google avec l'aide des experts Google pour les développeurs.

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