Partager des ressources avec les nouvelles recrues

Niveau de programmation : Débutant
Durée : 20 minutes
Type de projet : Automatisation avec un déclencheur basé sur les événements

Objectifs

  • Comprendre le fonctionnement de la solution.
  • Comprendre le fonctionnement des services Apps Script dans la solution.
  • Configurer le script.
  • Exécuter le script.

À propos de cette solution

Important : Vous devez être administrateur Google Workspace pour utiliser cette solution.

Partagez des ressources avec les nouveaux employés en une seule étape. Cette solution utilise un formulaire dans Google Forms pour ajouter de nouveaux employés à un groupe dans Groupes Google. En partageant des ressources avec l'adresse de ce groupe, vous pouvez donner aux nouveaux employés l'accès aux ressources dont ils ont besoin.

Si vous êtes autorisé à ajouter des utilisateurs à un groupe, vous pouvez utiliser cette solution pour déléguer cette responsabilité à d'autres membres de votre équipe. Lorsqu'ils envoient le formulaire, le déclencheur basé sur les événements exécute le script à votre place et ajoute l'adresse e-mail de la nouvelle personne au groupe.

Vous pouvez également activer les notifications pour recevoir un e-mail chaque fois qu'une personne envoie le formulaire.

Démo de l'ajout d'un utilisateur à un groupe Google depuis Google Forms

Fonctionnement

Lorsqu'une personne envoie un formulaire avec l'adresse e-mail d'un utilisateur et le groupe auquel il doit être ajouté, le script vérifie si la personne appartient déjà à ce groupe. Si c'est le cas, l'utilisateur reçoit un e-mail confirmant qu'il est déjà membre du groupe. Sinon, le script ajoute l'utilisateur au groupe et lui envoie un e-mail de bienvenue.

Services Apps Script

Cette solution utilise les services suivants :

  • Service Script : crée le déclencheur qui exécute le script chaque fois qu'une personne envoie un formulaire.
  • Service Groupes : vérifie si l'adresse e-mail envoyée dans le formulaire est déjà membre du groupe.
  • Service avancé de l'annuaire Admin SDK: ajoute l'adresse e-mail envoyée dans le formulaire au groupe.
  • Service Mail : envoie un e-mail à l'adresse e-mail envoyée dans le formulaire pour confirmer son appartenance au groupe ou lui souhaiter la bienvenue.
  • Service Sheets : ajoute l'état de l'utilisateur à la feuille de calcul des réponses au formulaire. L'état est Déjà dans le groupe ou Ajouté récemment.
  • Service URL Fetch : récupère un document Google Docs sous forme de chaîne HTML. Le document contient le contenu de l'e-mail envoyé par le script.

Prérequis

Configurer le script

  1. Cliquez sur le bouton suivant pour copier la feuille de calcul Partager des ressources avec les nouveaux employés. Le projet Apps Script de cette solution est associé à la feuille de calcul.

    Créer une copie

  2. Cliquez sur Extensions > Apps Script.

  3. Sous Services, assurez-vous que le service AdminDirectory est répertorié. Si c'est le cas, passez à l'étape 6. Sinon, passez à l'étape suivante.

  4. À côté de Services, cliquez sur Ajouter un service .

  5. Dans la boîte de dialogue, sélectionnez API Admin SDK , puis cliquez sur Ajouter.

  6. Dans la liste déroulante des fonctions, sélectionnez installTrigger.

  7. Cliquez sur Exécuter.

  8. Lorsque vous y êtes invité, autorisez les scripts. <<../_snippets/oauth.md>>

Important : Si vous exécutez cette fonction plusieurs fois, elle génère plusieurs déclencheurs et envoie des e-mails en double. Pour supprimer les déclencheurs supplémentaires, procédez comme suit :

  1. Cliquez sur Déclencheurs .
  2. À côté du déclencheur, cliquez sur Plus > Supprimer le déclencheur.

Exécuter le script

  1. Revenez à la feuille de calcul, puis cliquez sur Outils > Gérer le formulaire > Accéder au formulaire en ligne.
  2. Remplissez le formulaire avec votre adresse e-mail et un groupe dont vous êtes autorisé à gérer l'appartenance, puis cliquez sur Envoyer.
  3. Revenez à la feuille de calcul et affichez l'entrée du formulaire. La colonne "État" indique si votre adresse e-mail a été ajoutée au groupe ou si vous en étiez déjà membre.
  4. Consultez vos e-mails pour voir si vous avez reçu un e-mail de bienvenue ou une confirmation de votre appartenance au groupe.

Contributeurs

Cet exemple est géré par Google avec l'aide de Google Developer Experts.

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