コーディング レベル: 初級
所要時間: 20 分
プロジェクト タイプ: イベント ドリブン トリガーによる自動化
目標
- ソリューションの機能について理解する。
- ソリューション内での Apps Script サービスの機能について理解する。
- スクリプトを設定する。
- スクリプトを実行する。
このソリューションについて
重要: この ソリューションを使用するには、Google Workspace 管理者である必要があります。
新しい従業員とリソースを 1 つの手順で共有します。このソリューションでは、Google フォームのフォームを使用して、新しい従業員を Google グループのグループに追加します。そのグループのアドレスとリソースを共有することで、新入社員に必要なリソースへのアクセス権を付与できます。
グループにユーザーを追加する権限がある場合は、このソリューションを使用して、チームの他のメンバーに責任を分散できます。メンバーがフォームを送信すると、イベント ドリブン トリガーが管理者としてスクリプトを実行し、新しいユーザーのメールアドレスをグループに追加します。
必要に応じて、通知をオンにすると、フォームが送信されるたびに メールを 受信できます。
仕組み
ユーザーのメールアドレスと、ユーザーを追加するグループを含むフォームが送信されると、スクリプトはそのユーザーがすでにそのグループに属しているかどうかを確認します。属している場合は、そのユーザーにグループにすでに登録されていることを確認するメールが送信されます。属していない場合は、スクリプトによってユーザーがグループに追加され、ウェルカム メールが送信されます。
Apps Script サービス
このソリューションでは、次のサービスを使用します。
- スクリプト サービス: フォームが送信されるたびにスクリプトを実行するトリガーを作成します。
- グループ サービス: フォームで送信されたメールアドレス がすでにグループのメンバーであるかどうかを確認します。
- Admin SDK Directory アドバンス サービス: フォームで送信されたメールアドレスをグループに追加します。
- メールサービス: フォームで送信されたメール アドレスにメールを送信して、グループ メンバーシップを確認するか、グループへの参加を 歓迎します。
- スプレッドシート サービス: ユーザーの ステータスをフォームの回答スプレッドシートに追加します。ステータスは [すでにグループに登録済み] または [新規追加] のいずれかです。
- URL 取得サービス: Google ドキュメントを HTML 文字列として取得します。ドキュメントには、スクリプトが送信するメールの内容が含まれています。
前提条件
- Google Workspace アカウント
- Google Workspace 管理者であること
スクリプトを設定する
次のボタンをクリックして、新入社員とリソースを共有する スプレッドシートをコピーします。このソリューションの Apps Script プロジェクトは、スプレッドシートに添付されています。
[拡張機能] > [Apps Script] をクリックします。
[サービス] で、[AdminDirectory] サービスが表示されていることを確認します。表示されている場合は、ステップ 6 に進みます。表示されていない場合は、次のステップに進みます。
[サービス] の横にある [サービスを追加] をクリックします。
ダイアログで [Admin SDK API] を選択し、[追加] をクリックします。
関数プルダウンで [installTrigger] を選択します。
[実行] をクリックします。
メッセージが表示されたら、スクリプトを承認します。 <<../_snippets/oauth.md>>
重要: この関数を複数回実行すると、複数の トリガーが生成され、メールが重複して送信されます。余分なトリガーを削除するには、次の手順を行います。
- [Triggers]
をクリックします。 - トリガーの横にある [その他]
> [**トリガーを削除**] をクリックします。
スクリプトを実行する
- スプレッドシートに戻り、[ツール] >[フォームを管理] >[ライブフォームに移動] をクリックします。
- メールアドレスと、メンバーシップの管理権限があるグループを入力して、[送信] をクリックします。
- スプレッドシートに戻り、フォームのエントリを表示します。ステータス列に、メールアドレスがグループに追加されたか、すでにグループのメンバーであるかが表示されます。
- ウェルカム メールまたはグループ メンバーシップの確認メールが届いているかどうかを確認します。
寄稿者
このサンプルは、Google デベロッパー エキスパートの協力のもと、Google によって管理されています。