新入社員とリソースを共有する

コーディング レベル: 初級
所要時間: 20 分
プロジェクト タイプ: イベントドリブン トリガーによる自動化

目標

  • ソリューションの機能について理解する。
  • ソリューション内での Apps Script サービスの役割を理解する。
  • スクリプトを設定します。
  • スクリプトを実行します。

このソリューションについて

重要: このソリューションを使用するには、Google Workspace 管理者である必要があります。

1 ステップで新入社員とリソースを共有できます。このソリューションでは、Google フォームのフォームを使用して、Google グループのグループに新しい社員を追加します。そのグループのアドレスでリソースを共有することで、新入社員に必要なリソースへのアクセス権を簡単に付与できます。

グループにユーザーを追加する権限がある場合は、このソリューションを使用して、チームの他のメンバーに責任を分散できます。フォームが送信されると、イベントドリブン トリガーがスクリプトを実行し、新しいユーザーのメールアドレスをグループに追加します。

必要に応じて、通知をオンにして、誰かがフォームを送信するたびにメールを受け取ることができます。

Google フォームから Google グループにユーザーを追加するデモ

仕組み

ユーザーのメールアドレスと、ユーザーを追加するグループを指定してフォームが送信されると、そのユーザーがすでにそのグループに属しているかどうかがスクリプトで確認されます。すでにグループに登録されている場合、ユーザーには、すでにグループに登録されていることを確認するメールが届きます。それ以外の場合は、スクリプトによってユーザーがグループに追加され、ウェルカム メールが送信されます。

Apps Script サービス

このソリューションでは、次のサービスを使用します。

  • スクリプト サービス - ユーザーがフォームを送信するたびにスクリプトを実行するトリガーを作成します。
  • グループ サービス - フォームに送信されたメールアドレスがすでにグループのメンバーであるかどうかを確認します。
  • Admin SDK Directory アドバンスト サービス - フォームで送信されたメールアドレスをグループに追加します。
  • メール サービス - フォームで送信されたメールアドレスにメールを送信して、グループ メンバーシップの確認またはグループへのようこそメッセージを送信します。
  • スプレッドシート サービス - フォームの回答スプレッドシートにユーザーのステータスを追加します。ステータスは [すでにグループに含まれている] または [新しく追加された] のいずれかです。
  • URL 取得サービス - Google ドキュメントのドキュメントを HTML 文字列として取得します。このドキュメントには、スクリプトが送信するメールの内容が含まれています。

前提条件

スクリプトを設定する

  1. 次のボタンをクリックして、新入社員とリソースを共有するスプレッドシートをコピーします。このソリューションの Apps Script プロジェクトがスプレッドシートに添付されています。
    コピーを作成

  2. [拡張機能] > [Apps Script] をクリックします。

  3. [サービス] で、AdminDirectory サービスが表示されていることを確認します。ある場合は、手順 6 に進みます。そうでない場合は、次のステップに進みます。

  4. [サービス] の横にある [サービスを追加] をクリックします。

  5. ダイアログで [Admin SDK API] を選択し、[追加] をクリックします。

  6. 関数のプルダウンで [installTrigger] を選択します。

  7. [実行] をクリックします。

  8. プロンプトが表示されたら、スクリプトを承認します。OAuth 同意画面に [このアプリは確認されていません] という警告が表示された場合は、[詳細] > [{プロジェクト名} に移動（安全でない）] を選択して続行します。

重要: この関数を複数回実行すると、複数のトリガーが生成され、重複するメールが送信されます。余分なトリガーを削除する手順は次のとおりです。

  1. [トリガー] をクリックします。
  2. トリガーの横にあるその他アイコン > [トリガーを削除] をクリックします。

スクリプトを実行する

  1. スプレッドシートに戻り、[ツール] > [フォームを管理] > [実際のフォームを開く] をクリックします。
  2. メールアドレスと、メンバーシップの管理権限を持つグループをフォームに入力し、[送信] をクリックします。
  3. スプレッドシートに戻り、フォームのエントリを表示します。[ステータス] 列には、メールアドレスがグループに追加されたかどうか、またはすでにグループのメンバーであるかどうかが表示されます。
  4. メールで、ようこそメールまたはグループ メンバーシップの確認メールが届いていることを確認します。

寄稿者

このサンプルは、Google デベロッパー エキスパートの協力を得て Google によって管理されています。

次のステップ