新入社員とリソースを共有する
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必要に応じて、コンテンツの保存と分類を行います。
コーディング レベル: 初級
所要時間: 20 分
プロジェクト タイプ: イベント ドリブン トリガーによる自動化
目標
- ソリューションの機能を理解します。
- ソリューション内で Apps Script サービスが何を行うかを理解します。
- スクリプトを設定します。
- スクリプトを実行します。
このソリューションについて
重要: この解決策を使用するには、Google Workspace 管理者である必要があります。
入社する従業員とリソースを 1 つのステップで共有します。このソリューションでは、Google フォームのフォームを使用して、新しい従業員を Google グループのグループに追加します。そのグループのアドレスとリソースを共有することで、新入社員が必要なリソースに簡単にアクセスできるようになります。
グループにユーザーを追加する権限がある場合は、この解決策を使用して、チームの他のメンバーに責任を分散できます。フォームが送信されると、イベント ドリブン トリガーがユーザーとしてスクリプトを実行し、新しいユーザーのメールアドレスをグループに追加します。
必要に応じて、フォームが送信されるたびにメールを受け取るように通知をオンにできます。
仕組み
ユーザーのメールアドレスと、ユーザーが追加されるグループを含むフォームが送信されると、スクリプトは、そのユーザーがすでにそのグループに属しているかどうかを確認します。ユーザーがすでにグループに属している場合は、その旨を伝える確認メールが届きます。それ以外の場合は、スクリプトによってユーザーがグループに追加され、ウェルカム メールが送信されます。
Apps Script サービス
このソリューションでは、次のサービスを使用します。
- スクリプト サービス - ユーザーがフォームを送信するたびにスクリプトを起動するトリガーを作成します。
- Groups サービス - フォームで送信されたメールアドレスがすでにグループのメンバーであるかどうかを確認します。
- Admin SDK Directory の高度なサービス - フォームで送信されたメールアドレスをグループに追加します。
- メール サービス - フォームで送信されたメールアドレスにメールを送信して、グループ メンバーシップを確認するか、グループへの参加を歓迎します。
- スプレッドシート サービス - ユーザーのステータスをフォームの回答スプレッドシートに追加します。ステータスは [すでにグループに登録されています] または [新しく追加されました] のいずれかです。
- URL 取得サービス - Google ドキュメントを HTML 文字列として取得します。このドキュメントには、スクリプトが送信するメールの内容が含まれています。
前提条件
スクリプトを設定する
次のボタンをクリックして、新入社員とリソースを共有するスプレッドシートをコピーします。このソリューションの Apps Script プロジェクトはスプレッドシートに添付されています。
コピーを作成
[拡張機能] > [Apps Script] をクリックします。
[サービス] で、AdminDirectory サービスが一覧に表示されていることを確認します。該当する場合は、ステップ 6 に進みます。認証を受けられない場合は、次のステップに進みます。
[サービス] の横にある [サービスを追加] add をクリックします。
ダイアログで [Admin SDK API] を選択し、[追加] をクリックします。
関数プルダウンで、[installTrigger] を選択します。
[実行] をクリックします。
メッセージが表示されたら、スクリプトを承認します。OAuth 同意画面に「このアプリは確認されていません」という警告が表示された場合は、[詳細] > [{プロジェクト名} に移動（安全でない）] を選択して続行します。
重要: この関数を複数回実行すると、複数のトリガーが生成され、メールが重複して送信されます。余分なトリガーを削除するには、次の手順を行います。
- [トリガー] をクリックします。
- トリガーの横にあるその他アイコン
> [トリガーを削除] をクリックします。
スクリプトを実行する
- スプレッドシートに戻り、[ツール] > [フォームを管理] > [実際のフォームを開く] をクリックします。
- フォームにメールアドレスと、メンバーシップの管理権限があるグループを入力して、[送信] をクリックします。
- スプレッドシートに戻り、フォームのエントリを表示します。ステータス列には、メールアドレスがグループに追加されたかどうか、またはすでにグループのメンバーであるかどうかが表示されます。
- グループへの参加を歓迎するメールまたはグループ メンバーシップの確認メールが届いているかどうかを確認します。
寄稿者
このサンプルは、Google デベロッパー エキスパートの協力を得て Google が管理しています。
次のステップ
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最終更新日 2025-08-31 UTC。
[null,null,["最終更新日 2025-08-31 UTC。"],[[["\u003cp\u003eThis solution allows Google Workspace administrators to easily share resources with new employees by automatically adding them to a Google Group.\u003c/p\u003e\n"],["\u003cp\u003eThe script uses an event-driven trigger to add new employees to a group when their information is submitted via a Google Form.\u003c/p\u003e\n"],["\u003cp\u003eThe script utilizes various Apps Script services including Groups, Admin SDK Directory, Mail, and Spreadsheet to manage group memberships and communicate with users.\u003c/p\u003e\n"],["\u003cp\u003eSetup requires copying a spreadsheet, enabling the AdminDirectory service, and authorizing the script to run.\u003c/p\u003e\n"],["\u003cp\u003eRunning the script involves submitting a form with the new employee's email and desired group, triggering the automatic addition and email notifications.\u003c/p\u003e\n"]]],["This solution automates sharing resources with new hires using Google Workspace. It utilizes a Google Form submission to trigger a script that adds new employees to a specified Google Group. The script checks for existing membership, adds the user if necessary, and sends either a welcome or confirmation email. It leverages Apps Script services, including Script, Groups, Admin SDK Directory, Mail, Spreadsheet, and URL Fetch to manage triggers, check group membership, add users, send emails, and update form response spreadsheet with user status.\n"],null,["# Share resources with new hires\n\n**Coding level** : Beginner \n\n**Duration** : 20 minutes \n\n**Project type** : Automation with an [event-driven trigger](/apps-script/guides/triggers/installable#event-driven_triggers)\n\nObjectives\n----------\n\n- Understand what the solution does.\n- Understand what the Apps Script services do within the solution.\n- Set up the script.\n- Run the script.\n\nAbout this solution\n-------------------\n\n**Important**: You must be a Google Workspace Administrator to use this\nsolution.\n\nShare resources with incoming employees in one step. This solution uses a form\nin Google Forms to add new employees to a group in Google Groups. By sharing\nresources with that group's address, you can easily give new hires access to the\nresources they need.\n\nIf you have permission to add users to a group, you can use this solution to\ndistribute the responsibility to other members of your team. When they submit\nthe form, the event-driven trigger runs the script as you and adds the new\nperson's email to the group.\n\nOptionally, you can turn on notifications to [get an email every time someone\nsubmits the form](https://support.google.com/a/users/answer/9308874).\n\n### How it works\n\nWhen someone submits a form with a user's email and the group the user should be\nadded to, the script checks whether or not the person already belongs to that\ngroup. If they do, the user receives an email confirming that they're already in\nthe group. Otherwise, the script adds the user to the group and sends them a\nwelcome email.\n\n### Apps Script services\n\nThis solution uses the following services:\n\n- [Script service](/apps-script/reference/script)--Creates the trigger that fires the script each time someone submits a form.\n- [Groups service](/apps-script/reference/groups)--Checks whether the email submitted on the form is already a member of the group.\n- [Admin SDK Directory advanced service](/apps-script/advanced/admin-sdk-directory)--Adds the email submitted on the form to the group.\n- [Mail service](/apps-script/reference/mail)--Sends an email to the email address submitted on the form to either confirm their group membership or welcome them to the group.\n- [Spreadsheet service](/apps-script/reference/spreadsheet)--Adds the user's status to the form responses spreadsheet. The status is either **Already in\n group** or **Newly added**.\n- [URL Fetch service](/apps-script/reference/url-fetch)--Fetches a Google Docs document as an HTML string. The document contains the content of the email that the script sends.\n\nPrerequisites\n-------------\n\n- A [Google Workspace account](https://workspace.google.com/features/)\n- You must be a Google Workspace Administrator\n\nSet up the script\n-----------------\n\n1. Click the following button to copy the **Share resources with new hires**\n spreadsheet. The Apps Script\n project for this solution is attached to the spreadsheet.\n\n [Make a copy](https://docs.google.com/spreadsheets/d/1IK9nIanIOxInnvUtaY9lsXHAqokkA9xqcC43VRxQ-fo/copy?usp=sharing)\n\n2. Click **Extensions** \\\u003e **Apps Script**.\n\n3. Under **Services** , make sure the **AdminDirectory** service is\n listed. If it is, skip to step 6. If it's not, continue to the next step.\n\n4. Next to **Services** , click Add a service add.\n\n5. In the dialog, select **Admin SDK API** and click **Add**.\n\n6. In the function dropdown, select **installTrigger**.\n\n7. Click **Run**.\n\n8. When prompted, authorize the script.\n If the OAuth consent screen displays the warning, **This app isn't verified** ,\n continue by selecting **Advanced** \\\u003e\n **Go to {Project Name} (unsafe)**.\n\n**Important**: If you run this function more than once, it generates multiple\ntriggers and will send duplicate emails. To delete extra triggers, take the\nfollowing steps:\n\n1. Click **Triggers** .\n2. Next to the trigger, click More \\\u003e **Delete trigger**.\n\nRun the script\n--------------\n\n1. Return to the spreadsheet and click **Tools** \\\u003e **Manage form** \\\u003e **Go to live form**.\n2. Fill out the form with your email address and a group that you have permission to manage the membership for and click **Submit**.\n3. Return to the spreadsheet and view the form entry. The status column shows whether your email address was added to or already a member of the group.\n4. Check your email for either a welcome email or confirmation of your group membership.\n\nContributors\n------------\n\nThis sample is maintained by Google with the help of Google Developer Experts.\n\nNext steps\n----------\n\n- [Event-driven triggers](/apps-script/guides/triggers/installable#event-driven_triggers)\n- [Extend Google Sheets](/apps-script/guides/sheets)"]]
