Compartilhe recursos com novas contratações

Nível de codificação: iniciante
Duração: 20 minutos
Tipo de projeto: automação com um gatilho orientado a eventos

Objetivos

  • Entenda o que a solução faz.
  • Entenda o que os serviços do Apps Script fazem na solução.
  • Configure o script.
  • Execute o script.

Sobre esta solução

Importante: você precisa ser administrador do Google Workspace para usar essa solução.

Compartilhe recursos com os funcionários que chegam em uma etapa. Essa solução usa um formulário no Google Formulários para adicionar novos funcionários a um grupo no Google Groups. Ao compartilhar recursos com o endereço desse grupo, você pode dar acesso aos recursos necessários aos novos contratados.

Se você tiver permissão para adicionar usuários a um grupo, use essa solução para distribuir a responsabilidade a outros membros da equipe. Quando o formulário é enviado, o acionador orientado a eventos executa o script e adiciona o e-mail da nova pessoa ao grupo.

Se preferir, ative as notificações para receber um e-mail toda vez que alguém enviar o formulário.

Demonstração de como adicionar um usuário a um grupo do Google usando o Google Forms

Como funciona

Quando alguém envia um formulário com o e-mail de um usuário e o grupo ao qual ele precisa ser adicionado, o script verifica se a pessoa já pertence a esse grupo. Se isso acontecer, o usuário vai receber um e-mail confirmando que já está no grupo. Caso contrário, o script adiciona o usuário ao grupo e envia um e-mail de boas-vindas.

Serviços do Apps Script

Esta solução usa os seguintes serviços:

  • Serviço de script: cria o acionador que aciona o script sempre que alguém envia um formulário.
  • Serviço de grupos: verifica se o e-mail enviado no formulário já é membro do grupo.
  • Serviço avançado do diretório do SDK Admin: adiciona o e-mail enviado no formulário ao grupo.
  • Serviço de e-mail: envia um e-mail para o endereço de e-mail enviado no formulário para confirmar a participação do grupo ou dar boas-vindas ao grupo.
  • Serviço de planilha: adiciona o status do usuário à planilha de respostas do formulário. O status é Já no grupo ou Recém adicionado.
  • Serviço de busca de URL: busca um documento do Google Docs como uma string HTML. O documento contém o conteúdo do e-mail que o script envia.

Pré-requisitos

Configurar o script

  1. Clique no botão a seguir para copiar a planilha Compartilhar recursos com novos contratados. O projeto do Apps Script para essa solução é anexado à planilha.
    Fazer uma cópia

  2. Clique em Extensões > Apps Script.

  3. Em Services, verifique se o serviço AdminDirectory está listado. Se estiver, pule para a etapa 6. Caso contrário, continue para a próxima etapa.

  4. Ao lado de Serviços, clique em Adicionar um serviço .

  5. Na caixa de diálogo, selecione API Admin SDK e clique em Adicionar.

  6. No menu suspenso de funções, selecione installTrigger.

  7. Clique em Executar.

  8. Quando solicitado, autorize o script. Se a tela de consentimento do OAuth mostrar o aviso Este app não está verificado, continue selecionando Avançado > Acessar {Project Name} (inseguro).

Importante: se você executar essa função mais de uma vez, ela vai gerar vários acionadores e enviar e-mails duplicados. Para excluir acionadores extras, siga estas etapas:

  1. Clique em Acionadores .
  2. Ao lado do acionador, clique em Mais > Excluir acionador.

Executar o script

  1. Volte para a planilha e clique em Ferramentas > Gerenciar formulário > Ativar formulário.
  2. Preencha o formulário com seu endereço de e-mail e um grupo para o qual você tem permissão para gerenciar a associação e clique em Enviar.
  3. Volte para a planilha e confira a entrada do formulário. A coluna "Status" mostra se o endereço de e-mail foi adicionado ou já é membro do grupo.
  4. Verifique se você recebeu um e-mail de boas-vindas ou de confirmação da sua filiação ao grupo.

Colaboradores

Esse exemplo é mantido pelo Google com a ajuda de especialistas em desenvolvimento do Google.

Próximas etapas