Compartilhe recursos com novas contratações
Mantenha tudo organizado com as coleções
Salve e categorize o conteúdo com base nas suas preferências.
Nível de programação: iniciante
Duração: 20 minutos
Tipo de projeto: automação com um acionador orientado a eventos
Objetivos
- Entenda o que a solução faz.
- Entenda o que os serviços do Apps Script fazem na
solução.
- Configure o script.
- Execute o script.
Sobre esta solução
Importante: você precisa ser um administrador do Google Workspace para usar essa solução.
Compartilhe recursos com novos funcionários em uma etapa. Essa solução usa um formulário
no Google Forms para adicionar novos funcionários a um grupo nos Grupos do Google. Ao compartilhar
recursos com o endereço desse grupo, você pode dar acesso fácil aos novos contratados aos
recursos de que eles precisam.
Se você tiver permissão para adicionar usuários a um grupo, use esta solução para
distribuir a responsabilidade a outros membros da sua equipe. Quando eles enviam o formulário, o gatilho orientado a eventos executa o script como você e adiciona o e-mail da nova pessoa ao grupo.
Se quiser, ative as notificações para receber um e-mail sempre que alguém
enviar o formulário.
Como funciona
Quando alguém envia um formulário com o e-mail de um usuário e o grupo a que ele deve ser
adicionado, o script verifica se a pessoa já pertence a esse
grupo. Se sim, o usuário vai receber um e-mail confirmando que já está no grupo. Caso contrário, o script adiciona o usuário ao grupo e envia um e-mail de boas-vindas.
Serviços do Apps Script
Esta solução usa os seguintes serviços:
- Serviço de script: cria o gatilho que
aciona o script sempre que alguém envia um formulário.
- Serviço Grupos: verifica se o e-mail
enviado no formulário já é membro do grupo.
- Serviço avançado de diretório do SDK Admin: adiciona
o e-mail enviado no formulário ao grupo.
- Serviço de e-mail: envia um e-mail para o endereço
enviado no formulário para confirmar a participação no grupo ou
dar as boas-vindas.
- Serviço de planilha: adiciona o status do usuário à planilha de respostas do formulário. O status é Já no grupo ou Adicionado recentemente.
- Serviço de busca de URL: busca um documento do Google Docs como uma string HTML. O documento contém o conteúdo do e-mail
que o script envia.
Pré-requisitos
Configurar o script
Clique no botão a seguir para copiar a planilha Compartilhar recursos com novos contratados. O projeto do Apps Script
para essa solução está anexado à planilha.
Fazer uma cópia
Clique em Extensões > Apps Script.
Em Serviços, verifique se o serviço AdminDirectory está
listado. Se estiver, pule para a etapa 6. Caso contrário, continue para a próxima etapa.
Ao lado de Serviços, clique em Adicionar um serviço add.
Na caixa de diálogo, selecione API Admin SDK e clique em Adicionar.
No menu suspenso de funções, selecione installTrigger.
Clique em Executar.
Quando solicitado, autorize o script.
Se a tela de permissão OAuth mostrar o aviso Este app não foi verificado,
selecione Avançado >
Acessar {Nome do projeto} (não seguro).
Importante: se você executar essa função mais de uma vez, ela vai gerar vários
gatilhos e enviar e-mails duplicados. Para excluir gatilhos extras, siga estas etapas:
- Clique em Acionadores
.
- Ao lado do acionador, clique em Mais
> Excluir acionador.
Executar o script
- Volte à planilha e clique em Ferramentas
> Gerenciar formulário
> Acessar formulário ativo.
- Preencha o formulário com seu endereço de e-mail e um grupo em que você tem permissão para gerenciar a associação. Depois, clique em Enviar.
- Volte para a planilha e confira a entrada do formulário. A coluna "Status" mostra se o endereço de e-mail foi adicionado ao grupo ou já é um membro dele.
- Verifique se você recebeu um e-mail de boas-vindas ou a confirmação da sua participação no grupo.
Colaboradores
Esta amostra é mantida pelo Google com a ajuda dos Google Developer Experts.
Próximas etapas
Exceto em caso de indicação contrária, o conteúdo desta página é licenciado de acordo com a Licença de atribuição 4.0 do Creative Commons, e as amostras de código são licenciadas de acordo com a Licença Apache 2.0. Para mais detalhes, consulte as políticas do site do Google Developers. Java é uma marca registrada da Oracle e/ou afiliadas.
Última atualização 2025-08-31 UTC.
[null,null,["Última atualização 2025-08-31 UTC."],[[["\u003cp\u003eThis solution allows Google Workspace administrators to easily share resources with new employees by automatically adding them to a Google Group.\u003c/p\u003e\n"],["\u003cp\u003eThe script uses an event-driven trigger to add new employees to a group when their information is submitted via a Google Form.\u003c/p\u003e\n"],["\u003cp\u003eThe script utilizes various Apps Script services including Groups, Admin SDK Directory, Mail, and Spreadsheet to manage group memberships and communicate with users.\u003c/p\u003e\n"],["\u003cp\u003eSetup requires copying a spreadsheet, enabling the AdminDirectory service, and authorizing the script to run.\u003c/p\u003e\n"],["\u003cp\u003eRunning the script involves submitting a form with the new employee's email and desired group, triggering the automatic addition and email notifications.\u003c/p\u003e\n"]]],["This solution automates sharing resources with new hires using Google Workspace. It utilizes a Google Form submission to trigger a script that adds new employees to a specified Google Group. The script checks for existing membership, adds the user if necessary, and sends either a welcome or confirmation email. It leverages Apps Script services, including Script, Groups, Admin SDK Directory, Mail, Spreadsheet, and URL Fetch to manage triggers, check group membership, add users, send emails, and update form response spreadsheet with user status.\n"],null,["# Share resources with new hires\n\n**Coding level** : Beginner \n\n**Duration** : 20 minutes \n\n**Project type** : Automation with an [event-driven trigger](/apps-script/guides/triggers/installable#event-driven_triggers)\n\nObjectives\n----------\n\n- Understand what the solution does.\n- Understand what the Apps Script services do within the solution.\n- Set up the script.\n- Run the script.\n\nAbout this solution\n-------------------\n\n**Important**: You must be a Google Workspace Administrator to use this\nsolution.\n\nShare resources with incoming employees in one step. This solution uses a form\nin Google Forms to add new employees to a group in Google Groups. By sharing\nresources with that group's address, you can easily give new hires access to the\nresources they need.\n\nIf you have permission to add users to a group, you can use this solution to\ndistribute the responsibility to other members of your team. When they submit\nthe form, the event-driven trigger runs the script as you and adds the new\nperson's email to the group.\n\nOptionally, you can turn on notifications to [get an email every time someone\nsubmits the form](https://support.google.com/a/users/answer/9308874).\n\n### How it works\n\nWhen someone submits a form with a user's email and the group the user should be\nadded to, the script checks whether or not the person already belongs to that\ngroup. If they do, the user receives an email confirming that they're already in\nthe group. Otherwise, the script adds the user to the group and sends them a\nwelcome email.\n\n### Apps Script services\n\nThis solution uses the following services:\n\n- [Script service](/apps-script/reference/script)--Creates the trigger that fires the script each time someone submits a form.\n- [Groups service](/apps-script/reference/groups)--Checks whether the email submitted on the form is already a member of the group.\n- [Admin SDK Directory advanced service](/apps-script/advanced/admin-sdk-directory)--Adds the email submitted on the form to the group.\n- [Mail service](/apps-script/reference/mail)--Sends an email to the email address submitted on the form to either confirm their group membership or welcome them to the group.\n- [Spreadsheet service](/apps-script/reference/spreadsheet)--Adds the user's status to the form responses spreadsheet. The status is either **Already in\n group** or **Newly added**.\n- [URL Fetch service](/apps-script/reference/url-fetch)--Fetches a Google Docs document as an HTML string. The document contains the content of the email that the script sends.\n\nPrerequisites\n-------------\n\n- A [Google Workspace account](https://workspace.google.com/features/)\n- You must be a Google Workspace Administrator\n\nSet up the script\n-----------------\n\n1. Click the following button to copy the **Share resources with new hires**\n spreadsheet. The Apps Script\n project for this solution is attached to the spreadsheet.\n\n [Make a copy](https://docs.google.com/spreadsheets/d/1IK9nIanIOxInnvUtaY9lsXHAqokkA9xqcC43VRxQ-fo/copy?usp=sharing)\n\n2. Click **Extensions** \\\u003e **Apps Script**.\n\n3. Under **Services** , make sure the **AdminDirectory** service is\n listed. If it is, skip to step 6. If it's not, continue to the next step.\n\n4. Next to **Services** , click Add a service add.\n\n5. In the dialog, select **Admin SDK API** and click **Add**.\n\n6. In the function dropdown, select **installTrigger**.\n\n7. Click **Run**.\n\n8. When prompted, authorize the script.\n If the OAuth consent screen displays the warning, **This app isn't verified** ,\n continue by selecting **Advanced** \\\u003e\n **Go to {Project Name} (unsafe)**.\n\n**Important**: If you run this function more than once, it generates multiple\ntriggers and will send duplicate emails. To delete extra triggers, take the\nfollowing steps:\n\n1. Click **Triggers** .\n2. Next to the trigger, click More \\\u003e **Delete trigger**.\n\nRun the script\n--------------\n\n1. Return to the spreadsheet and click **Tools** \\\u003e **Manage form** \\\u003e **Go to live form**.\n2. Fill out the form with your email address and a group that you have permission to manage the membership for and click **Submit**.\n3. Return to the spreadsheet and view the form entry. The status column shows whether your email address was added to or already a member of the group.\n4. Check your email for either a welcome email or confirmation of your group membership.\n\nContributors\n------------\n\nThis sample is maintained by Google with the help of Google Developer Experts.\n\nNext steps\n----------\n\n- [Event-driven triggers](/apps-script/guides/triggers/installable#event-driven_triggers)\n- [Extend Google Sheets](/apps-script/guides/sheets)"]]
