Fazer upload de arquivos do Formulários Google para o Drive

Nível de programação: iniciante
Duração: 10 minutos
Tipo de projeto: automação com um gatilho orientado a eventos

Objetivos

• Entenda o que a solução faz.
• Entenda o que os serviços do Apps Script fazem na solução.
• Configure o script.
• Execute o script.

Sobre esta solução

Faça upload e organize arquivos simultaneamente no Google Drive usando os Formulários Google. O formulário inclui entradas para os arquivos a serem enviados e para como eles devem ser organizados.

Como funciona

Uma função de configuração cria uma pasta para armazenar todos os arquivos enviados por upload e um gatilho que é ativado sempre que alguém envia o formulário. Durante o processo de preencher o formulário, o usuário escolhe quais arquivos enviar e em qual subpasta eles serão armazenados. Depois disso, o script direciona os arquivos para a subpasta correta. Se a pasta ainda não existir, o script vai criar uma.

Serviços do Apps Script

Esta solução usa os seguintes serviços:

• Serviço de script: cria o gatilho que é ativado sempre que alguém envia o formulário.
• Serviço de propriedades: armazena o ID do acionador que o script cria durante a configuração para evitar acionadores duplicados.
• Serviço do Drive: durante a configuração, ele recebe a localização do formulário no Drive e cria uma pasta no mesmo local. Quando um usuário envia o formulário, o serviço do Drive direciona os arquivos para essa pasta e, se selecionada, para uma subpasta designada. Se a subpasta ainda não existir, o script vai criar uma.
• Serviço do Formulários: recebe os arquivos e o nome da pasta escolhidos pelo usuário depois que ele envia o formulário e os envia para o serviço do Drive.

Pré-requisitos

Para usar esta amostra, você precisa atender aos seguintes pré-requisitos:

• Uma Conta do Google (as contas do Google Workspace podem exigir a aprovação do administrador).
• Um navegador da Web com acesso à Internet.

Configurar o script

Criar o formulário

1. Acesse forms.google.com e clique em Em branco .
2. Clique em Formulário sem título e renomeie o formulário como Fazer upload de arquivos para o Drive.
3. Clique em Pergunta sem título e renomeie a pergunta como Subpasta.
4. Na pergunta Subpasta, clique em Mais > Descrição.
5. Em Descrição, digite Selecione a subpasta para armazenar seus arquivos. Se você selecionar <Nenhum>, os arquivos serão armazenados na pasta "Arquivos enviados".
6. Adicione as seguintes opções à pergunta Subpasta:
   • <none>
   • Projeto A
   • Projeto B
   • Projeto C
7. Para tornar a pergunta obrigatória, clique em Obrigatória.
8. Clique em Adicionar pergunta .
9. Clique em Múltipla escolha e selecione Upload de arquivo.
10. Clique em Continuar.
11. Em Pergunta, insira Arquivos para upload. Você pode escolher os tipos de arquivo e o número máximo de arquivos que as pessoas podem enviar por upload.
12. Para tornar a pergunta obrigatória, clique em Obrigatória.

Criar o projeto do Apps Script

1. No formulário, clique em Mais > Editor de script.
2. Clique em Projeto sem título e renomeie o projeto como Fazer upload de arquivos para o Drive.
3. Para criar outro arquivo de script, clique em Adicionar um arquivo > Script. Nomeie o arquivo Setup.

4. Substitua o conteúdo dos dois arquivos de script pelo seguinte:

   Code.gs

   solutions/automations/upload-files/Code.js

   Ver no GitHub

   // TODO Before you start using this sample, you must run the setUp() 
   // function in the Setup.gs file.
   
   // Application constants
   const APP_TITLE = "Upload files to Drive from Forms";
   const APP_FOLDER_NAME = "Upload files to Drive (File responses)";
   
   // Identifies the subfolder form item
   const APP_SUBFOLDER_ITEM = "Subfolder";
   const APP_SUBFOLDER_NONE = "<None>";
   
   
   /**
    * Gets the file uploads from a form response and moves files to the corresponding subfolder.
    *  
    * @param {object} event - Form submit.
    */
   function onFormSubmit(e) {
     try {
       // Gets the application root folder.
       var destFolder = getFolder_(APP_FOLDER_NAME);
   
       // Gets all form responses.
       let itemResponses = e.response.getItemResponses();
   
       // Determines the subfolder to route the file to, if any.
       var subFolderName;
       let dest = itemResponses.filter((itemResponse) =>
         itemResponse.getItem().getTitle().toString() === APP_SUBFOLDER_ITEM);
   
       // Gets the destination subfolder name, but ignores if APP_SUBFOLDER_NONE was selected;
       if (dest.length > 0) {
         if (dest[0].getResponse() != APP_SUBFOLDER_NONE) {
           subFolderName = dest[0].getResponse();
         }
       }
       // Gets the subfolder or creates it if it doesn't exist.
       if (subFolderName != undefined) {
         destFolder = getSubFolder_(destFolder, subFolderName)
       }
       console.log(`Destination folder to use:
       Name: ${destFolder.getName()}
       ID: ${destFolder.getId()}
       URL: ${destFolder.getUrl()}`)
   
       // Gets the file upload response as an array to allow for multiple files.
       let fileUploads = itemResponses.filter((itemResponse) => itemResponse.getItem().getType().toString() === "FILE_UPLOAD")
         .map((itemResponse) => itemResponse.getResponse())
         .reduce((a, b) => [...a, ...b], []);
   
       // Moves the files to the destination folder.
       if (fileUploads.length > 0) {
         fileUploads.forEach((fileId) => {
           DriveApp.getFileById(fileId).moveTo(destFolder);
           console.log(`File Copied: ${fileId}`)
         });
       }
     }
     catch (err) {
       console.log(err);
     }
   }
   
   
   /**
    * Returns a Drive folder under the passed in objParentFolder parent
    * folder. Checks if folder of same name exists before creating, returning 
    * the existing folder or the newly created one if not found.
    *
    * @param {object} objParentFolder - Drive folder as an object.
    * @param {string} subFolderName - Name of subfolder to create/return.
    * @return {object} Drive folder
    */
   function getSubFolder_(objParentFolder, subFolderName) {
   
     // Iterates subfolders of parent folder to check if folder already exists.
     const subFolders = objParentFolder.getFolders();
     while (subFolders.hasNext()) {
       let folder = subFolders.next();
   
       // Returns the existing folder if found.
       if (folder.getName() === subFolderName) {
         return folder;
       }
     }
     // Creates a new folder if one doesn't already exist.
     return objParentFolder.createFolder(subFolderName)
       .setDescription(`Created by ${APP_TITLE} application to store uploaded Forms files.`);
   }

   Setup.gs

   solutions/automations/upload-files/Setup.js

   Ver no GitHub

   // TODO You must run the setUp() function before you start using this sample.
   
   /** 
    * The setUp() function performs the following:
    *  - Creates a Google Drive folder named by the APP_FOLDER_NAME
    *    variable in the Code.gs file.
    *  - Creates a trigger to handle onFormSubmit events.
    */
   function setUp() {
     // Ensures the root destination folder exists.
     const appFolder = getFolder_(APP_FOLDER_NAME);
     if (appFolder !== null) {
       console.log(`Application folder setup.
       Name: ${appFolder.getName()}
       ID: ${appFolder.getId()}
       URL: ${appFolder.getUrl()}`)
     }
     else {
       console.log(`Could not setup application folder.`)
     }
     // Calls the function that creates the Forms onSubmit trigger.
     installTrigger_();
   }
   
   /** 
    * Returns a folder to store uploaded files in the same location
    * in Drive where the form is located. First, it checks if the folder
    * already exists, and creates it if it doesn't.
    *
    * @param {string} folderName - Name of the Drive folder. 
    * @return {object} Google Drive Folder
    */
   function getFolder_(folderName) {
   
     // Gets the Drive folder where the form is located.
     const ssId = FormApp.getActiveForm().getId();
     const parentFolder = DriveApp.getFileById(ssId).getParents().next();
   
     // Iterates through the subfolders to check if folder already exists.
     // The script checks for the folder name specified in the APP_FOLDER_NAME variable.
     const subFolders = parentFolder.getFolders();
     while (subFolders.hasNext()) {
       let folder = subFolders.next();
   
       // Returns the existing folder if found.
       if (folder.getName() === folderName) {
         return folder;
       }
     }
     // Creates a new folder if one doesn't already exist.
     return parentFolder.createFolder(folderName)
       .setDescription(`Created by ${APP_TITLE} application to store uploaded files.`);
   }
   
   /**
    * Installs trigger to capture onFormSubmit event when a form is submitted.
    * Ensures that the trigger is only installed once.
    * Called by setup().
    */
   function installTrigger_() {
     // Ensures existing trigger doesn't already exist.
     let propTriggerId = PropertiesService.getScriptProperties().getProperty('triggerUniqueId')
     if (propTriggerId !== null) {
       const triggers = ScriptApp.getProjectTriggers();
       for (let t in triggers) {
         if (triggers[t].getUniqueId() === propTriggerId) {
           console.log(`Trigger with the following unique ID already exists: ${propTriggerId}`);
           return;
         }
       }
     }
     // Creates the trigger if one doesn't exist.
     let triggerUniqueId = ScriptApp.newTrigger('onFormSubmit')
       .forForm(FormApp.getActiveForm())
       .onFormSubmit()
       .create()
       .getUniqueId();
     PropertiesService.getScriptProperties().setProperty('triggerUniqueId', triggerUniqueId);
     console.log(`Trigger with the following unique ID was created: ${triggerUniqueId}`);
   }
   
   /**
    * Removes all script properties and triggers for the project.
    * Use primarily to test setup routines.
    */
   function removeTriggersAndScriptProperties() {
     PropertiesService.getScriptProperties().deleteAllProperties();
     // Removes all triggers associated with project.
     const triggers = ScriptApp.getProjectTriggers();
     for (let t in triggers) {
       ScriptApp.deleteTrigger(triggers[t]);
     }
   }
   
   /**
    * Removes all form responses to reset the form.
    */
   function deleteAllResponses() {
     FormApp.getActiveForm().deleteAllResponses();
   }

Executar o script

1. No editor do Apps Script, mude para o arquivo Setup.gs.
2. No menu suspenso de funções, selecione setUp.
3. Clique em Executar.

4. Quando solicitado, autorize o script. Se a tela de permissão OAuth mostrar o aviso Este app não foi verificado, selecione Avançado > Acessar {Nome do projeto} (não seguro).

5. Volte ao formulário e clique em Visualizar .

6. No formulário, selecione uma subpasta e faça upload de um arquivo.

7. Clique em Enviar.

8. Acesse o Drive e abra a pasta Fazer upload de arquivos para o Drive (respostas do arquivo). Os arquivos enviados estão na subpasta selecionada no formulário.

Colaboradores

Esta amostra é mantida pelo Google com a ajuda dos Google Developer Experts.

Próximas etapas

• Gatilhos baseados em eventos
• Referência do serviço Formulários