Quản trị viên Google Workspace có thể sử dụng 94 chỉ số cấp tổ chức và 70 chỉ số cấp người dùng để nắm được thông tin chi tiết hơn về hoạt động chia sẻ tệp cả bên trong và bên ngoài miền, cũng như thông tin chi tiết về việc người dùng sử dụng Google Drive, Tài liệu, Trang tính và Trang trình bày. Các chỉ số mới phản ánh hành vi thực tế của người dùng và dễ tham chiếu chéo với tính năng Kiểm tra ổ đĩa hơn.
Thông tin tóm tắt về nội dung cập nhật
Ngoài việc bổ sung các chỉ số cung cấp thông tin chi tiết hơn về hành vi chia sẻ của người dùng, chúng tôi còn bổ sung thêm các chỉ số để bao gồm các hành vi khác:
- Chỉ số về người dùng – người thực hiện hành động trên một tệp.
- Chỉ số về khả năng hiển thị – hữu ích cho báo cáo bảo mật và có định nghĩa mới. Giờ đây, các chỉ số về chế độ hiển thị sẽ phân biệt giữa người chia sẻ tệp với người dùng nội bộ và người dùng bên ngoài. Hãy xem phần Định nghĩa về chế độ hiển thị bên dưới để biết thông tin chi tiết.
- Chỉ số về mức độ sử dụng – số người cộng tác, số người tiêu dùng, số nhà sáng tạo và số người chia sẻ. Xem Chỉ số về mức độ sử dụng ở bên dưới.
- Chỉ số người dùng đang hoạt động trong 1, 7 và 30 ngày.
- Chỉ số delta – đơn giản hoá việc tính toán sự thay đổi về chế độ hiển thị khi một tệp được chia sẻ hoặc tạo, cũng như số lượng mục mà người dùng sở hữu nói chung. Ví dụ:
- Một tệp nhận được các thay đổi về quyền bổ sung nhưng vẫn được chia sẻ nội bộ sẽ được tính là 1 tệp được chia sẻ nội bộ nhưng 0 đối với delta cho các tệp được chia sẻ nội bộ.
- Một tệp được chia sẻ ra bên ngoài và thay đổi thành chia sẻ riêng tư sẽ tạo ra giá trị -1 cho chỉ số delta được chia sẻ ra bên ngoài và +1 cho chỉ số delta được chia sẻ riêng tư.
Chỉ số về chủ sở hữu và diễn viên
Hai lớp chỉ số có thể được phân đoạn theo quan điểm của chủ sở hữu và người đóng góp:
num_owned_items– hoạt động của mục, được nhóm theo chủ sở hữu trong miền, trên đó hoạt động xảy ra bởi bất kỳ người dùng nào, nội bộ hoặc bên ngoàinum_items– hoạt động của mục, được nhóm theo người dùng trong miền, trên các tệp thuộc quyền sở hữu của bất kỳ ai, nội bộ hoặc bên ngoài
Trước đây, các danh mục chỉ số này chỉ áp dụng cho hoạt động và quyền sở hữu trong miền. Giờ đây, các chính sách này áp dụng cho hoạt động của tệp và quyền sở hữu tệp của bất kỳ ai, dù là bên trong hay bên ngoài miền.
Chỉ số của chủ sở hữu
Biểu đồ dưới đây minh hoạ các chỉ số về chủ sở hữu cho num_owned_items_viewed, cho biết số lượng tệp theo chủ sở hữu trong miền mà bất kỳ ai, bên trong hoặc bên ngoài miền, đều xem được.
Chỉ số về diễn viên
Sơ đồ bên dưới minh hoạ các chỉ số về đối tượng cho num_items_viewed, cho biết số lượng tệp mà người dùng miền đã xem và thuộc quyền sở hữu của bất kỳ ai, bên trong hoặc bên ngoài miền.
Định nghĩa về chế độ hiển thị
Trước đây, nếu người dùng chia sẻ tệp với một cá nhân, thì tệp đó sẽ được xác định là "Đã chia sẻ riêng tư", bất kể người dùng đó là bên ngoài hay bên trong miền. Giờ đây, các tệp được chia sẻ sẽ được xác định là "Được chia sẻ nội bộ" và "Được chia sẻ ra bên ngoài". Giờ đây, chế độ "Riêng tư" chỉ áp dụng cho những tệp không bao giờ được chia sẻ.
| Cập nhật chỉ số khả năng hiển thị | Chỉ số về khả năng hiển thị trước đó |
|---|---|
| visibility_private: Chỉ chủ sở hữu. | visibility_private: Chủ sở hữu cũng như người dùng và nhóm được cấp quyền truy cập cụ thể. |
| visibility_shared_internally: Chỉ người dùng/nhóm trong miền của chủ sở hữu. | <none> |
| visibility_anyone_in_domain_with_link: Bất kỳ ai trong miền có đường liên kết đều có thể truy cập. | visibility_people_at_domain_with_link: Mọi người dùng trong miền có đường liên kết trực tiếp đều có thể truy cập. |
| visibility_anyone_in_domain: Bất kỳ ai trong miền đều có thể tìm và truy cập. public_in_the_domain trước đây. | visibility_people_at_domain: Mọi người dùng trong miền đều có thể truy cập. Người dùng trong miền cũng có thể tìm thấy tệp bằng cách sử dụng tuỳ chọn tìm kiếm miền trong trình đơn Tìm kiếm nâng cao, |
| shared_externally: Người dùng/nhóm bên ngoài miền của chủ sở hữu có thể truy cập. | <none> |
| anyone_with_link: Bất kỳ ai có đường liên kết đều có thể truy cập. Trước đây là People_with_link. | anyone_with_link: Bất kỳ ai ở bên trong hoặc bên ngoài miền có đường liên kết trực tiếp đều có thể truy cập. |
| công khai: Có thể xuất hiện trong kết quả tìm kiếm và bất kỳ ai tìm thấy địa chỉ web của tệp đều có thể truy cập vào tệp đó. | công khai: Có thể xuất hiện trong kết quả tìm kiếm và bất kỳ ai tìm thấy địa chỉ web của tệp đều có thể truy cập vào tệp đó. |
Thứ tự hiển thị
Tuỳ thuộc vào chế độ cài đặt chia sẻ, một tệp có thể có nhiều chế độ hiển thị áp dụng. Ví dụ: một tệp có thể có nội dung sau:
- được chia sẻ với người dùng trong miền của chủ sở hữu –
shared_internally - được chia sẻ với người dùng bên ngoài miền của chủ sở hữu—
shared_externally - được chia sẻ công khai—
public
Khi tính toán các chỉ số, hệ thống chỉ xem xét chế độ hiển thị cao nhất, vì vậy, tệp trong ví dụ này sẽ được coi là công khai. Thứ tự hiển thị là thứ tự được liệt kê trong bảng định nghĩa về chế độ hiển thị ở trên, từ thấp nhất ("riêng tư") đến cao nhất ("công khai").
Chỉ số về mức độ sử dụng
Chúng tôi đã tạo các chỉ số tổng hợp thuận tiện dựa trên ý kiến phản hồi của bạn. Các chỉ số này giúp bạn hiểu rõ mức độ sử dụng và mức độ tương tác với Drive trong miền của mình.
- num_creators
- Số lượng người dùng miền tạo tệp, bao gồm cả nhà sáng tạo tạo tệp của riêng họ và tải nội dung lên. Không bao gồm các sự kiện loại bổ sung khác như UNTRASH và chuyển quyền sở hữu.
- num_collaborators
- Số người dùng miền chỉnh sửa hoặc nhận xét/đề xuất/đánh dấu việc cần làm trên tệp, nhưng chỉ trên những tệp mà họ không sở hữu.
- num_consumers
- Số người dùng miền đang xem tệp. Không bao gồm việc in hoặc xem trước.
- num_sharers
- Số người dùng miền đã thay đổi chế độ cài đặt chia sẻ để cộng tác hiệu quả hơn trước. Các sự kiện liên quan đến chế độ hiển thị bao gồm: thay đổi chế độ hiển thị tệp thành cấp công khai hơn hoặc thêm người dùng/nhóm khác ngay cả khi cấp hiển thị vẫn giữ nguyên hoặc thậm chí giảm xuống (chẳng hạn như thay đổi từ mọi người trong miền thành mọi người trong miền có đường liên kết). Các tệp được thực hiện hành động sẽ được tính bất kể quyền sở hữu miền của tệp. Giá này cũng bao gồm cả các yêu cầu chuyển nhượng quyền sở hữu.
So sánh các thay đổi
Những thay đổi này dẫn đến sự khác biệt trong cách tính các chỉ số. Vì vậy, hãy xem lại các ghi chú cũng như Các vấn đề chính bên dưới để biết thông tin chi tiết liên quan. Phần này tập trung vào việc liên kết giữa các chỉ số cũ và mới để bạn có thể so sánh những thay đổi từ các chỉ số trước đây mà bạn đã sử dụng trong báo cáo. Để biết danh sách tất cả chỉ số mới, hãy xem phần Chỉ số của tổ chức trên Google Drive và Chỉ số của người dùng trên Google Drive.
Các chỉ số đã thay thế
Bảng này cho thấy các chỉ số singleton được thay thế bằng các chỉ số mới, với định nghĩa nhấn mạnh sự khác biệt. Phạm vi là từ đầu ngày báo cáo đến cuối ngày báo cáo đối với tất cả chỉ số.
| Thay đổi một chỉ số | |
|---|---|
Hiện tại num_owned_items_with_visibility_public_delta Số lượng mục trong tài khoản của người dùng mà quyền truy cập công khai đã thay đổi, để tăng hoặc giảm quyền riêng tư. |
Không dùng nữa num_docs_with_visibility_public Số mục trong tài khoản của tổ chức mà bất kỳ ai trên web cũng có thể xem vào ngày báo cáo. |
|
Hiện tại num_owned_items_with_visibility_anyone_with_link_delta Số lượng mục trong tài khoản của người dùng mà quyền truy cập của bất kỳ ai có đường liên kết đã thay đổi, để tăng hoặc giảm quyền riêng tư. |
Không dùng nữa num_docs_with_visibility_anyone_with_link Số lượng mục trong tài khoản của tổ chức mà chế độ hiển thị đã thay đổi thành bất kỳ ai có đường liên kết vào ngày báo cáo. |
Hiện tại num_owned_items_with_visibility_shared_externally_delta Số lượng mục trong tài khoản của người dùng mà quyền truy cập đã thay đổi đối với người dùng/nhóm bên ngoài miền, để tăng hoặc giảm quyền riêng tư. |
Không dùng nữa num_docs_shared_outside_domain Số mục trong tài khoản miền của người dùng không công khai hoặc không hiển thị với bất kỳ ai có đường liên kết, nhưng được chia sẻ rõ ràng với người dùng hoặc nhóm bên ngoài miền cho đến ngày báo cáo. |
Hiện tại num_owned_items_with_visibility_anyone_in_domain_delta Số lượng mục trong tài khoản của người dùng mà quyền truy cập của bất kỳ ai trong miền đã thay đổi, để tăng hoặc giảm quyền riêng tư. |
Không dùng nữa num_docs_with_visibility_people_at_domain Số lượng mục trong tài khoản của tổ chức mà bất kỳ ai trong miền đều có thể xem vào ngày báo cáo. |
Hiện tại num_owned_items_with_visibility_anyone_in_domain_with_link_delta Số lượng mục trong tài khoản của người dùng mà quyền truy cập đã thay đổi, để tăng hoặc giảm quyền riêng tư, cho bất kỳ ai trong miền có đường liên kết. |
Không dùng nữa num_docs_with_visibility_people_at_domain_with_link Số mục trong tài khoản của tổ chức mà bất kỳ ai trong miền có đường liên kết đến tài liệu đều có thể xem vào ngày báo cáo. |
Hiện tại num_owned_items_delta Số lượng mục hoặc danh mục mục cụ thể trong tài khoản của người dùng mà quyền sở hữu đã thay đổi, để tăng hoặc giảm quyền sở hữu tệp. |
Không dùng nữa num_docs Số lượng mục hoặc danh mục mục cụ thể trong tài khoản của người dùng không nằm trong Thùng rác vào ngày của báo cáo. |
Hiện tại num_owned_items_edited Số lượng mục hoặc danh mục mục cụ thể trong tài khoản của người dùng đã được chỉnh sửa vào ngày của báo cáo. Mỗi tệp chỉ được tính một lần cho nhiều lần chỉnh sửa cùng một tệp. |
Không dùng nữa num_docs_edited Số lượng mục hoặc danh mục mục cụ thể trong tài khoản của người dùng được chỉnh sửa vào ngày của báo cáo. |
Hiện tại num_owned_items_viewed Số lượng mặt hàng mà người dùng/khách hàng sở hữu đã được xem vào ngày của báo cáo (bất kỳ ai). Mỗi tệp chỉ được tính một lượt xem cho nhiều lượt xem của cùng một tệp. |
Không dùng nữa num_docs_viewed Số lượng mặt hàng hoặc danh mục mặt hàng cụ thể trong tài khoản của người dùng được xem vào ngày của báo cáo. |
Phương thức tính toán mới
Bảng sau đây cung cấp mối liên kết giữa các chỉ số cũ và cách tính chỉ số mới, cho biết cách bạn có thể sử dụng các phép tính đơn giản để lấy giá trị bằng các chỉ số mới tương tự như các giá trị có trong các chỉ số không dùng nữa.
| Cách tính toán chỉ số mới | |
|---|---|
| Tính toán thay thế
num_owned_items_delta - num_owned_items_with_visibility_private_delta |
Chỉ số không dùng nữa num_shared_docs Số mục* trong tài khoản của người dùng được chia sẻ rõ ràng với người dùng/nhóm hoặc các mục không phải là mục riêng tư vào ngày báo cáo. * bao gồm tài liệu văn bản, bản vẽ, biểu mẫu, bản trình bày, bảng tính và tệp đã tải lên |
Tính toán thay thế num_owned_items_with_visibility_private_delta + num_owned_items_with_visibility_shared_internally_delta + num_owned_items_with_visibility_shared_externally_delta |
Chỉ số không dùng nữa num_docs_with_visibility_private Số mục trong tài khoản của tổ chức được chia sẻ rõ ràng với người dùng/nhóm hoặc ở chế độ riêng tư vào ngày của báo cáo. Xin lưu ý rằng định nghĩa "riêng tư" hiện được tách thành các tệp đã được thay đổi thành tệp riêng tư và các tệp đã được thay đổi thành tệp được chia sẻ rõ ràng với các cá nhân cả bên trong và bên ngoài miền. |
Tính toán thay thế num_owned_items_with_visibility_public_delta + num_owned_items_with_visibility_anyone_with_link_delta + num_owned_items_with_visibility_shared_externally_delta |
Chỉ số không dùng nữa num_docs_externally_visible Số lượng mục trong tài khoản miền của người dùng mà người bên ngoài miền có thể thấy. |
Tính toán thay thế num_owned_items_with_visibility_anyone_in_domain_delta + num_owned_items_with_visibility_anyone_in_domain_with_link_delta + num_owned_items_with_visibility_shared_internally_delta + num_owned_items_with_visibility_private_delta |
Chỉ số không dùng nữa num_docs_internally_visible Số lượng mục trong tài khoản của người dùng mà chỉ những người bên trong miền mới xem được. |
Các chỉ số đã xoá
Các chỉ số sau đây không có đường dẫn di chuyển và sẽ không được hỗ trợ sau tháng 4 năm 2018. Các chỉ số cũ này theo dõi tổng số tệp, còn các chỉ số mới theo dõi thay đổi về tổng số tệp trong khoảng thời gian báo cáo.
| Các chỉ số ngừng hoạt động | |
|---|---|
| num_docs_not_edited_for_Nmonths | Số tài liệu trong tài khoản của người dùng không được chỉnh sửa trong 90 ngày qua. |
| num_docs_not_viewed_for_Nmonths | Số lượng tài liệu trong tài khoản của người dùng không được xem trong 90 ngày qua. |
| last_interaction_time | Thời gian gần đây nhất mà người dùng xem hoặc chỉnh sửa tệp Tài liệu. Ngày ở định dạng RFC 3339, ví dụ: 2010-10-28T10:26:35.000Z. |
Những vấn đề chính cần lưu ý
- Số liệu thống kê tổng hợp không tính đến các tệp trong bộ nhớ dùng chung, vì các tệp này thuộc quyền sở hữu của miền chứ không phải của từng người dùng.
- Chỉ số được tính cho mọi người dùng trong miền, bất kể giấy phép.
- Một số cách tính chỉ số sẽ cho ra các con số khác nhau:
- Số lượt xem và số lượt chỉnh sửa: cách tính chỉ số số lượt xem và số lượt chỉnh sửa trước đây khác với cách tính chỉ số số lượt xem và số lượt chỉnh sửa hiện tại. Phiên bản hiện tại so khớp với nhật ký kiểm tra của Drive đối với mọi hoạt động được tính là lượt xem hoặc lượt chỉnh sửa.
- Số người dùng đang hoạt động: cách tính số người dùng đang hoạt động trước đây chỉ coi một lượt xem hoặc một lượt chỉnh sửa là một hoạt động, trong khi cách tính hiện tại cũng bao gồm tất cả các hoạt động khác trên một mục, chẳng hạn như chỉnh sửa hoặc xoá. Do đó, các chỉ số hiện tại cũng tính người dùng đang hoạt động theo cách khác.
- Chế độ hiển thị bên ngoài: kết quả tính toán trước đó không chính xác. Cách tính hiện tại coi một tệp là được chia sẻ ra bên ngoài nếu nhóm mà tệp được chia sẻ cho phép người dùng bên ngoài.