Tworzenie planu spotkań

Poziom kodowania: początkujący
Czas trwania: 15 minut
Typ projektu: automatyzacja z regułą opartą na zdarzeniach

Cele

• Dowiedz się, co robi rozwiązanie.
• Dowiedz się, jakie funkcje pełnią usługi Apps Script w rozwiązaniu.
• Skonfiguruj skrypt.
• Uruchom skrypt.

Informacje o rozwiązaniu

automatycznie tworzyć dokumenty z agendą w Dokumentach Google i dołączać je do spotkań w Kalendarzu Google;

Jak to działa

Skrypt tworzy szablon dokumentu z planem spotkania. Gdy zaktualizujesz kalendarz, skrypt sprawdzi, czy któreś z Twoich wydarzeń zawiera w opisie ciąg znaków „#agenda”. Jeśli tag jest obecny, skrypt tworzy kopię szablonu, dodaje ją do wydarzenia w kalendarzu i udostępnia uczestnikom wydarzenia.

Usługi Google Apps Script

To rozwiązanie korzysta z tych usług:

• Usługa Dysk Google: sprawdza, czy dokument szablonu istnieje. Jeśli nie, skrypt utworzy nowy folder na dokument szablonu i utworzy kopię dokumentu szablonu dla każdego nowego harmonogramu.
• Usługa dokumentów: tworzy szablon planu spotkania.
• Usługa Kalendarz: sprawdza wydarzenia z tagiem „#agenda” i aktualizuje opis wydarzenia, dodając link do dokumentu z agendą.
• Usługa podstawowa: używa klasy Session do pobierania adresu e-mail użytkownika. Pomaga to utworzyć aktywator dla bieżącego użytkownika.
• Usługa skryptów: tworzy wyzwalacz, który uruchamia się za każdym razem, gdy w kalendarzu użytkownika nastąpi zmiana.

Wymagania wstępne

Aby użyć tego przykładu, musisz spełnić te wymagania wstępne:

• Konto Google (w przypadku kont Google Workspace może być wymagana zgoda administratora).
• przeglądarkę internetową z dostępem do internetu,

Konfigurowanie skryptu

1. Kliknij poniższy przycisk, aby otworzyć przykładowy projekt Apps Script Tworzenie agendy spotkań:

   Otwórz projekt

2. Kliknij Przegląd .

3. Na stronie przeglądu kliknij Utwórz kopię.

4. W skopiowanym projekcie w menu funkcji wybierz setUp.

5. Kliknij Wykonaj.

6. Gdy pojawi się odpowiedni komunikat, autoryzuj skrypt. <<../_snippets/oauth.md>>

Uruchamianie skryptu

1. Otwórz Kalendarz.
2. Utwórz nowe wydarzenie lub edytuj istniejące.
3. W opisie dodaj #agenda i zapisz wydarzenie.
4. Sprawdź skrzynkę odbiorczą, aby znaleźć e-maila z powiadomieniem o udostępnieniu dokumentu, lub odśwież Kalendarz i ponownie kliknij wydarzenie, aby zobaczyć link do dokumentu z agendą.

Wszyscy uczestnicy otrzymają e-maila z powiadomieniem o możliwości wyświetlenia harmonogramu. Skrypt przyznaje uczestnikom uprawnienia do edytowania, ale możesz go zmodyfikować, aby zaktualizować uprawnienia uczestników do dokumentu z agendą.

Sprawdź kod

Aby sprawdzić kod Apps Script tego rozwiązania, kliknij Wyświetl kod źródłowy:

Pokaż kod źródłowy

Code.gs

solutions/automations/agenda-maker/Code.js

Wyświetl w GitHubie

// To learn how to use this script, refer to the documentation:
// https://developers.google.com/apps-script/samples/automations/agenda-maker

/*
Copyright 2022 Google LLC

Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
you may not use this file except in compliance with the License.
You may obtain a copy of the License at

    https://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
See the License for the specific language governing permissions and
limitations under the License.
*/

/**
 * Checks if the folder for Agenda docs exists, and creates it if it doesn't.
 *
 * @return {*} Drive folder ID for the app.
 */
function checkFolder() {
  const folders = DriveApp.getFoldersByName("Agenda Maker - App");
  // Finds the folder if it exists
  while (folders.hasNext()) {
    const folder = folders.next();
    if (
      folder.getDescription() ===
        "Apps Script App - Do not change this description" &&
      folder.getOwner().getEmail() === Session.getActiveUser().getEmail()
    ) {
      return folder.getId();
    }
  }
  // If the folder doesn't exist, creates one
  const folder = DriveApp.createFolder("Agenda Maker - App");
  folder.setDescription("Apps Script App - Do not change this description");
  return folder.getId();
}

/**
 * Finds the template agenda doc, or creates one if it doesn't exist.
 */
function getTemplateId(folderId) {
  const folder = DriveApp.getFolderById(folderId);
  const files = folder.getFilesByName("Agenda TEMPLATE##");

  // If there is a file, returns the ID.
  while (files.hasNext()) {
    const file = files.next();
    return file.getId();
  }

  // Otherwise, creates the agenda template.
  // You can adjust the default template here
  const doc = DocumentApp.create("Agenda TEMPLATE##");
  const body = doc.getBody();

  body
    .appendParagraph("##Attendees##")
    .setHeading(DocumentApp.ParagraphHeading.HEADING1)
    .editAsText()
    .setBold(true);
  body.appendParagraph(" ").editAsText().setBold(false);

  body
    .appendParagraph("Overview")
    .setHeading(DocumentApp.ParagraphHeading.HEADING1)
    .editAsText()
    .setBold(true);
  body.appendParagraph(" ");
  body.appendParagraph("- Topic 1: ").editAsText().setBold(true);
  body.appendParagraph(" ").editAsText().setBold(false);
  body.appendParagraph("- Topic 2: ").editAsText().setBold(true);
  body.appendParagraph(" ").editAsText().setBold(false);
  body.appendParagraph("- Topic 3: ").editAsText().setBold(true);
  body.appendParagraph(" ").editAsText().setBold(false);

  body
    .appendParagraph("Next Steps")
    .setHeading(DocumentApp.ParagraphHeading.HEADING1)
    .editAsText()
    .setBold(true);
  body.appendParagraph("- Takeaway 1: ").editAsText().setBold(true);
  body.appendParagraph("- Responsible: ").editAsText().setBold(false);
  body.appendParagraph("- Accountable: ");
  body.appendParagraph("- Consult: ");
  body.appendParagraph("- Inform: ");
  body.appendParagraph(" ");
  body.appendParagraph("- Takeaway 2: ").editAsText().setBold(true);
  body.appendParagraph("- Responsible: ").editAsText().setBold(false);
  body.appendParagraph("- Accountable: ");
  body.appendParagraph("- Consult: ");
  body.appendParagraph("- Inform: ");
  body.appendParagraph(" ");
  body.appendParagraph("- Takeaway 3: ").editAsText().setBold(true);
  body.appendParagraph("- Responsible: ").editAsText().setBold(false);
  body.appendParagraph("- Accountable: ");
  body.appendParagraph("- Consult: ");
  body.appendParagraph("- Inform: ");

  doc.saveAndClose();

  folder.addFile(DriveApp.getFileById(doc.getId()));

  return doc.getId();
}

/**
 * When there is a change to the calendar, searches for events that include "#agenda"
 * in the decrisption.
 *
 */
function onCalendarChange() {
  // Gets recent events with the #agenda tag
  const now = new Date();
  const events = CalendarApp.getEvents(
    now,
    new Date(now.getTime() + 2 * 60 * 60 * 1000000),
    { search: "#agenda" },
  );

  const folderId = checkFolder();
  const templateId = getTemplateId(folderId);

  const folder = DriveApp.getFolderById(folderId);

  // Loops through any events found
  for (i = 0; i < events.length; i++) {
    const event = events[i];

    // Confirms whether the event has the #agenda tag
    let description = event.getDescription();
    if (description.search("#agenda") === -1) continue;

    // Only works with events created by the owner of this calendar
    if (event.isOwnedByMe()) {
      // Creates a new document from the template for an agenda for this event
      const newDoc = DriveApp.getFileById(templateId).makeCopy();
      newDoc.setName(`Agenda for ${event.getTitle()}`);

      const file = DriveApp.getFileById(newDoc.getId());
      folder.addFile(file);

      const doc = DocumentApp.openById(newDoc.getId());
      const body = doc.getBody();

      // Fills in the template with information about the attendees from the
      // calendar event
      const conf = body.findText("##Attendees##");
      if (conf) {
        const ref = conf.getStartOffset();

        for (const i in event.getGuestList()) {
          const guest = event.getGuestList()[i];

          body.insertParagraph(ref + 2, guest.getEmail());
        }
        body.replaceText("##Attendees##", "Attendees");
      }

      // Replaces the tag with a link to the agenda document
      const agendaUrl = `https://docs.google.com/document/d/${newDoc.getId()}`;
      description = description.replace(
        "#agenda",
        `<a href=${agendaUrl}>Agenda Doc</a>`,
      );
      event.setDescription(description);

      // Invites attendees to the Google doc so they automatically receive access to the agenda
      newDoc.addEditor(newDoc.getOwner());

      for (const i in event.getGuestList()) {
        const guest = event.getGuestList()[i];

        newDoc.addEditor(guest.getEmail());
      }
    }
  }
  return;
}

/**
 * Creates an event-driven trigger that fires whenever there's a change to the calendar.
 */
function setUp() {
  const email = Session.getActiveUser().getEmail();
  ScriptApp.newTrigger("onCalendarChange")
    .forUserCalendar(email)
    .onEventUpdated()
    .create();
}

</section>

Reguły przekształcania

Przykładowy plik możesz dowolnie edytować, aby dostosować go do swoich potrzeb. Poniżej znajdziesz kilka opcjonalnych zmian, które możesz wprowadzić.

Aktualizowanie uprawnień do dokumentu z agendą dla uczestników

Skrypt przyznaje uczestnikom uprawnienia do edycji. Jeśli chcesz ograniczyć uprawnienia tylko do wyświetlania, w tej części kodu zastąp metodę addEditor metodą addViewer:

     for (let i in event.getGuestList()) {
       let guest = event.getGuestList()[i];

       newDoc.addEditor(guest.getEmail());

Edytowanie szablonu dokumentu z agendą

Aby zaktualizować szablon dokumentu z porządkiem obrad:

1. Po utworzeniu pierwszego planu w wydarzeniu w kalendarzu otwórz Dysk Google.
2. Otwórz folder Agenda Maker - App (Kreator planów – aplikacja).
3. Otwórz dokument Agenda TEMPLATE## i wprowadź w nim zmiany.

Współtwórcy

Ten przykład został utworzony przez Jeremy'ego Glassenberga, konsultanta ds. zarządzania produktem i strategii platformy. Znajdź Jeremiego na Twitterze: @jglassenberg.

Ten przykład jest obsługiwany przez Google przy pomocy ekspertów Google Developers.

Dalsze kroki

• Wyzwalacze oparte na zdarzeniach
• Dokumentacja usługi Kalendarz