Tworzenie planu spotkań

Poziom kodowania: początkujący
Czas trwania: 15 minut
Typ projektu: automatyzacja z regułą opartą na zdarzeniach

Cele

• Dowiedz się, na czym polega działanie rozwiązania.
• Dowiedz się, jak usługi Apps Script działają w ramach rozwiązania.
• Skonfiguruj skrypt.
• Uruchom skrypt.

Informacje o rozwiązaniu

automatycznie tworzyć dokumenty agendy w Dokumentach Google i dołączać je do spotkań w Kalendarzu Google;

Jak to działa

Skrypt tworzy szablon dokumentu dla porządku obrad. Gdy aktualizujesz kalendarz, skrypt sprawdza, czy w opisie któregoś z Twoich wydarzeń znajduje się tag #agenda. Jeśli tag jest obecny, skrypt tworzy kopię szablonu, dodaje go do wydarzenia w kalendarzu i udostępnia uczestnikom wydarzenia.

Usługi Apps Script

To rozwiązanie korzysta z tych usług:

• Usługa Dysk – sprawdza, czy dokument szablonu istnieje, a jeśli nie, tworzy nowy folder dla dokumentu szablonu. Tworzy kopię dokumentu szablonu dla każdego nowego planu.
• Usługa dokumentu – tworzy szablon agendy.
• Usługa Kalendarza – sprawdza wydarzenia z tagiem „#agenda” i aktualizuje opis wydarzenia o link do dokumentu agendy.
• Usługa podstawowa – do pobierania adresu e-mail użytkownika używa klasy Session. Pomaga to tworzyć reguły dla bieżącego użytkownika.
• Usługa skryptu – tworzy wyzwalacz, który działa, gdy w kalendarzu użytkownika nastąpi zmiana.

Wymagania wstępne

Aby skorzystać z tego szablonu, musisz spełnić te wymagania wstępne:

• Konto Google (konta Google Workspace mogą wymagać zatwierdzenia przez administratora).
• przeglądarka internetowa z dostępem do internetu;

Konfigurowanie skryptu

1. Kliknij przycisk poniżej, aby otworzyć przykładowy projekt Apps Script Tworzenie porządku obrad na spotkania.
   Otwórz projekt
2. Kliknij Przegląd .
3. Na stronie przeglądu kliknij Utwórz kopię .
4. W skopiowanym projekcie w menu funkcji wybierz setUp.
5. Kliknij Wykonaj.
6. Gdy pojawi się odpowiedni komunikat, autoryzuj skrypt. Jeśli na ekranie zgody OAuth wyświetla się ostrzeżenie Ta aplikacja nie została zweryfikowana, kontynuuj, wybierając Zaawansowane > Przejdź do {Nazwa projektu} (niebezpieczne).

Uruchamianie skryptu

1. Otwórz Kalendarz Google.
2. Utwórz nowe wydarzenie lub zmodyfikuj istniejące.
3. W opisie dodaj #agenda i zapisz wydarzenie.
4. Sprawdź swoją skrzynkę e-mail, aby zobaczyć powiadomienie o udostępnieniu dokumentu, lub odśwież Kalendarz i ponownie kliknij wydarzenie, aby wyświetlić link do dokumentu z agendą.

Wszyscy uczestnicy otrzymują e-maila z powiadomieniem o porządku obrad. Skrypt daje uczestnikom uprawnienia do edycji, ale możesz go edytować, aby zaktualizować uprawnienia do dokumentu agendy dla uczestników.

Sprawdzanie kodu

Aby sprawdzić kod Apps Script dla tego rozwiązania, kliknij Wyświetl kod źródłowy poniżej:

Pokaż kod źródłowy

Code.gs

solutions/automations/agenda-maker/Code.js

Wyświetl w GitHubie

// To learn how to use this script, refer to the documentation:
// https://developers.google.com/apps-script/samples/automations/agenda-maker

/*
Copyright 2022 Google LLC

Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
you may not use this file except in compliance with the License.
You may obtain a copy of the License at

    https://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
See the License for the specific language governing permissions and
limitations under the License.
*/

/**
 * Checks if the folder for Agenda docs exists, and creates it if it doesn't.
 *
 * @return {*} Drive folder ID for the app.
 */
function checkFolder() {
  const folders = DriveApp.getFoldersByName('Agenda Maker - App');
  // Finds the folder if it exists
  while (folders.hasNext()) {
    let folder = folders.next();
    if (
      folder.getDescription() ==
        'Apps Script App - Do not change this description' &&
      folder.getOwner().getEmail() == Session.getActiveUser().getEmail()
    ) {
      return folder.getId();
    }
  }
  // If the folder doesn't exist, creates one
  let folder = DriveApp.createFolder('Agenda Maker - App');
  folder.setDescription('Apps Script App - Do not change this description');
  return folder.getId();
}

/**
 * Finds the template agenda doc, or creates one if it doesn't exist.
 */
function getTemplateId(folderId) {
  const folder = DriveApp.getFolderById(folderId);
  const files = folder.getFilesByName('Agenda TEMPLATE##');

  // If there is a file, returns the ID.
  while (files.hasNext()) {
    const file = files.next();
    return file.getId();
  }

  // Otherwise, creates the agenda template.
  // You can adjust the default template here
  const doc = DocumentApp.create('Agenda TEMPLATE##');
  const body = doc.getBody();

  body
      .appendParagraph('##Attendees##')
      .setHeading(DocumentApp.ParagraphHeading.HEADING1)
      .editAsText()
      .setBold(true);
  body.appendParagraph(' ').editAsText().setBold(false);

  body
      .appendParagraph('Overview')
      .setHeading(DocumentApp.ParagraphHeading.HEADING1)
      .editAsText()
      .setBold(true);
  body.appendParagraph(' ');
  body.appendParagraph('- Topic 1: ').editAsText().setBold(true);
  body.appendParagraph(' ').editAsText().setBold(false);
  body.appendParagraph('- Topic 2: ').editAsText().setBold(true);
  body.appendParagraph(' ').editAsText().setBold(false);
  body.appendParagraph('- Topic 3: ').editAsText().setBold(true);
  body.appendParagraph(' ').editAsText().setBold(false);

  body
      .appendParagraph('Next Steps')
      .setHeading(DocumentApp.ParagraphHeading.HEADING1)
      .editAsText()
      .setBold(true);
  body.appendParagraph('- Takeaway 1: ').editAsText().setBold(true);
  body.appendParagraph('- Responsible: ').editAsText().setBold(false);
  body.appendParagraph('- Accountable: ');
  body.appendParagraph('- Consult: ');
  body.appendParagraph('- Inform: ');
  body.appendParagraph(' ');
  body.appendParagraph('- Takeaway 2: ').editAsText().setBold(true);
  body.appendParagraph('- Responsible: ').editAsText().setBold(false);
  body.appendParagraph('- Accountable: ');
  body.appendParagraph('- Consult: ');
  body.appendParagraph('- Inform: ');
  body.appendParagraph(' ');
  body.appendParagraph('- Takeaway 3: ').editAsText().setBold(true);
  body.appendParagraph('- Responsible: ').editAsText().setBold(false);
  body.appendParagraph('- Accountable: ');
  body.appendParagraph('- Consult: ');
  body.appendParagraph('- Inform: ');

  doc.saveAndClose();

  folder.addFile(DriveApp.getFileById(doc.getId()));

  return doc.getId();
}

/**
 * When there is a change to the calendar, searches for events that include "#agenda"
 * in the decrisption.
 *
 */
function onCalendarChange() {
  // Gets recent events with the #agenda tag
  const now = new Date();
  const events = CalendarApp.getEvents(
      now,
      new Date(now.getTime() + 2 * 60 * 60 * 1000000),
      {search: '#agenda'},
  );

  const folderId = checkFolder();
  const templateId = getTemplateId(folderId);

  const folder = DriveApp.getFolderById(folderId);

  // Loops through any events found
  for (i = 0; i < events.length; i++) {
    const event = events[i];

    // Confirms whether the event has the #agenda tag
    let description = event.getDescription();
    if (description.search('#agenda') == -1) continue;

    // Only works with events created by the owner of this calendar
    if (event.isOwnedByMe()) {
      // Creates a new document from the template for an agenda for this event
      const newDoc = DriveApp.getFileById(templateId).makeCopy();
      newDoc.setName('Agenda for ' + event.getTitle());

      const file = DriveApp.getFileById(newDoc.getId());
      folder.addFile(file);

      const doc = DocumentApp.openById(newDoc.getId());
      const body = doc.getBody();

      // Fills in the template with information about the attendees from the
      // calendar event
      const conf = body.findText('##Attendees##');
      if (conf) {
        const ref = conf.getStartOffset();

        for (let i in event.getGuestList()) {
          let guest = event.getGuestList()[i];

          body.insertParagraph(ref + 2, guest.getEmail());
        }
        body.replaceText('##Attendees##', 'Attendees');
      }

      // Replaces the tag with a link to the agenda document
      const agendaUrl = 'https://docs.google.com/document/d/' + newDoc.getId();
      description = description.replace(
          '#agenda',
          '<a href=' + agendaUrl + '>Agenda Doc</a>',
      );
      event.setDescription(description);

      // Invites attendees to the Google doc so they automatically receive access to the agenda
      newDoc.addEditor(newDoc.getOwner());

      for (let i in event.getGuestList()) {
        let guest = event.getGuestList()[i];

        newDoc.addEditor(guest.getEmail());
      }
    }
  }
  return;
}

/**
 * Creates an event-driven trigger that fires whenever there's a change to the calendar.
 */
function setUp() {
  let email = Session.getActiveUser().getEmail();
  ScriptApp.newTrigger("onCalendarChange").forUserCalendar(email).onEventUpdated().create();
}

Reguły przekształcania

Możesz edytować próbkę tak, jak chcesz, aby dostosować ją do swoich potrzeb. Poniżej znajdziesz kilka opcjonalnych zmian, które możesz wprowadzić.

Zmiana uprawnień do dokumentu porządku dla uczestników

Skrypt przyznaje uczestnikom uprawnienia do edycji. Jeśli chcesz ograniczyć uprawnienia tylko do wyświetlania, w tym fragmencie kodu zastąp metodę addEditor metodą addViewer:

     for (let i in event.getGuestList()) {
       let guest = event.getGuestList()[i];

       newDoc.addEditor(guest.getEmail());

Edytowanie szablonu dokumentu porządku obrad

Aby zaktualizować szablon dokumentu agendy:

1. Po utworzeniu pierwszej agendy w wydarzeniu w kalendarzu otwórz Dysk Google.
2. Otwórz folder Agenda Maker – aplikacja.
3. Otwórz dokument Agenda TEMPLATE## i wprowadź w nim zmiany.

Współtwórcy

Ten przykład został przygotowany przez Jeremy'a Glassenberga, konsultanta ds. strategii i zarządzania produktem. Jeremy'ego znajdziesz na Twitterze pod adresem @jglassenberg.

Ten przykład jest obsługiwany przez Google przy pomocy ekspertów Google ds. programowania.

Dalsze kroki

• Wyzwalacze oparte na zdarzeniach
• Referencje do usługi Kalendarza