Tworzenie planu spotkań

Poziom kodowania: początkujący
Czas trwania: 15 minut
Typ projektu: automatyzacja z regułą opartą na zdarzeniach

Cele

  • Dowiedz się, co robi rozwiązanie.
  • Dowiedz się, jakie funkcje pełnią usługi Apps Script w rozwiązaniu.
  • Skonfiguruj skrypt.
  • Uruchom skrypt.

Informacje o rozwiązaniu

automatycznie tworzyć dokumenty z agendą w Dokumentach Google i dołączać je do spotkań w Kalendarzu Google;

Zrzut ekranu planu spotkania dodany do wydarzenia w Kalendarzu

Jak to działa

Skrypt tworzy szablon dokumentu z agendą. Gdy zaktualizujesz kalendarz, skrypt sprawdzi, czy któreś z Twoich wydarzeń zawiera w opisie ciąg „#agenda”. Jeśli tag jest obecny, skrypt tworzy kopię szablonu, dodaje ją do wydarzenia w kalendarzu i udostępnia uczestnikom wydarzenia.

Usługi Apps Script

To rozwiązanie korzysta z tych usług:

  • Usługa Dysku – sprawdza, czy dokument szablonu istnieje, a jeśli nie, tworzy nowy folder na dokument szablonu. Tworzy kopię dokumentu szablonu dla każdego nowego planu spotkania.
  • Usługa dokumentów – tworzy szablon agendy.
  • Usługa Kalendarz – sprawdza wydarzenia z tagiem „#agenda” i aktualizuje opis wydarzenia, dodając link do dokumentu z agendą.
  • Usługa podstawowa – używa klasy Session, aby uzyskać adres e-mail użytkownika. Pomaga to utworzyć aktywator dla bieżącego użytkownika.
  • Usługa skryptów – tworzy wyzwalacz, który uruchamia się, gdy w kalendarzu użytkownika nastąpi zmiana.

Wymagania wstępne

Aby użyć tego przykładu, musisz spełnić te wymagania wstępne:

  • Konto Google (w przypadku kont Google Workspace może być wymagana zgoda administratora).
  • przeglądarkę internetową z dostępem do internetu,

Konfigurowanie skryptu

  1. Kliknij przycisk poniżej, aby otworzyć przykładowy projekt Make an agenda for meetings w Apps Script.
    Otwórz projekt
  2. Kliknij Przegląd .
  3. Na stronie przeglądu kliknij Utwórz kopię Ikona tworzenia kopii.
  4. W skopiowanym projekcie w menu funkcji wybierz setUp.
  5. Kliknij Wykonaj.
  6. Gdy pojawi się odpowiedni komunikat, autoryzuj skrypt. Jeśli na ekranie zgody OAuth wyświetla się ostrzeżenie Ta aplikacja nie została zweryfikowana, kliknij kolejno Zaawansowane > Otwórz {nazwa projektu} (niebezpieczne).

Uruchamianie skryptu

  1. Otwórz Kalendarz Google.
  2. Utwórz nowe wydarzenie lub edytuj istniejące.
  3. W opisie dodaj #agenda i zapisz wydarzenie.
  4. Sprawdź, czy w e-mailu nie ma powiadomienia o udostępnieniu dokumentu, lub odśwież Kalendarz i ponownie kliknij wydarzenie, aby zobaczyć link do dokumentu z agendą.

Wszyscy uczestnicy otrzymają e-maila z powiadomieniem o możliwości wyświetlenia harmonogramu. Skrypt przyznaje uczestnikom uprawnienia do edytowania, ale możesz go zmodyfikować, aby zaktualizować uprawnienia uczestników do dokumentu z harmonogramem.

Sprawdź kod

Aby sprawdzić kod Apps Script tego rozwiązania, kliknij poniżej Wyświetl kod źródłowy:

Pokaż kod źródłowy

Code.gs

solutions/automations/agenda-maker/Code.js
// To learn how to use this script, refer to the documentation:
// https://developers.google.com/apps-script/samples/automations/agenda-maker

/*
Copyright 2022 Google LLC

Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
you may not use this file except in compliance with the License.
You may obtain a copy of the License at

    https://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
See the License for the specific language governing permissions and
limitations under the License.
*/

/**
 * Checks if the folder for Agenda docs exists, and creates it if it doesn't.
 *
 * @return {*} Drive folder ID for the app.
 */
function checkFolder() {
  const folders = DriveApp.getFoldersByName('Agenda Maker - App');
  // Finds the folder if it exists
  while (folders.hasNext()) {
    let folder = folders.next();
    if (
      folder.getDescription() ==
        'Apps Script App - Do not change this description' &&
      folder.getOwner().getEmail() == Session.getActiveUser().getEmail()
    ) {
      return folder.getId();
    }
  }
  // If the folder doesn't exist, creates one
  let folder = DriveApp.createFolder('Agenda Maker - App');
  folder.setDescription('Apps Script App - Do not change this description');
  return folder.getId();
}

/**
 * Finds the template agenda doc, or creates one if it doesn't exist.
 */
function getTemplateId(folderId) {
  const folder = DriveApp.getFolderById(folderId);
  const files = folder.getFilesByName('Agenda TEMPLATE##');

  // If there is a file, returns the ID.
  while (files.hasNext()) {
    const file = files.next();
    return file.getId();
  }

  // Otherwise, creates the agenda template.
  // You can adjust the default template here
  const doc = DocumentApp.create('Agenda TEMPLATE##');
  const body = doc.getBody();

  body
      .appendParagraph('##Attendees##')
      .setHeading(DocumentApp.ParagraphHeading.HEADING1)
      .editAsText()
      .setBold(true);
  body.appendParagraph(' ').editAsText().setBold(false);

  body
      .appendParagraph('Overview')
      .setHeading(DocumentApp.ParagraphHeading.HEADING1)
      .editAsText()
      .setBold(true);
  body.appendParagraph(' ');
  body.appendParagraph('- Topic 1: ').editAsText().setBold(true);
  body.appendParagraph(' ').editAsText().setBold(false);
  body.appendParagraph('- Topic 2: ').editAsText().setBold(true);
  body.appendParagraph(' ').editAsText().setBold(false);
  body.appendParagraph('- Topic 3: ').editAsText().setBold(true);
  body.appendParagraph(' ').editAsText().setBold(false);

  body
      .appendParagraph('Next Steps')
      .setHeading(DocumentApp.ParagraphHeading.HEADING1)
      .editAsText()
      .setBold(true);
  body.appendParagraph('- Takeaway 1: ').editAsText().setBold(true);
  body.appendParagraph('- Responsible: ').editAsText().setBold(false);
  body.appendParagraph('- Accountable: ');
  body.appendParagraph('- Consult: ');
  body.appendParagraph('- Inform: ');
  body.appendParagraph(' ');
  body.appendParagraph('- Takeaway 2: ').editAsText().setBold(true);
  body.appendParagraph('- Responsible: ').editAsText().setBold(false);
  body.appendParagraph('- Accountable: ');
  body.appendParagraph('- Consult: ');
  body.appendParagraph('- Inform: ');
  body.appendParagraph(' ');
  body.appendParagraph('- Takeaway 3: ').editAsText().setBold(true);
  body.appendParagraph('- Responsible: ').editAsText().setBold(false);
  body.appendParagraph('- Accountable: ');
  body.appendParagraph('- Consult: ');
  body.appendParagraph('- Inform: ');

  doc.saveAndClose();

  folder.addFile(DriveApp.getFileById(doc.getId()));

  return doc.getId();
}

/**
 * When there is a change to the calendar, searches for events that include "#agenda"
 * in the decrisption.
 *
 */
function onCalendarChange() {
  // Gets recent events with the #agenda tag
  const now = new Date();
  const events = CalendarApp.getEvents(
      now,
      new Date(now.getTime() + 2 * 60 * 60 * 1000000),
      {search: '#agenda'},
  );

  const folderId = checkFolder();
  const templateId = getTemplateId(folderId);

  const folder = DriveApp.getFolderById(folderId);

  // Loops through any events found
  for (i = 0; i < events.length; i++) {
    const event = events[i];

    // Confirms whether the event has the #agenda tag
    let description = event.getDescription();
    if (description.search('#agenda') == -1) continue;

    // Only works with events created by the owner of this calendar
    if (event.isOwnedByMe()) {
      // Creates a new document from the template for an agenda for this event
      const newDoc = DriveApp.getFileById(templateId).makeCopy();
      newDoc.setName('Agenda for ' + event.getTitle());

      const file = DriveApp.getFileById(newDoc.getId());
      folder.addFile(file);

      const doc = DocumentApp.openById(newDoc.getId());
      const body = doc.getBody();

      // Fills in the template with information about the attendees from the
      // calendar event
      const conf = body.findText('##Attendees##');
      if (conf) {
        const ref = conf.getStartOffset();

        for (let i in event.getGuestList()) {
          let guest = event.getGuestList()[i];

          body.insertParagraph(ref + 2, guest.getEmail());
        }
        body.replaceText('##Attendees##', 'Attendees');
      }

      // Replaces the tag with a link to the agenda document
      const agendaUrl = 'https://docs.google.com/document/d/' + newDoc.getId();
      description = description.replace(
          '#agenda',
          '<a href=' + agendaUrl + '>Agenda Doc</a>',
      );
      event.setDescription(description);

      // Invites attendees to the Google doc so they automatically receive access to the agenda
      newDoc.addEditor(newDoc.getOwner());

      for (let i in event.getGuestList()) {
        let guest = event.getGuestList()[i];

        newDoc.addEditor(guest.getEmail());
      }
    }
  }
  return;
}

/**
 * Creates an event-driven trigger that fires whenever there's a change to the calendar.
 */
function setUp() {
  let email = Session.getActiveUser().getEmail();
  ScriptApp.newTrigger("onCalendarChange").forUserCalendar(email).onEventUpdated().create();
}

Reguły przekształcania

Przykładowy plik możesz dowolnie edytować, aby dostosować go do swoich potrzeb. Poniżej znajdziesz kilka opcjonalnych zmian, które możesz wprowadzić.

Aktualizowanie uprawnień do dokumentu z agendą dla uczestników

Skrypt przyznaje uczestnikom uprawnienia do edycji. Jeśli chcesz ograniczyć uprawnienia tylko do wyświetlania, w tej części kodu zastąp metodę addEditor metodą addViewer: 

     for (let i in event.getGuestList()) {
       let guest = event.getGuestList()[i];

       newDoc.addEditor(guest.getEmail());

Edytowanie szablonu dokumentu z agendą

Aby zaktualizować szablon dokumentu z porządkiem obrad:

  1. Po utworzeniu pierwszego planu w wydarzeniu w kalendarzu otwórz Dysk Google.
  2. Otwórz folder Agenda Maker - App (Kreator planów – aplikacja).
  3. Otwórz dokument Agenda TEMPLATE## i wprowadź w nim zmiany.

Współtwórcy

Ten przykład został utworzony przez Jeremy'ego Glassenberga, konsultanta ds. zarządzania produktem i strategii platformy. Znajdź Jeremiego na Twitterze: @jglassenberg.

Ten przykład jest obsługiwany przez Google przy pomocy ekspertów Google ds. technologii.

Dalsze kroki