Criar uma pauta para reuniões

Nível de programação: iniciante
Duração: 15 minutos
Tipo de projeto: automação com um acionador baseado em eventos

Objetivos

• Entenda o que a solução faz.
• Entenda o que os serviços do Apps Script fazem no solução.
• Configure o script.
• Execute o script.

Sobre esta solução

Crie documentos de compromissos automaticamente no Documentos Google e anexe-os ao seu Reuniões no Google Agenda.

Como funciona

O script cria um modelo de documento para uma pauta. Quando você atualiza agenda, o script verifica se algum dos seus eventos inclui "#agenda" no na descrição. Se a tag estiver presente, o script faz uma cópia do modelo, o adiciona ao evento da agenda e o compartilha com os participantes.

Serviços do Apps Script

Esta solução usa os seguintes serviços:

• Serviço do Drive: verifica se o modelo documento existe e, se não tiver, cria uma nova pasta para o modelo documento. Cria uma cópia do modelo de documento para cada nova pauta.
• Serviço de documentos: cria a pauta. modelo.
• Serviço Agenda: verifica se há eventos com "#agenda" tag e atualiza a descrição do evento com um link para a agenda documento.
• Serviço base: usa a classe Session para receber o e-mail do usuário. Isso ajuda a criar o gatilho para o usuário atual.
• Serviço de script: cria um acionador que dispara. sempre que houver uma mudança na agenda do usuário.

Pré-requisitos

Para usar este exemplo, você precisa dos seguintes pré-requisitos:

• Uma Conta do Google (as contas do Google Workspace podem precisam da aprovação do administrador).
• Um navegador da Web com acesso à Internet.

Configurar o script

1. Clique no botão abaixo para abrir o exemplo Criar uma pauta para reuniões. projeto do Apps Script.
   Abrir o projeto.
2. Clique em Overview .
3. Na página de visão geral, clique em Fazer uma cópia .
4. No projeto copiado, no menu suspenso da função, selecione setUp.
5. Clique em Executar.
6. Quando solicitado, autorize o script. Se a tela de permissão OAuth exibir o aviso Este app não foi verificado, continue selecionando Avançado > Acesse {Project Name} (não seguro).

Executar o script

1. Abra o Google Agenda.
2. Crie um novo evento ou edite um atual.
3. Na descrição, adicione #agenda e salve o evento.
4. Verifique se você recebeu uma notificação por e-mail informando que um documento foi compartilhado com você ou atualize o Google Agenda e clique no evento novamente para ver o link para o documento da pauta.

Todos os participantes recebem a notificação por e-mail para acessar a pauta. A script dá aos participantes permissão para editar, mas você pode editar o script para atualizar as permissões do documento de pauta para os participantes.

Revisar o código

Para revisar o código do Apps Script para esta solução, clique em Veja o código-fonte abaixo:

Acessar o código-fonte

Code.gs

solutions/automations/agenda-maker/Code.js

Ver no GitHub

// To learn how to use this script, refer to the documentation:
// https://developers.google.com/apps-script/samples/automations/agenda-maker

/*
Copyright 2022 Google LLC

Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
you may not use this file except in compliance with the License.
You may obtain a copy of the License at

    https://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
See the License for the specific language governing permissions and
limitations under the License.
*/

/**
 * Checks if the folder for Agenda docs exists, and creates it if it doesn't.
 *
 * @return {*} Drive folder ID for the app.
 */
function checkFolder() {
  const folders = DriveApp.getFoldersByName('Agenda Maker - App');
  // Finds the folder if it exists
  while (folders.hasNext()) {
    let folder = folders.next();
    if (
      folder.getDescription() ==
        'Apps Script App - Do not change this description' &&
      folder.getOwner().getEmail() == Session.getActiveUser().getEmail()
    ) {
      return folder.getId();
    }
  }
  // If the folder doesn't exist, creates one
  let folder = DriveApp.createFolder('Agenda Maker - App');
  folder.setDescription('Apps Script App - Do not change this description');
  return folder.getId();
}

/**
 * Finds the template agenda doc, or creates one if it doesn't exist.
 */
function getTemplateId(folderId) {
  const folder = DriveApp.getFolderById(folderId);
  const files = folder.getFilesByName('Agenda TEMPLATE##');

  // If there is a file, returns the ID.
  while (files.hasNext()) {
    const file = files.next();
    return file.getId();
  }

  // Otherwise, creates the agenda template.
  // You can adjust the default template here
  const doc = DocumentApp.create('Agenda TEMPLATE##');
  const body = doc.getBody();

  body
      .appendParagraph('##Attendees##')
      .setHeading(DocumentApp.ParagraphHeading.HEADING1)
      .editAsText()
      .setBold(true);
  body.appendParagraph(' ').editAsText().setBold(false);

  body
      .appendParagraph('Overview')
      .setHeading(DocumentApp.ParagraphHeading.HEADING1)
      .editAsText()
      .setBold(true);
  body.appendParagraph(' ');
  body.appendParagraph('- Topic 1: ').editAsText().setBold(true);
  body.appendParagraph(' ').editAsText().setBold(false);
  body.appendParagraph('- Topic 2: ').editAsText().setBold(true);
  body.appendParagraph(' ').editAsText().setBold(false);
  body.appendParagraph('- Topic 3: ').editAsText().setBold(true);
  body.appendParagraph(' ').editAsText().setBold(false);

  body
      .appendParagraph('Next Steps')
      .setHeading(DocumentApp.ParagraphHeading.HEADING1)
      .editAsText()
      .setBold(true);
  body.appendParagraph('- Takeaway 1: ').editAsText().setBold(true);
  body.appendParagraph('- Responsible: ').editAsText().setBold(false);
  body.appendParagraph('- Accountable: ');
  body.appendParagraph('- Consult: ');
  body.appendParagraph('- Inform: ');
  body.appendParagraph(' ');
  body.appendParagraph('- Takeaway 2: ').editAsText().setBold(true);
  body.appendParagraph('- Responsible: ').editAsText().setBold(false);
  body.appendParagraph('- Accountable: ');
  body.appendParagraph('- Consult: ');
  body.appendParagraph('- Inform: ');
  body.appendParagraph(' ');
  body.appendParagraph('- Takeaway 3: ').editAsText().setBold(true);
  body.appendParagraph('- Responsible: ').editAsText().setBold(false);
  body.appendParagraph('- Accountable: ');
  body.appendParagraph('- Consult: ');
  body.appendParagraph('- Inform: ');

  doc.saveAndClose();

  folder.addFile(DriveApp.getFileById(doc.getId()));

  return doc.getId();
}

/**
 * When there is a change to the calendar, searches for events that include "#agenda"
 * in the decrisption.
 *
 */
function onCalendarChange() {
  // Gets recent events with the #agenda tag
  const now = new Date();
  const events = CalendarApp.getEvents(
      now,
      new Date(now.getTime() + 2 * 60 * 60 * 1000000),
      {search: '#agenda'},
  );

  const folderId = checkFolder();
  const templateId = getTemplateId(folderId);

  const folder = DriveApp.getFolderById(folderId);

  // Loops through any events found
  for (i = 0; i < events.length; i++) {
    const event = events[i];

    // Confirms whether the event has the #agenda tag
    let description = event.getDescription();
    if (description.search('#agenda') == -1) continue;

    // Only works with events created by the owner of this calendar
    if (event.isOwnedByMe()) {
      // Creates a new document from the template for an agenda for this event
      const newDoc = DriveApp.getFileById(templateId).makeCopy();
      newDoc.setName('Agenda for ' + event.getTitle());

      const file = DriveApp.getFileById(newDoc.getId());
      folder.addFile(file);

      const doc = DocumentApp.openById(newDoc.getId());
      const body = doc.getBody();

      // Fills in the template with information about the attendees from the
      // calendar event
      const conf = body.findText('##Attendees##');
      if (conf) {
        const ref = conf.getStartOffset();

        for (let i in event.getGuestList()) {
          let guest = event.getGuestList()[i];

          body.insertParagraph(ref + 2, guest.getEmail());
        }
        body.replaceText('##Attendees##', 'Attendees');
      }

      // Replaces the tag with a link to the agenda document
      const agendaUrl = 'https://docs.google.com/document/d/' + newDoc.getId();
      description = description.replace(
          '#agenda',
          '<a href=' + agendaUrl + '>Agenda Doc</a>',
      );
      event.setDescription(description);

      // Invites attendees to the Google doc so they automatically receive access to the agenda
      newDoc.addEditor(newDoc.getOwner());

      for (let i in event.getGuestList()) {
        let guest = event.getGuestList()[i];

        newDoc.addEditor(guest.getEmail());
      }
    }
  }
  return;
}

/**
 * Creates an event-driven trigger that fires whenever there's a change to the calendar.
 */
function setUp() {
  let email = Session.getActiveUser().getEmail();
  ScriptApp.newTrigger("onCalendarChange").forUserCalendar(email).onEventUpdated().create();
}

Modificações

Você pode editar a amostra o quanto quiser. Abaixo você encontra algumas mudanças opcionais que você pode fazer.

Atualizar as permissões do documento de pauta para os participantes

O script permite que os participantes editem. Se você quiser limitar as permissões apenas para visualização, substitua o método addEditor com o método addViewer nesta parte do código:

     for (let i in event.getGuestList()) {
       let guest = event.getGuestList()[i];

       newDoc.addEditor(guest.getEmail());

Editar o modelo de documento de pauta

Para atualizar o modelo de documento de pauta, siga estas etapas:

1. Depois de criar os primeiros compromissos em um evento da agenda, abra o Google Drive.
2. Abra a pasta Agenda Maker - App.
3. Abra o documento MODELO DE Compromissos## e faça as edições.

Colaboradores

Esta amostra foi criada por Jeremy Glassenberg, gerente de produtos e plataforma Consultora de estratégia. Encontre Jeremy no Twitter @jglassenberg.

Este exemplo é mantido pelo Google com a ajuda de especialistas do Google Developers.

Próximas etapas

• Acionadores orientados por eventos
• Referência do serviço Agenda