Criar uma pauta para reuniões

Nível de programação: iniciante
Duração: 15 minutos
Tipo de projeto: automação com um acionador orientado a eventos

Objetivos

Entenda o que a solução faz.
Entenda o que os serviços do Apps Script fazem na solução.
Configure o script.
Execute o script.

Sobre esta solução

Crie documentos de pauta no app Documentos e anexe-os automaticamente às suas reuniões no Google Agenda.

Documento da pauta anexado a um evento do Google Agenda

Como funciona

O script cria um modelo de documento para pautas. Ao atualizar a agenda, o script vai verificar se algum evento seu inclui "#pauta" na descrição. Se a tag estiver presente, o script vai fazer uma cópia do modelo, que será adicionado ao evento da agenda e compartilhado com os convidados.

Serviços do Google Apps Script

Esta solução usa os seguintes serviços:

Serviço do Google Drive: verifica se o documento de modelo existe. Caso contrário, o script cria uma pasta para o modelo de documento e uma cópia dele para cada nova pauta.
Serviço de documentos: cria o modelo de pauta.
Serviço da Agenda: verifica eventos com a tag "#pauta" e atualiza a descrição do evento com um link para o documento da pauta.
Serviço básico: usa a classe Session para receber o e-mail do usuário. Isso ajuda a criar o acionador para o usuário atual.
Serviço de script: cria um gatilho que é executado sempre que há uma mudança na agenda do usuário.

Pré-requisitos

Para usar esta amostra, você precisa atender aos seguintes pré-requisitos:

Uma Conta do Google (as contas do Google Workspace podem exigir a aprovação do administrador).
Um navegador da Web com acesso à Internet.

Configurar o script

Clique no botão a seguir para abrir o projeto de amostra do Apps Script Criar uma pauta para reuniões:

Abrir o projeto
Clique em Visão geral .
Na página de visão geral, clique em Fazer uma cópia .
No projeto copiado, no menu suspenso de funções, selecione setUp.
Clique em Executar.
Quando solicitado, autorize o script. <<../_snippets/oauth.md>>

Executar o script

Abra o Google Agenda.
Crie um evento ou edite um que já existe.
Na descrição, adicione #agenda e salve o evento.
Verifique se você recebeu uma notificação por e-mail informando que um documento foi compartilhado com você ou atualize o Google Agenda e clique no evento novamente para ver o link do documento da agenda.

Todos os participantes recebem a notificação por e-mail para conferir a programação. O script dá permissão para os participantes editarem, mas você pode editar o script para atualizar as permissões do documento da programação para os participantes.

Revisar o código

Para revisar o código do Apps Script dessa solução, clique em Ver código-fonte:

Acessar o código-fonte

Code.gs

solutions/automations/agenda-maker/Code.js

Ver no GitHub

// To learn how to use this script, refer to the documentation:
// https://developers.google.com/apps-script/samples/automations/agenda-maker

/*
Copyright 2022 Google LLC

Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
you may not use this file except in compliance with the License.
You may obtain a copy of the License at

    https://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
See the License for the specific language governing permissions and
limitations under the License.
*/

/**
 * Checks if the folder for Agenda docs exists, and creates it if it doesn't.
 *
 * @return {*} Drive folder ID for the app.
 */
function checkFolder() {
  const folders = DriveApp.getFoldersByName("Agenda Maker - App");
  // Finds the folder if it exists
  while (folders.hasNext()) {
    const folder = folders.next();
    if (
      folder.getDescription() ===
        "Apps Script App - Do not change this description" &&
      folder.getOwner().getEmail() === Session.getActiveUser().getEmail()
    ) {
      return folder.getId();
    }
  }
  // If the folder doesn't exist, creates one
  const folder = DriveApp.createFolder("Agenda Maker - App");
  folder.setDescription("Apps Script App - Do not change this description");
  return folder.getId();
}

/**
 * Finds the template agenda doc, or creates one if it doesn't exist.
 */
function getTemplateId(folderId) {
  const folder = DriveApp.getFolderById(folderId);
  const files = folder.getFilesByName("Agenda TEMPLATE##");

  // If there is a file, returns the ID.
  while (files.hasNext()) {
    const file = files.next();
    return file.getId();
  }

  // Otherwise, creates the agenda template.
  // You can adjust the default template here
  const doc = DocumentApp.create("Agenda TEMPLATE##");
  const body = doc.getBody();

  body
    .appendParagraph("##Attendees##")
    .setHeading(DocumentApp.ParagraphHeading.HEADING1)
    .editAsText()
    .setBold(true);
  body.appendParagraph(" ").editAsText().setBold(false);

  body
    .appendParagraph("Overview")
    .setHeading(DocumentApp.ParagraphHeading.HEADING1)
    .editAsText()
    .setBold(true);
  body.appendParagraph(" ");
  body.appendParagraph("- Topic 1: ").editAsText().setBold(true);
  body.appendParagraph(" ").editAsText().setBold(false);
  body.appendParagraph("- Topic 2: ").editAsText().setBold(true);
  body.appendParagraph(" ").editAsText().setBold(false);
  body.appendParagraph("- Topic 3: ").editAsText().setBold(true);
  body.appendParagraph(" ").editAsText().setBold(false);

  body
    .appendParagraph("Next Steps")
    .setHeading(DocumentApp.ParagraphHeading.HEADING1)
    .editAsText()
    .setBold(true);
  body.appendParagraph("- Takeaway 1: ").editAsText().setBold(true);
  body.appendParagraph("- Responsible: ").editAsText().setBold(false);
  body.appendParagraph("- Accountable: ");
  body.appendParagraph("- Consult: ");
  body.appendParagraph("- Inform: ");
  body.appendParagraph(" ");
  body.appendParagraph("- Takeaway 2: ").editAsText().setBold(true);
  body.appendParagraph("- Responsible: ").editAsText().setBold(false);
  body.appendParagraph("- Accountable: ");
  body.appendParagraph("- Consult: ");
  body.appendParagraph("- Inform: ");
  body.appendParagraph(" ");
  body.appendParagraph("- Takeaway 3: ").editAsText().setBold(true);
  body.appendParagraph("- Responsible: ").editAsText().setBold(false);
  body.appendParagraph("- Accountable: ");
  body.appendParagraph("- Consult: ");
  body.appendParagraph("- Inform: ");

  doc.saveAndClose();

  folder.addFile(DriveApp.getFileById(doc.getId()));

  return doc.getId();
}

/**
 * When there is a change to the calendar, searches for events that include "#agenda"
 * in the decrisption.
 *
 */
function onCalendarChange() {
  // Gets recent events with the #agenda tag
  const now = new Date();
  const events = CalendarApp.getEvents(
    now,
    new Date(now.getTime() + 2 * 60 * 60 * 1000000),
    { search: "#agenda" },
  );

  const folderId = checkFolder();
  const templateId = getTemplateId(folderId);

  const folder = DriveApp.getFolderById(folderId);

  // Loops through any events found
  for (i = 0; i < events.length; i++) {
    const event = events[i];

    // Confirms whether the event has the #agenda tag
    let description = event.getDescription();
    if (description.search("#agenda") === -1) continue;

    // Only works with events created by the owner of this calendar
    if (event.isOwnedByMe()) {
      // Creates a new document from the template for an agenda for this event
      const newDoc = DriveApp.getFileById(templateId).makeCopy();
      newDoc.setName(`Agenda for ${event.getTitle()}`);

      const file = DriveApp.getFileById(newDoc.getId());
      folder.addFile(file);

      const doc = DocumentApp.openById(newDoc.getId());
      const body = doc.getBody();

      // Fills in the template with information about the attendees from the
      // calendar event
      const conf = body.findText("##Attendees##");
      if (conf) {
        const ref = conf.getStartOffset();

        for (const i in event.getGuestList()) {
          const guest = event.getGuestList()[i];

          body.insertParagraph(ref + 2, guest.getEmail());
        }
        body.replaceText("##Attendees##", "Attendees");
      }

      // Replaces the tag with a link to the agenda document
      const agendaUrl = `https://docs.google.com/document/d/${newDoc.getId()}`;
      description = description.replace(
        "#agenda",
        `<a href=${agendaUrl}>Agenda Doc</a>`,
      );
      event.setDescription(description);

      // Invites attendees to the Google doc so they automatically receive access to the agenda
      newDoc.addEditor(newDoc.getOwner());

      for (const i in event.getGuestList()) {
        const guest = event.getGuestList()[i];

        newDoc.addEditor(guest.getEmail());
      }
    }
  }
  return;
}

/**
 * Creates an event-driven trigger that fires whenever there's a change to the calendar.
 */
function setUp() {
  const email = Session.getActiveUser().getEmail();
  ScriptApp.newTrigger("onCalendarChange")
    .forUserCalendar(email)
    .onEventUpdated()
    .create();
}

</section>

Modificações

Você pode editar o exemplo como quiser para atender às suas necessidades. Confira algumas mudanças opcionais que você pode fazer.

Atualizar permissões do documento da programação para os participantes

O script dá permissão para os participantes editarem. Se você quiser limitar as permissões apenas à visualização, substitua o método addEditor pelo método addViewer na seguinte parte do código:

     for (let i in event.getGuestList()) {
       let guest = event.getGuestList()[i];

       newDoc.addEditor(guest.getEmail());

Editar o modelo de documento da pauta

Para atualizar o modelo de documento da pauta, siga estas etapas:

Depois de criar sua primeira agenda em um evento da agenda, abra o Google Drive.
Abra a pasta chamada Agenda Maker - App.
Abra o documento MODELO DE AGENDA## e faça as edições.

Colaboradores

Esta amostra foi criada por Jeremy Glassenberg, consultor de estratégia de plataforma e gerenciamento de produtos. Encontre o Jeremy no Twitter @jglassenberg.

Esta amostra é mantida pelo Google com a ajuda dos Especialistas do Google Developers.

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