Criar uma pauta para reuniões

Nível de codificação: iniciante
Duração: 15 minutos
Tipo de projeto: automação com um acionador orientado a eventos

Objetivos

• Entenda o que a solução faz.
• Entenda o que os serviços do Apps Script fazem na solução.
• Configure o script.
• Execute o script.

Sobre esta solução

Crie documentos de agenda automaticamente nos Documentos Google e anexe-os às suas reuniões do Google Agenda.

Como funciona

O script cria um modelo de documento para uma agenda. Quando você atualiza sua agenda, o script verifica se algum evento seu inclui "#agenda" na descrição. Se a tag estiver presente, o script vai fazer uma cópia do modelo, adicionar ao evento da agenda e compartilhar com os participantes.

Serviços do Apps Script

Esta solução usa os seguintes serviços:

• Serviço do Drive: verifica se o documento de modelo existe e, se não, cria uma nova pasta para o documento de modelo. Cria uma cópia do documento de modelo para cada nova agenda.
• Serviço de documentos: cria o modelo de agenda.
• Serviço de agenda: verifica eventos com a tag "#agenda" e atualiza a descrição do evento com um link para o documento de agenda.
• Serviço básico: usa a classe Session para receber o e-mail do usuário. Isso ajuda a criar o acionador para o usuário atual.
• Serviço de script: cria um acionador que é acionado sempre que há uma mudança no calendário do usuário.

Pré-requisitos

Para usar este exemplo, você precisa dos seguintes pré-requisitos:

• Uma Conta do Google (as contas do Google Workspace podem exigir a aprovação do administrador).
• Um navegador da Web com acesso à Internet.

Configurar o script

1. Clique no botão abaixo para abrir o projeto de exemplo do Apps Script Criar uma agenda para reuniões.
   Abrir o projeto
2. Clique em Visão geral .
3. Na página de visão geral, clique em Fazer uma cópia .
4. No projeto copiado, no menu suspenso de funções, selecione setUp.
5. Clique em Executar.
6. Quando solicitado, autorize o script. Se a tela de consentimento do OAuth mostrar o aviso Este app não está verificado, continue selecionando Avançado > Acessar {Nome do projeto} (inseguro).

Executar o script

1. Abra o Google Agenda.
2. Crie um evento ou edite um que já existe.
3. Na descrição, adicione #agenda e salve o evento.
4. Verifique se você recebeu uma notificação por e-mail informando que um documento foi compartilhado com você ou atualize o Google Agenda e clique no evento novamente para conferir o link do documento da agenda.

Todos os participantes recebem a notificação por e-mail para acessar a agenda. O script dá aos participantes permissão para editar, mas você pode editá-lo para atualizar as permissões do documento da agenda para os participantes.

Revisar o código

Para revisar o código do Apps Script para essa solução, clique em Ver código-fonte abaixo:

Acessar o código-fonte

Code.gs

solutions/automations/agenda-maker/Code.js

Ver no GitHub

// To learn how to use this script, refer to the documentation:
// https://developers.google.com/apps-script/samples/automations/agenda-maker

/*
Copyright 2022 Google LLC

Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
you may not use this file except in compliance with the License.
You may obtain a copy of the License at

    https://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
See the License for the specific language governing permissions and
limitations under the License.
*/

/**
 * Checks if the folder for Agenda docs exists, and creates it if it doesn't.
 *
 * @return {*} Drive folder ID for the app.
 */
function checkFolder() {
  const folders = DriveApp.getFoldersByName('Agenda Maker - App');
  // Finds the folder if it exists
  while (folders.hasNext()) {
    let folder = folders.next();
    if (
      folder.getDescription() ==
        'Apps Script App - Do not change this description' &&
      folder.getOwner().getEmail() == Session.getActiveUser().getEmail()
    ) {
      return folder.getId();
    }
  }
  // If the folder doesn't exist, creates one
  let folder = DriveApp.createFolder('Agenda Maker - App');
  folder.setDescription('Apps Script App - Do not change this description');
  return folder.getId();
}

/**
 * Finds the template agenda doc, or creates one if it doesn't exist.
 */
function getTemplateId(folderId) {
  const folder = DriveApp.getFolderById(folderId);
  const files = folder.getFilesByName('Agenda TEMPLATE##');

  // If there is a file, returns the ID.
  while (files.hasNext()) {
    const file = files.next();
    return file.getId();
  }

  // Otherwise, creates the agenda template.
  // You can adjust the default template here
  const doc = DocumentApp.create('Agenda TEMPLATE##');
  const body = doc.getBody();

  body
      .appendParagraph('##Attendees##')
      .setHeading(DocumentApp.ParagraphHeading.HEADING1)
      .editAsText()
      .setBold(true);
  body.appendParagraph(' ').editAsText().setBold(false);

  body
      .appendParagraph('Overview')
      .setHeading(DocumentApp.ParagraphHeading.HEADING1)
      .editAsText()
      .setBold(true);
  body.appendParagraph(' ');
  body.appendParagraph('- Topic 1: ').editAsText().setBold(true);
  body.appendParagraph(' ').editAsText().setBold(false);
  body.appendParagraph('- Topic 2: ').editAsText().setBold(true);
  body.appendParagraph(' ').editAsText().setBold(false);
  body.appendParagraph('- Topic 3: ').editAsText().setBold(true);
  body.appendParagraph(' ').editAsText().setBold(false);

  body
      .appendParagraph('Next Steps')
      .setHeading(DocumentApp.ParagraphHeading.HEADING1)
      .editAsText()
      .setBold(true);
  body.appendParagraph('- Takeaway 1: ').editAsText().setBold(true);
  body.appendParagraph('- Responsible: ').editAsText().setBold(false);
  body.appendParagraph('- Accountable: ');
  body.appendParagraph('- Consult: ');
  body.appendParagraph('- Inform: ');
  body.appendParagraph(' ');
  body.appendParagraph('- Takeaway 2: ').editAsText().setBold(true);
  body.appendParagraph('- Responsible: ').editAsText().setBold(false);
  body.appendParagraph('- Accountable: ');
  body.appendParagraph('- Consult: ');
  body.appendParagraph('- Inform: ');
  body.appendParagraph(' ');
  body.appendParagraph('- Takeaway 3: ').editAsText().setBold(true);
  body.appendParagraph('- Responsible: ').editAsText().setBold(false);
  body.appendParagraph('- Accountable: ');
  body.appendParagraph('- Consult: ');
  body.appendParagraph('- Inform: ');

  doc.saveAndClose();

  folder.addFile(DriveApp.getFileById(doc.getId()));

  return doc.getId();
}

/**
 * When there is a change to the calendar, searches for events that include "#agenda"
 * in the decrisption.
 *
 */
function onCalendarChange() {
  // Gets recent events with the #agenda tag
  const now = new Date();
  const events = CalendarApp.getEvents(
      now,
      new Date(now.getTime() + 2 * 60 * 60 * 1000000),
      {search: '#agenda'},
  );

  const folderId = checkFolder();
  const templateId = getTemplateId(folderId);

  const folder = DriveApp.getFolderById(folderId);

  // Loops through any events found
  for (i = 0; i < events.length; i++) {
    const event = events[i];

    // Confirms whether the event has the #agenda tag
    let description = event.getDescription();
    if (description.search('#agenda') == -1) continue;

    // Only works with events created by the owner of this calendar
    if (event.isOwnedByMe()) {
      // Creates a new document from the template for an agenda for this event
      const newDoc = DriveApp.getFileById(templateId).makeCopy();
      newDoc.setName('Agenda for ' + event.getTitle());

      const file = DriveApp.getFileById(newDoc.getId());
      folder.addFile(file);

      const doc = DocumentApp.openById(newDoc.getId());
      const body = doc.getBody();

      // Fills in the template with information about the attendees from the
      // calendar event
      const conf = body.findText('##Attendees##');
      if (conf) {
        const ref = conf.getStartOffset();

        for (let i in event.getGuestList()) {
          let guest = event.getGuestList()[i];

          body.insertParagraph(ref + 2, guest.getEmail());
        }
        body.replaceText('##Attendees##', 'Attendees');
      }

      // Replaces the tag with a link to the agenda document
      const agendaUrl = 'https://docs.google.com/document/d/' + newDoc.getId();
      description = description.replace(
          '#agenda',
          '<a href=' + agendaUrl + '>Agenda Doc</a>',
      );
      event.setDescription(description);

      // Invites attendees to the Google doc so they automatically receive access to the agenda
      newDoc.addEditor(newDoc.getOwner());

      for (let i in event.getGuestList()) {
        let guest = event.getGuestList()[i];

        newDoc.addEditor(guest.getEmail());
      }
    }
  }
  return;
}

/**
 * Creates an event-driven trigger that fires whenever there's a change to the calendar.
 */
function setUp() {
  let email = Session.getActiveUser().getEmail();
  ScriptApp.newTrigger("onCalendarChange").forUserCalendar(email).onEventUpdated().create();
}

Modificações

Você pode editar o exemplo de acordo com suas necessidades. Confira abaixo algumas mudanças opcionais que você pode fazer.

Atualizar as permissões do documento da agenda para os participantes

O script dá aos participantes permissão para editar. Se você quiser limitar as permissões apenas à visualização, substitua o método addEditor pelo método addViewer na parte a seguir do código:

     for (let i in event.getGuestList()) {
       let guest = event.getGuestList()[i];

       newDoc.addEditor(guest.getEmail());

Editar o modelo de documento de agenda

Para atualizar o modelo de documento de agenda, siga estas etapas:

1. Depois de criar sua primeira agenda em um evento da agenda, abra o Google Drive.
2. Abra a pasta Agenda Maker - App.
3. Abra o documento Agenda MODELO## e faça as edições.

Colaboradores

Este exemplo foi criado por Jeremy Glassenberg, consultor de estratégia de gerenciamento de produtos e plataformas. Encontre Jeremy no Twitter @jglassenberg.

Esse exemplo é mantido pelo Google com a ajuda de especialistas em desenvolvimento do Google.

Próximas etapas

• Gatilhos orientados a eventos
• Referência do serviço Agenda