שליחת אישורי הערכה מותאמים אישית לעובדים

רמת הקידוד: מתחילים
משך: 15 דקות
סוג הפרויקט: אוטומציה עם תפריט בהתאמה אישית

מטרות

• להבין מה הפתרון עושה.
• הסבר על הפעולות של שירותי Apps Script בפתרון.
• מגדירים את הסביבה.
• מגדירים את הסקריפט.
• מריצים את הסקריפט.

מידע על הפתרון הזה

התאמה אוטומטית של תבנית תעודת העובד ב-Google Slides עם נתוני העובדים ב-Google Sheets, ואז שליחת התעודות באמצעות Gmail.

איך זה עובד

הסקריפט משתמש בתבנית של מצגת עם אישור עובד מ-Slides ובגיליון אלקטרוני ב-Sheets עם פרטי העובד. הסקריפט מעתיק את התבנית ומחליף את ה-placeholders בנתונים מגיליון אלקטרוני. אחרי שהסקריפט יוצר שקף לכל עובד, הוא מחלץ כל שקף בנפרד כקובץ PDF מצורף ושולח את האישורים לעובדים.

שירותי Apps Script

הפתרון הזה משתמש בשירותים הבאים:

• שירות Drive – מעתיק את התבנית של תעודת העובד ב-Slides.
• שירות הגיליון האלקטרוני – מספק את פרטי העובדים ומעדכן את הסטטוס של כל עובד ברשימה.
• ‫Slides service – מחליף את ה-placeholders במצגת בנתוני העובדים מגיליון אלקטרוני.
• שירות Gmail – מקבל את השקפים הבודדים כקובצי PDF ושולח אותם לעובדים.

דרישות מוקדמות

כדי להשתמש בדוגמה הזו, אתם צריכים לעמוד בדרישות המוקדמות הבאות:

• חשבון Google (יכול להיות שחשבונות Google Workspace ידרשו אישור אדמין).
• דפדפן אינטרנט עם גישה לאינטרנט.

הגדרת הסביבה

1. כדי ליצור עותק של תבנית השקפים Employee certificates לוחצים על הלחצן הבא.
   יצירת עותק

2. חשוב לשמור את מזהה ההצגה לשימוש בשלב מאוחר יותר. המזהה מופיע בכתובת ה-URL:

   https://docs.google.com/presentation/d/PRESENTATION_ID/edit

3. ב-Drive, יוצרים תיקייה חדשה לשמירת האישורים.

4. חשוב לשים לב למזהה התיקייה, כי תצטרכו להשתמש בו בשלב מאוחר יותר. אפשר למצוא את המזהה בכתובת ה-URL: https://drive.google.com/drive/folders/FOLDER_ID

הגדרת הסקריפט

1. כדי ליצור עותק של גיליון אלקטרוני לדוגמה של אישורי עובדים, לוחצים על הלחצן שלמטה. פרויקט Apps Script של הפתרון הזה מצורף לגיליון האלקטרוני.
   יצירת עותק

2. בגיליון האלקטרוני, פותחים את פרויקט Apps Script על ידי לחיצה על תוספים > Apps Script.

3. במשתנה slideTemplateId, מחליפים את PRESENTATION_ID במזהה המצגת.

4. במשתנה tempFolderId, מחליפים את FOLDER_ID במזהה התיקייה.

5. לוחצים על סמל השמירה .

הפעלת הסקריפט

1. חוזרים לגיליון האלקטרוני ולוחצים על הערכה > יצירת אישורים. יכול להיות שתצטרכו לרענן את הדף כדי שהתפריט המותאם אישית יופיע.

2. כשמוצגת בקשה, מאשרים את הסקריפט. אם במסך ההסכמה ל-OAuth מוצגת האזהרה האפליקציה הזו לא אומתה, ממשיכים בתהליך על ידי בחירה באפשרות מתקדם > מעבר אל {שם הפרויקט} (לא בטוח).

3. לוחצים על הערכה > יצירת אישורים שוב.

4. אחרי שבעמודת הסטטוס של כל השורות יופיע נוצר, לוחצים על הערכה > שליחת אישורים.

בדיקת הקוד

כדי לבדוק את קוד Apps Script של הפתרון הזה, לוחצים על הצגת קוד המקור למטה:

הצגת קוד המקור

Code.gs

solutions/automations/employee-certificate/Code.js

הצגת הקוד ב-GitHub

// To learn how to use this script, refer to the documentation:
// https://developers.google.com/apps-script/samples/automations/employee-certificate

/*
Copyright 2022 Google LLC

Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
you may not use this file except in compliance with the License.
You may obtain a copy of the License at

    https://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
See the License for the specific language governing permissions and
limitations under the License.
*/

const slideTemplateId = 'PRESENTATION_ID';
const tempFolderId = 'FOLDER_ID'; // Create an empty folder in Google Drive

/**
 * Creates a custom menu "Appreciation" in the spreadsheet
 * with drop-down options to create and send certificates
 */
function onOpen() {
  const ui = SpreadsheetApp.getUi();
  ui.createMenu('Appreciation')
      .addItem('Create certificates', 'createCertificates')
      .addSeparator()
      .addItem('Send certificates', 'sendCertificates')
      .addToUi();
}

/**
 * Creates a personalized certificate for each employee
 * and stores every individual Slides doc on Google Drive
 */
function createCertificates() {
  // Load the Google Slide template file
  const template = DriveApp.getFileById(slideTemplateId);

  // Get all employee data from the spreadsheet and identify the headers
  const sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getActiveSheet();
  const values = sheet.getDataRange().getValues();
  const headers = values[0];
  const empNameIndex = headers.indexOf('Employee Name');
  const dateIndex = headers.indexOf('Date');
  const managerNameIndex = headers.indexOf('Manager Name');
  const titleIndex = headers.indexOf('Title');
  const compNameIndex = headers.indexOf('Company Name');
  const empEmailIndex = headers.indexOf('Employee Email');
  const empSlideIndex = headers.indexOf('Employee Slide');
  const statusIndex = headers.indexOf('Status');

  // Iterate through each row to capture individual details
  for (let i = 1; i < values.length; i++) {
    const rowData = values[i];
    const empName = rowData[empNameIndex];
    const date = rowData[dateIndex];
    const managerName = rowData[managerNameIndex];
    const title = rowData[titleIndex];
    const compName = rowData[compNameIndex];

    // Make a copy of the Slide template and rename it with employee name
    const tempFolder = DriveApp.getFolderById(tempFolderId);
    const empSlideId = template.makeCopy(tempFolder).setName(empName).getId();
    const empSlide = SlidesApp.openById(empSlideId).getSlides()[0];

    // Replace placeholder values with actual employee related details
    empSlide.replaceAllText('Employee Name', empName);
    empSlide.replaceAllText('Date', 'Date: ' + Utilities.formatDate(date, Session.getScriptTimeZone(), 'MMMM dd, yyyy'));
    empSlide.replaceAllText('Your Name', managerName);
    empSlide.replaceAllText('Title', title);
    empSlide.replaceAllText('Company Name', compName);

    // Update the spreadsheet with the new Slide Id and status
    sheet.getRange(i + 1, empSlideIndex + 1).setValue(empSlideId);
    sheet.getRange(i + 1, statusIndex + 1).setValue('CREATED');
    SpreadsheetApp.flush();
  }
}

/**
 * Send an email to each individual employee
 * with a PDF attachment of their appreciation certificate
 */
function sendCertificates() {
  // Get all employee data from the spreadsheet and identify the headers
  const sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getActiveSheet();
  const values = sheet.getDataRange().getValues();
  const headers = values[0];
  const empNameIndex = headers.indexOf('Employee Name');
  const dateIndex = headers.indexOf('Date');
  const managerNameIndex = headers.indexOf('Manager Name');
  const titleIndex = headers.indexOf('Title');
  const compNameIndex = headers.indexOf('Company Name');
  const empEmailIndex = headers.indexOf('Employee Email');
  const empSlideIndex = headers.indexOf('Employee Slide');
  const statusIndex = headers.indexOf('Status');

  // Iterate through each row to capture individual details
  for (let i = 1; i < values.length; i++) {
    const rowData = values[i];
    const empName = rowData[empNameIndex];
    const date = rowData[dateIndex];
    const managerName = rowData[managerNameIndex];
    const title = rowData[titleIndex];
    const compName = rowData[compNameIndex];
    const empSlideId = rowData[empSlideIndex];
    const empEmail = rowData[empEmailIndex];

    // Load the employee's personalized Google Slide file
    const attachment = DriveApp.getFileById(empSlideId);

    // Setup the required parameters and send them the email
    const senderName = 'CertBot';
    const subject = empName + ', you\'re awesome!';
    const body = 'Please find your employee appreciation certificate attached.' +
    '\n\n' + compName + ' team';
    GmailApp.sendEmail(empEmail, subject, body, {
      attachments: [attachment.getAs(MimeType.PDF)],
      name: senderName
    });

    // Update the spreadsheet with email status
    sheet.getRange(i + 1, statusIndex + 1).setValue('SENT');
    SpreadsheetApp.flush();
  }
}

תורמים

הדוגמה הזו נוצרה על ידי סוראב צ'ורריה (Sourabh Choraria), בלוגר ומומחה Google Developers.

• אפשר למצוא את סוראב ב-Twitter‏ @schoraria911.
• הבלוג של סוראב

הדוגמה הזו מתוחזקת על ידי Google בעזרת מומחי Google לפיתוח.

השלבים הבאים

• תפריטים בהתאמה אישית ב-Google Workspace