Wysyłaj pracownikom spersonalizowane podziękowania

Poziom kodowania: początkujący
Czas trwania: 15 minut
Typ projektu: automatyzacja z menu niestandardowym

Cele

  • Dowiedz się, co robi rozwiązanie.
  • Dowiedz się, jakie funkcje pełnią usługi Apps Script w rozwiązaniu.
  • skonfigurować środowisko,
  • Skonfiguruj skrypt.
  • Uruchom skrypt.

Informacje o rozwiązaniu

Automatycznie dostosuj szablon certyfikatu pracownika w Prezentacjach Google za pomocą danych pracowników w Arkuszach Google, a następnie wyślij certyfikaty za pomocą Gmaila.

Tworzenie certyfikatów pracowników

Jak to działa

Skrypt korzysta z szablonu prezentacji Certyfikat pracownika z Prezentacji oraz arkusza kalkulacyjnego Arkuszy z danymi pracownika. Skrypt kopiuje szablon i zastępuje symbole zastępcze danymi z arkusza kalkulacyjnego. Gdy skrypt utworzy slajd dla każdego pracownika, wyodrębni każdy slajd jako załącznik PDF i wyśle certyfikaty do pracowników.

Usługi Apps Script

To rozwiązanie korzysta z tych usług:

  • Usługa Dysku – kopiuje szablon certyfikatu pracownika w Prezentacjach.
  • Usługa arkusza kalkulacyjnego – zawiera szczegółowe informacje o pracownikach i aktualizuje stan każdego z nich.
  • Usługa Prezentacje – zastępuje symbole zastępcze w prezentacji danymi pracowników z arkusza kalkulacyjnego.
  • Usługa Gmail – pobiera poszczególne slajdy jako pliki PDF i wysyła je do pracowników.

Wymagania wstępne

Aby użyć tego przykładu, musisz spełnić te wymagania wstępne:

  • Konto Google (w przypadku kont Google Workspace może być wymagana zgoda administratora).
  • przeglądarkę internetową z dostępem do internetu,

Konfigurowanie środowiska

  1. Kliknij poniższy przycisk, aby utworzyć kopię szablonu slajdów Certyfikaty pracowników.
    Utwórz kopię

  2. Zanotuj identyfikator prezentacji, aby użyć go w późniejszym kroku. Identyfikator znajdziesz w adresie URL:

    https://docs.google.com/presentation/d/PRESENTATION_ID/edit

  3. Na Dysku utwórz nowy folder, w którym będą przechowywane certyfikaty.

  4. Zanotuj identyfikator folderu, aby użyć go w późniejszym kroku. Identyfikator znajdziesz w adresie URL: https://drive.google.com/drive/folders/FOLDER_ID

Konfigurowanie skryptu

  1. Kliknij przycisk poniżej, aby utworzyć kopię przykładowego arkusza kalkulacyjnego Certyfikaty pracowników. Projekt Apps Script dla tego rozwiązania jest dołączony do arkusza kalkulacyjnego.
    Utwórz kopię

  2. W arkuszu kalkulacyjnym otwórz projekt Apps Script, klikając Rozszerzenia > Apps Script.

  3. W przypadku zmiennej slideTemplateId zastąp PRESENTATION_ID identyfikatorem prezentacji.

  4. W przypadku zmiennej tempFolderId zastąp FOLDER_ID identyfikatorem folderu.

  5. Kliknij Zapisz Ikona zapisania.

Uruchamianie skryptu

  1. Wróć do arkusza kalkulacyjnego i kliknij Podziękowania > Utwórz certyfikaty. Aby wyświetlić to menu niestandardowe, konieczne może być odświeżenie strony.

  2. Gdy pojawi się odpowiedni komunikat, autoryzuj skrypt. Jeśli na ekranie zgody OAuth wyświetla się ostrzeżenie Ta aplikacja nie została zweryfikowana, kliknij kolejno Zaawansowane > Otwórz {Project Name} (niebezpieczne).

  3. Kliknij Podziękowania > Utwórz certyfikaty.

  4. Gdy w kolumnie stanu wszystkich wierszy pojawi się Utworzono, kliknij Podziękowania > Wyślij certyfikaty.

Sprawdź kod

Aby sprawdzić kod Apps Script tego rozwiązania, kliknij poniżej Wyświetl kod źródłowy:

Pokaż kod źródłowy

Code.gs

solutions/automations/employee-certificate/Code.js
// To learn how to use this script, refer to the documentation:
// https://developers.google.com/apps-script/samples/automations/employee-certificate

/*
Copyright 2022 Google LLC

Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
you may not use this file except in compliance with the License.
You may obtain a copy of the License at

    https://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
See the License for the specific language governing permissions and
limitations under the License.
*/

const slideTemplateId = 'PRESENTATION_ID';
const tempFolderId = 'FOLDER_ID'; // Create an empty folder in Google Drive

/**
 * Creates a custom menu "Appreciation" in the spreadsheet
 * with drop-down options to create and send certificates
 */
function onOpen() {
  const ui = SpreadsheetApp.getUi();
  ui.createMenu('Appreciation')
      .addItem('Create certificates', 'createCertificates')
      .addSeparator()
      .addItem('Send certificates', 'sendCertificates')
      .addToUi();
}

/**
 * Creates a personalized certificate for each employee
 * and stores every individual Slides doc on Google Drive
 */
function createCertificates() {
  // Load the Google Slide template file
  const template = DriveApp.getFileById(slideTemplateId);

  // Get all employee data from the spreadsheet and identify the headers
  const sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getActiveSheet();
  const values = sheet.getDataRange().getValues();
  const headers = values[0];
  const empNameIndex = headers.indexOf('Employee Name');
  const dateIndex = headers.indexOf('Date');
  const managerNameIndex = headers.indexOf('Manager Name');
  const titleIndex = headers.indexOf('Title');
  const compNameIndex = headers.indexOf('Company Name');
  const empEmailIndex = headers.indexOf('Employee Email');
  const empSlideIndex = headers.indexOf('Employee Slide');
  const statusIndex = headers.indexOf('Status');

  // Iterate through each row to capture individual details
  for (let i = 1; i < values.length; i++) {
    const rowData = values[i];
    const empName = rowData[empNameIndex];
    const date = rowData[dateIndex];
    const managerName = rowData[managerNameIndex];
    const title = rowData[titleIndex];
    const compName = rowData[compNameIndex];

    // Make a copy of the Slide template and rename it with employee name
    const tempFolder = DriveApp.getFolderById(tempFolderId);
    const empSlideId = template.makeCopy(tempFolder).setName(empName).getId();
    const empSlide = SlidesApp.openById(empSlideId).getSlides()[0];

    // Replace placeholder values with actual employee related details
    empSlide.replaceAllText('Employee Name', empName);
    empSlide.replaceAllText('Date', 'Date: ' + Utilities.formatDate(date, Session.getScriptTimeZone(), 'MMMM dd, yyyy'));
    empSlide.replaceAllText('Your Name', managerName);
    empSlide.replaceAllText('Title', title);
    empSlide.replaceAllText('Company Name', compName);

    // Update the spreadsheet with the new Slide Id and status
    sheet.getRange(i + 1, empSlideIndex + 1).setValue(empSlideId);
    sheet.getRange(i + 1, statusIndex + 1).setValue('CREATED');
    SpreadsheetApp.flush();
  }
}

/**
 * Send an email to each individual employee
 * with a PDF attachment of their appreciation certificate
 */
function sendCertificates() {
  // Get all employee data from the spreadsheet and identify the headers
  const sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getActiveSheet();
  const values = sheet.getDataRange().getValues();
  const headers = values[0];
  const empNameIndex = headers.indexOf('Employee Name');
  const dateIndex = headers.indexOf('Date');
  const managerNameIndex = headers.indexOf('Manager Name');
  const titleIndex = headers.indexOf('Title');
  const compNameIndex = headers.indexOf('Company Name');
  const empEmailIndex = headers.indexOf('Employee Email');
  const empSlideIndex = headers.indexOf('Employee Slide');
  const statusIndex = headers.indexOf('Status');

  // Iterate through each row to capture individual details
  for (let i = 1; i < values.length; i++) {
    const rowData = values[i];
    const empName = rowData[empNameIndex];
    const date = rowData[dateIndex];
    const managerName = rowData[managerNameIndex];
    const title = rowData[titleIndex];
    const compName = rowData[compNameIndex];
    const empSlideId = rowData[empSlideIndex];
    const empEmail = rowData[empEmailIndex];

    // Load the employee's personalized Google Slide file
    const attachment = DriveApp.getFileById(empSlideId);

    // Setup the required parameters and send them the email
    const senderName = 'CertBot';
    const subject = empName + ', you\'re awesome!';
    const body = 'Please find your employee appreciation certificate attached.' +
    '\n\n' + compName + ' team';
    GmailApp.sendEmail(empEmail, subject, body, {
      attachments: [attachment.getAs(MimeType.PDF)],
      name: senderName
    });

    // Update the spreadsheet with email status
    sheet.getRange(i + 1, statusIndex + 1).setValue('SENT');
    SpreadsheetApp.flush();
  }
}

Współtwórcy

Ten przykład został utworzony przez Sourabha Chorarię, blogera i eksperta Google Developer.

Ten przykład jest obsługiwany przez Google przy pomocy ekspertów Google ds. programowania.

Dalsze kroki