Udostępniaj zasoby nowym pracownikom
Zadbaj o dobrą organizację dzięki kolekcji
Zapisuj i kategoryzuj treści zgodnie ze swoimi preferencjami.
Poziom kodowania: początkujący
Czas trwania: 20 minut
Typ projektu: automatyzacja z wyzwalaczem opartym na zdarzeniach
Cele
- Dowiedz się, co robi rozwiązanie.
- Dowiedz się, jakie funkcje pełnią usługi Apps Script w rozwiązaniu.
- Skonfiguruj skrypt.
- Uruchom skrypt.
Informacje o rozwiązaniu
Ważne: aby skorzystać z tego rozwiązania, musisz być administratorem Google Workspace.
Udostępniaj nowym pracownikom materiały w jednym kroku. To rozwiązanie wykorzystuje formularz w Formularzach Google do dodawania nowych pracowników do grupy w Grupach dyskusyjnych Google. Udostępniając zasoby na adres grupy, możesz łatwo przyznawać nowym pracownikom dostęp do potrzebnych im zasobów.
Jeśli masz uprawnienia do dodawania użytkowników do grupy, możesz użyć tego rozwiązania, aby przekazać odpowiedzialność innym członkom zespołu. Gdy użytkownik prześle formularz, wywołany zdarzeniem czynnik uruchamiający uruchomi skrypt w Twoim imieniu i doda adres e-mail nowej osoby do grupy.
Opcjonalnie możesz włączyć powiadomienia, aby otrzymywać e-maila za każdym razem, gdy ktoś prześle formularz.
Jak to działa
Gdy ktoś prześle formularz z adresem e-mail użytkownika i grupą, do której użytkownik powinien zostać dodany, skrypt sprawdzi, czy ta osoba należy już do tej grupy. Jeśli tak, użytkownik otrzyma e-maila z potwierdzeniem, że jest już w grupie. W przeciwnym razie skrypt doda użytkownika do grupy i wyśle mu e-maila powitalnego.
Usługi Apps Script
To rozwiązanie korzysta z tych usług:
Wymagania wstępne
Konfigurowanie skryptu
Kliknij przycisk poniżej, aby skopiować arkusz kalkulacyjny Udostępnianie zasobów nowym pracownikom. Projekt Apps Script
dla tego rozwiązania jest dołączony do arkusza kalkulacyjnego.
Utwórz kopię
Kliknij Rozszerzenia > Apps Script.
W sekcji Usługi sprawdź, czy usługa AdminDirectory jest na liście. Jeśli tak, przejdź do kroku 6. Jeśli nie, przejdź do następnego kroku.
Obok opcji Usługi kliknij Dodaj usługę add.
W oknie wybierz Admin SDK API i kliknij Dodaj.
W menu funkcji wybierz installTrigger.
Kliknij Wykonaj.
Gdy pojawi się odpowiedni komunikat, autoryzuj skrypt.
Jeśli na ekranie zgody OAuth wyświetla się ostrzeżenie Ta aplikacja nie została zweryfikowana, kliknij kolejno Zaawansowane >
Otwórz {Project Name} (niebezpieczne).
Ważne: jeśli uruchomisz tę funkcję więcej niż raz, wygeneruje ona wiele wyzwalaczy i wyśle zduplikowane e-maile. Aby usunąć dodatkowe reguły, wykonaj te czynności:
- Kliknij Reguły
.
- Obok reguły kliknij Więcej
> Usuń regułę.
Uruchamianie skryptu
- Wróć do arkusza kalkulacyjnego i kliknij Narzędzia
> Zarządzaj formularzem
> Otwórz aktywny formularz.
- Wypełnij formularz, podając swój adres e-mail i grupę, w której masz uprawnienia do zarządzania członkostwem, a następnie kliknij Prześlij.
- Wróć do arkusza kalkulacyjnego i wyświetl wpis w formularzu. Kolumna stanu pokazuje, czy Twój adres e-mail został dodany do grupy lub czy już do niej należy.
- Sprawdź skrzynkę odbiorczą, czy nie ma w niej e-maila powitalnego lub potwierdzenia członkostwa w grupie.
Współtwórcy
Ten przykład jest obsługiwany przez Google przy pomocy ekspertów Google ds. programowania.
Dalsze kroki
O ile nie stwierdzono inaczej, treść tej strony jest objęta licencją Creative Commons – uznanie autorstwa 4.0, a fragmenty kodu są dostępne na licencji Apache 2.0. Szczegółowe informacje na ten temat zawierają zasady dotyczące witryny Google Developers. Java jest zastrzeżonym znakiem towarowym firmy Oracle i jej podmiotów stowarzyszonych.
Ostatnia aktualizacja: 2025-08-31 UTC.
[null,null,["Ostatnia aktualizacja: 2025-08-31 UTC."],[[["\u003cp\u003eThis solution allows Google Workspace administrators to easily share resources with new employees by automatically adding them to a Google Group.\u003c/p\u003e\n"],["\u003cp\u003eThe script uses an event-driven trigger to add new employees to a group when their information is submitted via a Google Form.\u003c/p\u003e\n"],["\u003cp\u003eThe script utilizes various Apps Script services including Groups, Admin SDK Directory, Mail, and Spreadsheet to manage group memberships and communicate with users.\u003c/p\u003e\n"],["\u003cp\u003eSetup requires copying a spreadsheet, enabling the AdminDirectory service, and authorizing the script to run.\u003c/p\u003e\n"],["\u003cp\u003eRunning the script involves submitting a form with the new employee's email and desired group, triggering the automatic addition and email notifications.\u003c/p\u003e\n"]]],["This solution automates sharing resources with new hires using Google Workspace. It utilizes a Google Form submission to trigger a script that adds new employees to a specified Google Group. The script checks for existing membership, adds the user if necessary, and sends either a welcome or confirmation email. It leverages Apps Script services, including Script, Groups, Admin SDK Directory, Mail, Spreadsheet, and URL Fetch to manage triggers, check group membership, add users, send emails, and update form response spreadsheet with user status.\n"],null,["# Share resources with new hires\n\n**Coding level** : Beginner \n\n**Duration** : 20 minutes \n\n**Project type** : Automation with an [event-driven trigger](/apps-script/guides/triggers/installable#event-driven_triggers)\n\nObjectives\n----------\n\n- Understand what the solution does.\n- Understand what the Apps Script services do within the solution.\n- Set up the script.\n- Run the script.\n\nAbout this solution\n-------------------\n\n**Important**: You must be a Google Workspace Administrator to use this\nsolution.\n\nShare resources with incoming employees in one step. This solution uses a form\nin Google Forms to add new employees to a group in Google Groups. By sharing\nresources with that group's address, you can easily give new hires access to the\nresources they need.\n\nIf you have permission to add users to a group, you can use this solution to\ndistribute the responsibility to other members of your team. When they submit\nthe form, the event-driven trigger runs the script as you and adds the new\nperson's email to the group.\n\nOptionally, you can turn on notifications to [get an email every time someone\nsubmits the form](https://support.google.com/a/users/answer/9308874).\n\n### How it works\n\nWhen someone submits a form with a user's email and the group the user should be\nadded to, the script checks whether or not the person already belongs to that\ngroup. If they do, the user receives an email confirming that they're already in\nthe group. Otherwise, the script adds the user to the group and sends them a\nwelcome email.\n\n### Apps Script services\n\nThis solution uses the following services:\n\n- [Script service](/apps-script/reference/script)--Creates the trigger that fires the script each time someone submits a form.\n- [Groups service](/apps-script/reference/groups)--Checks whether the email submitted on the form is already a member of the group.\n- [Admin SDK Directory advanced service](/apps-script/advanced/admin-sdk-directory)--Adds the email submitted on the form to the group.\n- [Mail service](/apps-script/reference/mail)--Sends an email to the email address submitted on the form to either confirm their group membership or welcome them to the group.\n- [Spreadsheet service](/apps-script/reference/spreadsheet)--Adds the user's status to the form responses spreadsheet. The status is either **Already in\n group** or **Newly added**.\n- [URL Fetch service](/apps-script/reference/url-fetch)--Fetches a Google Docs document as an HTML string. The document contains the content of the email that the script sends.\n\nPrerequisites\n-------------\n\n- A [Google Workspace account](https://workspace.google.com/features/)\n- You must be a Google Workspace Administrator\n\nSet up the script\n-----------------\n\n1. Click the following button to copy the **Share resources with new hires**\n spreadsheet. The Apps Script\n project for this solution is attached to the spreadsheet.\n\n [Make a copy](https://docs.google.com/spreadsheets/d/1IK9nIanIOxInnvUtaY9lsXHAqokkA9xqcC43VRxQ-fo/copy?usp=sharing)\n\n2. Click **Extensions** \\\u003e **Apps Script**.\n\n3. Under **Services** , make sure the **AdminDirectory** service is\n listed. If it is, skip to step 6. If it's not, continue to the next step.\n\n4. Next to **Services** , click Add a service add.\n\n5. In the dialog, select **Admin SDK API** and click **Add**.\n\n6. In the function dropdown, select **installTrigger**.\n\n7. Click **Run**.\n\n8. When prompted, authorize the script.\n If the OAuth consent screen displays the warning, **This app isn't verified** ,\n continue by selecting **Advanced** \\\u003e\n **Go to {Project Name} (unsafe)**.\n\n**Important**: If you run this function more than once, it generates multiple\ntriggers and will send duplicate emails. To delete extra triggers, take the\nfollowing steps:\n\n1. Click **Triggers** .\n2. Next to the trigger, click More \\\u003e **Delete trigger**.\n\nRun the script\n--------------\n\n1. Return to the spreadsheet and click **Tools** \\\u003e **Manage form** \\\u003e **Go to live form**.\n2. Fill out the form with your email address and a group that you have permission to manage the membership for and click **Submit**.\n3. Return to the spreadsheet and view the form entry. The status column shows whether your email address was added to or already a member of the group.\n4. Check your email for either a welcome email or confirmation of your group membership.\n\nContributors\n------------\n\nThis sample is maintained by Google with the help of Google Developer Experts.\n\nNext steps\n----------\n\n- [Event-driven triggers](/apps-script/guides/triggers/installable#event-driven_triggers)\n- [Extend Google Sheets](/apps-script/guides/sheets)"]]
