Poziom umiejętności programowania: początkujący
Czas trwania: 20 minut
Typ projektu: automatyzacja z regułą zależną od zdarzenia
Cele
- Dowiedz się, na czym polega działanie rozwiązania.
- Dowiedz się, jak usługi Apps Script działają w ramach rozwiązania.
- Skonfiguruj skrypt.
- Uruchom skrypt.
Informacje o rozwiązaniu
Ważne: aby korzystać z tej metody, musisz być administratorem Google Workspace.
Udostępnianie zasobów nowym pracownikom w jednym kroku. To rozwiązanie korzysta z formularza w Formularzach Google, aby dodawać nowych pracowników do grupy w Grupach Google. Udostępniając zasoby adresowi tej grupy, możesz łatwo udostępnić nowo zatrudnionym osobom potrzebne im zasoby.
Jeśli masz uprawnienia do dodawania użytkowników do grupy, możesz skorzystać z tego rozwiązania, aby rozdzielić odpowiedzialność między innych członków zespołu. Gdy osoba prześle formularz, wyzwalacz uruchamiany przez zdarzenie uruchomi skrypt w Twoim imieniu i doda adres e-mail nowej osoby do grupy.
Opcjonalnie możesz włączyć powiadomienia, aby otrzymywać e-maila za każdym razem, gdy ktoś prześle formularz.
Jak to działa
Gdy ktoś prześle formularz z adresem e-mail użytkownika i grupą, do której należy, skrypt sprawdza, czy ta osoba należy już do tej grupy. W takim przypadku użytkownik otrzyma e-maila z potwierdzeniem, że jest już w grupie. W przeciwnym razie skrypt dodaje użytkownika do grupy i wysyła mu e-maila powitalnego.
Usługi Apps Script
To rozwiązanie korzysta z tych usług:
- Usługa skryptu – tworzy aktywator, który uruchamia skrypt za każdym razem, gdy ktoś prześle formularz.
- Usługa Grupy – sprawdza, czy adres e-mail podany w formularzu jest już członkiem grupy.
- Usługa zaawansowana w ramach usługi Directory w pakiecie Admin SDK – dodanie adresu e-mail przesłanego w formularzu do grupy.
- Usługa poczty e-mail – wysyła e-maila na adres podany w formularzu, aby potwierdzić członkostwo w grupie lub powitać osobę w grupie.
- Usługa arkusza kalkulacyjnego – dodaje stan użytkownika do arkusza kalkulacyjnego z odpowiedziami na formularz. Stan może być Już w grupie lub Nowo dodane.
- Usługa pobierania danych z adresów URL – pobiera dokument Dokumentów Google jako ciąg znaków HTML. Dokument zawiera treść e-maila, który wysyła skrypt.
Wymagania wstępne
- Konto Google Workspace
- Musisz być administratorem Google Workspace.
Konfigurowanie skryptu
Kliknij ten przycisk, aby skopiować arkusz Udostępnianie zasobów nowym pracownikom. Do arkusza kalkulacyjnego jest dołączony projekt Apps Script dotyczący tego rozwiązania.
Utwórz kopięKliknij Rozszerzenia > Apps Script.
W sekcji Usługi sprawdź, czy usługa Administracja jest wyświetlana. Jeśli tak, przejdź do kroku 6. Jeśli nie, przejdź do następnego kroku.
Obok opcji Usługi kliknij Dodaj usługę .
W oknie wybierz Admin SDK API i kliknij Dodaj.
W menu funkcji wybierz installTrigger.
Kliknij Wykonaj.
Gdy pojawi się odpowiedni komunikat, autoryzuj skrypt. Jeśli na ekranie zgody OAuth wyświetla się ostrzeżenie Ta aplikacja nie została zweryfikowana, kontynuuj, wybierając Zaawansowane > Przejdź do {Nazwa projektu} (niebezpieczne).
Ważne: jeśli uruchomisz tę funkcję więcej niż raz, wygeneruje ona wiele wyzwalaczy i wyśle zduplikowane e-maile. Aby usunąć dodatkowe reguły, wykonaj te czynności:
- Kliknij Reguły
. - Obok reguły kliknij Więcej
> Usuń regułę.
Uruchamianie skryptu
- Wróć do arkusza kalkulacyjnego i kliknij Narzędzia > Zarządzaj formularzem > Przejdź do aktywnego formularza.
- Wypełnij formularz, podając swój adres e-mail i grupę, w której masz uprawnienia do zarządzania członkostwem, a następnie kliknij Prześlij.
- Wróć do arkusza kalkulacyjnego i wyświetl wpis w formularzu. Kolumna stanu pokazuje, czy Twój adres e-mail został dodany do grupy lub czy już do niej należy.
- Sprawdź skrzynkę odbiorczą, czy nie ma w niej e-maila powitalnego lub potwierdzenia członkostwa w grupie.
Współtwórcy
Ten przykład jest obsługiwany przez Google przy pomocy ekspertów Google ds. programowania.