סיכום נתונים ממספר גיליונות

רמת תכנות: למתחילים
משך: 5 דקות
סוג הפרויקט: פונקציה מותאמת אישית

מטרות

• להבין מה הפתרון עושה.
• להבין מה שירותי Apps Script עושים במסגרת לפתרון הבעיה.
• מגדירים את הסקריפט.
• מריצים את הסקריפט.

מידע על הפתרון הזה

אם יש נתונים מובְנים דומים בכמה גיליונות בגיליון אלקטרוני, למשל בתור מדדים של תמיכת לקוחות בשביל חברי צוות, אפשר להשתמש בפונקציה המותאמת אישית כדי ליצור סיכום של כל גיליון. הפתרון הזה מתמקד בתמיכת לקוחות אבל אפשר להתאים אותו אישית לפי הצרכים שלך.

איך זה עובד

הפונקציה המותאמת אישית, שנקראת getSheetsData(), מסכמת את הנתונים מכל גיליון בגיליון האלקטרוני, על סמך העמודה סטטוס שלו. הסקריפט מתעלם גיליונות שלא צריכים להיכלל במאגר הנתונים, כמו ReadMe גיליונות סיכום.

שירותי Apps Script

הפתרון הזה משתמש בשירות הבא:

• שירות גיליונות אלקטרוניים – מקבל את הגיליונות שצריך לסכם אותם ולספור את מספר הפריטים שתואמים המחרוזת שצוינה. לאחר מכן, הסקריפט מוסיף את המידע המחושב לטווח ביחס למיקום שבו נקראה הפונקציה המותאמת אישית בגיליון האלקטרוני.

דרישות מוקדמות

כדי להשתמש בדוגמה הזו, צריך לעמוד בדרישות המוקדמות הבאות:

• חשבון Google (חשבונות Google Workspace עשויים נדרש אישור של האדמין).
• דפדפן אינטרנט עם גישה לאינטרנט.

הגדרת הסקריפט

יש ללחוץ על הלחצן שלמטה כדי ליצור עותק של סיכום הנתונים של הגיליון האלקטרוני גיליון אלקטרוני עם פונקציה מותאמת אישית. פרויקט Apps Script עבור הפתרון הזה מצורף לגיליון האלקטרוני.
יצירת עותק

מריצים את הסקריפט

1. בגיליון האלקטרוני שהעתקתם, נכנסים לגיליון סיכום.
2. לוחצים על התא A4. הפונקציה getSheetsData() נמצאת בתא הזה.
3. נכנסים לאחד מגיליונות הבעלים ומעדכנים או מוסיפים נתונים לגיליון. במידה מסוימת תוכלו לנסות את הפעולות הבאות:
   • מוסיפים שורה חדשה עם פרטי כרטיס לדוגמה.
   • בעמודה סטטוס, משנים את הסטטוס של כרטיס קיים.
   • משנים את המיקום של העמודה סטטוס. לדוגמה, ב הגיליון Owner1, מעבירים את העמודה Owner1 מעמודה ג' לעמודה ד'.
4. עוברים לגיליון סיכום ובודקים את טבלת הסיכום המעודכנת הפונקציה getSheetsData() נוצרה מהתא A4. אולי יהיה צורך לסמן את תיבת הסימון בשורה 10 כדי לרענן את התוצאות שנשמרו במטמון של הפונקציה המותאמת אישית. Google שומרת במטמון פונקציות מותאמות אישית כדי לשפר את הביצועים.
   • אם הוספתם או עדכנתם שורות, הסקריפט יעדכן את הפנייה ואת הסטטוס. סופרים.
   • אם שיניתם את המיקום של העמודה סטטוס, הסקריפט עדיין פועל כמתוכנן באינדקס העמודות החדש.

בדיקת הקוד

כדי לבדוק את קוד Apps Script של הפתרון הזה, לוחצים על הצגת קוד מקור למטה:

הצגת קוד המקור

Code.gs

solutions/custom-functions/summarize-sheets-data/Code.js

הצגת הקוד ב-GitHub

// To learn how to use this script, refer to the documentation:
// https://developers.google.com/apps-script/samples/custom-functions/summarize-sheets-data

/*
Copyright 2022 Google LLC

Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
you may not use this file except in compliance with the License.
You may obtain a copy of the License at

    https://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
See the License for the specific language governing permissions and
limitations under the License.
*/

/**
 * Gets summary data from other sheets. The sheets you want to summarize must have columns with headers that match the names of the columns this function summarizes data from.
 * 
 * @return {string} Summary data from other sheets.
 * @customfunction
 */

// The following sheets are ignored. Add additional constants for other sheets that should be ignored.
const READ_ME_SHEET_NAME = "ReadMe";
const PM_SHEET_NAME = "Summary";

/**
 * Reads data ranges for each sheet. Filters and counts based on 'Status' columns. To improve performance, the script uses arrays 
 * until all summary data is gathered. Then the script writes the summary array starting at the cell of the custom function.
 */
function getSheetsData() {
  let ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  let sheets = ss.getSheets();
  let outputArr = [];

  // For each sheet, summarizes the data and pushes to a temporary array.
  for (let s in sheets) {
    // Gets sheet name.
    let sheetNm = sheets[s].getName();
    // Skips ReadMe and Summary sheets.
    if (sheetNm === READ_ME_SHEET_NAME || sheetNm === PM_SHEET_NAME) { continue; }
    // Gets sheets data.
    let values = sheets[s].getDataRange().getValues();
    // Gets the first row of the sheet which is the header row.
    let headerRowValues = values[0];
    // Finds the columns with the heading names 'Owner Name' and 'Status' and gets the index value of each.
    // Using 'indexOf()' to get the position of each column prevents the script from breaking if the columns change positions in a sheet.
    let columnOwner = headerRowValues.indexOf("Owner Name");
    let columnStatus = headerRowValues.indexOf("Status");
    // Removes header row.
    values.splice(0,1);
    // Gets the 'Owner Name' column value by retrieving the first data row in the array.
    let owner = values[0][columnOwner];
    // Counts the total number of tasks.
    let taskCnt = values.length;
    // Counts the number of tasks that have the 'Complete' status.
    // If the options you want to count in your spreadsheet differ, update the strings below to match the text of each option.
    // To add more options, copy the line below and update the string to the new text.
    let completeCnt = filterByPosition(values,'Complete', columnStatus).length;
    // Counts the number of tasks that have the 'In-Progress' status.
    let inProgressCnt = filterByPosition(values,'In-Progress', columnStatus).length;
    // Counts the number of tasks that have the 'Scheduled' status.
    let scheduledCnt = filterByPosition(values,'Scheduled', columnStatus).length;
    // Counts the number of tasks that have the 'Overdue' status.
    let overdueCnt = filterByPosition(values,'Overdue', columnStatus).length;
    // Builds the output array.
    outputArr.push([owner,taskCnt,completeCnt,inProgressCnt,scheduledCnt,overdueCnt,sheetNm]);
  }
  // Writes the output array.
  return outputArr;
}

/**
 * Below is a helper function that filters a 2-dimenstional array.
 */
function filterByPosition(array, find, position) {
  return array.filter(innerArray => innerArray[position] === find);
}

שינויים

אפשר לערוך את הפונקציה המותאמת אישית כמה שרוצים. נמצא למטה היא תוספת אופציונלית לרענון ידני של תוצאות של פונקציות מותאמות אישית.

רענון של התוצאות שנשמרו במטמון

בניגוד לפונקציות מובנות, Google שומרת במטמון פונקציות מותאמות אישית כדי לבצע אופטימיזציה או של ביצועים. המשמעות היא שאם אתם משנים משהו בתוך של הפונקציה, כגון ערך שמחושב, ייתכן שהוא לא לאלץ עדכון. כדי לרענן את התוצאה של הפונקציה באופן ידני, מבצעים את הפעולות הבאות שלבים:

1. כדי להוסיף תיבת סימון לתא ריק, לוחצים על הוספה. > תיבת סימון.
2. מוסיפים את התא שבו מופיעה תיבת הסימון כפרמטר של הפונקציה המותאמת אישית. לדוגמה, getSheetsData(B11).
3. כדי לרענן את התוצאות של הפונקציה המותאמת אישית, מסמנים את התיבה או מבטלים את הסימון שלה.

תורמים

הדוגמה הזו מתוחזקת על ידי Google בעזרת מומחי המפתחים של Google.

השלבים הבאים

• פונקציות מותאמות אישית ב-Google Sheets
• קובץ Google Sheets מורחב