סיכום נתונים ממספר גיליונות

רמת הקידוד: מתחילים
משך הזמן: 5 דקות
סוג הפרויקט: פונקציה בהתאמה אישית

מטרות

• להבין מה הפתרון עושה.
• הסבר על הפעולות של שירותי Apps Script בפתרון.
• מגדירים את הסקריפט.
• מריצים את הסקריפט.

מידע על הפתרון הזה

אם יש לכם נתונים במבנה דומה בכמה גיליונות בגיליון אלקטרוני, כמו מדדים של תמיכת לקוחות עבור חברי צוות, אתם יכולים להשתמש בפונקציה המותאמת אישית הזו כדי ליצור סיכום של כל גיליון. הפתרון הזה מתמקד בכרטיסי תמיכה ללקוחות, אבל אפשר להתאים אותו לצרכים שלכם.

איך זה עובד

הפונקציה המותאמת אישית, שנקראת getSheetsData(), מסכמת נתונים מכל גיליון בגיליון האלקטרוני על סמך העמודה Status של הגיליון. הסקריפט מתעלם מגיליונות שלא צריכים להיכלל בצבירה, כמו הגיליונות ReadMe ו-Summary.

שירותי Apps Script

הפתרון הזה משתמש בשירות הבא:

• ‫Spreadsheet service – מקבל את הגיליונות שצריך לסכם וסופר את מספר הפריטים שתואמים למחרוזת שצוינה. לאחר מכן, הסקריפט מוסיף את המידע המחושב לטווח ביחס למיקום שבו הפונקציה המותאמת אישית הופעלה בגיליון האלקטרוני.

דרישות מוקדמות

כדי להשתמש בדוגמה הזו, צריך לעמוד בדרישות המוקדמות הבאות:

• חשבון Google (יכול להיות שחשבונות Google Workspace ידרשו אישור אדמין).
• דפדפן אינטרנט עם גישה לאינטרנט.

הגדרת הסקריפט

כדי ליצור עותק של הגיליון האלקטרוני עם הפונקציה המותאמת אישית Summarize spreadsheet data, לוחצים על הלחצן שלמטה. פרויקט Apps Script של הפתרון הזה מצורף לגיליון האלקטרוני.
יצירת עותק

הפעלת הסקריפט

1. בגיליון האלקטרוני שהעתקתם, עוברים לגיליון סיכום.
2. לוחצים על התא A4. הפונקציה getSheetsData() נמצאת בתא הזה.
3. עוברים לאחד מגיליונות הבעלים ומעדכנים או מוסיפים נתונים לגיליון. הנה כמה פעולות שאפשר לנסות:
   • מוסיפים שורה חדשה עם פרטים לדוגמה של כרטיס.
   • בעמודה סטטוס, משנים את הסטטוס של כרטיס קיים.
   • משנים את המיקום של העמודה סטטוס. לדוגמה, בגיליון בעלים1, מעבירים את העמודה סטטוס מעמודה C לעמודה D.
4. עוברים לגיליון סיכום ובודקים את טבלת הסיכום המעודכנת שנוצרה על ידי getSheetsData() מתא A4. יכול להיות שתצטרכו לסמן את תיבת הסימון בשורה 10 כדי לרענן את התוצאות שנשמרו במטמון של הפונקציה המותאמת אישית. ‫Google שומרת במטמון פונקציות בהתאמה אישית כדי לשפר את הביצועים.
   • אם הוספתם או עדכנתם שורות, הסקריפט מעדכן את הכרטיס ואת ספירת הסטטוסים.
   • אם העברתם את המיקום של העמודה Status, הסקריפט עדיין יפעל כמצופה עם אינדקס העמודה החדש.

בדיקת הקוד

כדי לבדוק את קוד Apps Script של הפתרון הזה, לוחצים על הצגת קוד המקור למטה:

הצגת קוד המקור

Code.gs

solutions/custom-functions/summarize-sheets-data/Code.js

הצגת הקוד ב-GitHub

// To learn how to use this script, refer to the documentation:
// https://developers.google.com/apps-script/samples/custom-functions/summarize-sheets-data

/*
Copyright 2022 Google LLC

Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
you may not use this file except in compliance with the License.
You may obtain a copy of the License at

    https://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
See the License for the specific language governing permissions and
limitations under the License.
*/

/**
 * Gets summary data from other sheets. The sheets you want to summarize must have columns with headers that match the names of the columns this function summarizes data from.
 * 
 * @return {string} Summary data from other sheets.
 * @customfunction
 */

// The following sheets are ignored. Add additional constants for other sheets that should be ignored.
const READ_ME_SHEET_NAME = "ReadMe";
const PM_SHEET_NAME = "Summary";

/**
 * Reads data ranges for each sheet. Filters and counts based on 'Status' columns. To improve performance, the script uses arrays 
 * until all summary data is gathered. Then the script writes the summary array starting at the cell of the custom function.
 */
function getSheetsData() {
  let ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  let sheets = ss.getSheets();
  let outputArr = [];

  // For each sheet, summarizes the data and pushes to a temporary array.
  for (let s in sheets) {
    // Gets sheet name.
    let sheetNm = sheets[s].getName();
    // Skips ReadMe and Summary sheets.
    if (sheetNm === READ_ME_SHEET_NAME || sheetNm === PM_SHEET_NAME) { continue; }
    // Gets sheets data.
    let values = sheets[s].getDataRange().getValues();
    // Gets the first row of the sheet which is the header row.
    let headerRowValues = values[0];
    // Finds the columns with the heading names 'Owner Name' and 'Status' and gets the index value of each.
    // Using 'indexOf()' to get the position of each column prevents the script from breaking if the columns change positions in a sheet.
    let columnOwner = headerRowValues.indexOf("Owner Name");
    let columnStatus = headerRowValues.indexOf("Status");
    // Removes header row.
    values.splice(0,1);
    // Gets the 'Owner Name' column value by retrieving the first data row in the array.
    let owner = values[0][columnOwner];
    // Counts the total number of tasks.
    let taskCnt = values.length;
    // Counts the number of tasks that have the 'Complete' status.
    // If the options you want to count in your spreadsheet differ, update the strings below to match the text of each option.
    // To add more options, copy the line below and update the string to the new text.
    let completeCnt = filterByPosition(values,'Complete', columnStatus).length;
    // Counts the number of tasks that have the 'In-Progress' status.
    let inProgressCnt = filterByPosition(values,'In-Progress', columnStatus).length;
    // Counts the number of tasks that have the 'Scheduled' status.
    let scheduledCnt = filterByPosition(values,'Scheduled', columnStatus).length;
    // Counts the number of tasks that have the 'Overdue' status.
    let overdueCnt = filterByPosition(values,'Overdue', columnStatus).length;
    // Builds the output array.
    outputArr.push([owner,taskCnt,completeCnt,inProgressCnt,scheduledCnt,overdueCnt,sheetNm]);
  }
  // Writes the output array.
  return outputArr;
}

/**
 * Below is a helper function that filters a 2-dimenstional array.
 */
function filterByPosition(array, find, position) {
  return array.filter(innerArray => innerArray[position] === find);
}

שינויים

אתם יכולים לערוך את הפונקציה המותאמת אישית כמה שתרצו כדי להתאים אותה לצרכים שלכם. בהמשך מופיע קטע קוד שאפשר להוסיף כדי לרענן באופן ידני את התוצאות של פונקציה בהתאמה אישית.

רענון התוצאות שנשמרו במטמון

בניגוד לפונקציות מובנות, Google שומרת במטמון פונקציות בהתאמה אישית כדי לבצע אופטימיזציה של הביצועים. המשמעות היא שאם תשנו משהו בפונקציה המותאמת אישית, כמו ערך שמחושב, יכול להיות שהשינוי לא יגרום לעדכון מיידי. כדי לרענן את תוצאת הפונקציה באופן ידני, מבצעים את השלבים הבאים:

1. כדי להוסיף תיבת סימון לתא ריק, לוחצים על הוספה > תיבת סימון.
2. מוסיפים את התא עם תיבת הסימון כפרמטר של הפונקציה המותאמת אישית, לדוגמה, getSheetsData(B11).
3. מסמנים או מבטלים את הסימון של תיבת הסימון כדי לרענן את התוצאות של הפונקציה המותאמת אישית.

תורמים

הדוגמה הזו מתוחזקת על ידי Google בעזרת מומחי Google לפיתוח.

השלבים הבאים

• פונקציות מותאמות אישית ב-Google Sheets
• הרחבת Google Sheets