Podsumowywanie danych z wielu arkuszy

Poziom umiejętności programowania: początkujący
Czas trwania: 5 minut
Typ projektu: funkcja niestandardowa

Cele

  • Dowiedz się, na czym polega działanie rozwiązania.
  • Dowiedz się, jak usługi Apps Script działają w ramach rozwiązania.
  • Skonfiguruj skrypt.
  • Uruchom skrypt.

Informacje o rozwiązaniu

Jeśli masz dane o podobnej strukturze na wielu arkuszach w arkuszu kalkulacyjnym, np. dane o obsługi klienta dla członków zespołu, możesz użyć tej funkcji niestandardowej, aby utworzyć podsumowanie każdego arkusza. To rozwiązanie skupia się na zgłoszeniach do obsługi klienta, ale możesz je dostosować do swoich potrzeb.

Zrzut ekranu z wynikiem funkcji getSheetsData

Jak to działa

Funkcja niestandardowa o nazwie getSheetsData() podsumowuje dane z każdego arkusza w arkuszu kalkulacyjnym na podstawie kolumny Stan arkusza. Skrypt ignoruje arkusze, które nie powinny być uwzględniane w zbiorczym pliku, np. arkusze ReadMe i Summary.

Usługi Apps Script

To rozwiązanie korzysta z tej usługi:

  • Usługa arkusza kalkulacyjnego – pobiera arkusze, które mają zostać podsumowane, i zlicza elementy pasujące do określonego ciągu znaków. Następnie skrypt dodaje obliczony zakres do zakresu względnego, w którym funkcja niestandardowa została wywołana w arkuszu kalkulacyjnym.

Wymagania wstępne

Aby skorzystać z tego szablonu, musisz spełnić te wymagania wstępne:

  • Konto Google (konta Google Workspace mogą wymagać zatwierdzenia przez administratora).
  • przeglądarka internetowa z dostępem do internetu;

Konfigurowanie skryptu

Aby utworzyć kopię arkusza kalkulacyjnego z funkcją niestandardową Podsumowanie danych z arkusza kalkulacyjnego, kliknij przycisk poniżej. Projekt Apps Script dla tego rozwiązania jest dołączony do arkusza kalkulacyjnego.
Utwórz kopię

Uruchamianie skryptu

  1. W skopiowanym arkuszu kalkulacyjnym otwórz kartę Podsumowanie.
  2. Kliknij komórkę A4. Funkcja getSheetsData() znajduje się w tej komórce.
  3. Otwórz arkusz właściciela i zaktualizuj go lub dodaj do niego dane. Możesz wykonać te czynności:
    • Dodaj nowy wiersz z przykładowymi informacjami o bilecie.
    • W kolumnie Stan zmień stan istniejącego zgłoszenia.
    • Zmień pozycję kolumny Stan. Na przykład w arkuszu Właściciel1 przenieś kolumnę Stan z kolumny C do kolumny D.
  4. Otwórz arkusz Podsumowanie i sprawdź zaktualizowaną tabelę podsumowania, którą funkcja getSheetsData() utworzyła na podstawie komórki A4. Aby odświeżyć wyniki zapisane w pamięci podręcznej funkcji niestandardowej, może być konieczne zaznaczenie pola wyboru w wierszu 10. Google przechowuje w pamięci podręcznej funkcje niestandardowe, aby optymalizować wydajność.
    • Jeśli dodasz lub zaktualizujesz wiersze, skrypt zaktualizuje liczbę zgłoszeń i stanów.
    • Jeśli zmienisz pozycję kolumny Stan, skrypt będzie działał zgodnie z oczekiwaniami, ale z nowym indeksem kolumny.

Sprawdzanie kodu

Aby sprawdzić kod Apps Script dla tego rozwiązania, kliknij Wyświetl kod źródłowy poniżej:

Pokaż kod źródłowy

Code.gs

solutions/custom-functions/summarize-sheets-data/Code.js
// To learn how to use this script, refer to the documentation:
// https://developers.google.com/apps-script/samples/custom-functions/summarize-sheets-data

/*
Copyright 2022 Google LLC

Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
you may not use this file except in compliance with the License.
You may obtain a copy of the License at

    https://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
See the License for the specific language governing permissions and
limitations under the License.
*/

/**
 * Gets summary data from other sheets. The sheets you want to summarize must have columns with headers that match the names of the columns this function summarizes data from.
 * 
 * @return {string} Summary data from other sheets.
 * @customfunction
 */

// The following sheets are ignored. Add additional constants for other sheets that should be ignored.
const READ_ME_SHEET_NAME = "ReadMe";
const PM_SHEET_NAME = "Summary";

/**
 * Reads data ranges for each sheet. Filters and counts based on 'Status' columns. To improve performance, the script uses arrays 
 * until all summary data is gathered. Then the script writes the summary array starting at the cell of the custom function.
 */
function getSheetsData() {
  let ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  let sheets = ss.getSheets();
  let outputArr = [];

  // For each sheet, summarizes the data and pushes to a temporary array.
  for (let s in sheets) {
    // Gets sheet name.
    let sheetNm = sheets[s].getName();
    // Skips ReadMe and Summary sheets.
    if (sheetNm === READ_ME_SHEET_NAME || sheetNm === PM_SHEET_NAME) { continue; }
    // Gets sheets data.
    let values = sheets[s].getDataRange().getValues();
    // Gets the first row of the sheet which is the header row.
    let headerRowValues = values[0];
    // Finds the columns with the heading names 'Owner Name' and 'Status' and gets the index value of each.
    // Using 'indexOf()' to get the position of each column prevents the script from breaking if the columns change positions in a sheet.
    let columnOwner = headerRowValues.indexOf("Owner Name");
    let columnStatus = headerRowValues.indexOf("Status");
    // Removes header row.
    values.splice(0,1);
    // Gets the 'Owner Name' column value by retrieving the first data row in the array.
    let owner = values[0][columnOwner];
    // Counts the total number of tasks.
    let taskCnt = values.length;
    // Counts the number of tasks that have the 'Complete' status.
    // If the options you want to count in your spreadsheet differ, update the strings below to match the text of each option.
    // To add more options, copy the line below and update the string to the new text.
    let completeCnt = filterByPosition(values,'Complete', columnStatus).length;
    // Counts the number of tasks that have the 'In-Progress' status.
    let inProgressCnt = filterByPosition(values,'In-Progress', columnStatus).length;
    // Counts the number of tasks that have the 'Scheduled' status.
    let scheduledCnt = filterByPosition(values,'Scheduled', columnStatus).length;
    // Counts the number of tasks that have the 'Overdue' status.
    let overdueCnt = filterByPosition(values,'Overdue', columnStatus).length;
    // Builds the output array.
    outputArr.push([owner,taskCnt,completeCnt,inProgressCnt,scheduledCnt,overdueCnt,sheetNm]);
  }
  // Writes the output array.
  return outputArr;
}

/**
 * Below is a helper function that filters a 2-dimenstional array.
 */
function filterByPosition(array, find, position) {
  return array.filter(innerArray => innerArray[position] === find);
}

Reguły przekształcania

Funkcję niestandardową możesz edytować według potrzeb. Poniżej znajdziesz opcjonalne informacje o ręcznym odświeżaniu wyników funkcji niestandardowych.

Odświeżanie wyników z pamięci podręcznej

W przeciwieństwie do funkcji wbudowanych funkcje niestandardowe są umieszczane w pamięci podręcznej Google w celu optymalizacji wydajności. Oznacza to, że jeśli zmienisz coś w funkcji niestandardowej, np. wartość, która jest obliczana, może się okazać, że nie zostanie natychmiast wymuszone zaktualizowanie. Aby ręcznie odświeżyć wynik funkcji, wykonaj te czynności:

  1. Aby dodać pole wyboru do pustej komórki, kliknij Wstaw > Pole wyboru.
  2. Dodaj komórkę z polem wyboru jako parametr funkcji niestandardowej, na przykład getSheetsData(B11).
  3. Zaznacz lub odznacz pole, aby odświeżyć wyniki funkcji niestandardowej.

Współtwórcy

Ten przykład jest obsługiwany przez Google przy pomocy ekspertów Google ds. programowania.

Dalsze kroki