Podsumowywanie danych z wielu arkuszy

Poziom kodowania: początkujący
Czas trwania: 5 minut
Typ projektu: funkcja niestandardowa

Cele

  • Dowiedz się, co robi rozwiązanie.
  • Dowiedz się, jakie funkcje pełnią usługi Apps Script w rozwiązaniu.
  • Skonfiguruj skrypt.
  • Uruchom skrypt.

Informacje o rozwiązaniu

Jeśli masz podobnie ustrukturyzowane dane w wielu arkuszach w arkuszu kalkulacyjnym, np. dane dotyczące obsługi klienta przez członków zespołu, możesz użyć tej funkcji niestandardowej, aby utworzyć podsumowanie każdego arkusza. To rozwiązanie jest przeznaczone do obsługi zgłoszeń klientów, ale możesz je dostosować do swoich potrzeb.

Zrzut ekranu przedstawiający wynik funkcji getSheetsData

Jak to działa

Funkcja niestandardowa o nazwie getSheetsData() podsumowuje dane z każdego arkusza w arkuszu kalkulacyjnym na podstawie kolumny Status arkusza. Skrypt ignoruje arkusze, które nie powinny być uwzględniane w agregacji, np. arkusze ReadMe i Summary.

Usługi Apps Script

To rozwiązanie korzysta z tej usługi:

  • Usługa arkuszy kalkulacyjnych – pobiera arkusze, które mają zostać podsumowane, i liczy liczbę elementów pasujących do określonego ciągu znaków. Następnie skrypt dodaje obliczone informacje do zakresu względem miejsca, w którym funkcja niestandardowa została wywołana w arkuszu kalkulacyjnym.

Wymagania wstępne

Aby użyć tego przykładu, musisz spełnić te wymagania wstępne:

  • Konto Google (w przypadku kont Google Workspace może być wymagana zgoda administratora).
  • przeglądarkę internetową z dostępem do internetu,

Konfigurowanie skryptu

Kliknij przycisk poniżej, aby utworzyć kopię arkusza kalkulacyjnego Summarize spreadsheet data custom function. Projekt Apps Script dla tego rozwiązania jest dołączony do arkusza kalkulacyjnego.
Utwórz kopię

Uruchamianie skryptu

  1. W skopiowanym arkuszu kalkulacyjnym otwórz arkusz Podsumowanie.
  2. Kliknij komórkę A4. W tej komórce znajduje się funkcja getSheetsData().
  3. Otwórz jeden z arkuszy właściciela i zaktualizuj lub dodaj dane do arkusza. Oto niektóre działania, które możesz wypróbować:
    • Dodaj nowy wiersz z przykładowymi informacjami o zgłoszeniu.
    • W kolumnie Stan zmień stan istniejącego zgłoszenia.
    • Zmień położenie kolumny Stan. Na przykład w arkuszu Właściciel1 przenieś kolumnę Stan z kolumny C do kolumny D.
  4. Otwórz arkusz Podsumowanie i sprawdź zaktualizowaną tabelę podsumowania utworzoną przez funkcję getSheetsData() z komórki A4. Aby odświeżyć wyniki w pamięci podręcznej funkcji niestandardowej, może być konieczne zaznaczenie pola wyboru w wierszu 10. Google buforuje funkcje niestandardowe, aby optymalizować wydajność.
    • Jeśli dodasz lub zaktualizujesz wiersze, skrypt zaktualizuje liczbę zgłoszeń i stanów.
    • Jeśli przeniesiesz kolumnę Stan, skrypt nadal będzie działać zgodnie z przeznaczeniem z nowym indeksem kolumny.

Sprawdź kod

Aby sprawdzić kod Apps Script tego rozwiązania, kliknij Wyświetl kod źródłowy poniżej:

Pokaż kod źródłowy

Code.gs

solutions/custom-functions/summarize-sheets-data/Code.js
// To learn how to use this script, refer to the documentation:
// https://developers.google.com/apps-script/samples/custom-functions/summarize-sheets-data

/*
Copyright 2022 Google LLC

Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
you may not use this file except in compliance with the License.
You may obtain a copy of the License at

    https://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
See the License for the specific language governing permissions and
limitations under the License.
*/

/**
 * Gets summary data from other sheets. The sheets you want to summarize must have columns with headers that match the names of the columns this function summarizes data from.
 * 
 * @return {string} Summary data from other sheets.
 * @customfunction
 */

// The following sheets are ignored. Add additional constants for other sheets that should be ignored.
const READ_ME_SHEET_NAME = "ReadMe";
const PM_SHEET_NAME = "Summary";

/**
 * Reads data ranges for each sheet. Filters and counts based on 'Status' columns. To improve performance, the script uses arrays 
 * until all summary data is gathered. Then the script writes the summary array starting at the cell of the custom function.
 */
function getSheetsData() {
  let ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  let sheets = ss.getSheets();
  let outputArr = [];

  // For each sheet, summarizes the data and pushes to a temporary array.
  for (let s in sheets) {
    // Gets sheet name.
    let sheetNm = sheets[s].getName();
    // Skips ReadMe and Summary sheets.
    if (sheetNm === READ_ME_SHEET_NAME || sheetNm === PM_SHEET_NAME) { continue; }
    // Gets sheets data.
    let values = sheets[s].getDataRange().getValues();
    // Gets the first row of the sheet which is the header row.
    let headerRowValues = values[0];
    // Finds the columns with the heading names 'Owner Name' and 'Status' and gets the index value of each.
    // Using 'indexOf()' to get the position of each column prevents the script from breaking if the columns change positions in a sheet.
    let columnOwner = headerRowValues.indexOf("Owner Name");
    let columnStatus = headerRowValues.indexOf("Status");
    // Removes header row.
    values.splice(0,1);
    // Gets the 'Owner Name' column value by retrieving the first data row in the array.
    let owner = values[0][columnOwner];
    // Counts the total number of tasks.
    let taskCnt = values.length;
    // Counts the number of tasks that have the 'Complete' status.
    // If the options you want to count in your spreadsheet differ, update the strings below to match the text of each option.
    // To add more options, copy the line below and update the string to the new text.
    let completeCnt = filterByPosition(values,'Complete', columnStatus).length;
    // Counts the number of tasks that have the 'In-Progress' status.
    let inProgressCnt = filterByPosition(values,'In-Progress', columnStatus).length;
    // Counts the number of tasks that have the 'Scheduled' status.
    let scheduledCnt = filterByPosition(values,'Scheduled', columnStatus).length;
    // Counts the number of tasks that have the 'Overdue' status.
    let overdueCnt = filterByPosition(values,'Overdue', columnStatus).length;
    // Builds the output array.
    outputArr.push([owner,taskCnt,completeCnt,inProgressCnt,scheduledCnt,overdueCnt,sheetNm]);
  }
  // Writes the output array.
  return outputArr;
}

/**
 * Below is a helper function that filters a 2-dimenstional array.
 */
function filterByPosition(array, find, position) {
  return array.filter(innerArray => innerArray[position] === find);
}

Reguły przekształcania

Możesz dowolnie edytować funkcję niestandardową, aby dostosować ją do swoich potrzeb. Poniżej znajdziesz opcjonalny dodatek, który umożliwia ręczne odświeżanie wyników funkcji niestandardowych.

Odświeżanie wyników z pamięci podręcznej

W przeciwieństwie do funkcji wbudowanych Google buforuje funkcje niestandardowe, aby optymalizować wydajność. Oznacza to, że jeśli zmienisz coś w funkcji niestandardowej, np. obliczaną wartość, może to nie spowodować natychmiastowej aktualizacji. Aby ręcznie odświeżyć wynik funkcji, wykonaj te czynności:

  1. Dodaj pole wyboru do pustej komórki, klikając Wstaw > Pole wyboru.
  2. Dodaj komórkę zawierającą pole wyboru jako parametr funkcji niestandardowej, np. getSheetsData(B11).
  3. Zaznacz lub odznacz pole wyboru, aby odświeżyć wyniki funkcji niestandardowej.

Współtwórcy

Ten przykład jest obsługiwany przez Google przy pomocy ekspertów Google ds. programowania.

Dalsze kroki