Tanggung jawab administrator dan mentor organisasi

Fase saat ini:
Program Dokumen Musim 2019 selesai pada 6 Maret 2020. Lihat linimasa.

Administrator organisasi yang berpartisipasi dalam Season of Docs memiliki tanggung jawab tertentu terhadap mentor dalam organisasi open source mereka, terhadap peserta penulis teknis, dan terhadap Google.

Mentor open source yang berpartisipasi dalam Season of Docs juga memiliki tanggung jawab terhadap organisasi open source mereka, peserta penulis teknis, dan administrator program Google.

Dokumen ini menjelaskan tanggung jawab yang berlaku di semua organisasi open source yang berpartisipasi. Individu organisasi mungkin memiliki peran dan tanggung jawab tambahan. Hubungi tim administratif organisasi Anda untuk mendapatkan informasi selengkapnya.

Tanggung jawab administrator organisasi

Berikut ini adalah tanggung jawab administrator dalam organisasi open source.

Tanggung jawab Anda terhadap Google

  • Menentukan partisipasi organisasi, kriteria pemilihan organisasi, dan prosedur operasi khusus organisasi
  • Kirim permohonan organisasi dan jadilah perwakilan organisasi
  • Berperan sebagai penghubung komunikasi dengan Google
    • Tanggapi pertanyaan apa pun dari Google dalam waktu 36 jam
    • Melaporkan pelanggaran Perjanjian Peserta (misalnya, pelecehan, plagiarisme, penipuan)
    • Melaporkan pengunduran diri seorang penulis teknis
  • Memastikan semua batas waktu terpenuhi (misalnya, evaluasi mentor, invoice organisasi)
  • Pilih dan undang mentor yang tepercaya, kompeten, dan berkualifikasi
  • Memberikan dan memelihara daftar yang memadai tentang proyek dan ide tugas
  • Mengawasi aktivitas semua mentor dan penulis teknis, serta memastikan tanggung jawab terpenuhi

Tanggung jawab Anda terhadap mentor Anda

  • Tentukan partisipasi organisasi, persyaratan mentor, proses kegagalan, dan prosedur
  • Mengomunikasikan harapan mentor sebelum program dimulai
  • Menyampaikan pilihan penulis teknis, partisipasi berkelanjutan, dan kebijakan penutupan
    • Memberikan kriteria pemilihan untuk alokasi slot Musim Dokumen
    • Menjelaskan cara menangani pelanggaran dan kegagalan Perjanjian Peserta
  • Evaluasi interaksi mentor dengan penulis teknis secara berkelanjutan
    • Mengenali konflik kepentingan, masalah interpersonal, dan mengganti mentor jika perlu
  • Beri tahu mentor ketika ada tugas atau ide proyek lain yang dibutuhkan
  • Menjaga komunikasi rutin dengan mentor sebelum dan selama program berlangsung
  • Pastikan cakupan bimbingan yang memadai dan sesuai, terutama menjelang hari libur

Tanggung jawab Anda terhadap penulis teknis

  • Beri tahu penulis teknis cara, waktu, dan alasan untuk menghubungi administrator organisasi
  • Memastikan penulis teknis diperkenalkan dan terintegrasi dengan tepat
  • Mengomunikasikan persyaratan spesifik per organisasi (misalnya, waktu, coding, komunikasi, pemberian lisensi)
  • Mengomunikasikan ekspektasi spesifik per organisasi (misalnya, perilaku, praktik terbaik, visibilitas)
  • Mengomunikasikan batas waktu, kriteria penerimaan, dan kebijakan kegagalan/penutupan
  • Pantau komunikasi dan pastikan perilaku yang tidak pantas ditangani
  • Memastikan penulis teknis yang berisiko mengalami kegagalan atau penutupan diberi tahu di awal

Tanggung jawab mentor

Ini adalah tanggung jawab mentor dalam organisasi open source.

Tanggung jawab terhadap organisasi open source Anda

  • Mengomunikasikan ekspektasi ketersediaan dan interaksi
  • Beri tahu kapan kapasitas bimbingan akan dikurangi, sedini mungkin (misalnya, keluarga, kesehatan, liburan)
  • Beri tahu jika ada masalah dengan penulis teknis, termasuk:
    • Kurangnya komunikasi, aktivitas, visibilitas, atau progres
    • Pelanggaran Perjanjian Peserta (misalnya, plagiarisme, pelecehan, penipuan)
    • Tidak cocok untuk proyek, atau mundur
  • Mengevaluasi partisipasi penulis teknis secara formal.
    • Berkomunikasi dengan administrator organisasi dan penulis teknis sebelum menandai proyek sebagai gagal

Tanggung jawab terhadap penulis teknis

Berikut adalah tanggung jawab Anda terhadap penulis teknis yang Anda bimbing:

  • Membantu dan/atau mengajari penulis teknis cara
    • jadilah bagian dari komunitas Anda
    • berkomunikasi lebih efektif dan di tempat terbuka
    • bekerja dengan saluran komunikasi pilihan organisasi Anda (IRC, Slack, dll.)
    • menggunakan sistem kontrol versi organisasi Anda
    • mengajukan pertanyaan yang bagus dan mendapatkan jawaban atas pertanyaan mereka
    • memberikan argumen teknis yang meyakinkan dan diskusi yang konstruktif
    • termotivasi dan produktif secara mandiri
    • memecahkan masalah teknis yang sulit
  • Melacak kemajuan mereka, selalu memberi tahu penulis teknis tentang status mereka
  • Berkomunikasi secara rutin:
    • Melakukan komunikasi rutin setidaknya dua kali seminggu
    • Jawab pertanyaan dalam waktu 24 jam (terkadang di bawah 36 jam tidak masalah)
  • Berikan umpan balik yang konstruktif, bersabarlah, dan hargailah
  • Menetapkan tujuan kerja yang realistis dan ekspektasi {i>timeline<i}
  • Evaluasi ulang ruang lingkup dengan penulis teknis jika jauh di depan atau di belakang ekspektasi
  • Bekerja sama dengan developer dan komunitas untuk memfasilitasi penerimaan pekerjaan penulis teknis