Subventions pour les organisations

Attention :Cette documentation est destinée au programme Season of Docs 2021. Documentation actuelle du programme.

Phase actuelle:
Le programme Season of Docs 2021 s'est terminé le 14 décembre 2021. Voir la chronologie.

Google utilise Open Collective pour rémunérer les organisations Open Source participant à la Google Season of Docs.

Suivez les instructions ci-dessous pour créer un compte Open Collective et gérer vos paiements.

Que comprend le paiement à votre organisation ?

• Chaque projet recevra entre 5 000 et 15 000 $. Le montant que votre organisation recevra dépendra des besoins de votre projet de documentation. Vous serez informé du montant que votre projet recevra une fois qu'il aura été accepté dans la Google Season of Docs.
• Les organisations recevront 40% de la subvention après avoir embauché un rédacteur technique. Les organisations recevront des invitations à envoyer leur première dépense à partir du 10 juin 2021.
• Les organisations recevront les 60% restants de la subvention une fois le programme Google Season of Docs terminé. Les organisations recevront des invitations à envoyer leurs dépenses finales à partir du 14 décembre 2021.

Créer un compte Open Collective

Vous pouvez vous inscrire à un compte Open Collective avec différents types de profils, en fonction de la façon dont vous souhaitez utiliser la plate-forme. Pour en savoir plus sur les types de profils, consultez les informations ci-dessous:

• Particulier: si le paiement vous est destiné personnellement et que vous avez l'intention de retirer le montant de la subvention et de ne pas utiliser Open Collective pour gérer et dépenser les fonds.
• Organisation:si le paiement est destiné à une organisation que vous représentez, comme une entreprise, et que vous avez l'intention de retirer le montant de la subvention et de ne pas utiliser Open Collective pour gérer et dépenser les fonds.
• Collective:Open Collective permet de gérer les subventions et de traiter les demandes de dépenses des rédacteurs techniques, en automatisant les paiements et la facturation. Vous pouvez créer un collectif et faire verser le montant de votre subvention dans son budget.
  • Si vous disposez d'un compte bancaire (personnel ou professionnel) pour recevoir les fonds de la subvention, vous pouvez l'associer à votre collectif. Les fonds de la subvention seront versés sur ce compte bancaire et vous pourrez en régler les dépenses.
  • Si vous ne disposez pas d'un compte bancaire pour votre projet, vous pouvez vous inscrire à Open Source Collective pour qu'il soit votre hôte fiscal. Cela signifie qu'il conservera les fonds en votre nom lorsque vous les verserez. Aucuns frais d'Open Source Collective ne s'appliqueront au paiement de votre subvention.
  • Si vous êtes une organisation qui héberge plusieurs projets de la Saison des documents, vous pouvez créer un hôte fiscal avec plusieurs collectifs pour suivre plusieurs budgets de subventions.

Vous devez vous inscrire à un compte Open Collective avant le 12 mai 2021 à 18h00 UTC. Veuillez lire les instructions ci-dessous pour créer votre compte Open Collective:

• Si vous êtes déjà un utilisateur d'Open Collective et que vous souhaitez utiliser votre profil existant (individu, organisation ou collectif) pour recevoir un paiement, veuillez passer à la section Recevoir votre paiement afin de remplir le formulaire d'informations de paiement de l'organisation.
• Si vous n'êtes pas encore inscrit :
  • Particulier: créez votre profil ici.
  • Organisation: cliquez ici, puis sélectionnez "CRÉER UN PROFIL D'ORGANISATION".
  • Si vous disposez déjà d'un profil Open Collective personnel, mais que vous devez créer un compte d'organisation pour recevoir ce paiement, accédez au menu utilisateur en haut à droite, puis cliquez sur le signe "+" à côté de Mes organisations pour créer un profil d'organisation. Votre nouvelle organisation devrait maintenant s'afficher dans le menu déroulant des bénéficiaires.
  • Collectif: créez un collectif ici. Si vous conserverez les fonds du collectif sur votre propre compte bancaire, sélectionnez "POUR TOUTE COMMUNAUTÉ". Si vous souhaitez rejoindre Open Source Collective en tant qu'hôte fiscal pour conserver les fonds de votre projet, sélectionnez OPEN SOURCE.

Réclamer votre paiement

1. Une fois votre profil Open Collective créé, vous devez envoyer le formulaire d'informations de paiement de l'organisation disponible en lien ci-dessous d'ici le 12 mai 2021 à 18h00 UTC. Le formulaire vous demandera de saisir votre nom d'utilisateur exact dans votre profil Open Collective. Nous allons transférer des fonds sur ce profil. Veuillez donc vérifier que vous avez bien indiqué le bon nom d'utilisateur. Si vous omettez une partie du nom d'utilisateur, le paiement ne sera pas émis pour votre organisation.

   Que votre profil soit individuel, organisationnel ou collectif, son nom d'utilisateur est la chaîne de texte qui suit opencollective.com/ dans l'URL. Par exemple, l'URL du profil de la saison des documents est https://opencollective.com/season-of-docs-2021. Son nom d'utilisateur est donc season-of-docs-2021.

   Phase des informations de paiement de l'organisation terminée. Si vous devez modifier les informations de paiement de votre organisation, veuillez contacter les administrateurs de la saison des documents.

2. Recrutez un rédacteur technique et remplissez le formulaire de preuve de recrutement d'un rédacteur technique en cliquant sur le lien ci-dessous d'ici le 17 mai 2021 à 18h UTC.

   Phase de recrutement d'un rédacteur technique terminée.

   Remarque : Les organisations qui n'ont pas embauché de rédacteur technique et n'ont pas envoyé le formulaire de preuve d'embauche d'un rédacteur technique avant le 17 mai 2021 à 18h UTC ne recevront pas de fonds lors du premier versement.

3. Une fois que vous avez suivi les étapes 1 et 2 ci-dessus, l'adresse e-mail associée à votre profil Open Collective reçoit deux e-mails/notifications d'Open Collective:

   • Le premier e-mail sera envoyé une fois qu'un rédacteur technique aura été embauché, à partir du 10 juin 2021. Vous devez envoyer vos dépenses pour cet e-mail d'ici le 24 juin 2021.
   • Le deuxième e-mail sera envoyé une fois le programme terminé, à partir du 14 décembre 2021. Vous devez envoyer vos dépenses pour cet e-mail d'ici le 21 décembre 2021.
   • Les e-mails d'Open Collective indiquent ce qui suit : "Season of Docs vous demande de soumettre une dépense". Cliquez sur le bouton de l'e-mail, renseignez vos informations et envoyez la dépense. Pour obtenir des instructions détaillées, consultez la procédure ci-dessous.

4. Une fois que vous avez reçu l'e-mail vous invitant à envoyer vos dépenses, cliquez sur le grand bouton bleu "OK, allons-y !", puis sélectionnez "FACTURE".

5. Vous devez ensuite saisir les informations du bénéficiaire. Connectez-vous et sélectionnez votre profil existant.

   Remarque: Votre organisation doit déjà disposer d'un profil Open Collective. Si vous n'avez pas encore de profil, veuillez en créer un en suivant les instructions ci-dessus et nous en informer à l'adresse [e-mail] une fois que vous l'aurez créé.

6. Sélectionnez votre mode de paiement : PAYPAL ou TRANSFERT BANCAIRE. Si vous êtes déjà un utilisateur Open Collective et que vous avez enregistré un mode de paiement, vous pouvez le sélectionner ici. Si ce n'est pas le cas, cliquez sur "NOUVEAU COMPTE BANCAIRE" ou "NOUVEAU COMPTE PAYPAL", puis renseignez les informations demandées.

   Remarque: Si vous utilisez Global Payoneer, générez les informations de virement bancaire aux États-Unis à partir de Payoneer, puis utilisez ces informations pour créer un mode de paiement "VIREMENT BANCAIRE".

7. Cliquez sur SUIVANT, vérifiez que toutes les informations sont correctes, puis cliquez sur ENVOYER.

8. Les administrateurs de la Google Season of Docs examineront vos dépenses et peuvent vous demander des informations supplémentaires ou des modifications. Une fois la dépense approuvée par les administrateurs de la Google Season of Docs, Open Source Collective procédera au paiement.

Payer des rédacteurs techniques et des bénévoles

Nous encourageons vivement les organisations à rémunérer les rédacteurs techniques et les bénévoles via Open Collective. Toutefois, si vous préférez payer les rédacteurs techniques via une autre plate-forme/méthode, cela est également acceptable.

Si vous avez configuré un collectif et que votre subvention y a été versée (voir "Créer un compte collectif ouvert" ci-dessus), les rédacteurs techniques peuvent envoyer une demande de paiement en accédant à la page de votre collectif et en cliquant sur ENVOYER DES DÉPENSES.

Questions fréquentes

Comment puis-je contacter l'assistance Open Collective ?

Si vous avez des questions concernant votre dépense, ajoutez un commentaire. L'assistance Open Collective vous répondra en commentaire.

Si votre problème vous empêche de commenter vos dépenses ou si vous avez des questions sur la configuration de votre compte, vous pouvez contacter l'équipe d'assistance à l'adresse [e-mail]. Veillez à inclure le lien vers votre dépense, le cas échéant, et à mentionner Season of Docs dans votre demande, ainsi que le plus de détails possible sur le problème que vous rencontrez.

Si vous avez besoin d'aide pour configurer votre propre collectif ou votre propre organisme fiscal afin de recevoir et de gérer votre subvention, l'assistance Open Collective se fera un plaisir de vous aider. Vous pouvez également consulter la documentation Open Collective pour obtenir des informations générales sur le fonctionnement de la plate-forme.

Comment les droits sont-ils payés ?

Vous recevrez un e-mail d'Open Collective indiquant "Season of Docs vous demande de soumettre une dépense". Cliquez sur le bouton de l'e-mail, saisissez vos informations et envoyez la dépense. Pour obtenir des instructions détaillées, consultez les étapes ci-dessus.

Quand suis-je payé ?

Une fois approuvées par les administrateurs de la Google Season of Docs, les dépenses sont traitées deux fois par semaine, généralement sous quelques jours. Vous recevrez une notification d'Open Collective lorsque votre dépense sera approuvée, puis une autre lorsqu'elle aura été payée. En cas de problème empêchant le paiement, Open Collective ajoutera un commentaire à votre dépense, ce qui déclenchera également une notification par e-mail.

Par quel moyen puis-je être payé ?

Open Collective peut traiter les paiements sortants vers des adresses PayPal et des comptes bancaires dans les pays desservis par Transferwise.

Si vous ne pouvez pas utiliser PayPal ou un compte bancaire via Transferwise, contactez Open Collective en envoyant un e-mail à l'adresse [e-mail]. Ils vous indiqueront les autres options disponibles, mais nous ne pouvons pas vous garantir qu'elles seront disponibles.

Mes informations seront-elles privées ?

Le montant de la dépense, le titre et le nom de votre profil s'affichent sur la page publique de la Google Season of Docs, mais les fichiers joints, les détails de paiement, votre adresse e-mail et d'autres informations privées ne sont visibles que par les administrateurs.

Comment modifier ou mettre à jour les informations de paiement ?

Vous définissez les informations de paiement, telles que votre compte bancaire ou votre adresse PayPal, lorsque vous envoyez vos dépenses (voir l'étape 6 ci-dessus). Si vous devez modifier ces informations ou ajouter un autre mode de paiement, vous pouvez modifier votre dépense et cliquer sur "Nouveau compte bancaire" ou "Nouveau compte PayPal" à ce stade de la procédure. Pour supprimer un mode de paiement précédemment ajouté, cliquez sur le X rouge à côté de celui-ci.

Puis-je modifier mes dépenses après les avoir envoyées ?

Oui. Si vous devez modifier quelque chose, cliquez sur l'icône de modification, apportez les modifications nécessaires, puis enregistrez et renvoyez votre dépense. Il devra être approuvé à nouveau par les administrateurs de la Google Season of Docs avant le paiement.

Dois-je remplir un formulaire fiscal ?

Si vos dépenses dépassent 600 $, vous devrez remplir un formulaire fiscal. Open Collective dispose d'un système automatisé à cet effet. Si vous devez envoyer un formulaire, une notification s'affichera lorsque vous enverrez vos dépenses. Vous recevrez ensuite un e-mail via HelloWorks vous demandant de remplir un formulaire fiscal. Cliquez sur les liens et suivez les instructions.

Nous ne sommes pas en mesure de vous fournir des conseils fiscaux. Si vous n'êtes pas sûr des réponses à certaines des questions du formulaire fiscal, veuillez consulter un comptable local dans votre pays.

Je suis une personne physique qui réclame de l'argent au nom de mon organisation. Puis-je quand même être payé par Open Collective ?

Oui, vous pouvez être payé via Open Collective. Suivez les instructions de la section Créer un compte collectif ouvert ci-dessus pour créer un profil d'organisation ou de collectif.

Que faire si je ne dispose pas d'un compte bancaire pour mon projet ?

Si votre projet ne dispose pas d'une entité ou d'un compte bancaire configuré pour recevoir et distribuer des fonds, comme la subvention de la saison des documents, vous pouvez envisager de vous inscrire auprès d'un sponsor fiscal qui peut détenir et gérer les fonds pour vous. Vous pouvez par exemple faire appel à Software Freedom Conservancy, Open Source Collective ou à une organisation similaire qui peut fournir une infrastructure pour les projets FLOSS et vous aider à gérer le processus de paiement.