המדריך הזה נועד לעזור לארגונים להבין אילו בעיות עשויות להיפתר באמצעות תיעוד טוב יותר, וכיצד לבחור מדדים מתאימים לפרויקטים של תיעוד.
השלב הנוכחי:
תוכנית 'עונת 2021' של Docs הסתיימה ב-14 בדצמבר 2021. אפשר לראות
את ציר הזמן.
תיאור הבעיה
לפני שתתחילו לבחור מדד, ודאו שאתם מבינים היטב את הבעיה שאתם מנסים לפתור. התשובה צריכה להיות ספציפית ככל האפשר.
- "המיזוג של בקשות משיכת בקשות למסמכי ההצטרפות שלנו נמשך יותר מדי זמן. השותפים מוותרים והולכים".
- "אנחנו רואים יותר מדי בעיות שנפתחו כדי שנוכל לעזור לך להבין קודי שגיאה."
- "צינור עיבוד הנתונים של CI/CD לא יציב. יותר מדי בדיקות נכשלות מסיבות לא ברורות".
- "אנשים נראים זועפים בפגישות השבועיות שלנו".
גיבוש השערה
חפשו סיבה ותוצאה. מה עשוי להיות הגורם לבעיה שציינת? חשוב לזכור שלבעיות עשויות להיות סיבות רבות או חופפות.
- "תהליך המיזוג של בקשות משיכה למסמכי קליטה נמשך כל כך הרבה זמן כי אין לנו הנחיות ברורות לגבי הסגנון. כותבי הביקורות נמנעים מקריאת יחסי הציבור כי הם לא יודעים מה לעשות, או שהם פונים לצוות השותפים לגבי הפורמט".
- "המשתמשים צריכים לפתוח בעיות כי הם לא מוצאים במסמכי התיעוד מידע על קודי שגיאה".
- "בדיקות ה-CI/CD שלנו נכשלות כי נתקלנו במגבלות של תוכניות ובזמן קצוב לתפוגה של הספק שלנו."
- "בפגישות השבועיות שלנו יש הרבה פנים זועפות כי הפגישות הן בשעה 5:30 באזור הזמן שלהם".
הצעת פתרון
האם אפשר לפתור את הבעיה באמצעות תיעוד חדש או טוב יותר?
- "אם היה לנו מדריך סגנון, היוצרים היו יכולים לבדוק אותו לפני ששלחו את יחסי הציבור שלהם. הבודקים יידעו מה לבדוק. הבודקים והתורמים לא יצטרכו להתווכח לגבי הפורמט, הטון והסגנון".
- "אם היה לנו תיעוד עם קוד שגיאה, המשתמשים היו יכולים למצוא את התשובות שלהם במקום לפתוח בעיות".
- "הממ... לא נראה שתיעוד טוב יותר יפתור את בעיית ה-CI/CD שלנו."
- "אנחנו יכולים להתחיל כל פגישה בבדיחה? יצירת אוסף של בדיחות עכשיו תעזור לנו להתחיל את הפגישות שלנו עם חיוך".
ספציפית
איך יודעים מה הבעיה?
- "מה באמת המשמעות של 'נדרש יותר מדי זמן כדי למזג PR'? חודשיים? שבועיים? כמה זמן ימתינו השותפים לבדיקה לפני שיוותרו?"
- "כמה בעיות הקשורות לקוד שגיאה הן 'יותר מדי בעיות'?"
- "המממ ... כמה זועף זה 'מכוער מדי'?"
בדיקת יכולת המדידה
איך בודקים את המדד שהצעתם? האם ניתן למדוד אותו בקלות ובדיוק? האם המדידה תלויה באדם שמבצע את המדידה?
- "אנחנו יכולים למדוד בקלות כמה זמן הייתה בקשת משיכה, וכמה זמן התבצעה בקשה לבדיקה. אנחנו לא יכולים למדוד בדיוק מתי תורם תוכן מוותר".
- "אנחנו יכולים לספור כמה בעיות מתויגות באמצעות 'קוד שגיאה' או לחפש בתוך הבעיות את הטקסט של קוד השגיאה".
- "אנחנו לא יכולים באמת למדוד את הזוועות של אנשים בצורה טקטית או מדויקת".
הוספת מדד משני
האם יש מדדים אחרים שיעזרו לכם להבין אם בעזרת המסמכים תוכלו לפתור את הבעיה? האם מדד היעד זהה בכל המקרים?
- "תהליך הבדיקה של יח"צ ארוך יותר נמשך זמן רב יותר. אנחנו צריכים לקבוע ערכי סף שונים לגדלים שונים של יחסי ציבור. אנחנו רוצים למדוד את הזמן הדרוש למיזוג של אנשי יחסי ציבור קטנים, בינוניים, גדולים וענקיים".
- "אפשר לבדוק כמה ביקורים מקבלים תיעוד קוד השגיאות שלנו, ולראות אם יש התאמה למספר קטן יותר של בעיות שנפתחו".
בחירת תקופת זמן
- "אנחנו חושבים ששבועיים הם זמן סביר למיזוג יח"צ קטנים עד בינוניים, וצריך למזג את כל יח"צ בתוך חודש. אז נמדוד כל שבועיים".
- "לא הגיוני לעדכן מדי יום את מספר הבעיות שקשורות לקוד שגיאה כי הזמן האופייני שלנו לסגירת בעיה הוא שבוע. אנחנו נמדוד את התוצאות מדי שבוע".
הגדרת יעדים
איזה שינוי צריך לראות במדד שבחרת כדי לקבוע שהפרויקט הצליח? מומלץ להגדיר יעדים כמותיים למדדים שבחרתם.
- "אם נשיג את היעד של סגירת כל מחלקת יחסי ציבור חדשה תוך פחות מחודש, זה היה הצלחה. אם הזמן הממוצע שלנו לסגירת אנשי הקשר הגדולים ירד בשבועיים, זה נחשב להצלחה אדירה".
- "במצב אידיאלי, לא נראה בעיות חדשות הקשורות לשגיאות. אבל אנחנו מחשיבים את הפרויקט שלנו כמוצלח אם היינו רואים ירידה של 50% במספר הבעיות שנפתחו בנוגע לשגיאות".
מידע קשור
- לקבלת עזרה במשימות שקשורות לדוחות, כדאי לקרוא את המדריך לאדמינים בארגון.