Panduan administrator organisasi

Fase saat ini:
Hasil diumumkan. Lihat linimasa.

Panduan ini ditujukan untuk administrator organisasi yang mendaftar atau berpartisipasi dalam program Google Season of Docs.

Apakah organisasi Anda harus berpartisipasi dalam program Google Season of Docs?

Gunakan pertanyaan ini untuk membantu Anda memahami apakah project atau organisasi open source Anda harus berpartisipasi dalam Google Season of Docs.

Apakah organisasi atau project Anda:

  • Percaya bahwa dokumentasi baru atau yang diperbarui akan membantu mencapai sasaran atau memecahkan masalah dalam project atau komunitas Anda?
  • Memiliki pemahaman awal atau hipotesis tentang cara mengukur keberhasilan project dokumentasi Anda?
  • Apakah ada anggota komunitas yang bersedia membantu merekrut, mengevaluasi, dan melakukan orientasi penulis teknis, serta yang akan tersedia untuk menjawab pertanyaan dan memberikan dukungan lainnya selama project (6-8 bulan, termasuk periode pengajuan permohonan)?
  • Apakah ada anggota komunitas yang bersedia menjadi administrator organisasi dan mengoordinasikan pembuatan aplikasi, merespons pertanyaan dari administrator program, serta mengirimkan evaluasi bulanan dan evaluasi akhir serta studi kasus? Administrator organisasi juga harus bersedia menjawab survei lanjutan setelah program Google Season of Docs selesai.

Organisasi Anda juga harus memenuhi persyaratan kelayakan program, termasuk dapat membuat akun Open Collective.

Proses permohonan organisasi

Fase eksplorasi

Meskipun pendaftaran Google Season of Docs dibuka pada 15 Februari 2023, sebaiknya organisasi meluangkan waktu untuk menyelesaikan langkah-langkah dalam fase Eksplorasi sebelum mengirimkan permohonannya.

  • Buat halaman proposal project. Halaman proposal menyertakan daftar kebutuhan, tujuan, atau masalah utama, kemungkinan solusi dokumentasi, dan kemungkinan metrik. Halaman ini harus bersifat publik, dan memungkinkan kontribusi serta diskusi komunitas. Sertakan informasi untuk penulis teknis yang ingin berpartisipasi—di mana mereka harus mengajukan pertanyaan, menyatakan minat, atau mempelajari project Anda lebih lanjut? Sebaiknya tambahkan alamat email untuk menghubungi organisasi open source Anda terkait Google Season of Docs. Namun, sebaiknya jangan gunakan alamat email pribadi sebagai alamat email untuk menghubungi organisasi open source Anda. (Lihat daftar ide project untuk mengetahui contohnya.)
  • Publikasikan halaman proposal Anda di saluran komunitas dan tambahkan organisasi Anda ke daftar organisasi yang berminat di repositori GitHub Google Season of Docs. Anda juga dapat membagikan link di channel #season-of-docs di Write The Docs Slack. Halaman promosi dan pers menyertakan logo dan konten lainnya yang dapat Anda gunakan saat membahas Google Season of Docs.
  • Untuk setiap ide dokumentasi, pertimbangkan pengalaman dan kualifikasi yang diperlukan penulis teknis agar dapat bekerja sama dengan komunitas dan organisasi Anda dengan baik. Keterampilan apa yang dapat dikembangkan oleh komunitas Anda untuk membantu penulis teknis (misalnya, menggunakan GitHub atau toolchain dokumen Anda)? (Lihat panduan untuk bekerja sama dengan penulis teknis.
  • Minta sukarelawan untuk membantu menjawab pertanyaan dari penulis teknis yang tertarik.
  • Mulailah meninjau pernyataan minat yang dikirimkan dari penulis teknis yang tertarik untuk mengerjakan project Anda.

Fase aplikasi

  • Pilih ide yang paling menjanjikan dari halaman proposal Anda. Setiap organisasi hanya boleh mengirimkan satu proposal. Beberapa hal yang perlu dipertimbangkan:
    • Ide mana yang paling banyak menarik minat penulis teknis?
    • Ide mana yang akan membantu menyelesaikan masalah terbesar project Anda? Sebaiknya pilih ide yang lebih berisiko yang akan memiliki dampak lebih besar daripada ide untuk project dokumentasi yang lebih mungkin diselesaikan, tetapi tidak akan membuat perbedaan yang signifikan pada project Anda.
    • Apakah ide tersebut memerlukan partisipasi dari anggota komunitas Anda tertentu? Apakah mereka memiliki waktu untuk berpartisipasi?

  • Buat proposal Anda, menggunakan template proposal. Pastikan Anda memahami dan menyertakan:

    • Masalah yang ingin Anda tangani
    • Cakupan dokumentasi yang ingin Anda tingkatkan atau buat
    • Cara Anda akan mengukur kesuksesan dokumentasi

    Proposal Anda juga harus menyertakan anggaran. Proposal yang tidak lengkap tidak akan dipertimbangkan.

  • Kirimkan Formulir Permohonan paling lambat batas waktu permohonan 24 Maret 2023 pukul 18.00 UTC. Proposal yang diterima akan diumumkan pada 31 Maret 2023.

Pengembangan dan pelaporan project

Pembukaan project

  • Jika organisasi Anda telah memilih penulis teknis untuk project Anda, lakukan rapat awal dengan penulis teknis Anda. Anda harus berkolaborasi dengan penulis teknis untuk membuat jadwal pekerjaan dan pemeriksaan rutin.
  • Jika Anda menerima beberapa pernyataan minat dari penulis teknis yang berminat, buat pengumuman publik tentang pilihan penulis teknis Anda atau beri tahu pelamar tentang keputusan Anda.

Memberikan pembayaran

  • Google Season of Docs akan menyetorkan 40% dana hibah di akun Open Collective setiap organisasi setelah mereka mempekerjakan penulis teknis, mulai 7 Juni 2023. Sebaiknya organisasi membuat jadwal pembayaran dengan penulis teknis berdasarkan tonggak pencapaian project, termasuk pembayaran saat project dimulai.
  • Sisa 60% akan disetorkan ke akun Open Collective organisasi yang menyelesaikan dan mengirimkan evaluasi akhir dan studi kasus mereka, mulai 5 Desember 2023. Perhatikan bahwa semua project yang berhasil, terlepas dari linimasa penyelesaian project (misalnya, project 3 bulan vs. 6 bulan), akan mulai menerima pembayaran akhir pada 5 Desember 2023
  • Lihat panduan pembayaran untuk mengetahui informasi selengkapnya tentang cara membuat akun Open Collective.

Pelaporan status project

  • Administrator organisasi harus mengisi laporan status bulanan dalam waktu seminggu setelah menerima link ke formulir laporan status (link akan dikirim melalui email, jadi periksa folder spam Anda).

Studi kasus dan evaluasi akhir project

Organisasi harus menyelesaikan dan mengirimkan evaluasi akhir project serta studi kasus sebelum 21 November 2023 pukul 18.00 UTC untuk menerima sisa dana hibah.

Evaluasi akhir

Formulir evaluasi akhir akan tersedia bagi administrator organisasi setidaknya satu bulan sebelum 21 November 2023 pukul 18.00 UTC.

Studi kasus

Studi kasus Google Season of Docs adalah hasil utama dari partisipasi organisasi Anda dalam Google Season of Docs. Menyimpan log mingguan tentang update project akan membantu Anda membuat studi kasus. Untuk setiap minggu, catat progres project (termasuk link ke permintaan pull, masalah, atau percakapan, jika berguna), hal-hal yang berjalan baik (atau tidak baik), hal-hal yang Anda pelajari, dan pertanyaan yang diajukan.

Baca membuat studi kasus untuk mengetahui informasi tambahan dan pastikan untuk mengikuti template studi kasus kami untuk membuat studi kasus Anda. Anda akan mengirimkan studi kasus sebagai link dalam formulir evaluasi akhir.

Studi kasus Anda akan dipublikasikan di situs Google Season of Docs, jadi perhatikan hal tersebut saat menyertakan informasi tentang project Anda.

Kami mewajibkan organisasi untuk berpartisipasi dalam minimal tiga survei lanjutan untuk membantu kami melacak keberhasilan project Google Season of Docs dari waktu ke waktu.

Formulir

Formulir Link Batas waktu
Aplikasi organisasi

Pendaftaran organisasi kini telah ditutup. Bergabunglah dengan milis pengumuman di season-of-docs-announce untuk terus mendapatkan info terbaru.

 24 Maret 2023 pukul 18.00 UTC
Informasi pembayaran organisasi

Fase informasi pembayaran organisasi selesai. Jika Anda perlu mengubah informasi pembayaran organisasi, hubungi administrator Season of Docs.

 3 Mei 2023 pukul 18.00 UTC
Bukti perekrutan penulis teknis

Fase perekrutan penulis teknis selesai.

 10 Mei 2023 pukul 18.00 UTC
Evaluasi bulanan

Fase evaluasi bulanan telah ditutup.

 Lihat linimasa
Studi kasus dan evaluasi project akhir

Formulir evaluasi program

 21 November 2023 pukul 18.00 UTC
Survei lanjutan

Formulir tersedia selama fase survei lanjutan (1 Mei 2025).

 Lihat linimasa