يهدف هذا الدليل إلى مساعدة المؤسسات في فهم أنواع المشكلات التي يمكن حلها من خلال توثيق أفضل، وكيفية اختيار المقاييس المناسبة لمشروعات التوثيق.
المرحلة الحالية:
تم الإعلان عن النتائج. اطّلِع على
المخطط الزمني.
توضيح المشكلة
قبل اختيار مقياس، تأكَّد من أنّ لديك فهمًا جيدًا للمشكلة التي تحاول حلّها. يُرجى توفير أكبر قدر ممكن من التفاصيل.
- "يستغرق دمج طلبات سحب مستندات الإعداد وقتًا طويلاً جدًا. يستسلم المساهمون ويغادرون".
- "لقد فتحنا عددًا كبيرًا جدًا من المشاكل للحصول على مساعدة في فهم رموز الأخطاء".
- "إنّ مسار CI/CD غير مستقر. تعذّر إكمال الكثير من الاختبارات لأسباب غير معروفة جيدًا
- "يبدو أنّ الموظفين ينزعجون في اجتماعاتنا الأسبوعية".
وضع فرضية
ابحث عن السبب والنتيجة. ما الذي قد يتسبب في المشكلة التي ذكرتها؟ يُرجى العِلم أنّ المشاكل قد يكون لها أسباب متعدّدة أو متداخلة.
- "يستغرق دمج طلبات سحب مستندات الإعداد وقتًا طويلاً، لأنّنا لا نملك إرشادات واضحة حول الأسلوب. وقد يلجأ المراجعون إلى مراجعة مسؤول العلاقات العامة لأنهم لا يعرفون ماذا يفعلون، أو يتبادلون المعلومات مع المساهمين بشأن التنسيق".
- "على المستخدمين فتح المشاكل لأنّه لا يمكنهم العثور على معلومات عن رموز الخطأ في المستندات".
- "تتعذّر اختبارات التطوير/النشر المتكاملَين بسبب قيود الخطة والمهلات التي يفرضها مقدّم الخدمة ".
- "يشعر الموظفون بالضيق في اجتماعاتنا الأسبوعية لأنّ الاجتماعات تبدأ عند الساعة 5:30 صباحًا في منطقتهم الزمنية".
اقتراح حلّ
هل هذه مشكلة يمكن حلّها من خلال مستندات جديدة أو أفضل؟
- "إذا كان لدينا دليل أسلوب، يمكن لمنسّقي المخالفات التحقق منه قبل تقديم عروض العلاقات العامة. سيعرف المراجعون ما الذي عليهم التحقّق منه. لن يحتاج المُراجعون والمُشارِكون إلى الجدال حول التنسيق والأسلوب واللغة".
- "إذا كانت لدينا مستندات حول رموز الأخطاء، يمكن للمستخدمين العثور على الإجابات هناك، بدلاً من فتح المشاكل".
- "لا يبدو أنّ توفُّر مستندات أفضل سيحلّ مشكلة التكامل المستمر/النشر المستمر".
- "يمكننا بدء كل اجتماع بمزحة من نوع "بابا حكّم". من خلال إنشاء مجموعة من النكات، يمكننا بدء اجتماعاتنا بابتسامة".
تقديم تفاصيل دقيقة
هل يمكنك تحديد المشكلة كميًا؟
- "ما المقصود بعبارة "يستغرق دمج الطلبات المقدَّمة لمراجعة الرمز البرمجي وقتًا طويلاً"؟ شهران؟ أسبوعان؟ ما المدة التي سينتظر المساهمون مراجعتها قبل أن يتراجعوا عنها؟"
- "كم عدد المشاكل المرتبطة برموز الخطأ التي تُعدّ "مشاكل كثيرة جدًا"؟
- "همممم ... كم هو غضب "غاضب جدًا"؟"
التحقّق من إمكانية القياس
كيف يمكنك التحقّق من المقياس المقترَح؟ هل يمكن قياسه بسهولة وبدقة؟ هل يعتمد القياس على الشخص الذي يجريه؟
- "يمكننا بسهولة قياس المدة التي ظل فيها طلب سحب الرمز مفتوحًا، ومدة الوقت التي انقضت منذ طلب إجراء مراجعة. لا يمكننا أن نقيس بدقة الوقت الذي يستسلم فيه أحد المساهمين".
- "يمكننا احتساب عدد المشاكل التي تم وضع علامة "رمز الخطأ" عليها أو البحث في المشاكل عن نص رمز الخطأ".
- "لا يمكننا قياس مدى انزعاج المستخدمين بطريقة لبقة أو دقيقة".
إضافة مقياس ثانوي
هل هناك مقاييس أخرى يمكن أن تساعدك في معرفة ما إذا كانت مستنداتك تحلّ مشكلتك؟ هل المقياس المستهدَف هو نفسه في كلّ حالة؟
- "تستغرق طلبات التغيير الطويلة وقتًا أطول للمراجعة، لذا يجب أن يكون لدينا حدود مختلفة لمختلف أحجام طلبات التغيير. نريد قياس وقت الدمج لمسؤولي العلاقات العامة الصغيرين والمتوسطة والكبيرة والكبيرة".
- "يمكننا التحقّق من عدد الزيارات التي تتلقّاها مستندات رموز الأخطاء ومحاولة معرفة ما إذا كان هذا العدد مرتبطًا بانخفاض عدد المشاكل التي تم فتحها".
اختيار فترة زمنية
- "نعتقد أن أسبوعين هو الوقت المعقول لدمج مسؤول العلاقات العامة الصغيرة إلى المتوسطة، ويجب دمج جميع العلاقات العامة في غضون شهر واحد. لذلك سنقيسها كل أسبوعَين".
- "لا داعي لتعديل عدد المشاكل المتعلّقة برموز الأخطاء يوميًا، لأنّ الوقت المعتاد لإغلاق مشكلة هو أسبوع واحد. وسنقيسه أسبوعيًا".
تحديد الأهداف
ما هو مقدار التغيير الذي يجب أن تلاحظه في المقياس المحدّد للقول بأنّ المشروع كان ناجحًا؟ ننصحك بتحديد أهداف كمية للمقاييس التي اخترتها.
- "إذا حقّقنا هدفنا المتمثل في إغلاق كل حملة علاقات عامة جديدة في أقل من شهر، سيكون ذلك نجاحًا. إذا انخفض متوسط الوقت اللازم لإغلاق طلبات الدعم الكبيرة بمقدار أسبوعَين، سيكون ذلك نجاحًا كبيرًا".
- "من المفترض ألا تظهر أي مشاكل جديدة متعلقة بالأخطاء. لكننا سنعتبر مشروعنا ناجحًا إذا رأينا انخفاضًا بنسبة 50٪ في المشكلات المتعلقة بالخطأ ".
معلومات ذات صلة
- يمكنك الاطّلاع على دليل مشرف المؤسسة للحصول على مساعدة بشأن المهام المتعلّقة بالتقارير.