יצירת הרשמה לסשנים של כנס

רמת הקוד: למתחילים
משך: 5 דקות
סוג הפרויקט: אוטומציה עם תפריט מותאם אישית וטריגר מבוסס-אירועים

מטרות

• להבין מה הפתרון עושה.
• הסבר על הפעולות של שירותי Apps Script בתוך הפתרון.
• מגדירים את הסקריפט.
• מריצים את הסקריפט.

מידע על הפתרון הזה

יצירת מערכת הרשמה לאירוע מקצה לקצה. אם יש לכם אירוע בקרוב, כמו כנס, תוכלו להגדיר יומן חדש לפגישות בכנס, ליצור טופס הרשמה ולשלוח למשתתפים אוטומטית הוראות הגעה מותאמות אישית באימייל.

איך זה עובד

הפתרון הזה משתמש בתפריט מותאם אישית ב-Google Sheets כדי להטמיע מערכת אוטומטית לרישום לאירועים. הסקריפט יוצר יומן עם אירועי הכנס שמפורטים בגיליון האלקטרוני ב-Sheets. לאחר מכן, הסקריפט יוצר טופס עם רשימת האירועים שהמשתתפים יכולים להירשם אליהם. אחרי שהמשתתפים ממלאים את הטופס, הסקריפט מוסיף אותם לאירועים ביומן ושולח להם מסלולי נסיעה באימייל.

שירותי Apps Script

הפתרון הזה משתמש בשירותים הבאים:

• שירות הגיליונות האלקטרוניים – מספק את פרטי האירוע לשירותים האחרים.
• שירות יומן – יצירת יומן חדש לאירוע, הוספת אירועים ליומן והוספת משתתפים לאירועים שהם נרשמים אליהם.
• שירות המאפיינים – מאחסן את המזהה של היומן שנוצר על ידי שירות יומן Google. כשמשתמש לוחץ על Set up conference (הגדרת כנס) בתפריט Conference (כנס) בהתאמה אישית, שירות הנכסים בודק אם מערכת ההרשמה לאירועים כבר מוגדרת. לשם כך, הוא בודק אם מאפיין מזהה היומן קיים. כך תוכלו למנוע יצירת כפילויות של טפסים ויומנים.
• שירות Forms – השירות יוצר טופס מהמידע בגיליון האלקטרוני, שמאפשר למשתתפים להירשם לסשנים.
• שירות סקריפט – יצירת טריגר שפועל כשמשתתף ממלא את הטופס.
• שירות מסמכים – מקבל את פרטי האירועים שהמשתתף נרשם אליהם ומוסיף רשימה של האירועים למסמך חדש. הסקריפט מעניק למשתתף הרשאת עריכה של המסמך.
• שירות דואר – שליחת מסמך מסלול האירוע באימייל למשתתף.

דרישות מוקדמות

כדי להשתמש בדוגמה הזו, צריך את הדרישות המוקדמות הבאות:

• חשבון Google (יכול להיות שחשבונות Google Workspace ידרשו אישור אדמין).
• דפדפן אינטרנט עם גישה לאינטרנט.

הגדרת הסקריפט

1. לוחצים על הלחצן הבא כדי ליצור עותק של גיליון האלקטרוני לדוגמה בנושא יצירת הרשמה לסשנים בכנס. הפרויקט ב-Apps Script של הפתרון הזה מצורף לגיליון האלקטרוני.
   יצירת עותק
2. לוחצים על שיחה > הגדרת שיחה. יכול להיות שתצטרכו לרענן את הדף כדי שהתפריט המותאם אישית יופיע.

3. כשמוצגת בקשה, מאשרים את הסקריפט. אם במסך ההסכמה ל-OAuth מוצגת האזהרה This app isn't verified, ממשיכים על ידי בחירה באפשרות Advanced > Go to {Project Name} (unsafe).

4. לוחצים על שיחה > הגדרת שיחה שוב.

מריצים את הסקריפט

1. לוחצים על כלים > ניהול הטופס > מעבר לטופס הפעיל.
2. ממלאים את הטופס ושולחים אותו.
3. נכנסים לאתר calendar.google.com.
4. מימין, מוודאים שהתיבה לצד יומן הכנס מסומנת.
5. עוברים לתאריכי האירועים שנרשמתם אליהם ומוודאים שהשם שלכם מופיע ברשימת המשתתפים.

(אופציונלי) איפוס הפתרון

אם רוצים לנסות שוב את הפתרון הזה או להתאים אותו לשימוש בפרטים של אירועים משלכם, צריך לאפס כמה פריטים שהוגדרו בפעם הראשונה שהרצתם את הסקריפט. כדי להציג את השלבים לאיפוס הפתרון, לוחצים על איפוס הפתרון בהמשך:

איפוס הפתרון

שלב 1: איפוס מאפייני הסקריפט השמורים

אם תנסו להריץ את הסקריפט יותר מפעם אחת, תופיע ההודעה Your conference is already set up. הטופס להרשמה נמצא ב-Google Drive! הסיבה לכך היא שכשמגדירים את יומן הכנס, מזהה היומן נשמר כנכס סקריפט. כשהסקריפט פועל, הוא בודק אם נכס מזהה היומן כבר קיים, ומפסיק לפעול אם הוא קיים.

כדי להסיר את נכס מזהה היומן הקיים:

1. בגיליון האלקטרוני, לוחצים על תוספים > Apps Script.
2. בעורך של Apps Script, בוחרים באפשרות resetProperties מהרשימה הנפתחת של הפונקציות ולוחצים על הפעלה.

שלב 2: מוחקים את יומן הכנס

בכל פעם שהסקריפט פועל, הוא יוצר יומן חדש. אם אתם לא רוצים לשמור את היומן המקורי שנוצר, עליכם לפעול לפי השלבים הבאים:

1. נכנסים לאתר calendar.google.com.
2. לצד 'יומן הכנס', לוחצים על סמל האפשרויות של יומן הכנס > הגדרות ושיתוף.
3. גוללים לתחתית ההגדרות ולוחצים על מחיקה.

שלב 3: מוחקים את הטריגר לשליחת הטופס

בכל פעם שמריצים את הסקריפט, הוא יוצר טריגר לשליחת טפסים. כדי למנוע יצירת טריגרים מרובים שגורמים להודעות אימייל כפולות, צריך להסיר את הטריגר המקורי. כך עושים זאת:

1. בגיליון האלקטרוני, לוחצים על תוספים > Apps Script.
2. בפרויקט של Apps Script, לוחצים על טריגרים בצד ימין.
3. לצד הטריגר, לוחצים על סמל האפשרויות הנוספות > מחיקת הטריגר.

שלב 4: ביטול הקישור לטופס ומחיקה שלו

בכל פעם שמריצים את הסקריפט, נוצר טופס חדש. כדי לבטל את הקישור של הטופס לגיליון האלקטרוני ולמחוק אותו:

1. בגיליון האלקטרוני, לוחצים לחיצה ימנית על הגיליון תשובות לטופס ואז לוחצים על ביטול הקישור לטופס > אישור.
2. לוחצים שוב לחיצה ימנית על הגיליון תשובות טופס ואז על מחיקה > אישור.
3. נכנסים לכתובת forms.google.com.
4. לוחצים לחיצה ימנית על טופס הכנסה ואז על הסרה > העברה לאשפה.

אחרי שמאפסים את הפתרון, אפשר להוסיף נתונים משלכם או להמשיך להשתמש בנתוני הדוגמה ולהריץ את הסקריפט שוב.

בדיקת הקוד

כדי לבדוק את הקוד של Apps Script לפתרון הזה, לוחצים על הצגת קוד המקור בהמשך:

הצגת קוד המקור

Code.gs

solutions/automations/event-session-signup/Code.js

הצגת הקוד ב-GitHub

// To learn how to use this script, refer to the documentation:
// https://developers.google.com/apps-script/samples/automations/event-session-signup

/*
Copyright 2022 Google LLC

Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
you may not use this file except in compliance with the License.
You may obtain a copy of the License at

    https://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
See the License for the specific language governing permissions and
limitations under the License.
*/

/**
 * Inserts a custom menu when the spreadsheet opens.
 */
function onOpen() {
  SpreadsheetApp.getUi().createMenu('Conference')
      .addItem('Set up conference', 'setUpConference_')
      .addToUi();
}

/**
 * Uses the conference data in the spreadsheet to create
 * Google Calendar events, a Google Form, and a trigger that allows the script
 * to react to form responses.
 */
function setUpConference_() {
  let scriptProperties = PropertiesService.getScriptProperties();
  if (scriptProperties.getProperty('calId')) {
    Browser.msgBox('Your conference is already set up. Look in Google Drive for your'
                   + ' sign-up form!');
                   return;
  }
  let ss = SpreadsheetApp.getActive();
  let sheet = ss.getSheetByName('Conference Setup');
  let range = sheet.getDataRange();
  let values = range.getValues();
  setUpCalendar_(values, range);
  setUpForm_(ss, values);
  ScriptApp.newTrigger('onFormSubmit').forSpreadsheet(ss).onFormSubmit()
      .create();
}

/**
 * Creates a Google Calendar with events for each conference session in the
 * spreadsheet, then writes the event IDs to the spreadsheet for future use.
 * @param {Array<string[]>} values Cell values for the spreadsheet range.
 * @param {Range} range A spreadsheet range that contains conference data.
 */
function setUpCalendar_(values, range) {
  let cal = CalendarApp.createCalendar('Conference Calendar');
  // Start at 1 to skip the header row.
  for (let i = 1; i < values.length; i++) {
    let session = values[i];
    let title = session[0];
    let start = joinDateAndTime_(session[1], session[2]);
    let end = joinDateAndTime_(session[1], session[3]);
    let options = {location: session[4], sendInvites: true};
    let event = cal.createEvent(title, start, end, options)
        .setGuestsCanSeeGuests(false);
    session[5] = event.getId();
  }
  range.setValues(values);

  // Stores the ID for the Calendar, which is needed to retrieve events by ID.
  let scriptProperties = PropertiesService.getScriptProperties();
  scriptProperties.setProperty('calId', cal.getId());
}

/**
 * Creates a single Date object from separate date and time cells.
 *
 * @param {Date} date A Date object from which to extract the date.
 * @param {Date} time A Date object from which to extract the time.
 * @return {Date} A Date object representing the combined date and time.
 */
function joinDateAndTime_(date, time) {
  date = new Date(date);
  date.setHours(time.getHours());
  date.setMinutes(time.getMinutes());
  return date;
}

/**
 * Creates a Google Form that allows respondents to select which conference
 * sessions they would like to attend, grouped by date and start time in the
 * caller's time zone.
 *
 * @param {Spreadsheet} ss The spreadsheet that contains the conference data.
 * @param {Array<String[]>} values Cell values for the spreadsheet range.
 */
function setUpForm_(ss, values) {
  // Group the sessions by date and time so that they can be passed to the form.
  let schedule = {};
  // Start at 1 to skip the header row.
  for (let i = 1; i < values.length; i++) {
    let session = values[i];
    let day = session[1].toLocaleDateString();
    let time = session[2].toLocaleTimeString();
    if (!schedule[day]) {
      schedule[day] = {};
    }
    if (!schedule[day][time]) {
      schedule[day][time] = [];
    }
    schedule[day][time].push(session[0]);
  }

  // Creates the form and adds a multiple-choice question for each timeslot.
  let form = FormApp.create('Conference Form');
  form.setDestination(FormApp.DestinationType.SPREADSHEET, ss.getId());
  form.addTextItem().setTitle('Name').setRequired(true);
  form.addTextItem().setTitle('Email').setRequired(true);
  Object.keys(schedule).forEach(function(day) {
    let header = form.addSectionHeaderItem().setTitle('Sessions for ' + day);
    Object.keys(schedule[day]).forEach(function(time) {
      let item = form.addMultipleChoiceItem().setTitle(time + ' ' + day)
          .setChoiceValues(schedule[day][time]);
    });
  });
}

/**
 * Sends out calendar invitations and a
 * personalized Google Docs itinerary after a user responds to the form.
 *
 * @param {Object} e The event parameter for form submission to a spreadsheet;
 *     see https://developers.google.com/apps-script/understanding_events
 */
function onFormSubmit(e) {
  let user = {name: e.namedValues['Name'][0], email: e.namedValues['Email'][0]};

  // Grab the session data again so that we can match it to the user's choices.
  let response = [];
  let values = SpreadsheetApp.getActive().getSheetByName('Conference Setup')
      .getDataRange().getValues();
  for (let i = 1; i < values.length; i++) {
    let session = values[i];
    let title = session[0];
    let day = session[1].toLocaleDateString();
    let time = session[2].toLocaleTimeString();
    let timeslot = time + ' ' + day;

    // For every selection in the response, find the matching timeslot and title
    // in the spreadsheet and add the session data to the response array.
    if (e.namedValues[timeslot] && e.namedValues[timeslot] == title) {
      response.push(session);
    }
  }
  sendInvites_(user, response);
  sendDoc_(user, response);
}

/**
 * Add the user as a guest for every session he or she selected.
 * @param {object} user An object that contains the user's name and email.
 * @param {Array<String[]>} response An array of data for the user's session choices.
 */
function sendInvites_(user, response) {
  let id = ScriptProperties.getProperty('calId');
  let cal = CalendarApp.getCalendarById(id);
  for (let i = 0; i < response.length; i++) {
    cal.getEventSeriesById(response[i][5]).addGuest(user.email);
  }
}

/**
 * Creates and shares a personalized Google Doc that shows the user's itinerary.
 * @param {object} user An object that contains the user's name and email.
 * @param {Array<string[]>} response An array of data for the user's session choices.
 */
function sendDoc_(user, response) {
  let doc = DocumentApp.create('Conference Itinerary for ' + user.name)
      .addEditor(user.email);
  let body = doc.getBody();
  let table = [['Session', 'Date', 'Time', 'Location']];
  for (let i = 0; i < response.length; i++) {
    table.push([response[i][0], response[i][1].toLocaleDateString(),
      response[i][2].toLocaleTimeString(), response[i][4]]);
  }
  body.insertParagraph(0, doc.getName())
      .setHeading(DocumentApp.ParagraphHeading.HEADING1);
  table = body.appendTable(table);
  table.getRow(0).editAsText().setBold(true);
  doc.saveAndClose();

  // Emails a link to the Doc as well as a PDF copy.
  MailApp.sendEmail({
    to: user.email,
    subject: doc.getName(),
    body: 'Thanks for registering! Here\'s your itinerary: ' + doc.getUrl(),
    attachments: doc.getAs(MimeType.PDF),
  });
}

/**
 * Removes the calId script property so that the 'setUpConference_()' can be run again.
 */
function resetProperties(){
  let scriptProperties = PropertiesService.getScriptProperties();
  scriptProperties.deleteAllProperties();
}

תורמים

Google שומרת על הדוגמה הזו בעזרת מומחי הפיתוח של Google.

השלבים הבאים

• תפריטים מותאמים אישית ב-Google Workspace
• טריגרים מבוססי-אירועים