שיתוף משאבים עם עובדים חדשים

רמת הקוד: מתחילים
משך: 20 דקות
סוג הפרויקט: אוטומציה עם טריגר מבוסס-אירועים

מטרות

  • להבין מה הפתרון עושה.
  • הסבר על הפעולות של שירותי Apps Script בתוך הפתרון.
  • מגדירים את הסקריפט.
  • מריצים את הסקריפט.

מידע על הפתרון הזה

חשוב: כדי להשתמש בפתרון הזה, צריך להיות לכם הרשאת אדמין ב-Google Workspace.

שיתוף משאבים עם עובדים חדשים בשלב אחד. הפתרון הזה כולל שימוש בטופס ב-Google Forms כדי להוסיף עובדים חדשים לקבוצה בקבוצות Google. כשמשתפים משאבים עם כתובת הקבוצה הזו, אפשר לתת לעובדים חדשים גישה בקלות למשאבים שהם צריכים.

אם יש לכם הרשאה להוסיף משתמשים לקבוצה, תוכלו להשתמש בפתרון הזה כדי לחלק את האחריות לחברי צוות אחרים. כשהמשתמשים שולחים את הטופס, הטריגר המבוסס-אירועים מפעיל את הסקריפט בשמכם ומוסיף את כתובת האימייל של המשתמש החדש לקבוצה.

אפשר גם להפעיל התראות כדי לקבל אימייל בכל פעם שמישהו שולח את הטופס.

הדגמה של הוספת משתמש לקבוצת Google מ-Google Forms

איך זה עובד

כשמישהו שולח טופס עם כתובת האימייל של משתמש והקבוצה שאליה צריך להוסיף את המשתמש, הסקריפט בודק אם המשתמש כבר שייך לקבוצה הזו. אם הם יעשו זאת, המשתמש יקבל אימייל עם אישור שהוא כבר בקבוצה. אחרת, הסקריפט מוסיף את המשתמש לקבוצה ושולח לו אימייל של ברכה.

שירותי Apps Script

הפתרון הזה משתמש בשירותים הבאים:

  • שירות סקריפט – יוצר את הטריגר שמפעיל את הסקריפט בכל פעם שמשתמש שולח טופס.
  • שירות הקבוצות – השירות בודק אם כתובת האימייל שצוינה בטופס כבר רשומה כחברה בקבוצה.
  • שירות מתקדם של ספריית Admin SDK – הוספת כתובת האימייל ששלחתם בטופס לקבוצה.
  • שירות דואר – שליחת אימייל לכתובת האימייל שצוינה בטופס כדי לאשר את ההצטרפות לקבוצה או כדי לברך את המשתמש על הצטרפותו.
  • שירות גיליון אלקטרוני – הוספת הסטטוס של המשתמש לגיליון האלקטרוני של תשובות הטופס. הסטטוס יכול להיות Already in group (כבר בקבוצה) או Newly added (נוסף לאחרונה).
  • שירות אחזור של כתובות אתרים – אחזור של מסמך Google Docs כמחרוזת HTML. המסמך מכיל את תוכן האימייל שנשלח על ידי הסקריפט.

דרישות מוקדמות

הגדרת הסקריפט

  1. לוחצים על הלחצן הבא כדי להעתיק את הגיליון האלקטרוני שיתוף משאבים עם עובדים חדשים. הפרויקט ב-Apps Script של הפתרון הזה מצורף לגיליון האלקטרוני.
    יצירת עותק

  2. לוחצים על תוספים > Apps Script.

  3. בקטע Services, מוודאים שהשירות AdminDirectory מופיע. אם כן, מדלגים לשלב 6. אם לא, ממשיכים לשלב הבא.

  4. לצד שירותים, לוחצים על סמל הוספת השירות .

  5. בתיבת הדו-שיח, בוחרים באפשרות Admin SDK API ולוחצים על Add.

  6. בתפריט הנפתח של הפונקציה, בוחרים באפשרות installTrigger.

  7. לוחצים על Run.

  8. כשמוצגת בקשה, מאשרים את הסקריפט. אם במסך ההסכמה ל-OAuth מוצגת האזהרה This app isn't verified, ממשיכים על ידי בחירה באפשרות Advanced > Go to {Project Name} (unsafe).

חשוב: אם מריצים את הפונקציה הזו יותר מפעם אחת, נוצרים כמה טריגרים והמערכת שולחת הודעות אימייל כפולות. כדי למחוק טריגרים נוספים, פועלים לפי השלבים הבאים:

  1. לוחצים על טריגרים .
  2. לצד הטריגר, לוחצים על סמל האפשרויות הנוספות > מחיקת הטריגר.

מריצים את הסקריפט

  1. חוזרים אל הגיליון האלקטרוני ולוחצים על כלים > ניהול הטופס > מעבר לטופס הפעיל.
  2. ממלאים את הטופס עם כתובת האימייל וקבוצה שיש לכם הרשאה לנהל את החברות בה, ולוחצים על שליחה.
  3. חוזרים לגיליון האלקטרוני ומעיינים בנתונים שהוזנו בטופס. בעמודת הסטטוס מוצג אם כתובת האימייל שלכם נוספה לקבוצה או שהיא כבר חברת בקבוצה.
  4. בודקים אם קיבלתם אימייל עם הודעת פתיחה או אישור על ההצטרפות לקבוצה.

תורמים

Google שומרת על הדוגמה הזו בעזרת מומחי הפיתוח של Google.

השלבים הבאים