שיתוף משאבים עם עובדים חדשים

רמת הקידוד: מתחילים
משך: 20 דקות
סוג הפרויקט: אוטומציה עם טריגר מבוסס-אירועים

מטרות

  • להבין מה הפתרון עושה.
  • הסבר על הפעולות של שירותי Apps Script בפתרון.
  • מגדירים את הסקריפט.
  • מריצים את הסקריפט.

מידע על הפתרון הזה

חשוב: כדי להשתמש בפתרון הזה, צריך להיות אדמין ב-Google Workspace.

לשתף משאבים עם עובדים חדשים בשלב אחד. הפתרון הזה משתמש בטופס ב-Google Forms כדי להוסיף עובדים חדשים לקבוצה ב-Google Groups. כשמשתפים משאבים עם כתובת הקבוצה, עובדים חדשים יכולים לקבל גישה למשאבים שהם צריכים.

אם יש לכם הרשאה להוסיף משתמשים לקבוצה, אתם יכולים להשתמש בפתרון הזה כדי לחלק את האחריות בין חברים אחרים בצוות. כשהם שולחים את הטופס, הטריגר מבוסס-האירועים מריץ את הסקריפט בשם המשתמש שלכם ומוסיף את כתובת האימייל של האדם החדש לקבוצה.

אפשר גם להפעיל התראות כדי לקבל אימייל בכל פעם שמישהו שולח את הטופס.

הדגמה של הוספת משתמש לקבוצת Google מ-Google Forms

איך זה עובד

כשמישהו שולח טופס עם כתובת אימייל של משתמש ועם הקבוצה שאליה צריך להוסיף את המשתמש, הסקריפט בודק אם האדם כבר שייך לקבוצה הזו. אם כן, המשתמש יקבל אימייל עם אישור לכך שהוא כבר חבר בקבוצה. אחרת, הסקריפט מוסיף את המשתמש לקבוצה ושולח לו אימייל ברוכים הבאים.

שירותי Apps Script

הפתרון הזה משתמש בשירותים הבאים:

  • ‫Script service (שירות סקריפטים): יוצר את הטריגר שמריץ את הסקריפט בכל פעם שמישהו שולח טופס.
  • שירות הקבוצות: בודק אם כתובת האימייל שנשלחה בטופס כבר חברה בקבוצה.
  • שירות מתקדם של Admin SDK Directory: הוספת כתובת האימייל שנשלחה בטופס לקבוצה.
  • שירות אימייל: שולח אימייל לכתובת האימייל שהוזנה בטופס כדי לאשר את החברות בקבוצה או לברך את המשתמש על הצטרפותו לקבוצה.
  • שירות גיליונות אלקטרוניים: מוסיף את הסטטוס של המשתמש לגיליון האלקטרוני של תשובות הטופס. הסטטוס הוא כבר בקבוצה או נוסף לאחרונה.
  • שירות אחזור של כתובות אתרים: מאחזר מסמך Google Docs כמחרוזת HTML. המסמך מכיל את התוכן של האימייל שהסקריפט שולח.

דרישות מוקדמות

הגדרת הסקריפט

  1. כדי להעתיק את הגיליון האלקטרוני שיתוף משאבים עם עובדים חדשים, לוחצים על הלחצן הבא. פרויקט Apps Script של הפתרון הזה מצורף לגיליון האלקטרוני.

    יצירת עותק

  2. לוחצים על תוספים > Apps Script.

  3. בקטע שירותים, מוודאים שהשירות AdminDirectory מופיע ברשימה. אם כן, מדלגים לשלב 6. אם לא, ממשיכים לשלב הבא.

  4. לצד שירותים, לוחצים על סמל הוספת שירות .

  5. בתיבת הדו-שיח, בוחרים באפשרות Admin SDK API ולוחצים על Add (הוספה).

  6. בתפריט הנפתח של הפונקציה, בוחרים באפשרות installTrigger.

  7. לוחצים על Run.

  8. כשמוצגת בקשה, מאשרים את הסקריפט. <<../_snippets/oauth.md>>

חשוב: אם מריצים את הפונקציה הזו יותר מפעם אחת, היא יוצרת כמה טריגרים ותשלח הודעות אימייל כפולות. כדי למחוק טריגרים מיותרים, פועלים לפי השלבים הבאים:

  1. לוחצים על Triggers (טריגרים) .
  2. לצד הטריגר, לוחצים על סמל האפשרויות הנוספות > מחיקת הטריגר.

הפעלת הסקריפט

  1. חוזרים לגיליון האלקטרוני ולוחצים על כלים > ניהול הטופס > מעבר לטופס הפעיל.
  2. ממלאים את הטופס עם כתובת האימייל וקבוצה שיש לכם הרשאה לנהל את החברות בה, ולוחצים על שליחה.
  3. חוזרים לגיליון האלקטרוני ורואים את הערך בטופס. בעמודת הסטטוס מוצג אם כתובת האימייל שלכם נוספה לקבוצה או שהיא כבר חברה בקבוצה.
  4. בודקים אם קיבלתם אימייל ברוכים הבאים או אישור על ההצטרפות לקבוצה.

תורמים

הדוגמה הזו מתוחזקת על ידי Google בעזרת Google Developer Experts.

השלבים הבאים