שיתוף משאבים עם עובדים חדשים
קל לארגן דפים בעזרת אוספים
אפשר לשמור ולסווג תוכן על סמך ההעדפות שלך.
רמת הקידוד: מתחילים
משך: 20 דקות
סוג הפרויקט: אוטומציה עם טריגר מבוסס-אירועים
מטרות
- להבין מה הפתרון עושה.
- הסבר על הפעולות של שירותי Apps Script בפתרון.
- מגדירים את הסקריפט.
- מריצים את הסקריפט.
מידע על הפתרון הזה
חשוב: כדי להשתמש בפתרון הזה, צריך להיות אדמין ב-Google Workspace.
לשתף משאבים עם עובדים חדשים בשלב אחד. הפתרון הזה משתמש בטופס ב-Google Forms כדי להוסיף עובדים חדשים לקבוצה ב-Google Groups. כשמשתפים משאבים עם כתובת הקבוצה, קל לתת לעובדים חדשים גישה למשאבים שהם צריכים.
אם יש לכם הרשאה להוסיף משתמשים לקבוצה, אתם יכולים להשתמש בפתרון הזה כדי לחלק את האחריות בין חברים אחרים בצוות. כשהם שולחים את הטופס, הטריגר מבוסס-האירועים מריץ את הסקריפט בשם המשתמש שלכם ומוסיף את כתובת האימייל של האדם החדש לקבוצה.
אופציונלי: אתם יכולים להפעיל התראות כדי לקבל אימייל בכל פעם שמישהו שולח את הטופס.
איך זה עובד
כשמישהו שולח טופס עם כתובת אימייל של משתמש ועם הקבוצה שאליה צריך להוסיף את המשתמש, הסקריפט בודק אם המשתמש כבר שייך לקבוצה הזו. אם כן, המשתמש יקבל אימייל שמאשר שהוא כבר חבר בקבוצה. אחרת, הסקריפט יוסיף את המשתמש לקבוצה וישלח לו אימייל ברוכים הבאים.
שירותי Apps Script
הפתרון הזה משתמש בשירותים הבאים:
דרישות מוקדמות
הגדרת הסקריפט
כדי להעתיק את הגיליון האלקטרוני Share resources with new hires
לוחצים על הלחצן הבא. פרויקט Apps Script של הפתרון הזה מצורף לגיליון האלקטרוני.
יצירת עותק
לוחצים על תוספים > Apps Script.
בקטע שירותים, מוודאים שהשירות AdminDirectory מופיע ברשימה. אם כן, מדלגים לשלב 6. אם לא, ממשיכים לשלב הבא.
לצד שירותים, לוחצים על סמל הוספת שירות add.
בתיבת הדו-שיח, בוחרים באפשרות Admin SDK API ולוחצים על Add (הוספה).
בתפריט הנפתח של הפונקציה, בוחרים באפשרות installTrigger.
לוחצים על Run.
כשמוצגת בקשה, מאשרים את הסקריפט.
אם במסך ההסכמה ל-OAuth מוצגת האזהרה האפליקציה הזו לא אומתה, ממשיכים בתהליך על ידי בחירה באפשרות מתקדם >
מעבר אל {שם הפרויקט} (לא בטוח).
חשוב: אם מריצים את הפונקציה הזו יותר מפעם אחת, היא יוצרת כמה טריגרים ותשלח אימיילים כפולים. כדי למחוק טריגרים מיותרים, פועלים לפי השלבים הבאים:
- לוחצים על Triggers (טריגרים)
.
- לצד הטריגר, לוחצים על סמל האפשרויות הנוספות
> מחיקת הטריגר.
הפעלת הסקריפט
- חוזרים לגיליון האלקטרוני ולוחצים על כלים
> ניהול הטופס
> מעבר לטופס הפעיל.
- ממלאים את הטופס עם כתובת האימייל וקבוצה שיש לכם הרשאה לנהל את החברות בה, ולוחצים על שליחה.
- חוזרים לגיליון האלקטרוני ורואים את הערך בטופס. בעמודת הסטטוס מוצג אם כתובת האימייל שלכם נוספה לקבוצה או שהיא כבר חברה בקבוצה.
- בודקים אם קיבלתם אימייל עם הודעת פתיחה או אישור על ההצטרפות לקבוצה.
תורמים
הדוגמה הזו מתוחזקת על ידי Google בעזרת מומחי Google לפיתוח.
השלבים הבאים
אלא אם צוין אחרת, התוכן של דף זה הוא ברישיון Creative Commons Attribution 4.0 ודוגמאות הקוד הן ברישיון Apache 2.0. לפרטים, ניתן לעיין במדיניות האתר Google Developers. Java הוא סימן מסחרי רשום של חברת Oracle ו/או של השותפים העצמאיים שלה.
עדכון אחרון: 2025-08-31 (שעון UTC).
[null,null,["עדכון אחרון: 2025-08-31 (שעון UTC)."],[[["\u003cp\u003eThis solution allows Google Workspace administrators to easily share resources with new employees by automatically adding them to a Google Group.\u003c/p\u003e\n"],["\u003cp\u003eThe script uses an event-driven trigger to add new employees to a group when their information is submitted via a Google Form.\u003c/p\u003e\n"],["\u003cp\u003eThe script utilizes various Apps Script services including Groups, Admin SDK Directory, Mail, and Spreadsheet to manage group memberships and communicate with users.\u003c/p\u003e\n"],["\u003cp\u003eSetup requires copying a spreadsheet, enabling the AdminDirectory service, and authorizing the script to run.\u003c/p\u003e\n"],["\u003cp\u003eRunning the script involves submitting a form with the new employee's email and desired group, triggering the automatic addition and email notifications.\u003c/p\u003e\n"]]],["This solution automates sharing resources with new hires using Google Workspace. It utilizes a Google Form submission to trigger a script that adds new employees to a specified Google Group. The script checks for existing membership, adds the user if necessary, and sends either a welcome or confirmation email. It leverages Apps Script services, including Script, Groups, Admin SDK Directory, Mail, Spreadsheet, and URL Fetch to manage triggers, check group membership, add users, send emails, and update form response spreadsheet with user status.\n"],null,["# Share resources with new hires\n\n**Coding level** : Beginner \n\n**Duration** : 20 minutes \n\n**Project type** : Automation with an [event-driven trigger](/apps-script/guides/triggers/installable#event-driven_triggers)\n\nObjectives\n----------\n\n- Understand what the solution does.\n- Understand what the Apps Script services do within the solution.\n- Set up the script.\n- Run the script.\n\nAbout this solution\n-------------------\n\n**Important**: You must be a Google Workspace Administrator to use this\nsolution.\n\nShare resources with incoming employees in one step. This solution uses a form\nin Google Forms to add new employees to a group in Google Groups. By sharing\nresources with that group's address, you can easily give new hires access to the\nresources they need.\n\nIf you have permission to add users to a group, you can use this solution to\ndistribute the responsibility to other members of your team. When they submit\nthe form, the event-driven trigger runs the script as you and adds the new\nperson's email to the group.\n\nOptionally, you can turn on notifications to [get an email every time someone\nsubmits the form](https://support.google.com/a/users/answer/9308874).\n\n### How it works\n\nWhen someone submits a form with a user's email and the group the user should be\nadded to, the script checks whether or not the person already belongs to that\ngroup. If they do, the user receives an email confirming that they're already in\nthe group. Otherwise, the script adds the user to the group and sends them a\nwelcome email.\n\n### Apps Script services\n\nThis solution uses the following services:\n\n- [Script service](/apps-script/reference/script)--Creates the trigger that fires the script each time someone submits a form.\n- [Groups service](/apps-script/reference/groups)--Checks whether the email submitted on the form is already a member of the group.\n- [Admin SDK Directory advanced service](/apps-script/advanced/admin-sdk-directory)--Adds the email submitted on the form to the group.\n- [Mail service](/apps-script/reference/mail)--Sends an email to the email address submitted on the form to either confirm their group membership or welcome them to the group.\n- [Spreadsheet service](/apps-script/reference/spreadsheet)--Adds the user's status to the form responses spreadsheet. The status is either **Already in\n group** or **Newly added**.\n- [URL Fetch service](/apps-script/reference/url-fetch)--Fetches a Google Docs document as an HTML string. The document contains the content of the email that the script sends.\n\nPrerequisites\n-------------\n\n- A [Google Workspace account](https://workspace.google.com/features/)\n- You must be a Google Workspace Administrator\n\nSet up the script\n-----------------\n\n1. Click the following button to copy the **Share resources with new hires**\n spreadsheet. The Apps Script\n project for this solution is attached to the spreadsheet.\n\n [Make a copy](https://docs.google.com/spreadsheets/d/1IK9nIanIOxInnvUtaY9lsXHAqokkA9xqcC43VRxQ-fo/copy?usp=sharing)\n\n2. Click **Extensions** \\\u003e **Apps Script**.\n\n3. Under **Services** , make sure the **AdminDirectory** service is\n listed. If it is, skip to step 6. If it's not, continue to the next step.\n\n4. Next to **Services** , click Add a service add.\n\n5. In the dialog, select **Admin SDK API** and click **Add**.\n\n6. In the function dropdown, select **installTrigger**.\n\n7. Click **Run**.\n\n8. When prompted, authorize the script.\n If the OAuth consent screen displays the warning, **This app isn't verified** ,\n continue by selecting **Advanced** \\\u003e\n **Go to {Project Name} (unsafe)**.\n\n**Important**: If you run this function more than once, it generates multiple\ntriggers and will send duplicate emails. To delete extra triggers, take the\nfollowing steps:\n\n1. Click **Triggers** .\n2. Next to the trigger, click More \\\u003e **Delete trigger**.\n\nRun the script\n--------------\n\n1. Return to the spreadsheet and click **Tools** \\\u003e **Manage form** \\\u003e **Go to live form**.\n2. Fill out the form with your email address and a group that you have permission to manage the membership for and click **Submit**.\n3. Return to the spreadsheet and view the form entry. The status column shows whether your email address was added to or already a member of the group.\n4. Check your email for either a welcome email or confirmation of your group membership.\n\nContributors\n------------\n\nThis sample is maintained by Google with the help of Google Developer Experts.\n\nNext steps\n----------\n\n- [Event-driven triggers](/apps-script/guides/triggers/installable#event-driven_triggers)\n- [Extend Google Sheets](/apps-script/guides/sheets)"]]
