לאכלס יומן חופשות של הצוות

רמת הקידוד: מתחילים
משך: 15 דקות
סוג הפרויקט: אוטומציה עם טריגר מבוסס-זמן

מטרות

• להבין מה הפתרון עושה.
• הסבר על הפעולות של שירותי Apps Script בפתרון.
• מגדירים את הסקריפט.
• מריצים את הסקריפט.

מידע על הפתרון הזה

יומן חופשות משותף הוא כלי מצוין לשיתוף פעולה בצוות. כל אחד יכול לראות במבט חטוף מי לא נמצא במשרד. הפתרון הזה מאפשר לכם לראות מתי הקולגות לא נמצאים במשרד, בלי שתצטרכו להזין את המידע באופן ידני.

איך זה עובד

הפתרון הזה מאכלס יומן חופשות משותף על סמך היומנים האישיים של כל אחד בקבוצת Google. כשמישהו קובע לעצמו חופשה, הוא מוסיף אירוע ליומן Google האישי שלו באמצעות מילת מפתח כמו 'חופשה' או 'לא במשרד'.

כל שעה, התסריט סורק את היומנים של חברי הקבוצה ומסנכרן את האירועים המתאימים עם היומן המשותף. אתם יכולים לשנות את התדירות שבה הסקריפט סורק אירועים חדשים.

הפתרון הזה ניגש רק לאירועים ביומן שהקולגות שלכם הגדירו כגלויים לכם דרך הגדרות הפרטיות שלהם.

שירותי Apps Script

הפתרון הזה משתמש בשירותים הבאים:

• שירות הקבוצות – קובע את החברים בקבוצת Google.
• שירות מתקדם של יומן – מספק גישה אל Google Calendar API ומחפש אירועים ביומנים של חברי הקבוצה.

דרישות מוקדמות

כדי להשתמש בדוגמה הזו, צריך לעמוד בדרישות המוקדמות הבאות:

• חשבון Google (יכול להיות שחשבונות Google Workspace ידרשו אישור אדמין).
• דפדפן אינטרנט עם גישה לאינטרנט.

הגדרת הסקריפט

יצירת יומן חופשות של צוות

1. פותחים את יומן Google.
2. יוצרים יומן חדש בשם 'חופשות של הצוות'.
3. בהגדרות היומן, בקטע שילוב היומן, מעתיקים את מזהה היומן.

יצירת פרויקט Apps Script

1. לוחצים על הלחצן הבא כדי לפתוח את פרויקט Vacation Calendar Apps Script.
   פתיחת הפרויקט
2. לוחצים על סקירה כללית .
3. בדף הסקירה הכללית, לוחצים על סמל יצירת העותק .
4. בפרויקט Apps Script שהעתקתם, מגדירים את המשתנה TEAM_CALENDAR_ID למזהה של היומן שיצרתם קודם.
5. מגדירים את המשתנה GROUP_EMAIL לכתובת האימייל של קבוצת Google שכוללת את חברי הצוות.
6. לצד שירותים, לוחצים על סמל הוספת שירות .
7. בוחרים באפשרות Google Calendar API ולוחצים על הוספה.

הפעלת הסקריפט

1. בפרויקט Apps Script שהעתקתם, בתפריט הנפתח של הפונקציה, בוחרים באפשרות setup.
2. לוחצים על Run.

3. כשמוצגת בקשה, מאשרים את הסקריפט. אם במסך ההסכמה ל-OAuth מוצגת האזהרה האפליקציה הזו לא אומתה, ממשיכים בתהליך על ידי בחירה באפשרות מתקדם > מעבר אל {שם הפרויקט} (לא בטוח).

4. כשמסיימים, חוזרים ליומן כדי לוודא שהיומן 'חופשות הצוות' מאוכלס באירועים.

בדיקת הקוד

כדי לבדוק את קוד Apps Script של הפתרון הזה, לוחצים על הצגת קוד המקור למטה:

הצגת קוד המקור

Code.gs

solutions/automations/vacation-calendar/Code.js

הצגת הקוד ב-GitHub

// To learn how to use this script, refer to the documentation:
// https://developers.google.com/apps-script/samples/automations/vacation-calendar

/*
Copyright 2022 Google LLC

Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
you may not use this file except in compliance with the License.
You may obtain a copy of the License at

    https://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
See the License for the specific language governing permissions and
limitations under the License.
*/

// Set the ID of the team calendar to add events to. You can find the calendar's
// ID on the settings page.
let TEAM_CALENDAR_ID = 'ENTER_TEAM_CALENDAR_ID_HERE';
// Set the email address of the Google Group that contains everyone in the team.
// Ensure the group has less than 500 members to avoid timeouts.
// Change to an array in order to add indirect members frrm multiple groups, for example:
// let GROUP_EMAIL = ['ENTER_GOOGLE_GROUP_EMAIL_HERE', 'ENTER_ANOTHER_GOOGLE_GROUP_EMAIL_HERE'];
let GROUP_EMAIL = 'ENTER_GOOGLE_GROUP_EMAIL_HERE';

let ONLY_DIRECT_MEMBERS = false;

let KEYWORDS = ['vacation', 'ooo', 'out of office', 'offline'];
let MONTHS_IN_ADVANCE = 3;

/**
 * Sets up the script to run automatically every hour.
 */
function setup() {
  let triggers = ScriptApp.getProjectTriggers();
  if (triggers.length > 0) {
    throw new Error('Triggers are already setup.');
  }
  ScriptApp.newTrigger('sync').timeBased().everyHours(1).create();
  // Runs the first sync immediately.
  sync();
}

/**
 * Looks through the group members' public calendars and adds any
 * 'vacation' or 'out of office' events to the team calendar.
 */
function sync() {
  // Defines the calendar event date range to search.
  let today = new Date();
  let maxDate = new Date();
  maxDate.setMonth(maxDate.getMonth() + MONTHS_IN_ADVANCE);

  // Determines the time the the script was last run.
  let lastRun = PropertiesService.getScriptProperties().getProperty('lastRun');
  lastRun = lastRun ? new Date(lastRun) : null;

  // Gets the list of users in the Google Group.
  let users = getAllMembers(GROUP_EMAIL);
  if (ONLY_DIRECT_MEMBERS){
    users = GroupsApp.getGroupByEmail(GROUP_EMAIL).getUsers();
  } else if (Array.isArray(GROUP_EMAIL)) {
    users = getUsersFromGroups(GROUP_EMAIL);
  }

  // For each user, finds events having one or more of the keywords in the event
  // summary in the specified date range. Imports each of those to the team
  // calendar.
  let count = 0;
  users.forEach(function(user) {
    let username = user.getEmail().split('@')[0];
    KEYWORDS.forEach(function(keyword) {
      let events = findEvents(user, keyword, today, maxDate, lastRun);
      events.forEach(function(event) {
        importEvent(username, event);
        count++;
      }); // End foreach event.
    }); // End foreach keyword.
  }); // End foreach user.

  PropertiesService.getScriptProperties().setProperty('lastRun', today);
  console.log('Imported ' + count + ' events');
}

/**
 * Imports the given event from the user's calendar into the shared team
 * calendar.
 * @param {string} username The team member that is attending the event.
 * @param {Calendar.Event} event The event to import.
 */
function importEvent(username, event) {
  event.summary = '[' + username + '] ' + event.summary;
  event.organizer = {
    id: TEAM_CALENDAR_ID,
  };
  event.attendees = [];

  // If the event is not of type 'default', it can't be imported, so it needs
  // to be changed.
  if (event.eventType != 'default') {
    event.eventType = 'default';
    delete event.outOfOfficeProperties;
    delete event.focusTimeProperties;
  }

  console.log('Importing: %s', event.summary);
  try {
    Calendar.Events.import(event, TEAM_CALENDAR_ID);
  } catch (e) {
    console.error('Error attempting to import event: %s. Skipping.',
        e.toString());
  }
}

/**
 * In a given user's calendar, looks for occurrences of the given keyword
 * in events within the specified date range and returns any such events
 * found.
 * @param {Session.User} user The user to retrieve events for.
 * @param {string} keyword The keyword to look for.
 * @param {Date} start The starting date of the range to examine.
 * @param {Date} end The ending date of the range to examine.
 * @param {Date} optSince A date indicating the last time this script was run.
 * @return {Calendar.Event[]} An array of calendar events.
 */
function findEvents(user, keyword, start, end, optSince) {
  let params = {
    q: keyword,
    timeMin: formatDateAsRFC3339(start),
    timeMax: formatDateAsRFC3339(end),
    showDeleted: true,
  };
  if (optSince) {
    // This prevents the script from examining events that have not been
    // modified since the specified date (that is, the last time the
    // script was run).
    params.updatedMin = formatDateAsRFC3339(optSince);
  }
  let pageToken = null;
  let events = [];
  do {
    params.pageToken = pageToken;
    let response;
    try {
      response = Calendar.Events.list(user.getEmail(), params);
    } catch (e) {
      console.error('Error retriving events for %s, %s: %s; skipping',
          user, keyword, e.toString());
      continue;
    }
    events = events.concat(response.items.filter(function(item) {
      return shouldImportEvent(user, keyword, item);
    }));
    pageToken = response.nextPageToken;
  } while (pageToken);
  return events;
}

/**
 * Determines if the given event should be imported into the shared team
 * calendar.
 * @param {Session.User} user The user that is attending the event.
 * @param {string} keyword The keyword being searched for.
 * @param {Calendar.Event} event The event being considered.
 * @return {boolean} True if the event should be imported.
 */
function shouldImportEvent(user, keyword, event) {
  // Filters out events where the keyword did not appear in the summary
  // (that is, the keyword appeared in a different field, and are thus
  // is not likely to be relevant).
  if (event.summary.toLowerCase().indexOf(keyword) < 0) {
    return false;
  }
  if (!event.organizer || event.organizer.email == user.getEmail()) {
    // If the user is the creator of the event, always imports it.
    return true;
  }
  // Only imports events the user has accepted.
  if (!event.attendees) return false;
  let matching = event.attendees.filter(function(attendee) {
    return attendee.self;
  });
  return matching.length > 0 && matching[0].responseStatus == 'accepted';
}

/**
 * Returns an RFC3339 formated date String corresponding to the given
 * Date object.
 * @param {Date} date a Date.
 * @return {string} a formatted date string.
 */
function formatDateAsRFC3339(date) {
  return Utilities.formatDate(date, 'UTC', 'yyyy-MM-dd\'T\'HH:mm:ssZ');
}

/**
* Get both direct and indirect members (and delete duplicates).
* @param {string} the e-mail address of the group.
* @return {object} direct and indirect members.
*/
function getAllMembers(groupEmail) {
  var group = GroupsApp.getGroupByEmail(groupEmail);
  var users = group.getUsers();
  var childGroups = group.getGroups();
  for (var i = 0; i < childGroups.length; i++) {
    var childGroup = childGroups[i];
    users = users.concat(getAllMembers(childGroup.getEmail()));
  }
  // Remove duplicate members
  var uniqueUsers = [];
  var userEmails = {};
  for (var i = 0; i < users.length; i++) {
    var user = users[i];
    if (!userEmails[user.getEmail()]) {
      uniqueUsers.push(user);
      userEmails[user.getEmail()] = true;
    }
  }
  return uniqueUsers;
}

/**
* Get indirect members from multiple groups (and delete duplicates).
* @param {array} the e-mail addresses of multiple groups.
* @return {object} indirect members of multiple groups.
*/
function getUsersFromGroups(groupEmails) {
  let users = [];
  for (let groupEmail of groupEmails) {
    let groupUsers = GroupsApp.getGroupByEmail(groupEmail).getUsers();
    for (let user of groupUsers) {
      if (!users.some(u => u.getEmail() === user.getEmail())) {
        users.push(user);
      }
    }
  }
  return users;
}

שינויים

אתם יכולים לערוך את האוטומציה של יומן החופשות של הצוות כמה שתרצו כדי להתאים אותה לצרכים שלכם. בהמשך מופיע שינוי אופציונלי שאפשר לבצע בטריגר.

שינוי התדירות שבה הסקריפט סורק אירועים חדשים

כדי לשנות את תדירות ההפעלה של הסקריפט:

1. בפרויקט Apps Script, לוחצים על Triggers (טריגרים) .
2. לצד הטריגר, לוחצים על סמל העריכה של הטריגר .
3. מבצעים את השינויים הרצויים ולוחצים על שמירה.

תורמים

הדוגמה הזו מתוחזקת על ידי Google בעזרת מומחי Google לפיתוח.

השלבים הבאים

• טריגרים שמבוססים על זמן
• אירועים ביומן Google