Tổng quan về API Drive nhãn

Nhãn là siêu dữ liệu mà bạn xác định để giúp người dùng sắp xếp, tìm kiếm và áp dụng chính sách cho các tệp trong Google Drive. API Drive Nhãn là một API RESTful hỗ trợ các quy trình kinh doanh bằng cách đính kèm siêu dữ liệu vào các tệp trên Drive của bạn. Các cách sử dụng API này phổ biến là:

  • Phân loại nội dung để tuân theo chiến lược quản trị thông tin – Tạo nhãn để xác định nội dung nhạy cảm hoặc dữ liệu cần xử lý đặc biệt. Ví dụ: bạn có thể tạo nhãn có huy hiệu (nhãn có các giá trị tùy chọn được mã hóa màu) có tiêu đề "Độ nhạy" với các giá trị là "Bí mật cao nhất", "Bí mật" và "Công khai".

  • Áp dụng chính sách cho các mục trong Drive – Tạo nhãn để quản lý nội dung trên Drive trong suốt vòng đời của nội dung này và đảm bảo nội dung đó tuân thủ các phương pháp lưu giữ hồ sơ của tổ chức. Ví dụ: sử dụng nhãn để quản lý chính sách mất dữ liệu (DLP), theo đó, các tệp có nhãn "Độ nhạy" được đặt là "Top Secret" sẽ không thể tải xuống máy tính được.

  • Sắp xếp và tìm tệp – Tạo nhãn để tăng khả năng tìm kiếm nội dung của công ty bạn bằng cách cho phép mọi người trong tổ chức của bạn tìm các mục dựa trên nhãn và các trường của họ. Ví dụ: ai đó trong tổ chức của bạn có thể sử dụng tuỳ chọn tìm kiếm trên Drive để tìm tất cả các hợp đồng đang chờ ký trước một ngày cụ thể.

Dưới đây là danh sách các thuật ngữ phổ biến được dùng trong API Nhãn Drive:

Nhãn

Siêu dữ liệu có cấu trúc được đặt trong một tệp trên Drive. Người dùng Drive có thể gán nhãn và đặt giá trị của trường nhãn cho tệp. Nhãn bao gồm:

Tên nhãn
Tên tài nguyên của nhãn. Mã nhận dạng nhãn tạo nên một phần của tên Nhãn. Tuỳ thuộc vào yêu cầu, tên sẽ ở dạng: labels/{id} hoặc labels/{id}@{revisionId}. Để biết thêm thông tin, hãy xem phần Sửa đổi nhãn ở bên dưới.
Mã nhãn
Giá trị nhận dạng duy nhất trên toàn cầu của nhãn. Mã nhận dạng tạo nên một phần của tên nhãn, nhưng không giống như tên, mã này nhất quán giữa các lần sửa đổi.

Có 2 kiểu nhãn:

Nhãn có huy hiệu

Nhãn có loại trường SelectionOptions chứa các lựa chọn có thể được mã hoá màu để biểu thị mức độ quan trọng. Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách đặt badgeConfig thông qua Properties của Choice.

Drive hiển thị màu của tuỳ chọn đã chọn cho mỗi tệp để người dùng hiểu rõ về trạng thái, phân loại, v.v. của tệp. Ví dụ: tuỳ chọn "Bí mật cao nhất" cho nhãn có huy hiệu "Độ nhạy" có thể hiển thị màu đỏ. Bạn chỉ có thể có một nhãn có huy hiệu tại một thời điểm.

Nhãn tiêu chuẩn

Một nhãn không chứa hoặc chứa nhiều loại trường. Một nhãn tiêu chuẩn có thể có tiêu đề nhãn, chẳng hạn như "Project Moonshot" và cho biết tất cả tệp liên quan đến dự án. Một nhãn chuẩn cũng có thể có một số trường có cấu trúc. Ví dụ: nhãn có tiêu đề "Hợp đồng" có thể chứa các trường cho "Công ty", "Ngày đến hạn", "Trạng thái" và "Bên ký kết". Mỗi trường thuộc một loại cụ thể (văn bản, ngày, lựa chọn hoặc người dùng).

Sơ đồ nhãn có huy hiệu.
Hình 1. Nhãn có huy hiệu
Sơ đồ nhãn chuẩn.
Hình 2. Nhãn tiêu chuẩn
Trường

Một thành phần được nhập, có thể cài đặt riêng lẻ của nhãn. Một nhãn có thể không có hoặc có nhiều trường liên kết.

Loại trường
Loại dữ liệu của giá trị liên kết với trường. Có thể định cấu hình dưới dạng văn bản, số nguyên, ngày, người dùng hoặc lựa chọn. Nếu định cấu hình trường bằng ListOptions, bạn có thể đặt nhiều giá trị cho các trường người dùng và lựa chọn. Loại được chọn tác động đến cả các giá trị hợp lệ áp dụng cho các mục trên Drive và các tuỳ chọn cụm từ tìm kiếm có sẵn.
Lựa chọn

Người dùng có thể chọn một trong nhiều tuỳ chọn trong trường SelectionOptions.

Loại nhãn

Tất cả các nhãn đều có LabelType. Có 2 loại nhãn:

Quản trị

Để tạo và chỉnh sửa các nhãn do quản trị viên sở hữu, bạn phải là quản trị viên tài khoản có đặc quyền Quản lý nhãn.

Quản trị viên có thể chia sẻ nhãn quản trị với bất kỳ người dùng nào để cấp cho người dùng đó khả năng xem và áp dụng các nhãn đó cho các mục trên Drive. Việc sửa đổi hoặc đọc giá trị nhãn trên các mục trên Drive yêu cầu các quyền sau:

  • Sửa đổi – Để người dùng sửa đổi siêu dữ liệu của mục trên Drive liên quan đến một nhãn nhất định, người dùng phải có các cấp quyền thích hợp:

    • Mục trên Drive: EDITOR
    • Nhãn: APPLIER

  • Đọc – Để người dùng có thể đọc hoặc tìm kiếm siêu dữ liệu của mục trên Drive liên quan đến một nhãn nhất định, người dùng phải có các cấp quyền thích hợp:

    • Mục trên Drive: READER
    • Nhãn: READER
Shared (Dùng chung)

Người dùng không phải là quản trị viên có thể tạo nhãn được chia sẻ mà những người khác có thể áp dụng cho các mục trên Drive. Các nhóm có thể tạo và sắp xếp nhãn riêng để sử dụng trong nhóm mà không cần yêu cầu quản trị viên.

Phân loại nhãn

Người dùng có thể sử dụng các trường nhãn hiện được định cấu hình để ứng dụng vào các tệp trên Drive. Còn được gọi là giản đồ nhãn.

Ví dụ về dữ liệu phân loại nhãn:

  • Độ nhạy – Đỏ, Cam, Vàng, Xanh lục
  • Trạng thái — Chưa bắt đầu, Bản nháp, Đang xem xét, Đã hoàn tất
  • Loại nội dung – Hợp đồng, Tài liệu thiết kế, Bản minh hoạ
  • Bộ phận — Tiếp thị, Tài chính, Nhân sự, Bán hàng
Vòng đời của nhãn

Các nhãn sẽ trải qua một vòng đời cho phép tạo, xuất bản, cập nhật, v.v. Khi nhãn đi qua vòng đời, bản sửa đổi nhãn của nhãn sẽ được tăng lên. Để biết thêm thông tin, hãy xem phần Vòng đời của nhãn.

Sửa đổi nhãn

Một phiên bản của nhãn. Bất cứ khi nào nhãn được tạo, cập nhật, xuất bản hoặc ngừng sử dụng, giá trị sửa đổi nhãn sẽ tăng lên.

Bản sửa đổi bản nháp
Số bản sửa đổi của bản nháp hiện tại của nhãn. Bạn có thể thực hiện nhiều lần cập nhật cho một nhãn, mỗi lần làm tăng số bản sửa đổi nháp mà không ảnh hưởng đến bản sửa đổi đã phát hành. Tính năng có nhãn nháp cho phép bạn kiểm thử nội dung cập nhật của nhãn trước khi phát hành.
Bản sửa đổi đã xuất bản
Số bản sửa đổi của phiên bản đã xuất bản của nhãn. Nhãn đã xuất bản là thực thể của nhãn mà người dùng hiện có thể sử dụng.