Wybór odpowiednich wskaźników dla projektu

Ten przewodnik ma na celu pomóc organizacjom w zrozumieniu, jakie problemy można rozwiązać dzięki lepszej dokumentacji, a także w jaki sposób dobierać odpowiednie wskaźniki do projektów z dokumentacją.

Obecny etap:
Program Sezon Dokumentów 2021 zakończył się 14 grudnia 2021 r. Zobacz oś czasu.

Opisz problem

Zanim zaczniesz wybierać dane, upewnij się, że dobrze znasz problem, który próbujesz rozwiązać. Podaj jak najwięcej szczegółów.

  • „Pobieranie próśb o udostępnienie dokumentacji wprowadzającej trwa zbyt długo. Współtwórcy poddają się i odchodzą”.
  • „Widzimy zbyt wiele zgłoszeń, które pomagają w zrozumieniu kodów błędów”.
  • „Nasz potok CI/CD jest niestabilny. Zbyt wiele testów kończy się niepowodzeniem z niewyraźnych przyczyn”.
  • „Na naszych cotygodniowych spotkaniach ludzie wydają się naburmuszeni”.

Sformułuj hipotezę

Szukaj przyczyn i skutków. Co może być przyczyną podanego problemu? Pamiętaj, że problemy mogą mieć wiele przyczyn lub się pokrywać.

  • „Scalanie żądań pull dotyczących dokumentacji wprowadzającej trwa bardzo długo, ponieważ nie mamy jasnych wskazówek dotyczących stylu. Recenzenci przerywają sprawdzanie PR, ponieważ nie wiedzą, co robić, albo wracają i kwestionują informacje dotyczące formatowania”.
  • „Użytkownicy muszą zgłaszać problemy, ponieważ nie mogą znaleźć informacji o kodach błędów w dokumentacji”.
  • „Nasze testy CI/CD kończą się niepowodzeniem, ponieważ występują ograniczenia związane z abonamentem i czas oczekiwania ze strony naszego dostawcy”.
  • „Na naszych cotygodniowych spotkaniach ludzie są zdenerwowani, ponieważ mają one miejsce o 5:30 w ich strefie czasowej”.

Zaproponuj rozwiązanie

Czy ten problem można rozwiązać, używając nowej lub lepszej dokumentacji?

  • „Gdybyśmy mieli wskazówki redakcyjne, weryfikatorzy mogliby je sprawdzić, zanim prześlą jej ofertę PR. Recenzenci będą wiedzieć, na co zwrócić uwagę. Recenzenci i współtwórcy nie będą musieli się kłócić o format, ton i styl”.
  • „Gdybyśmy mieli dokumentację z kodami błędów, użytkownicy mogli znaleźć w niej odpowiedzi, zamiast otwierać problemy”.
  • „Wygląda na to, że lepiej nie rozwiążemy naszego problemu z CI/CD”.
  • „Każde spotkanie mogliśmy zaczynać od żartu „puk, puk”. Stworzenie kolekcji żartów związanych z pukaniem, które pomogłoby nam rozpocząć spotkania z uśmiechem”.

Skoncentruj się

Czy potrafisz określić problem?

  • „Co tak naprawdę znaczy „zbyt długo trwa łączenie PR”? Dwa miesiące? Dwa tygodnie? Jak długo współtwórcy będą czekać na sprawdzenie, zanim zrezygnują?”
  • „Ile problemów z kodem błędu oznacza „zbyt wiele problemów”?
  • „Hmmm... Jak bardzo naburmuszone?”

Sprawdź mierzalność

Jak możesz sprawdzić proponowany wskaźnik? Czy da się go zmierzyć łatwo i dokładnie? Czy pomiar zależy od tego, kto go przeprowadza?

  • „Możemy z łatwością sprawdzić, od jak dawna prośba jest otwarta i ile czasu od niej trwa. Nie jesteśmy w stanie dokładnie określić, kiedy dany współtwórca zrezygnował ze sprzedaży”.
  • „Możemy policzyć problemy oznaczone tagiem „error-code” (kod błędu) albo wyszukać w problemach tekst z kodem błędu”.
  • „Nie jesteśmy w stanie zmierzyć zdenerwowanego człowieka w taktowny ani dokładny sposób”.

Dodaj dodatkowe dane

Czy są inne dane, które pomogą Ci zrozumieć, czy Twoja dokumentacja rozwiązuje problem? Czy dane docelowe są w każdym przypadku takie same?

  • „Dłuższe kampanie PR wymagają więcej czasu. Dla różnych rozmiarów warto wyznaczyć różne progi. Chcemy mierzyć czas scalania małych, średnich, dużych i gigantycznych agencji PR”.
  • „Mogliśmy sprawdzić, ile wizyt otrzymuje nasz dokument z kodem błędów i czy liczba ta odpowiada mniejszej liczbie zgłaszanych problemów”.

Wybierz przedział czasu

  • „Uważamy, że 2 tygodnie to rozsądny czas na scalenie małych i średnich agencji PR. Wszystkie PR powinny zostać połączone w ciągu miesiąca. Takie pomiary będą dokonywane co 2 tygodnie”.
  • „Dzienna liczba problemów z kodem błędów nie ma sensu, ponieważ zwykle czas na zamknięcie zgłoszenia to tydzień. Będziemy je mierzyć co tydzień”.

Zapisz cele

Jak duża zmiana musi zostać zaobserwowana w wybranym wskaźniku, aby uznać, że projekt zakończył się sukcesem? Rozważ wyznaczenie celów ilościowych dla wybranych danych.

  • „Osiągnęliśmy cel, by zamknąć wszystkie nowe kampanie PR w niecałe miesiąc, to bylibyśmy tylko sukcesem. Gdyby nasz średni czas na zamykanie dużych działów PR skrócił się o 2 tygodnie, byliśmyby ogromnym sukcesem”.
  • „W miarę możliwości nie pojawią się nowe problemy związane z błędami. Gdyby jednak odnotowaliśmy 50% spadek liczby problemów związanych z błędami, uznajemy ten projekt za udany”.