دليل مشرف المؤسسة

المرحلة الحالية:
تم الإعلان عن النتائج المخطط الزمني.

هذا الدليل مخصَّص لمشرفي المؤسسات الذين يتقدّمون بطلب الانضمام إلى برنامج Season of Docs أو المشاركين فيه.

هل يجب أن تشارك مؤسستك في برنامج "موسم المستندات"؟

استخدم هذه الأسئلة لمساعدتك في فهم ما إذا كان يجب على مؤسستك مفتوحة المصدر أو مؤسستك المشاركة في Season of Docs.

هل مؤسستك أو مشروعك:

  • هل تعتقد أن الوثائق الجديدة أو المحدثة ستساعد في تحقيق هدف أو حل مشكلة في مشروعك أو مجتمعك؟
  • هل لديك فهم أولي أو فرضية حول كيفية قياس نجاح مشروع التوثيق لديك؟
  • هل لديك أعضاء من المنتدى على استعداد للمساعدة في توظيف كاتب تقني وتقييمه وإعداده، والأشخاص الذين سيكونون متاحين للإجابة عن الأسئلة وتقديم دعم آخر خلال المشروع (6-8 أشهر، بما في ذلك فترة تقديم الطلب)؟
  • هل ترغب في أن يكون أحد أعضاء المجتمع على استعداد ليكون مسؤول إدارة المؤسسة وتنسيق عملية إنشاء التطبيق، والرد على أسئلة مديري البرنامج، وإرسال التقييمات الشهرية والتقييم النهائي ودراسة الحالة؟ يجب أن يكون مشرف المؤسسة أيضًا مستعدًا للإجابة عن استطلاعات المتابعة بعد إكمال برنامج "موسم المستندات".

يجب أن تستوفي مؤسستك أيضًا متطلبات الأهلية للبرنامج، بما في ذلك القدرة على إنشاء حساب Open Collective.

عملية تقديم طلبات المؤسسة

مرحلة الاستكشاف

مع أنّ باب تقديم طلبات الانضمام إلى موسم "مستندات Google" مفتوح في 23 شباط (فبراير) 2022، ننصح المؤسسات بتخصيص الوقت الكافي لإكمال الخطوات في مرحلة الاستكشاف قبل إرسال طلباتها.

  • قم بإنشاء صفحة اقتراح مشروع. تتضمن صفحة الاقتراح قائمة بالاحتياجات أو الأهداف أو المشكلات الرئيسية وحلول التوثيق الممكنة والمقاييس المحتملة. يجب أن تكون هذه الصفحة علنية، وأن تتيح للمنتدى إمكانية المساهمة والمناقشة. قم بتضمين معلومات الكتاب التقني الذين يرغبون في المشاركة - أين يجب عليهم طرح الأسئلة أو التعبير عن الاهتمام أو الذهاب لمعرفة المزيد عن مشروعك؟ نقترح إضافة عنوان بريد إلكتروني للاتصال بمؤسستك مفتوحة المصدر بشأن Season of Docs. ومع ذلك، ننصح بشدة بعدم استخدام عنوان بريد إلكتروني شخصي كعنوان بريد إلكتروني للتواصل مع مؤسستك مفتوحة المصدر. (راجع قائمة أفكار المشروع للحصول على أمثلة.)
  • أعلِن عن صفحة الاقتراح في قنوات المنتدى وأضِف مؤسستك إلى قائمة المؤسسات المهتمة في مستودع GitHub ضمن "موسم المستندات". يمكنك أيضًا مشاركة الرابط في قناة #Season-of-docs في كتابة Slack في المستندات. تتضمن صفحة العرض الترويجي والصحافة الشعارات والمحتوى الآخر الذي يمكنك استخدامه عند الحديث عن "موسم المستندات".
  • لكل فكرة وثائق، ضع في اعتبارك الخبرة والمؤهلات التي يحتاجها الكاتب التقني للعمل بنجاح مع مجتمعك ومؤسستك. ما هي المهارات التي يمكن لمجتمعك استخدامها لمساعدة الكاتب التقني في تطويرها (على سبيل المثال، باستخدام GitHub أو سلسلة أدوات المستندات)؟ (اطّلِع على دليل العمل مع المؤلفين التقنيين.
  • اطلب متطوعين للمساعدة في الإجابة عن أسئلة الكتّاب التقنيين المهتمين.
  • ابدأ في مراجعة أي بيانات اهتمام تم إرسالها من الكتاب الفنيين المهتمين بالعمل مع مشروعك.

مرحلة تقديم الطلب

  • اختر الفكرة الواعدة من صفحة الاقتراح. يمكن لكل مؤسسة تقديم اقتراح واحد فقط. بعض الأمور التي يجب وضعها في الاعتبار:
    • ما الفكرة التي حصلت على أكبر قدر من الاهتمام من الكتاب التقني؟
    • ما الفكرة التي ستساعد في حل أكبر مشكلة لمشروعك؟ من الأفضل اختيار فكرة أكثر خطورة سيكون لها تأثير أكبر من فكرة لمشروع وثائق من المرجح أن يكتمل ولكن لن يحدث فرقًا كبيرًا في مشروعك.
    • هل تتطلب الفكرة مشاركة أعضاء محددين من مجتمعك؟ هل لديه الوقت الكافي للمشاركة؟

  • أنشئ اقتراحك، باستخدام نموذج الاقتراح. تأكد من فهمك وتضمين ما يلي:

    • المشكلة التي تريد معالجتها
    • نطاق الوثائق التي تريد تحسينها أو إنشائها
    • كيف ستقيس نجاح وثائقك

    يجب أن يتضمّن الاقتراح أيضًا ميزانية. لن يتم النظر في الاقتراحات غير المكتملة.

  • يجب إرسال نموذج الطلب بحلول الموعد النهائي لتقديم الطلبات في 25 آذار (مارس) 2022 عند الساعة 6:00 مساءً بالتوقيت العالمي المُنسّق. سيتم الإعلان عن الاقتراحات التي تم قبولها في 14 نيسان (أبريل) 2022.

تطوير المشروعات وإعداد التقارير

بدء المشروع

  • إذا اختارت مؤسستك بالفعل كاتبًا أو كتّابًا تقنيًا لمشروعك، فاحجز اجتماعًا تمهيديًا مع الكاتب الفني. يجب عليك التعاون مع الكاتب التقني لإنشاء جدول زمني للعمل وعمليات التحقق المنتظمة.
  • إذا تلقّيت عدة تصريحات اهتمام من كتّاب تقنيين مهتمين، يمكنك تقديم إعلان علني عن اختيارك للكاتب الفني أو إعلام مقدّمي الطلبات بقرارك.

منح الدفعات

  • سيتم إيداع% 40 من أموال المنح في حساب Open Collective الخاص بكل مؤسسة بعد الاستعانة بكاتب فني، وذلك اعتبارًا من 9 حزيران (يونيو) 2022. نوصي المؤسسات بإنشاء جدول دفع مع الكتاب الفنيين بناءً على المعالم الرئيسية للمشروع، بما في ذلك الدفع عند بدء المشروع.
  • وسيتم إيداع نسبة% 60 المتبقية في حسابات Open Collective الخاصة بالمؤسسات التي تكمل التقييمات النهائية ودراسات الحالة وترسلها، بدءًا من 14 كانون الأول (ديسمبر) 2022. يُرجى العلم أنّ جميع المشاريع الناجحة، بغض النظر عن الجدول الزمني لإنجاز المشروع (على سبيل المثال، مشروع مدته 3 أشهر مقابل 6 أشهر)، ستبدأ في تلقّي الدفعة النهائية في 14 ديسمبر 2022.
  • راجع دليل الدفعات للحصول على مزيد من المعلومات حول إنشاء حساب Open Collective.

تقرير حالة المشروع

  • يتعيّن على مشرفي المؤسسة ملء تقارير الحالة الشهرية في غضون أسبوع من استلام الرابط المؤدي إلى نموذج تقرير الحالة (سيتم إرسال الرابط عبر البريد الإلكتروني، لذا يُرجى التحقق من مجلد الرسائل غير المرغوب فيها).

التقييم النهائي للمشروع ودراسة الحالة

على المؤسسات إكمال كل من التقييم النهائي للمشروع ودراسة الحالة وتقديمهما قبل 30 تشرين الثاني (نوفمبر) 2022 في الساعة 18:00 بالتوقيت العالمي المنسق (UTC) لتلقّي أموال المنح المتبقية.

التقييم النهائي

سيصبح نموذج التقييم النهائي متاحًا لمشرفي المؤسسات قبل شهر واحد من 30 تشرين الثاني (نوفمبر) 2022 الساعة 18:00 حسب التوقيت العالمي المنسَّق.

دراسة حالة

تعد دراسة حالة Season of Docs هي المُخرَج النهائي لمشاركة مؤسستك في Season of Docs. سيساعدك الاحتفاظ بسجل أسبوعي بتحديثات المشروع في إنشاء دراسة الحالة لديك. لكل أسبوع، سجّل تقدم المشروع (بما في ذلك روابط سحب الطلبات أو المشكلات أو المحادثات، حيث كان ذلك مفيدًا)، وما سار بشكل جيد (أو غير جيد)، والأشياء التي تعلمتها والأسئلة التي تم طرحها.

يُرجى قراءة إنشاء دراسة حالة للحصول على معلومات إضافية والتأكد من اتباع نموذج دراسة الحالة لإنشاء دراسة الحالة الخاصة بك. سترسل دراسة الحالة الخاصة بك كرابط في نموذج التقييم النهائي.

سيتم نشر دراسة حالتك على موقع Season of Docs، لذا يرجى وضع ذلك في الاعتبار عند تضمين معلومات حول مشروعك.

نطلب من المؤسسات المشاركة في ثلاثة استبيانات متابعة على الأقل لمساعدتنا في تتبع نجاح مشاريع Season of Docs بمرور الوقت.

النماذج

النموذج رابط الموعد النهائي
طلب المؤسسة

تم إغلاق باب تقديم الطلبات بواسطة المؤسسة الآن. يمكنك الانضمام إلى القائمة البريدية للإعلانات في season-of-docs-announce للبقاء على اطّلاع على آخر الأخبار.

 25 آذار (مارس) 2022، الساعة 06:00 مساءً بالتوقيت العالمي المتّفق عليه
معلومات الدفع الخاصة بالمؤسسة

هذا النموذج غير متاح حتى الآن.

 12 أيار (مايو) 2022، الساعة 06:00 مساءً بالتوقيت العالمي المتّفق عليه
مستند إثبات توظيف الكاتب التقني

اكتملت مرحلة توظيف الكاتب التقني.

 16 أيار (مايو) 2022 عند الساعة 6:00 مساءً بالتوقيت العالمي المتّفق عليه
التقييمات الشهرية

انتهت مرحلة التقييم الشهري.

 الاطّلاع على المخطط الزمني
التقييم النهائي للمشروع ودراسة الحالة

تم إغلاق مرحلة تقييم المشروع.

 30 تشرين الثاني (نوفمبر) 2022، الساعة 06:00 مساءً بالتوقيت العالمي المتّفق عليه
استطلاعات المتابعة

يتوفّر هذا النموذج خلال مرحلة متابعة الاستطلاعات (2 أيار (مايو) 2023).

 الاطّلاع على المخطط الزمني