Poziom umiejętności programowania: początkujący
Czas trwania: 10 minut
Typ projektu: automatyzacja z regułą opartą na zdarzeniach i regułą opartą na czasie
Cele
- Dowiedz się, na czym polega działanie rozwiązania.
- Dowiedz się, jak usługi Apps Script działają w ramach rozwiązania.
- Skonfiguruj skrypt.
- Uruchom skrypt.
Informacje o rozwiązaniu
Nowi pracownicy zwykle potrzebują dostępu do systemu i sprzętu z działu IT. Aby zarządzać tymi prośbami, możesz utworzyć formularz w Formularzach Google, w którym użytkownicy będą mogli wskazać, jakiego dostępu i urządzeń potrzebują. Gdy dział IT zakończy realizację prośby i zaktualizuje jej stan, osoby zgłaszające prośbę otrzymają e-maila z powiadomieniem.
Jak to działa
Skrypt tworzy formularz prośby o wypożyczenie sprzętu. Elementy na platformie możesz dostosować w przykładowym kodzie skryptu. Gdy ktoś prześle formularz, skrypt wyśle e-maila z powiadomieniem do wyznaczonego punktu kontaktowego. Gdy stan prośby w arkuszu kalkulacyjnym zmieni się na „Ukończono”, skrypt wyśle e-maila z potwierdzeniem do osoby, która przesłała formularz.
Usługi Apps Script
To rozwiązanie korzysta z tych usług:
- Usługa Formularz – tworzy formularz do zgłaszania problemów z IT.
- Usługa arkusza kalkulacyjnego – sprawdza, czy formularz prośby już istnieje, aby uniknąć duplikatów. Zarządza odpowiedziami na formularz, przenosząc je w razie potrzeby na karty Oczekujące i Ukończone.
- Usługa poczty e-mail – tworzy i wysyła e-maile z prośbami i powiadomieniami o zakończeniu.
- Usługa skryptu – tworzy wyzwalacze. Jeden z nich jest uruchamiany po przesłaniu formularza, a drugi co 5 minut, aby sprawdzić, czy stan żądania to „Ukończono”.
Wymagania wstępne
Aby skorzystać z tego szablonu, musisz spełnić te wymagania wstępne:
- Konto Google (konta Google Workspace mogą wymagać zatwierdzenia przez administratora).
- przeglądarka internetowa z dostępem do internetu;
Konfigurowanie skryptu
Tworzenie projektu Apps Script
- Kliknij ten przycisk, aby utworzyć kopię arkusza Zarządzanie prośbami o sprzęt dla pracowników. Projekt Apps Script odpowiadający temu rozwiązaniu jest dołączony do arkusza kalkulacyjnego.
Utwórz kopię
- Kliknij Rozszerzenia >
Apps Script.
- Obok zmiennej
REQUEST_NOTIFICATION_EMAIL zastąp przykładowy e-mail swoim e-mailem.
- Kliknij Zapisz
.
Konfigurowanie arkusza kalkulacyjnego
- Wróć do arkusza kalkulacyjnego i kliknij Wnioski o sprzęt
> Skonfiguruj. Aby wyświetlić to menu niestandardowe, konieczne może być odświeżenie strony.
Gdy pojawi się odpowiedni komunikat, autoryzuj skrypt.
Jeśli na ekranie zgody OAuth wyświetla się ostrzeżenie Ta aplikacja nie została zweryfikowana, kontynuuj, wybierając Zaawansowane >
Przejdź do {Nazwa projektu} (niebezpieczne).
Kliknij Prośby o sprzęt
> Skonfiguruj ponownie.
Uruchamianie skryptu
- Kliknij Narzędzia > Zarządzaj formularzem
> Uruchom formularz.
- Wypełnij i prześlij formularz.
- Sprawdź, czy dotarł do Ciebie e-mail z powiadomieniem o prośbie o wypożyczenie sprzętu.
- Wróć do arkusza kalkulacyjnego i w arkuszu Oczekujące prośby zmień stan prośby na Ukończone.
- W ciągu 5 minut skrypt wyśle kolejnego e-maila z informacją o zakończeniu przetwarzania żądania. Skrypt przenosi prośbę z arkusza Oczekujące prośby do arkusza Wykonane prośby.
Sprawdzanie kodu
Aby sprawdzić kod Apps Script dla tego rozwiązania, kliknij Wyświetl kod źródłowy poniżej:
Pokaż kod źródłowy
Code.gs
// To learn how to use this script, refer to the documentation:
// https://developers.google.com/apps-script/samples/automations/equipment-requests
/*
Copyright 2022 Google LLC
Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
you may not use this file except in compliance with the License.
You may obtain a copy of the License at
https://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0
Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
See the License for the specific language governing permissions and
limitations under the License.
*/
// Update this variable with the email address you want to send equipment requests to.
const REQUEST_NOTIFICATION_EMAIL = 'request_intake@example.com';
// Update the following variables with your own equipment options.
const AVAILABLE_LAPTOPS = [
'15" high Performance Laptop (OS X)',
'15" high Performance Laptop (Windows)',
'15" high performance Laptop (Linux)',
'13" lightweight laptop (Windows)',
];
const AVAILABLE_DESKTOPS = [
'Standard workstation (Windows)',
'Standard workstation (Linux)',
'High performance workstation (Windows)',
'High performance workstation (Linux)',
'Mac Pro (OS X)',
];
const AVAILABLE_MONITORS = [
'Single 27"',
'Single 32"',
'Dual 24"',
];
// Form field titles, used for creating the form and as keys when handling
// responses.
/**
* Adds a custom menu to the spreadsheet.
*/
function onOpen() {
SpreadsheetApp.getUi().createMenu('Equipment requests')
.addItem('Set up', 'setup_')
.addItem('Clean up', 'cleanup_')
.addToUi();
}
/**
* Creates the form and triggers for the workflow.
*/
function setup_() {
let ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
if (ss.getFormUrl()) {
let msg = 'Form already exists. Unlink the form and try again.';
SpreadsheetApp.getUi().alert(msg);
return;
}
let form = FormApp.create('Equipment Requests')
.setCollectEmail(true)
.setDestination(FormApp.DestinationType.SPREADSHEET, ss.getId())
.setLimitOneResponsePerUser(false);
form.addTextItem().setTitle('Employee name').setRequired(true);
form.addTextItem().setTitle('Desk location').setRequired(true);
form.addDateItem().setTitle('Due date').setRequired(true);
form.addListItem().setTitle('Laptop').setChoiceValues(AVAILABLE_LAPTOPS);
form.addListItem().setTitle('Desktop').setChoiceValues(AVAILABLE_DESKTOPS);
form.addListItem().setTitle('Monitor').setChoiceValues(AVAILABLE_MONITORS);
// Hide the raw form responses.
ss.getSheets().forEach(function(sheet) {
if (sheet.getFormUrl() == ss.getFormUrl()) {
sheet.hideSheet();
}
});
// Start workflow on each form submit
ScriptApp.newTrigger('onFormSubmit_')
.forForm(form)
.onFormSubmit()
.create();
// Archive completed items every 5m.
ScriptApp.newTrigger('processCompletedItems_')
.timeBased()
.everyMinutes(5)
.create();
}
/**
* Cleans up the project (stop triggers, form submission, etc.)
*/
function cleanup_() {
let formUrl = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getFormUrl();
if (!formUrl) {
return;
}
ScriptApp.getProjectTriggers().forEach(function(trigger) {
ScriptApp.deleteTrigger(trigger);
});
FormApp.openByUrl(formUrl)
.deleteAllResponses()
.setAcceptingResponses(false);
}
/**
* Handles new form submissions to trigger the workflow.
*
* @param {Object} event - Form submit event
*/
function onFormSubmit_(event) {
let response = mapResponse_(event.response);
sendNewEquipmentRequestEmail_(response);
let equipmentDetails = Utilities.formatString('%s\n%s\n%s',
response['Laptop'],
response['Desktop'],
response['Monitor']);
let row = ['New',
'',
response['Due date'],
response['Employee name'],
response['Desk location'],
equipmentDetails,
response['email']];
let ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
let sheet = ss.getSheetByName('Pending requests');
sheet.appendRow(row);
}
/**
* Sweeps completed and cancelled requests, notifying the requestors and archiving them
* to the completed sheet.
*
* @param {Object} event
*/
function processCompletedItems_() {
let ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
let pending = ss.getSheetByName('Pending requests');
let completed = ss.getSheetByName('Completed requests');
let rows = pending.getDataRange().getValues();
for (let i = rows.length; i >= 2; i--) {
let row = rows[i -1];
let status = row[0];
if (status === 'Completed' || status == 'Cancelled') {
pending.deleteRow(i);
completed.appendRow(row);
console.log("Deleted row: " + i);
sendEquipmentRequestCompletedEmail_({
'Employee name': row[3],
'Desk location': row[4],
'email': row[6],
});
}
};
}
/**
* Sends an email notification that a new equipment request has been submitted.
*
* @param {Object} request - Request details
*/
function sendNewEquipmentRequestEmail_(request) {
let template = HtmlService.createTemplateFromFile('new-equipment-request.html');
template.request = request;
template.sheetUrl = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getUrl();
let msg = template.evaluate();
MailApp.sendEmail({
to: REQUEST_NOTIFICATION_EMAIL,
subject: 'New equipment request',
htmlBody: msg.getContent(),
});
}
/**
* Sends an email notifying the requestor that the request is complete.
*
* @param {Object} request - Request details
*/
function sendEquipmentRequestCompletedEmail_(request) {
let template = HtmlService.createTemplateFromFile('request-complete.html');
template.request = request;
let msg = template.evaluate();
MailApp.sendEmail({
to: request.email,
subject: 'Equipment request completed',
htmlBody: msg.getContent(),
});
}
/**
* Converts a form response to an object keyed by the item titles. Allows easier
* access to response values.
*
* @param {FormResponse} response
* @return {Object} Form values keyed by question title
*/
function mapResponse_(response) {
let initialValue = {
email: response.getRespondentEmail(),
timestamp: response.getTimestamp(),
};
return response.getItemResponses().reduce(function(obj, itemResponse) {
let key = itemResponse.getItem().getTitle();
obj[key] = itemResponse.getResponse();
return obj;
}, initialValue);
}
new-equipment-request.html
Współtwórcy
Ten przykład jest obsługiwany przez Google przy pomocy ekspertów Google ds. programowania.
Dalsze kroki
