Dọn dẹp dữ liệu trong bảng tính Google Trang tính

Cấp độ viết mã: Trung cấp
Thời lượng: 20 phút
Loại dự án: Tiện ích bổ sung cho trình chỉnh sửa

Mục tiêu

• Tìm hiểu về chức năng của giải pháp.
• Tìm hiểu chức năng của các dịch vụ Apps Script trong giải pháp.
• Thiết lập tập lệnh.
• Chạy tập lệnh.

Giới thiệu về giải pháp này

Dọn dẹp dữ liệu trong bảng tính bằng cách tự động xoá các hàng và cột trống, cắt bảng tính theo các cạnh của dải dữ liệu và điền vào các khoảng trống trong dữ liệu.

Cách hoạt động

Tập lệnh này thực hiện các chức năng sau:

• Xoá các hàng trống – Trong một dải ô đã chọn, tập lệnh sẽ xác định các hàng trống và xoá chúng. Nếu các ô trong một hàng chứa ký tự dấu cách, thì hàng đó không được coi là hàng trống.
• Xoá cột trống – Trong một dải ô đã chọn, tập lệnh sẽ xác định các cột trống và xoá chúng. Nếu các ô trong một cột chứa ký tự khoảng trắng, thì cột đó không được coi là cột trống.
• Cắt trang tính theo dải ô dữ liệu – Tập lệnh xác định vị trí kết thúc của dải ô dữ liệu và xoá các hàng và cột thừa.
• Điền vào các hàng trống – Tập lệnh này sẽ sao chép và dán nội dung của ô đang hoạt động đã chọn vào các ô trống trong các hàng bên dưới. Tập lệnh sẽ ngừng dán nội dung khi gặp một hàng không trống hoặc đạt đến cuối dải ô dữ liệu.

Các dịch vụ của Apps Script

Giải pháp này sử dụng dịch vụ sau:

• Dịch vụ bảng tính – Lấy trang tính đang hoạt động và thực hiện tất cả các hàm dọn dẹp.

Điều kiện tiên quyết

Để sử dụng mẫu này, bạn cần đáp ứng các điều kiện tiên quyết sau:

• Một Tài khoản Google (tài khoản Google Workspace có thể yêu cầu quản trị viên phê duyệt).
• Một trình duyệt web có quyền truy cập vào Internet.

Thiết lập tập lệnh

1. Nhấp vào nút sau đây để mở dự án Clean sheet Apps Script.
   Mở dự án
2. Nhấp vào Tổng quan .
3. Trên trang tổng quan, hãy nhấp vào biểu tượng Tạo bản sao .
4. Ở đầu dự án đã sao chép, hãy nhấp vào Triển khai > Triển khai thử nghiệm.
5. Bên cạnh Chọn loại, hãy nhấp vào Bật các loại triển khai > Tiện ích bổ sung của Editor.
6. Nhấp vào Tạo thử nghiệm mới.
7. Trong mục Tài liệu kiểm thử, hãy nhấp vào Chưa chọn tài liệu nào.
8. Chọn một bảng tính có dữ liệu cần dọn dẹp rồi nhấp vào Chèn. Để sử dụng một tài liệu mẫu, hãy tạo bản sao của bảng tính Dữ liệu dọn dẹp mẫu.
9. Nhấp vào Lưu bài kiểm tra.
10. Để mở bảng tính, hãy chọn nút chọn bên cạnh thử nghiệm đã lưu rồi nhấp vào Thực thi.

Chạy tập lệnh

1. Trong bảng tính, hãy chọn dải ô A1:F20.
2. Nhấp vào Tiện ích > Bản sao của Trang tính sạch > Xoá hàng trống.
3. Khi được nhắc, hãy nhấp vào Tiếp tục và cho phép tập lệnh chạy.
4. Nhấp vào Tiện ích > Bản sao của Clean sheet > Xoá các hàng trống một lần nữa.
5. Nhấp vào Tiện ích > Bản sao của Trang tính sạch > Xoá các cột trống.
6. Nhấp vào Tiện ích > Bản sao của Trang tính không có dữ liệu > Cắt trang tính theo dải ô dữ liệu.
7. Chọn ô C7.
8. Nhấp vào Tiện ích > Bản sao của Trang tính trống > Điền vào các hàng trống bên dưới.

Xem lại mã

Để xem lại mã Apps Script cho giải pháp này, hãy nhấp vào Xem mã nguồn bên dưới:

Xem mã nguồn

Code.gs

solutions/editor-add-on/clean-sheet/Code.js

Xem trên GitHub

// To learn how to use this script, refer to the documentation:
// https://developers.google.com/apps-script/add-ons/clean-sheet

/*
Copyright 2022 Google LLC

Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
you may not use this file except in compliance with the License.
You may obtain a copy of the License at

    https://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
See the License for the specific language governing permissions and
limitations under the License.
*/

// Application Constants
const APP_TITLE = 'Clean sheet';

/**
 * Identifies and deletes empty rows in selected range of active sheet.
 * 
 * Cells that contain space characters are treated as non-empty.
 * The entire row, including the cells outside of the selected range,
 * must be empty to be deleted.
 *  
 * Called from menu option.
 */
function deleteEmptyRows() {

  const sheet = SpreadsheetApp.getActiveSheet();

  // Gets active selection and dimensions.
  let activeRange = sheet.getActiveRange();
  const rowCount = activeRange.getHeight();
  const firstActiveRow = activeRange.getRow();
  const columnCount = sheet.getMaxColumns();

  // Tests that the selection is a valid range.
  if (rowCount < 1) {
    showMessage('Select a valid range.');
    return;
  }
  // Tests active range isn't too large to process. Enforces limit set to 10k.
  if (rowCount > 10000) {
    showMessage("Selected range too large. Select up to 10,000 rows at one time.");
    return;
  }

  // Utilizes an array of values for efficient processing to determine blank rows.
  const activeRangeValues = sheet.getRange(firstActiveRow, 1, rowCount, columnCount).getValues();

  // Checks if array is all empty values.
  const valueFilter = value => value !== '';
  const isRowEmpty = (row) => {
    return row.filter(valueFilter).length === 0;
  }

  // Maps the range values as an object with value (to test) and corresponding row index (with offset from selection).
  const rowsToDelete = activeRangeValues.map((row, index) => ({ row, offset: index + activeRange.getRowIndex() }))
    .filter(item => isRowEmpty(item.row)) // Test to filter out non-empty rows.
    .map(item => item.offset); //Remap to include just the row indexes that will be removed.

  // Combines a sorted, ascending list of indexes into a set of ranges capturing consecutive values as start/end ranges.
  // Combines sequential empty rows for faster processing.
  const rangesToDelete = rowsToDelete.reduce((ranges, index) => {
    const currentRange = ranges[ranges.length - 1];
    if (currentRange && index === currentRange[1] + 1) {
      currentRange[1] = index;
      return ranges;
    }
    ranges.push([index, index]);
    return ranges;
  }, []);

  // Sends a list of row indexes to be deleted to the console.
  console.log(rangesToDelete);

  // Deletes the rows using REVERSE order to ensure proper indexing is used.
  rangesToDelete.reverse().forEach(([start, end]) => sheet.deleteRows(start, end - start + 1));
  SpreadsheetApp.flush();
}

/**
 * Removes blank columns in a selected range.
 * 
 * Cells containing Space characters are treated as non-empty.
 * The entire column, including cells outside of the selected range,
 * must be empty to be deleted.
 *   
 * Called from menu option.
 */
function deleteEmptyColumns() {

  const sheet = SpreadsheetApp.getActiveSheet();

  // Gets active selection and dimensions.
  let activeRange = sheet.getActiveRange();
  const rowCountMax = sheet.getMaxRows();
  const columnWidth = activeRange.getWidth();
  const firstActiveColumn = activeRange.getColumn();

  // Tests that the selection is a valid range.
  if (columnWidth < 1) {
    showMessage('Select a valid range.');
    return;
  }
  // Tests active range is not too large to process. Enforces limit set to 1k.
  if (columnWidth > 1000) {
    showMessage("Selected range too large. Select up to 10,000 rows at one time.");
    return;
  }

  // Utilizes an array of values for efficient processing to determine blank columns.
  const activeRangeValues = sheet.getRange(1, firstActiveColumn, rowCountMax, columnWidth).getValues();

  // Transposes the array of range values so it can be processed in order of columns.
  const activeRangeValuesTransposed = activeRangeValues[0].map((_, colIndex) => activeRangeValues.map(row => row[colIndex]));

  // Checks if array is all empty values.
  const valueFilter = value => value !== '';
  const isColumnEmpty = (column) => {
    return column.filter(valueFilter).length === 0;
  }

  // Maps the range values as an object with value (to test) and corresponding column index (with offset from selection).
  const columnsToDelete = activeRangeValuesTransposed.map((column, index) => ({ column, offset: index + firstActiveColumn}))
    .filter(item => isColumnEmpty(item.column)) // Test to filter out non-empty rows.
    .map(item => item.offset); //Remap to include just the column indexes that will be removed.

  // Combines a sorted, ascending list of indexes into a set of ranges capturing consecutive values as start/end ranges.
  // Combines sequential empty columns for faster processing.
  const rangesToDelete = columnsToDelete.reduce((ranges, index) => {
    const currentRange = ranges[ranges.length - 1];
    if (currentRange && index === currentRange[1] + 1) {
      currentRange[1] = index;
      return ranges;
    }
    ranges.push([index, index]);
    return ranges;
  }, []);

  // Sends a list of column indexes to be deleted to the console.
  console.log(rangesToDelete);

  // Deletes the columns using REVERSE order to ensure proper indexing is used.
  rangesToDelete.reverse().forEach(([start, end]) => sheet.deleteColumns(start, end - start + 1));
  SpreadsheetApp.flush();
}

/**
 * Trims all of the unused rows and columns outside of selected data range.
 * 
 * Called from menu option.
 */
function cropSheet() {
  const dataRange = SpreadsheetApp.getActiveSheet().getDataRange();
  const sheet = dataRange.getSheet();

  let numRows = dataRange.getNumRows();
  let numColumns = dataRange.getNumColumns();

  const maxRows = sheet.getMaxRows();
  const maxColumns = sheet.getMaxColumns();

  const numFrozenRows = sheet.getFrozenRows();
  const numFrozenColumns = sheet.getFrozenColumns();

  // If last data row is less than maximium row, then deletes rows after the last data row.
  if (numRows < maxRows) {
    numRows = Math.max(numRows, numFrozenRows + 1); // Don't crop empty frozen rows.
    sheet.deleteRows(numRows + 1, maxRows - numRows);
  }

  // If last data column is less than maximium column, then deletes columns after the last data column.
  if (numColumns < maxColumns) {
    numColumns = Math.max(numColumns, numFrozenColumns + 1); // Don't crop empty frozen columns.
    sheet.deleteColumns(numColumns + 1, maxColumns - numColumns);
  }
}

/**
 * Copies value of active cell to the blank cells beneath it. 
 * Stops at last row of the sheet's data range if only blank cells are encountered.
 * 
 * Called from menu option.
 */
function fillDownData() {

  const sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getActiveSheet();

  // Gets sheet's active cell and confirms it's not empty.
  const activeCell = sheet.getActiveCell();
  const activeCellValue = activeCell.getValue();

  if (!activeCellValue) {
    showMessage("The active cell is empty. Nothing to fill.");
    return;
  }

  // Gets coordinates of active cell.
  const column = activeCell.getColumn();
  const row = activeCell.getRow();

  // Gets entire data range of the sheet.
  const dataRange = sheet.getDataRange();
  const dataRangeRows = dataRange.getNumRows();

  // Gets trimmed range starting from active cell to the end of sheet data range.
  const searchRange = dataRange.offset(row - 1, column - 1, dataRangeRows - row + 1, 1)
  const searchValues = searchRange.getDisplayValues();

  // Find the number of empty rows below the active cell.
  let i = 1; // Start at 1 to skip the ActiveCell.
  while (searchValues[i] && searchValues[i][0] == "") { i++; }

  // If blanks exist, fill the range with values.
  if (i > 1) {
    const fillRange = searchRange.offset(0, 0, i, 1).setValue(activeCellValue)
    //sheet.setActiveRange(fillRange) // Uncomment to test affected range.
  }
  else {
    showMessage("There are no empty cells below the Active Cell to fill.");
  }
}

/**
 * A helper function to display messages to user.
 * 
 * @param {string} message - Message to be displayed.
 * @param {string} caller - {Optional} text to append to title.
 */
function showMessage(message, caller) {

  // Sets the title using the APP_TITLE variable; adds optional caller string.
  const title = APP_TITLE
  if (caller != null) {
    title += ` : ${caller}`
  };

  const ui = SpreadsheetApp.getUi();
  ui.alert(title, message, ui.ButtonSet.OK);
}

Menu.gs

solutions/editor-add-on/clean-sheet/Menu.js

Xem trên GitHub

/**
 * Copyright 2022 Google LLC
 *
 * Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
 * you may not use this file except in compliance with the License.
 * You may obtain a copy of the License at
 *
 *      http://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0
 *
 * Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
 * distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
 * WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
 * See the License for the specific language governing permissions and
 * limitations under the License.
 */

/**
 * Creates a menu entry in the Google Sheets Extensions menu when the document is opened.
 *
 * @param {object} e The event parameter for a simple onOpen trigger. 
 */
function onOpen(e) {
  // Builds a menu that displays under the Extensions menu in Sheets.
  let menu = SpreadsheetApp.getUi().createAddonMenu()

  menu
    .addItem('Delete blank rows (from selected rows only)', 'deleteEmptyRows')
    .addItem('Delete blank columns (from selected columns only)', 'deleteEmptyColumns')
    .addItem('Crop sheet to data range', 'cropSheet')
    .addSeparator()
    .addItem('Fill in blank rows below', 'fillDownData')
    .addSeparator()
    .addItem('About', 'aboutApp')
    .addToUi();
}

/**
 * Runs when the add-on is installed; calls onOpen() to ensure menu creation and
 * any other initializion work is done immediately. This method is only used by 
 * the desktop add-on and is never called by the mobile version.
 *
 * @param {object} e The event parameter for a simple onInstall trigger. 
 */
function onInstall(e) {
  onOpen(e);
}

/**
 * About box for context and developer contact information.
 * TODO: Personalize
 */
function aboutApp() {
  const msg = `
  Name: ${APP_TITLE}
  Version: 1.0
  Contact: <Developer Email Goes Here>`

  const ui = SpreadsheetApp.getUi();
  ui.alert("About this application", msg, ui.ButtonSet.OK);
}

Người đóng góp

Mẫu này do Google duy trì với sự trợ giúp của các Chuyên gia Google về phát triển.

Các bước tiếp theo

• Mở rộng Google Trang tính bằng tiện ích bổ sung
• Tài liệu tham khảo về dịch vụ bảng tính