Mở rộng Google Workspace Studio

Các hướng dẫn này giải thích cách mở rộng chức năng của Google Workspace Studio bằng cách tạo các bước tuỳ chỉnh mà quy trình có thể chạy.

Để bắt đầu, hãy làm theo hướng dẫn bắt đầu nhanh của chúng tôi: Tạo một bước Máy tính bằng Apps Script.

Thử hướng dẫn bắt đầu nhanh

Quy trình cho phép người dùng Google Workspace tự động hoá các tác vụ trên nhiều dịch vụ bằng cách kết hợp một loạt bước mà không cần viết mã. Bằng cách mở rộng quy trình, bạn cho phép người dùng thêm các hàm của ứng dụng dưới dạng bước.

Ví dụ: người dùng có thể phân loại và chỉ định các câu hỏi của khách hàng đến bằng một quy trình thực hiện những việc sau:

Bắt đầu khi bạn nhận được email từ khách hàng.
Yêu cầu Gemini phân loại email.
Tạo một việc cần làm để tôi theo dõi nhóm bán hàng hoặc nhóm hỗ trợ.

Định cấu hình quy trình công việc

Hình 1: Người dùng định cấu hình một quy trình phân loại các câu hỏi của khách hàng bằng Gemini.

Các khái niệm về Workspace Studio

Các thuật ngữ và khái niệm sau đây xác định các thành phần chính của Workspace Studio:

Quy trình: Người dùng tạo quy trình trong Workspace Studio để tự động hoá các tác vụ trong và ngoài Google Workspace. Quy trình có khả năng tích hợp sâu vào hệ thống, nhận biết bối cảnh và có thể sử dụng AI (không bắt buộc).
Bước: Một bước duy nhất trong quy trình tự động hoá của quy trình. Về cơ bản, đây là một tác vụ duy nhất trong một chuỗi tác vụ tuân theo một sự kiện bắt đầu. Mỗi bước chạy đồng bộ, nghĩa là bước đó sẽ hoàn tất thao tác trước khi bước tiếp theo trong chuỗi bắt đầu. Người dùng đặt thứ tự của các bước, cho phép họ tuỳ chỉnh quy trình logic của các tác vụ. Các bước có thể có nhưng không yêu cầu dữ liệu đầu vào và đầu ra. Các bước ví dụ bao gồm "gửi email", "đăng trong phòng Chat" và "hỏi Gemini". Các bước có thể bao gồm các tác vụ bên ngoài Google Workspace, chẳng hạn như tạo khách hàng tiềm năng trong CRM.

Biến đầu vào

Các bước nhận được biến đầu vào. Người dùng đặt biến đầu vào trên thẻ cấu hình của một bước trong khi người dùng thiết lập bước đó. Ví dụ: thu thập địa chỉ email, ngày giờ hoặc câu lệnh dành cho Gemini.

Biến đầu ra

Các bước trả về biến đầu ra và có thể gửi đến một bước khác. Ví dụ: bạn sử dụng biến đầu ra để truyền địa chỉ email đến một bước khác sử dụng biến đó để chỉ định người nhận email.

Biến động

Một biến mà dữ liệu chỉ có thể được xác định khi người dùng định cấu hình quy trình. Ví dụ: Google Biểu mẫu có nhiều câu hỏi và câu trả lời. Số lượng câu hỏi và câu trả lời (cũng như nội dung của chúng) không thể xác định cho đến khi một Biểu mẫu cụ thể bắt đầu một quy trình. Biến động tính đến trường hợp này.

Tài nguyên tuỳ chỉnh

Một cấu trúc dữ liệu tuỳ chỉnh mà bạn có thể xác định để nhóm nhiều biến lại với nhau. Ví dụ: để tạo khách hàng tiềm năng trong CRM, hãy truyền một tài nguyên tuỳ chỉnh chứa địa chỉ email, địa chỉ đường phố và tên.

Thẻ

Thành phần xây dựng cho giao diện người dùng trong tiện ích bổ sung. Thẻ hỗ trợ bố cục đã xác định, các phần tử tương tác trên giao diện người dùng như nút và nội dung đa phương tiện phong phú như hình ảnh. Thẻ có các tính năng đặc biệt để tạo quy trình:

IncludeVariables: Một thuộc tính cho phép đưa biến động vào.
Type: Xác định loại dữ liệu mà biến đầu vào mong đợi.

Nhật ký hoạt động

Mô tả những gì xảy ra khi một quy trình chạy. Theo mặc định, nhật ký hoạt động bao gồm tên của trình khởi chạy hoặc bước được xác định tĩnh trong tệp kê khai. Bạn có thể cung cấp thêm nhật ký hoạt động tuỳ chỉnh.

Xem những gì bạn có thể tạo

Quy trình được xây dựng trên nền tảng tiện ích bổ sung trong Google Workspace. Nếu đã có tiện ích bổ sung, bạn có thể mở rộng chức năng của tiện ích đó để bao gồm Quy trình bằng cách cập nhật tệp kê khai để chứa một phần dành riêng cho quy trình.

Nếu bạn bắt đầu từ đầu, hãy làm theo hướng dẫn bắt đầu nhanh của chúng tôi: Tạo một bước tính toán bằng Apps Script.