Tóm tắt dữ liệu từ nhiều trang tính

Cấp độ lập trình: Người mới bắt đầu
Thời lượng: 5 phút
Loại dự án: Hàm tuỳ chỉnh

Mục tiêu

• Tìm hiểu chức năng của giải pháp.
• Tìm hiểu chức năng của các dịch vụ Apps Script trong giải pháp.
• Thiết lập tập lệnh.
• Chạy tập lệnh.

Giới thiệu về giải pháp này

Nếu có dữ liệu có cấu trúc tương tự trên nhiều trang tính trong một bảng tính, chẳng hạn như các chỉ số hỗ trợ khách hàng cho các thành viên trong nhóm, bạn có thể sử dụng hàm tuỳ chỉnh này để tạo bản tóm tắt của từng trang tính. Giải pháp này tập trung vào phiếu yêu cầu hỗ trợ khách hàng, nhưng bạn có thể tuỳ chỉnh giải pháp này cho phù hợp với nhu cầu của mình.

Cách hoạt động

Hàm tuỳ chỉnh có tên là getSheetsData() tóm tắt dữ liệu từ mỗi trang trong bảng tính dựa trên cột Trạng thái của trang. Tập lệnh này bỏ qua các trang tính không được đưa vào dữ liệu tổng hợp, chẳng hạn như trang tính ReadMe (Hãy đọc) và trang tính Summary (Tóm tắt).

Dịch vụ Apps Script

Giải pháp này sử dụng dịch vụ sau:

• Dịch vụ bảng tính – Lấy các trang tính cần tóm tắt và đếm số lượng mục khớp với một chuỗi đã chỉ định. Sau đó, tập lệnh sẽ thêm thông tin đã tính vào một dải ô tương ứng với vị trí gọi hàm tuỳ chỉnh trong bảng tính.

Điều kiện tiên quyết

Để sử dụng mẫu này, bạn cần có các điều kiện tiên quyết sau:

• Tài khoản Google (có thể cần có sự phê duyệt của quản trị viên đối với tài khoản Google Workspace).
• Một trình duyệt web có quyền truy cập Internet.

Thiết lập tập lệnh

Nhấp vào nút bên dưới để tạo bản sao của bảng tính Hàm tuỳ chỉnh tóm tắt dữ liệu bảng tính. Dự án Apps Script cho giải pháp này được đính kèm vào bảng tính.
Tạo bản sao

Chạy tập lệnh

1. Trong bảng tính đã sao chép, hãy chuyển đến trang tính Tóm tắt.
2. Nhấp vào ô A4. Hàm getSheetsData() nằm trong ô này.
3. Chuyển đến một trong các trang tính của chủ sở hữu rồi cập nhật hoặc thêm dữ liệu vào trang tính đó. Bạn có thể thử một số thao tác sau:
   • Thêm một hàng mới có thông tin về phiếu yêu cầu hỗ trợ mẫu.
   • Trong cột Trạng thái, hãy thay đổi trạng thái của một phiếu yêu cầu hỗ trợ hiện có.
   • Thay đổi vị trí của cột Trạng thái. Ví dụ: trong trang tính Owner1, hãy di chuyển cột Status (Trạng thái) từ cột C sang cột D.
4. Chuyển đến trang tính Summary (Tóm tắt) rồi xem bảng tóm tắt đã cập nhật mà getSheetsData() tạo từ ô A4. Bạn có thể cần đánh dấu vào hộp đánh dấu trong hàng 10 để làm mới kết quả lưu vào bộ nhớ đệm của hàm tuỳ chỉnh. Google lưu các hàm tuỳ chỉnh vào bộ nhớ đệm để tối ưu hoá hiệu suất.
   • Nếu bạn thêm hoặc cập nhật các hàng, tập lệnh sẽ cập nhật số lượng phiếu yêu cầu hỗ trợ và số lượng trạng thái.
   • Nếu bạn di chuyển vị trí của cột Trạng thái, tập lệnh vẫn hoạt động như dự kiến với chỉ mục cột mới.

Xem lại mã

Để xem xét mã Apps Script cho giải pháp này, hãy nhấp vào Xem mã nguồn bên dưới:

Xem mã nguồn

Code.gs

solutions/custom-functions/summarize-sheets-data/Code.js

Xem trên GitHub

// To learn how to use this script, refer to the documentation:
// https://developers.google.com/apps-script/samples/custom-functions/summarize-sheets-data

/*
Copyright 2022 Google LLC

Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
you may not use this file except in compliance with the License.
You may obtain a copy of the License at

    https://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
See the License for the specific language governing permissions and
limitations under the License.
*/

/**
 * Gets summary data from other sheets. The sheets you want to summarize must have columns with headers that match the names of the columns this function summarizes data from.
 * 
 * @return {string} Summary data from other sheets.
 * @customfunction
 */

// The following sheets are ignored. Add additional constants for other sheets that should be ignored.
const READ_ME_SHEET_NAME = "ReadMe";
const PM_SHEET_NAME = "Summary";

/**
 * Reads data ranges for each sheet. Filters and counts based on 'Status' columns. To improve performance, the script uses arrays 
 * until all summary data is gathered. Then the script writes the summary array starting at the cell of the custom function.
 */
function getSheetsData() {
  let ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  let sheets = ss.getSheets();
  let outputArr = [];

  // For each sheet, summarizes the data and pushes to a temporary array.
  for (let s in sheets) {
    // Gets sheet name.
    let sheetNm = sheets[s].getName();
    // Skips ReadMe and Summary sheets.
    if (sheetNm === READ_ME_SHEET_NAME || sheetNm === PM_SHEET_NAME) { continue; }
    // Gets sheets data.
    let values = sheets[s].getDataRange().getValues();
    // Gets the first row of the sheet which is the header row.
    let headerRowValues = values[0];
    // Finds the columns with the heading names 'Owner Name' and 'Status' and gets the index value of each.
    // Using 'indexOf()' to get the position of each column prevents the script from breaking if the columns change positions in a sheet.
    let columnOwner = headerRowValues.indexOf("Owner Name");
    let columnStatus = headerRowValues.indexOf("Status");
    // Removes header row.
    values.splice(0,1);
    // Gets the 'Owner Name' column value by retrieving the first data row in the array.
    let owner = values[0][columnOwner];
    // Counts the total number of tasks.
    let taskCnt = values.length;
    // Counts the number of tasks that have the 'Complete' status.
    // If the options you want to count in your spreadsheet differ, update the strings below to match the text of each option.
    // To add more options, copy the line below and update the string to the new text.
    let completeCnt = filterByPosition(values,'Complete', columnStatus).length;
    // Counts the number of tasks that have the 'In-Progress' status.
    let inProgressCnt = filterByPosition(values,'In-Progress', columnStatus).length;
    // Counts the number of tasks that have the 'Scheduled' status.
    let scheduledCnt = filterByPosition(values,'Scheduled', columnStatus).length;
    // Counts the number of tasks that have the 'Overdue' status.
    let overdueCnt = filterByPosition(values,'Overdue', columnStatus).length;
    // Builds the output array.
    outputArr.push([owner,taskCnt,completeCnt,inProgressCnt,scheduledCnt,overdueCnt,sheetNm]);
  }
  // Writes the output array.
  return outputArr;
}

/**
 * Below is a helper function that filters a 2-dimenstional array.
 */
function filterByPosition(array, find, position) {
  return array.filter(innerArray => innerArray[position] === find);
}

Sửa đổi

Bạn có thể chỉnh sửa hàm tuỳ chỉnh theo ý muốn để phù hợp với nhu cầu của mình. Dưới đây là một phần bổ sung không bắt buộc để làm mới kết quả hàm tuỳ chỉnh theo cách thủ công.

Làm mới kết quả lưu vào bộ nhớ đệm

Không giống như các hàm tích hợp sẵn, Google lưu các hàm tuỳ chỉnh vào bộ nhớ đệm để tối ưu hoá hiệu suất. Điều này có nghĩa là nếu bạn thay đổi một nội dung nào đó trong hàm tuỳ chỉnh, chẳng hạn như một giá trị đang được tính toán, thì hàm đó có thể không buộc cập nhật ngay lập tức. Để làm mới kết quả hàm theo cách thủ công, hãy làm theo các bước sau:

1. Thêm hộp đánh dấu vào một ô trống bằng cách nhấp vào Chèn > Hộp đánh dấu.
2. Thêm ô có hộp đánh dấu làm tham số của hàm tuỳ chỉnh, ví dụ: getSheetsData(B11).
3. Đánh dấu hoặc bỏ đánh dấu hộp đánh dấu để làm mới kết quả hàm tuỳ chỉnh.

Người đóng góp

Mẫu này do Google duy trì với sự trợ giúp của Chuyên gia phát triển của Google.

Các bước tiếp theo

• Hàm tuỳ chỉnh trong Google Trang tính
• Mở rộng Google Trang tính