Trang này được dịch bởi Cloud Translation API.

Quản lý các yêu cầu thiết bị mới cho nhân viên

Cấp độ lập trình: Người mới bắt đầu
Thời lượng: 10 phút
Loại dự án: Tự động hoá bằng một trình kích hoạt do sự kiện điều khiển và một trình kích hoạt do thời gian điều khiển

Mục tiêu

Tìm hiểu chức năng của giải pháp.
Tìm hiểu chức năng của các dịch vụ Apps Script trong giải pháp.
Thiết lập tập lệnh.
Chạy tập lệnh.

Giới thiệu về giải pháp này

Nhân viên mới thường cần có quyền truy cập vào hệ thống và thiết bị của bộ phận CNTT. Để quản lý các yêu cầu này, bạn có thể tạo một biểu mẫu bằng Google Biểu mẫu để người dùng cho biết quyền truy cập và thiết bị mà nhân viên cần. Sau khi bộ phận CNTT hoàn tất yêu cầu và cập nhật trạng thái, người yêu cầu sẽ nhận được thông báo qua email.

Ảnh chụp màn hình biểu mẫu yêu cầu thiết bị

Cách hoạt động

Tập lệnh này tạo một biểu mẫu yêu cầu thiết bị. Bạn có thể tuỳ chỉnh các mục trên biểu mẫu trong mã của tập lệnh mẫu. Khi có người gửi biểu mẫu, tập lệnh sẽ gửi thông báo qua email đến đầu mối liên hệ được chỉ định cho các yêu cầu. Sau khi trạng thái yêu cầu trong bảng tính được thay đổi thành "Đã hoàn tất", tập lệnh sẽ gửi email xác nhận cho người đã gửi biểu mẫu.

Dịch vụ Apps Script

Giải pháp này sử dụng các dịch vụ sau:

Dịch vụ biểu mẫu – Tạo biểu mẫu cho các yêu cầu về công nghệ thông tin.
Dịch vụ bảng tính – Kiểm tra xem biểu mẫu yêu cầu đã tồn tại hay chưa để giảm thiểu trường hợp trùng lặp. Quản lý các phản hồi của biểu mẫu bằng cách chuyển các phản hồi đó sang trang tính Đang chờ xử lý và Đã hoàn tất nếu cần.
Dịch vụ thư – Tạo và gửi email yêu cầu cũng như thông báo hoàn tất.
Dịch vụ tập lệnh – Tạo các trình kích hoạt. Một hàm kích hoạt khi biểu mẫu được gửi và hàm còn lại kích hoạt 5 phút một lần để kiểm tra xem trạng thái của yêu cầu có được đánh dấu là "Đã hoàn tất" hay không.

Điều kiện tiên quyết

Để sử dụng mẫu này, bạn cần có các điều kiện tiên quyết sau:

Tài khoản Google (có thể cần có sự phê duyệt của quản trị viên đối với tài khoản Google Workspace).
Một trình duyệt web có quyền truy cập Internet.

Thiết lập tập lệnh

Tạo dự án Apps Script

Nhấp vào nút sau để tạo bản sao của bảng tính Quản lý yêu cầu về thiết bị của nhân viên. Dự án Apps Script cho giải pháp này được đính kèm vào bảng tính.
Tạo bản sao
Nhấp vào Tiện ích > Apps Script.
Bên cạnh biến REQUEST_NOTIFICATION_EMAIL, hãy thay thế email mẫu bằng email của bạn.
Nhấp vào biểu tượng Lưu .

Thiết lập bảng tính

Quay lại bảng tính rồi nhấp vào Yêu cầu thiết bị > Thiết lập. Bạn có thể cần làm mới trang để trình đơn tuỳ chỉnh này xuất hiện.
Khi được nhắc, hãy cho phép tập lệnh chạy. Nếu màn hình đồng ý OAuth hiển thị cảnh báo Ứng dụng này chưa được xác minh, hãy tiếp tục bằng cách chọn Nâng cao > Chuyển đến {Project Name} (không an toàn).
Nhấp vào Yêu cầu thiết bị > Thiết lập lại.

Chạy tập lệnh

Nhấp vào Công cụ > Quản lý biểu mẫu > Chuyển đến biểu mẫu đang hoạt động.
Điền và gửi biểu mẫu.
Hãy kiểm tra email để xem thông báo về yêu cầu thiết bị.
Quay lại bảng tính và trên trang tính Yêu cầu đang chờ xử lý, hãy thay đổi trạng thái của yêu cầu thành Đã hoàn tất.
Trong vòng 5 phút, tập lệnh sẽ gửi một email khác thông báo cho bạn rằng yêu cầu đã hoàn tất. Tập lệnh này sẽ di chuyển yêu cầu từ trang tính Yêu cầu đang chờ xử lý sang trang tính Yêu cầu đã hoàn tất.

Xem lại mã

Để xem xét mã Apps Script cho giải pháp này, hãy nhấp vào Xem mã nguồn bên dưới:

Xem mã nguồn

Code.gs

solutions/automations/equipment-requests/Code.js

Xem trên GitHub

// To learn how to use this script, refer to the documentation:
// https://developers.google.com/apps-script/samples/automations/equipment-requests

/*
Copyright 2022 Google LLC

Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
you may not use this file except in compliance with the License.
You may obtain a copy of the License at

    https://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
See the License for the specific language governing permissions and
limitations under the License.
*/

// Update this variable with the email address you want to send equipment requests to.
const REQUEST_NOTIFICATION_EMAIL = 'request_intake@example.com';

// Update the following variables with your own equipment options.
const AVAILABLE_LAPTOPS = [
  '15" high Performance Laptop (OS X)',
  '15" high Performance Laptop (Windows)',
  '15" high performance Laptop (Linux)',
  '13" lightweight laptop (Windows)',
];
const AVAILABLE_DESKTOPS = [
  'Standard workstation (Windows)',
  'Standard workstation (Linux)',
  'High performance workstation (Windows)',
  'High performance workstation (Linux)',
  'Mac Pro (OS X)',
];
const AVAILABLE_MONITORS = [
  'Single 27"',
  'Single 32"',
  'Dual 24"',
];

// Form field titles, used for creating the form and as keys when handling
// responses.
/**
 * Adds a custom menu to the spreadsheet.
 */
function onOpen() {
  SpreadsheetApp.getUi().createMenu('Equipment requests')
      .addItem('Set up', 'setup_')
      .addItem('Clean up', 'cleanup_')
      .addToUi();
}

/**
 * Creates the form and triggers for the workflow.
 */
function setup_() {
  let ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  if (ss.getFormUrl()) {
    let msg = 'Form already exists. Unlink the form and try again.';
    SpreadsheetApp.getUi().alert(msg);
    return;
  }
  let form = FormApp.create('Equipment Requests')
      .setCollectEmail(true)
      .setDestination(FormApp.DestinationType.SPREADSHEET, ss.getId())
      .setLimitOneResponsePerUser(false);
  form.addTextItem().setTitle('Employee name').setRequired(true);
  form.addTextItem().setTitle('Desk location').setRequired(true);
  form.addDateItem().setTitle('Due date').setRequired(true);
  form.addListItem().setTitle('Laptop').setChoiceValues(AVAILABLE_LAPTOPS);
  form.addListItem().setTitle('Desktop').setChoiceValues(AVAILABLE_DESKTOPS);
  form.addListItem().setTitle('Monitor').setChoiceValues(AVAILABLE_MONITORS);

  // Hide the raw form responses.
  ss.getSheets().forEach(function(sheet) {
    if (sheet.getFormUrl() == ss.getFormUrl()) {
      sheet.hideSheet();
    }
  });
  // Start workflow on each form submit
  ScriptApp.newTrigger('onFormSubmit_')
      .forForm(form)
      .onFormSubmit()
      .create();
  // Archive completed items every 5m.
  ScriptApp.newTrigger('processCompletedItems_')
      .timeBased()
      .everyMinutes(5)
      .create();
}

/**
 * Cleans up the project (stop triggers, form submission, etc.)
 */
function cleanup_() {
  let formUrl = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getFormUrl();
  if (!formUrl) {
    return;
  }
  ScriptApp.getProjectTriggers().forEach(function(trigger) {
    ScriptApp.deleteTrigger(trigger);
  });
  FormApp.openByUrl(formUrl)
      .deleteAllResponses()
      .setAcceptingResponses(false);
}

/**
 * Handles new form submissions to trigger the workflow.
 *
 * @param {Object} event - Form submit event
 */
function onFormSubmit_(event) {
  let response = mapResponse_(event.response);
  sendNewEquipmentRequestEmail_(response);
  let equipmentDetails = Utilities.formatString('%s\n%s\n%s',
      response['Laptop'],
      response['Desktop'],
      response['Monitor']);
  let row = ['New',
    '',
    response['Due date'],
    response['Employee name'],
    response['Desk location'],
    equipmentDetails,
    response['email']];
  let ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  let sheet = ss.getSheetByName('Pending requests');
  sheet.appendRow(row);
}

/**
 * Sweeps completed and cancelled requests, notifying the requestors and archiving them
 * to the completed sheet.
 *
 * @param {Object} event
 */
function processCompletedItems_() {
  let ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  let pending = ss.getSheetByName('Pending requests');
  let completed = ss.getSheetByName('Completed requests');
  let rows = pending.getDataRange().getValues();
    for (let i = rows.length; i >= 2; i--) {
      let row = rows[i -1];
      let status = row[0];
      if (status === 'Completed' || status == 'Cancelled') {
          pending.deleteRow(i);
          completed.appendRow(row);
          console.log("Deleted row: " + i);
          sendEquipmentRequestCompletedEmail_({
            'Employee name': row[3],
            'Desk location': row[4],
            'email': row[6],
          });
        }
      };
}

/**
 * Sends an email notification that a new equipment request has been submitted.
 *
 * @param {Object} request - Request details
 */
function sendNewEquipmentRequestEmail_(request) {
  let template = HtmlService.createTemplateFromFile('new-equipment-request.html');
  template.request = request;
  template.sheetUrl = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getUrl();
  let msg = template.evaluate();
  MailApp.sendEmail({
    to: REQUEST_NOTIFICATION_EMAIL,
    subject: 'New equipment request',
    htmlBody: msg.getContent(),
  });
}

/**
 * Sends an email notifying the requestor that the request is complete.
 *
 * @param {Object} request - Request details
 */
function sendEquipmentRequestCompletedEmail_(request) {
  let template = HtmlService.createTemplateFromFile('request-complete.html');
  template.request = request;
  let msg = template.evaluate();
  MailApp.sendEmail({
    to: request.email,
    subject: 'Equipment request completed',
    htmlBody: msg.getContent(),
  });
}

/**
 * Converts a form response to an object keyed by the item titles. Allows easier
 * access to response values.
 *
 * @param {FormResponse} response
 * @return {Object} Form values keyed by question title
 */
function mapResponse_(response) {
  let initialValue = {
    email: response.getRespondentEmail(),
    timestamp: response.getTimestamp(),
  };
  return response.getItemResponses().reduce(function(obj, itemResponse) {
    let key = itemResponse.getItem().getTitle();
    obj[key] = itemResponse.getResponse();
    return obj;
  }, initialValue);
}

new-equipment-request.html

solutions/automations/equipment-requests/new-equipment-request.html

Xem trên GitHub

<!DOCTYPE html>
<!--
 Copyright 2022 Google LLC

 Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
 you may not use this file except in compliance with the License.
 You may obtain a copy of the License at

      http://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

 Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
 distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
 WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
 See the License for the specific language governing permissions and
 limitations under the License.
-->

<html>
  <body>
    <p>
    A new equipment request has been made by <?= request.email ?>.
    </p>

    <p>
    Employee name: <?= request['Employee name'] ?><br/>
    Desk location name: <?= request['Desk location'] ?><br/>
    Due date: <?= request['Due date'] ?><br/>
    Laptop model: <?= request['Laptop'] ?><br/>
    Desktop model: <?= request['Desktop'] ?><br/>
    Monitor(s): <?= request['Monitor'] ?><br/>
    </p>

    See <a href="<?= sheetUrl ?>">the spreadsheet</a> to take or assign this item.
  </body>
</html>

request-complete.html

solutions/automations/equipment-requests/request-complete.html

Xem trên GitHub

<!DOCTYPE html>
<!--
 Copyright 2022 Google LLC

 Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License");
 you may not use this file except in compliance with the License.
 You may obtain a copy of the License at

      http://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

 Unless required by applicable law or agreed to in writing, software
 distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS,
 WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied.
 See the License for the specific language governing permissions and
 limitations under the License.
-->

<html>
  <body>
    <p>
    An equipment request has been completed.
    </p>

    <p>
    Employee name: <?= request['Employee name'] ?><br/>
    Desk location name: <?= request['Desk location'] ?><br/>
    </p>
  </body>
</html>

Người đóng góp

Mẫu này do Google duy trì với sự trợ giúp của Chuyên gia phát triển của Google.

Quản lý các yêu cầu thiết bị mới cho nhân viên

Mục tiêu

Giới thiệu về giải pháp này

Cách hoạt động

Dịch vụ Apps Script

Điều kiện tiên quyết

Thiết lập tập lệnh

Tạo dự án Apps Script

Thiết lập bảng tính

Chạy tập lệnh

Xem lại mã

Xem mã nguồn

Code.gs

new-equipment-request.html

request-complete.html

Người đóng góp

Các bước tiếp theo