Subventions pour les organisations

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Google utilise Open Collective pour payer les organisations Open Source qui participent à la Saison des documents Google.

Suivez les instructions ci-dessous pour créer un compte Open Collective et gérer vos paiements.

Que comprend le paiement à votre organisation ?

• Chaque projet recevra entre 5 000 et 15 000 $. Le montant que votre organisation recevra dépendra des besoins de votre projet de documentation. Vous serez informé du montant que vous recevrez lorsque vous acceptez la saison des documents Google.
• Les organisations recevront 40% de la subvention après avoir embauché un rédacteur technique. Les organisations recevront des invitations à envoyer leur première dépense à partir du 7 juin 2023.
• Les organisations recevront les 60% restants de la subvention une fois le programme Google Season of Docs terminé. Les organisations recevront des invitations à envoyer leurs dépenses finales à partir du 5 décembre 2023. Veuillez noter que tous les projets réussis, quel que soit le délai de finalisation (par exemple, projet de trois mois par rapport à un projet de six mois), commenceront à recevoir le paiement final le 5 décembre 2023.

Créer un compte Open Collective

Vous pouvez vous inscrire à un compte Open Collective avec différents types de profils, en fonction de la façon dont vous souhaitez utiliser la plate-forme. Pour en savoir plus sur les types de profils, veuillez lire ce qui suit:

• Particulier: si le paiement vous est destiné personnellement et que vous avez l'intention de retirer le montant de la subvention et de ne pas utiliser Open Collective pour gérer et dépenser les fonds.
• Organisation:si le paiement est destiné à une organisation que vous représentez, comme une entreprise, et que vous avez l'intention de retirer le montant de la subvention et de ne pas utiliser Open Collective pour gérer et dépenser les fonds.
• Collective:Open Collective permet de gérer les subventions et de traiter les demandes de dépenses des rédacteurs techniques, en automatisant les paiements et la facturation. Vous pouvez créer un collectif et faire verser le montant de votre subvention dans son budget.
  • Si vous possédez un compte bancaire (personnel ou d'entreprise) pour conserver les fonds de la subvention, vous pouvez le connecter à votre collectif. Les fonds de la subvention seront alors versés sur ce compte bancaire et vous pourrez en régler les frais.
  • Si vous ne disposez pas d'un compte bancaire pour votre projet, vous pouvez vous inscrire auprès d'Open Source Collective pour qu'il soit votre hôte fiscal. Cela signifie qu'il conservera les fonds en votre nom lorsque vous les distribuerez. Aucuns frais d'Open Source Collective ne s'appliqueront au paiement de votre subvention.
  • Si vous êtes une organisation qui gère plusieurs projets Google Season of Docs, vous pouvez créer un hôte fiscal avec plusieurs collectifs pour suivre plusieurs budgets de subventions.

Vous devez créer un compte Open Collective avant le 3 mai 2023 à 18h00 UTC. Veuillez lire les instructions ci-dessous pour savoir comment créer votre compte Open Collective:

• Si vous êtes déjà un utilisateur d'Open Collective et que vous souhaitez utiliser votre profil existant (individu, organisation ou collectif) pour recevoir un paiement, veuillez passer à la section Recevoir votre paiement afin de remplir le formulaire d'informations de paiement de l'organisation.
• Si vous n'êtes pas encore inscrit :
  • Particulier: créez votre profil sur cette page.
  • Organisation: cliquez ici et sélectionnez CRÉER UN PROFIL D'ENTREPRISE.
  • Si vous disposez déjà d'un profil Open Collective personnel, mais que vous devez créer un compte d'organisation pour recevoir ce paiement, accédez au menu utilisateur en haut à droite, puis cliquez sur le signe "+" à côté de Mes organisations pour créer un profil d'organisation. Votre nouvelle organisation devrait maintenant s'afficher dans le menu déroulant des bénéficiaires.
  • Collectif: créez un collectif ici. Si vous conserverez les fonds du collectif sur votre propre compte bancaire, sélectionnez "POUR TOUTE COMMUNAUTÉ". Si vous souhaitez rejoindre Open Source Collective en tant qu'hôte fiscal pour conserver les fonds de votre projet, sélectionnez OPEN SOURCE.

Réclamer votre paiement

1. Une fois que vous avez créé votre profil Open Collective, vous devez envoyer le formulaire d'informations de paiement de l'organisation disponible en lien ci-dessous d'ici le 3 mai 2023 à 18h00 UTC. Dans le formulaire, vous êtes invité à saisir le nom d'utilisateur exact défini dans votre profil Open Collective. Nous allons transférer des fonds sur ce profil. Veuillez donc vérifier que vous avez bien indiqué le bon nom d'utilisateur. Si vous supprimez une partie du nom d'utilisateur, le paiement ne sera pas émis pour votre organisation.

   Que votre profil soit individuel, organisationnel ou collectif, son nom d'utilisateur est la chaîne de texte qui suit opencollective.com/ dans l'URL. Par exemple, l'URL du profil de la saison Google des documents est https://opencollective.com/season-of-docs-2021. Son nom d'utilisateur est donc season-of-docs-2021.

   Phase des informations de paiement de l'organisation terminée. Si vous devez modifier les informations de paiement de votre organisation, veuillez contacter les administrateurs de la saison des documents.

2. Recrutez un rédacteur technique et remplissez le formulaire de preuve d'embauche de rédacteur technique en cliquant sur le lien ci-dessous d'ici le 10 mai 2023 à 18h00 UTC.

   Phase de recrutement d'un rédacteur technique terminée.

   Remarque : Les organisations qui n'ont pas embauché de rédacteur technique et qui n'ont pas envoyé le formulaire de preuve d'embauche d'un rédacteur technique avant le 10 mai 2023 à 18h UTC ne recevront pas de fonds lors du premier versement.

3. Une fois que vous avez terminé les étapes 1 et 2 ci-dessus, l'adresse e-mail associée à votre profil Open Collective recevra deux e-mails/notifications d'Open Collective:

   • Le premier e-mail sera envoyé une fois qu'un rédacteur technique aura été embauché, à partir du 7 juin 2023. Vous devez envoyer vos dépenses pour cet e-mail d'ici le 19 juin 2023.
   • Le deuxième e-mail sera envoyé une fois le programme terminé, à partir du 5 décembre 2023. Vous devez envoyer vos dépenses pour cet e-mail d'ici le 15 décembre 2023.
   • Les e-mails d'Open Collective indiquent ce qui suit : "Google Season of Docs vous demande de soumettre une dépense". Cliquez sur le bouton de l'e-mail, renseignez vos informations et envoyez la dépense. Pour obtenir des instructions détaillées, consultez les étapes ci-dessous.

4. Lorsque vous recevez l'e-mail vous invitant à envoyer vos dépenses, cliquez sur le grand bouton bleu "OK, allons-y !", puis sélectionnez "FACTURE".

5. Vous devez ensuite saisir les informations du bénéficiaire. Connectez-vous et sélectionnez votre profil existant.

   Remarque: Votre organisation doit déjà disposer d'un profil Open Collective. Si vous n'avez pas encore de profil, veuillez en créer un en suivant les instructions ci-dessus et nous en informer à l'adresse [e-mail] une fois votre profil créé.

6. Sélectionnez votre mode de paiement : PAYPAL ou TRANSFERT BANCAIRE. Si vous êtes déjà un utilisateur d'Open Collective et que vous avez enregistré un mode de paiement, vous pouvez le sélectionner ici. Si ce n'est pas le cas, cliquez sur "NOUVEAU COMPTE BANCAIRE" ou "NOUVEAU COMPTE PAYPAL", puis renseignez les informations demandées.

   Remarque: Si vous utilisez Global Payoneer, générez les informations de virement bancaire aux États-Unis à partir de Payoneer, puis utilisez ces informations pour créer un mode de paiement "VIREMENT BANCAIRE".

7. Cliquez sur SUIVANT, vérifiez que toutes les informations sont correctes, puis cliquez sur ENVOYER.

8. Les administrateurs de la Google Season of Docs examineront vos dépenses et peuvent vous demander des informations supplémentaires ou vous demander de modifier votre demande. Une fois la dépense approuvée par les administrateurs de la Google Season of Docs, Open Source Collective procédera au paiement.

Payer des rédacteurs techniques et des bénévoles

Nous encourageons vivement les organisations à rémunérer les rédacteurs techniques et les bénévoles via Open Collective. Toutefois, si vous préférez payer les rédacteurs techniques via une autre plate-forme/méthode, cela est également acceptable.

Si vous avez configuré un collectif et que votre subvention y a été versée (voir "Créer un compte collectif ouvert" ci-dessus), les rédacteurs techniques peuvent envoyer une demande de paiement en accédant à la page de votre collectif et en cliquant sur ENVOYER DES DÉPENSES.

Questions fréquentes

Comment puis-je contacter l'assistance Open Collective ?

Si vous avez des questions concernant votre dépense, ajoutez un commentaire. Ouvrir L'équipe d'assistance Collective vous contactera en ajoutant un commentaire en réponse.

Si votre problème vous empêche de commenter vos dépenses ou si vous avez des questions sur la configuration de votre compte, vous pouvez contacter l'équipe d'assistance à l'adresse [e-mail]. Veillez à inclure le lien vers votre dépense, le cas échéant, et à mentionner Season of Docs dans votre demande, ainsi que le plus de détails possible sur le problème que vous rencontrez.

Si vous avez besoin d'aide pour configurer votre propre collectif ou votre propre organisme fiscal afin de recevoir et de gérer votre subvention, l'assistance Open Collective se fera un plaisir de vous aider. Vous pouvez également consulter la documentation Open Collective pour obtenir des informations générales sur le fonctionnement de la plate-forme.

Comment les droits sont-ils payés ?

Vous recevrez un e-mail d'Open Collective indiquant "Google Season of Docs vous demande de soumettre une dépense". Cliquez sur le bouton de l'e-mail, renseignez vos informations et envoyez la dépense. Reportez-vous à la section ci-dessus pour obtenir des instructions détaillées.

Quand suis-je payé ?

Une fois approuvées par les administrateurs de la Google Season of Docs, les dépenses sont traitées deux fois par semaine, généralement sous quelques jours. Vous recevrez une notification d'Open Collective lorsque votre dépense sera approuvée, puis une autre lorsqu'elle aura été payée. En cas de problème empêchant le paiement, Open Collective ajoutera un commentaire à votre dépense, ce qui déclenchera également une notification par e-mail.

Par quel moyen puis-je être payé ?

Open Collective peut traiter les paiements sortants vers des adresses PayPal et des comptes bancaires dans les pays desservis par Transferwise.

Si vous ne pouvez pas utiliser PayPal ou un compte bancaire via Transferwise, contactez Open Collective en envoyant un e-mail à l'adresse [e-mail]. Ils vous indiqueront les autres options disponibles, mais nous ne pouvons pas vous garantir qu'elles seront disponibles.

Mes informations seront-elles privées ?

Le montant de la dépense, le titre et le nom de votre profil seront indiqués sur la page publique de la Google Season of Docs, mais les fichiers joints, les détails de paiement, votre adresse e-mail et d'autres informations privées ne sont visibles que par les administrateurs.

Comment modifier ou mettre à jour les informations de paiement ?

Vous définissez vos informations de paiement, telles que votre compte bancaire ou votre adresse PayPal, lorsque vous soumettez votre dépense (voir l'étape 6 ci-dessus). Si vous devez modifier ces informations ou ajouter un autre mode de paiement, vous pouvez modifier votre dépense et cliquer sur "Nouveau compte bancaire" ou "Nouveau compte PayPal" à ce stade de la procédure. Pour supprimer un mode de paiement précédemment ajouté, cliquez sur le X rouge à côté de celui-ci.

Puis-je modifier mes dépenses après les avoir envoyées ?

Oui. Si vous devez modifier quelque chose, cliquez sur l'icône Modifier, apportez les modifications nécessaires, puis enregistrez et renvoyez votre dépense. Il devra être approuvé à nouveau par les administrateurs de la Google Season of Docs avant le paiement.

Dois-je remplir un formulaire fiscal ?

Si vos dépenses dépassent 600 $, vous devrez remplir un formulaire fiscal. Open Collective dispose d'un système automatisé à cet effet. Si vous devez envoyer un formulaire, une notification s'affichera lorsque vous enverrez vos dépenses. Vous recevrez ensuite un e-mail via HelloWorks vous demandant de remplir un formulaire fiscal. Cliquez sur et suivez les instructions.

Nous ne sommes pas en mesure de vous fournir des conseils en matière de fiscalité. Si vous n'êtes pas sûr des réponses à certaines des questions du formulaire fiscal, veuillez consulter un comptable local dans votre pays.

Je suis une personne physique qui réclame de l'argent au nom de mon organisation. Puis-je quand même être payé par Open Collective ?

Oui, vous pouvez être payé via Open Collective. Suivez les instructions de la section Créer un compte collectif ouvert ci-dessus pour créer un profil d'organisation ou de collectif.

Que faire si je ne dispose pas d'un compte bancaire pour mon projet ?

Si votre projet ne dispose pas d'une entité ou d'un compte bancaire configuré pour recevoir et distribuer des fonds, comme la subvention Google Season of Docs, vous pouvez envisager de vous inscrire auprès d'un sponsor fiscal qui peut détenir et gérer les fonds pour vous. Parmi les options disponibles, citons Software Freedom Conservancy, Open Source Collective ou une organisation similaire pouvant fournir une infrastructure aux projets FLOSS et vous aider à gérer le processus de paiement.